Как написать заявление на учебный отпуск по заочной форме и как выглядит справка-вызов?

Оформление заявления на учебный отпуск – необходимая часть процедуры ухода в отпуск сотрудника, находящегося на обучении. Каждый работник имеет полное право совмещать трудовую деятельность и учебу – эта норма установлена в Трудовом кодексе РФ, и это никак не зависит от того, работает ли он в учреждениях государственного сектора или частной компании.

Отпуск может быть предоставлен студентам средних и высших учебных заведений, вечерних школ, а также тем, кто получает послевузовское образование.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Сколько может длиться

Продолжительность учебного отпуска может быть различна: от нескольких дней до двух с половиной месяцев. Все зависит от учебного учреждения и формы обучения. Например:

• при сдаче гос. экзаменов в заведениях среднего профессионального звена предусмотрен отпуск не более одного месяца;
• для сдачи выпускных экзаменов в девятом классе вечерних школ — до 9 дней, там же в 11-х и 12-х классах – до 22 дней;
• студенты последних курсов ВУЗов могут получить 50 дней на сдачу сессии, экзаменов или учебу.

Обстоятельно с этой информацией можно ознакомиться в ТК РФ.

В течение учебного отпуска работодатель не может лишить работы (уволить) обучающегося (за исключением тех случаев, когда происходит полная ликвидация организации).

На весь период учебного процесса за сотрудником сохраняется его рабочее место и условия труда.

Законодательство

О том, что работодатель обязан предоставлять дополнительный отпуск подчиненным, которые совмещают работу с учебой, гласит гл. 26 Трудового Кодекса РФ. На соблюдение данного требования не влияет, сам сотрудник решил учиться или его направили от предприятия.

Этот промежуток времени может быть оплачен или оформляться как отпуск без содержания. Все зависит от формы обучения. Если она заочная или очно-заочная, тогда оплата будет, ну а при очном обучении – отпуск берется за свой счет. Учеба по инициативе руководителя оплачивается в любом случае.

Есть и другие нюансы, согласно которым работодатель может отказать в прохождении учебной сессии в рабочее время.

Условие получения

Не всем сотрудникам предприятия полагается предоставление учебного отпуска. Подобным правом обладают только студенты, соответствующие следующим пунктам:

• Основной сотрудник. Предприятие является основным местом работы. Согласно части 1 ст. 286 ТК РФ учреждение, где работник трудится по совместительству обязано предоставлять только ежегодный оплачиваемый отпуск параллельно со временем отдыха от основной работы.
  Трудовым законодательством регламентируется предоставление отпуска только по месту основной занятости студента.
• Прохождение обучения в учебном заведении определенного уровня впервые. Например, если человек окончил техникум, предоставление оплачиваемого отпуска возможно лишь в случае обучения в институте на заочном отделении.
• При обучении в 2-х ВУЗах параллельно, сотрудник может оформить отпуск на время сессии лишь в одном. Выбор остается за ним.
• Программа обучения подтверждена государственной аккредитацией.
• Предыдущая сессия должна быть сдана без «хвостов». В качестве подтверждения на предприятие предоставляется справка-вызов.

При несоблюдении хотя бы одного из вышеперечисленных пунктов, руководитель может не отпустить подчиненного на сдачу зачетов и экзаменов.

ВАЖНО! Начальник не может требовать от подчиненного написать заявление в счет основного отпуска или отгулов для прохождения заочного обучения.

Подобная ситуация может обернуться для него судом, исход которого скорей всего будет не в его пользу.

Далее поговорим о правилах оформления ученического отпуска.

Исключения и ограничения в праве на оплату

Учебный отпуск является обязанностью работодателя, но существуют некоторые нюансы:

• В частности на обязательный оплачиваемый учебный отпуск не могут претендовать студенты и обучающиеся частных высших учебных заведений, а также те, кто приобретает уже не первое профессиональное образование (в том числе, если работник имеет желание получить звание бакалавра или магистра – это уже считается вторым высшим образованием).
  Тонкость тут в том, что отпуск работодатель дать должен, а вот оплачивать его уже нет. Играет роль и успеваемость обучающегося – для получения оплачиваемого отпуска у него не должно быть никаких «хвостов».
• Не имеют права на компенсацию за учебный отпуск люди, работающие на условиях совмещения – им такой оплачиваемый учебный отпуск может быть предоставлен только там, где они числятся в основном штате.
• Также ограничения предусмотрены и для студентов двух или более учебных заведений – здесь студент может выбрать для сдачи экзаменов в каком именно из них (только одном) он хочет взять учебный отпуск.

Образец справки

Каждая образовательная организация должна использовать единую форму справки-вызова, которая описана в соответствующем Приказе Министерства образования и науки РФ.

Для правильного составления документа необходимо заполнить информацию по всем обязательным пунктам:

1. Реквизиты – номер документа, дата его оформления.
2. Название работодателя указывается со слов самого обучающегося (при необходимости компания предоставляет соответствующую справку). Если работодателем выступает частное лицо, необходимо вписать его ФИО.
3. Обоснование предоставления дополнительного отпуска – имеется в виду конкретная статья Трудового кодекса, в соответствии с которой обучающийся на некоторое время должен быть освобожден от работы (полный перечень статей приведен ниже).
4. Форма и курс обучения (право на отпуск есть у любого сотрудника, в том числе обучающегося на заочной форме, в коммерческом вузе и т.п.).
5. Вид аттестации, в связи с которой сотрудник будет отсутствовать на работе (текущие экзамены – сессия, вступительные экзамены, аттестация и т.п.).
6. Начальная и конечная дата отпуска, а также общее количество календарных дней, которое понадобится работнику.
7. Полное название образовательной организации.
8. Данные об аккредитации учреждения – реквизиты свидетельства, а также название программы, направления и т.п. Это поле не заполняют в таких случаях:

• программа не имеет аккредитации (тогда работодатель сам решает, предоставлять отпуск или нет);
• сотрудник сдает экзамены для поступления;
• сотрудник проходит подготовку на курсах по присвоению высшей квалификации.

1. ФИО, должность, подпись руководителя или его заместителя, обладающего правом подписи.
2. Печать учреждения.

Оформленная в соответствии с этими правилами справка выглядит так.

Все указанные выше сведения заполняются в основной части справки. Однако документ имеет и отрывной фрагмент – «корешок», который заполняется уже по окончанию сессии или других мероприятий, в которых студент принимал участие. В этой части указывают:

• ФИО студента;
• полное название образовательной организации (прописывают в предложном падеже);
• даты, в течение которых студент проходил сессию: важно указать именно фактические даты, которые иногда могут отличаться от изначально планируемых сроков;
• ФИО и подпись руководителя образовательной организации;
• печать учреждения.

Как основная, так и отрывная часть, остаются для хранения у работодателя. По своему желанию сотрудник может сделать копии этого документа или попросить оформить справку в 2 оригинальных экземплярах (если он является совместителем на 2 работах).

Основные моменты при составлении заявления

Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.

Несмотря на то, что заявление можно писать в свободной форме, есть ряд сведений, которые указывать в нем нужно обязательно:

• наименование предприятия, в котором трудится работник;
• ФИО руководителя предприятия (или иного сотрудника, уполномоченного действовать от имени директора);
• дату составления документа;
• также следует обозначить вид отпуска (в данном случае учебный), с сохранением з/п или без нее;
• период отпуска (даты начала и конца) – на основании справки-вызова;
• наименование учебного заведения, в котором обучается работник.

В дальнейшем на основе данного заявления и прилагаемой справки-вызова, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о предоставлении отпуска, а кадровик — внести все нужные сведения в личную карточку сотрудника.

Список документов для предоставления учебного отпуска

В российском законодательстве прописаны гарантии студентам, трудоустроенным на предприятиях (ФЗ 29.12.2012 «Об образовании в РФ»). Опираясь на Закон об образовании, молодые специалисты имеют право сочетать учебу и работу.

Для получения учебного отпуска потребуется два документа:

• заявление сотрудника;
• справка-вызов на сессию.

На основании справки-вызова руководство оформляет сотруднику-студенту отпуск для сдачи сессии. Учебный отпуск может быть оплачиваемым и неоплачиваемым. На это влияет форма обучения и повод для вызова (ст. 173-177 ТК РФ).

Важно! Если сотрудник-студент ушел в учебный отпуск, то руководитель не имеет права отзывать его посреди срока, даже если в этом есть острая производственная необходимость. Также период отпуска не может быть сокращен по этой же причине.

Если во время учебного отпуска студенту потребуется лечение, то больничный предприятие оплачивать не будет, как и не будет продлен период отпуска на количество дней, пока сотрудник болел. Два вида отпуска не могут быть наложены друг на друга из-за того, что учебный отпуск дается исключительно для сдачи экзаменов.

Кроме справки-вызова студент-рабочий должен подать заявление на имя директора с просьбой оформить учебный отпуск. Документы подаются в отдел кадров заблаговременно. Сотрудник отдела кадров и бухгалтерия имеют в своем распоряжении три дня на то, чтобы успеть подготовить работнику документы на отпуск и оплатить его (ст. 136 ТК РФ). Получается, что заявление с вызовом нужно подать хотя бы за четыре дня до предполагаемой даты выхода в отпуск. Если по вине работодателя произойдет задержка, когда отпускные и необходимые документы сотрудник-студент не получит на руки вовремя, то руководство будет нести за это ответственность.

Случается, что сроки сессии могут быть перенесены или происходят сбои в работе почты, тогда не по вине работодателя учебный отпуск может быть оформлен с опозданием. В законодательстве такой инцидент не описывается, поскольку повод для отпуска по факту предоставляется в день его начала. В этом случае руководство принимает решение самостоятельно, когда выплачивать отпускные. На практике часто бывает, что эти средства насчитывают в ближайший день выдачи заработной платы. А самого работника-студента отпускают на сессию, руководствуясь датами в вызове.

На что обратить внимание при оформлении заявления

Как к описательной части заявления, так и к его оформлению никаких особых требований нет: его можно писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета) или печатать на компьютере. Для заявления можно использовать обыкновенный чистый лист бумаги или фирменный бланк организации (если так требует работодатель).

Единственное правило, которое требуется соблюдать безусловно: наличие «живой» подписи заявителя (использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанный каким-либо способом недопустимо).

Документ нужно писать в двух экземплярах:

• один следует отдать секретарю организации или специалисту по кадрам для последующей простановки на нем резолюции директора,
• второй оставить у себя, перед этим завизировав о получении копии у представителя работодателя.

Издание приказа

Приказ на ученический отпуск – это документ, дающий право сотруднику отсутствовать на своем рабочем месте в указанные сроки. С его помощью руководитель подтверждает свое согласие на предоставление отпуска для прохождения обучения сотрудником.

Составлять приказ можно в произвольной форме или путем заполнения унифицированной формы Т-6 (Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Главное чтобы в распорядительном документе были указаны следующие сведенья:

• регистрационный № и дата приказа;
• табельный № сотрудника;
• его ФИО и должность;
• период отсутствия на рабочем месте;
• количество дней отпуска;
• причина отсутствия (вид отпуска и уточнение по оплате);
• основание для приказа (справка-вызов № и дата);
• подпись руководителя и печать;
• подпись подчиненного, что он ознакомлен с документом.

ВАЖНО! Запись в приказе должна быть следующая: «дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка (учебный)», так как в ТК РФ нет выражения «учебный отпуск».

Образец справки вызова на сессию образца 2021 года

Учебный отпуск оформляется при наличии основания, которым является справка вызов. Именно этот документ будет являться подтверждением правомерности отсутствия сотрудника и оформления отпуска работодателем.

При составлении документа необходимо придерживаться актуальных требований закона, так как на момент написания статьи могли быть внесены изменения в рассматриваемую процедуру.

Справка выдаётся по месту обучения работнику лично в руки. Далее он должен предоставить её оригинал в отдел кадров своего предприятия.

Поскольку работодатель может не захотеть отпускать на учёбу, целесообразно прибегнуть к помощи почты или передать документ по акту. Таким образом компания безоговорочно примет справку вызов.

Когда выдается

Правила выдачи справки вызова подробно изложены в Трудовом кодексе Российской Федерации, который действует с изменениями, актуальными на 2022 год. В статьях 173-177 основного закона Российской Федерации о труде устанавливается исчерпывающий перечень условий, которые должны быть соблюдены при получении учебного отпуска.

Справка вызов выдается образовательным учреждением, если студент обучается:

• по заочной форме обучения;
• по вечерней форме обучения;
• в аккредитованном государством учреждении (уровень образования не имеет значения);
• на довольно успешном уровне;
• получает данный вид образования впервые.

Справка может выдаваться работникам для прохождения:

• промежуточной аттестации;
• итоговой аттестации;
• защиты выпускной работы.

Для получения справки вызова на сессию не важно, направлен ли работник для обучения самим работодателем или получает образование по собственной инициативе.

Организация не обязана предоставлять отпуск, если, например, работник получает второе высшее или среднее образование, или трудится на условиях внешнего совместительства.

Если студент проходит обучение в двух институтах одновременно, то учебный отпуск может быть предоставлен только в одном из учреждений.

Когда работник направляется на учебу самой организацией или индивидуальным предпринимателем, тогда вопрос о предоставлении отпуска должен разрешаться в пользу работающего студента.

Учебный отпуск может быть назначен непосредственно перед или после основного, однако, прямой обязанности совместить два отпуска у работодателя нет.

Более благоприятные для трудящегося студента условия могут быть предусмотрены в коллективном договоре или трудовом соглашении.

Если эти условия не соблюдены, уйти в учебный отпуск все-таки можно, если:

• есть согласие работодателя;
• это предусмотрено положениями трудового или коллективного договора.

Работодатель не имеет права заставлять работника уйти в учебный отпуск за счет основного отпуска, за счет праздничных дней или отгулов.

Если это все же происходит, необходимо добиться вручения справки работодателю по акту приема-передачи либо направить ее по почте. В этом случае можно обратиться за защитой своих прав в Трудовую инспекцию или в суд.

Сколько раз в год можно туда уйти?

В Трудовом Кодексе четко расписаны сроки сессионных периодов (статья 173). В таблице ниже приведены сроки для сдачи сессии в оплаченном отпуске.

Теперь вы знаете, как оформить учебный отпуск на работе.

Особенности оформления справки вызова на сессию

Стоит помнить о том, что получив справку следует не медлить, и предоставить её по месту работы, желательно в тот же день. Это необходимо для своевременного запуска процедуры, проведения финансовых расчётов. При этом нужно понимать, что жёстких сроков законом не предусмотрено.

Учебный отпуск подлежит оплате согласно ТК РФ. Все расчёты должны быть произведены минимум за три дня до начала.

В большинстве случаев рассматриваемый документ готовится за две недели до сессии. За этот период, при условии своевременного уведомления работодателя, компания может успеть согласовать, подготовить приказ, выполнить бухгалтерские проводки.

Также имеют место случаи прогула экзаменационной сессии. К примеру, если работник решает воспользоваться отдыхом для достижения личных целей. Это неконструктивно и может привести к негативным последствиям по взаимоотношениях как с ВУЗом, так и с работодателем.

Получение возврата денежных средств, выплаченных работодателем, возможно только в суде, при наличии оригинала справки вызова на сессию.

Зачем и кому требуется разрешение

На территории всех субъектов РФ введен режим самоизоляции в связи с пандемией коронавируса. Нормативные акты на федеральном и региональном уровне предусматривают возможность покидать место самоизоляции (дом, квартиру, дачу), если у гражданина имеется новая форма пропуска на время карантина для выхода на работу или по личным делам.

В большинстве субъектов власти придумали, как оформлять отдельные разрешения выйти по личным вопросам и для похода на работу. Для визита в суд, банк, другое учреждение человек берет пропуск на сайте муниципального органа или оформляет заявку и получает специальный QR-код, позволяющие покидать место проживания (пребывания).

Если граждане продолжают работать с учетом норм Указа Президента от 25.03.2020 №206 и Указа Президента от 02.04.2020 № 239, им понадобятся справки от работодателя при коронавирусе, позволяющие беспрепятственно перемещаться по городу.

ВАЖНО!

В президентских указах перечислено, что они не распространяются на сотрудников государственных органов и СМИ. Поэтому специальный пропуск на время карантина для сотрудников внутренних дел, журналистов, государственных служащих не делают, но при условии, что у работника есть удостоверение. Если его нет, разрешение придется оформить.

В законодательстве оговорены случаи, когда запрет на выход из домов и квартир не действует. В списке – ситуации, когда необходимо:

• получить экстренную медицинскую помощь;
• купить лекарства, продовольственные продукты и товары первой необходимости (что в них входит, перечислено в Распоряжении Правительства от 27.03.2020 №762-р);
• выйти на прогулку с домашним питомцем (расстояние выгула ограничено 100 м от места проживания);
• покинуть жилое помещение из-за чрезвычайной ситуации (пожара, запаха газа, землетрясения, террористического акта).

Подробнее: 4 шага работодателя по организации нерабочей недели

Образец и порядок оформления

Текст справки-вызова, его внешний вид утвержден приказом Минобрнауки РФ №1368 от 19 декабря 2013 года (в ред. от 26.05.2015).

Образец справки-вызова по типовой форме на сессию и защиту итоговых работ выглядит следующим образом:

Скачать актуальный образец справки-вызова на экзаменационную сессию для учебного отпуска — word.

Информация для заполнения, указанная в бланке справки-вызова на сессию:

• день выдачи и порядковый номер;
• полное название работодателя;
• номер статьи из ТК РФ, дающей право ученических гарантий;
• фамилия, имя и отчество подчиненного (падеж используется дательный);
• форма обучения сотрудника и номер его курса;
• этап обучения, предоставляющий права на получение учебных гарантий (защита дипломной работы, экзаменационная сессия промежуточная или итоговая);
• длительность учебы с обозначением начала и завершения в точных датах, общая продолжительность учебного отпуска;
• наименование университета или вуза;
• данные свидетельства о государственной аккредитации и название органа, его выдавшего;
• уровень обучающего направления, проходящего работником;
• код будущей специальности сотрудника, ее наименование.

Справка подписывается директором (ректором) образовательного учреждения, уполномоченным лицом, заверяется печатью вуза.

Форма вызова на учебный отпуск выдается студентам, у которых отсутствует задолженность по всем дисциплинам обучающей программы.

Отрывной корешок справки-вызова — подтверждение, доказывающая работодателю факт нахождения сотрудника в учебном учреждении в определенный промежуток времени, приносится в бухгалтерию организации после прохождения программы обучения.

Как передать документ работодателю?

Самый быстрый и удобный способ подачи справки-вызова на сессию или защиту итоговой работы — это вручение документа лично в руки представителю организации. Однако данный метод доставки не всегда возможен, поэтому предусмотрен дополнительные варианты передачи формы.

Гарантированно документ дойдет до адресата, если его направить почтовой службой. Рекомендуется воспользоваться ценным письмо с вложением в него описи содержимого и получением уведомления о вручении.

Важно! Электронный вариант справки-вызова, отправленный на e-mail адрес организации, не является надежным и подходящим способом подачи.

Во-первых, нет подтверждения того, что получатель действительно заметил электронное письмо. Во-вторых, на руках у работодателя не будет оригинала справки с подписью и печатью образовательного учреждения, а потому руководитель имеет полное право отказать в предоставлении отгулов.

Срок подачи

Срок предоставления работодателю справки о вызове на прохождение обучения законом не оговаривается, представить ее подчиненный может даже накануне отпуска.

Но наиболее правильным вариантом будет предупредить руководителя и бухгалтерию за 14 дней до наступления сессии. Делается это для планирования замещения временно отсутствующего специалиста, а также для произведения необходимых расчетов с сотрудником.

Произвести оплату за учебный отпуск работодатель должен как минимум за 3 дня. Чтобы кадровая служба успела оформить приказ, а бухгалтерия провести расчет, следует обеспечить своевременную подачу справки-вызова.

Иногда работодатель срок предупреждения прописывает в локальном документе, следует заранее уточнить наличие такой предусмотрительности со стороны руководства.

Предоставление учебного отпуска

Не всегда ученический отпуск предоставляется сотруднику, совмещающему рабочий и образовательный процесс. Права на дополнительный отдых имеется при соблюдении особых условий обучения:

• форма обучения не является дневной (очной);
• учебное заведение прошло государственную аккредитацию;
• образование по выбранному направлению происходит впервые.

Когда все критерии соблюдены, работодатель в предоставлении отпуска не имеет права отказать.

Вместе со справкой-вызовов на сессию из института, сотрудник оформляет заявление с прошением о предоставлении учебного отпуска. Но этот документ не является обязательным, его отсутствие не служит основанием для отказа в предоставлении ученических гарантий работнику.

На основании представленных документов, работодателем издается приказ о предоставлении дополнительного (ученического) отпуска по форме Т-6. В приказе также обозначается, оплачивается ли данный отдых или нет. В документе работник обязательно проставляет свою ознакомительную роспись.

Важно! Недопустимо требовать от работника организации оформление ежегодного отпускам во время ученического или взятие отгулов за ранее отработанное время.

Иначе разбирательства между подчиненным и руководителем могут дойти до суда, где последний вряд ли займет выигрышную позицию.

Следует знать, что:

• обучаясь одновременно в двух институтах, отпуск предоставляется по желанию сотрудника только в одно учреждение;
• рассчитывать на отдых можно лишь по основной трудовой деятельности.

Количество дней отпуска прописывается в справке-вызове и пропорционально уровню курса обучения:

• сессии на 1 и 2 курсе — 40 дней для высшего, 30 дней для среднего заведения;
• сессии на 3 и следующих курсах — 50 дней для высшего и 40 дней для среднего;
• госэкзамен и диплом — 4 месяца.
• Такая продолжительность сопровождается сохранением заработка. Статьи 173, 173.1 и 174 ТК РФ предусматривается также случаи предоставления ученических выходных без оплаты, подробнее об этом можно прочитать в статье — Сколько дней учебного отпуска можно требовать на работе?