Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Что такое нормативные акты

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила внутреннего распорядка;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.
Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Ответственность за неознакомление работников с ЛНА

Регулируется ознакомление с локальными нормативными актами по ТК РФ статьей 22. В ней звучит, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Из статьи следует вывод, что обязанность работодателя ознакомить с локальными нормативными актами должна соблюдаться. Если в организации не предусмотрено ведение журнала учета ознакомления с ЛНА и работодатель не ознакамливает сотрудников с документами иным способом, то он наказывается согласно ст. 5.27 КоАП РФ, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

1. От 1000 до 5000 — на должностных лиц.
2. От 1000 до 5000 — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
3. От 30 000 до 50 000 — на юридических лиц.

Судебная практика показывает, что сотрудник, не ознакомленный с ЛНА организации и не поставивший подпись в журнале, не привлекается к ответственности, если ненадлежащим образом исполняет трудовые обязанности (Бюллетень судебной практики Амурского областного суда № 4 за 2022 год). В данной ситуации вина полностью ложится на работодателя, и это расценивается как нарушение трудового законодательства.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Структура журнала ознакомления

Документ состоит из нескольких листов. В нем чаще всего фиксируют:

• локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
• Ф.И.О. и должности сотрудников, которые должны расписываться;
• отделы предприятия, где работает персонал;
• даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.

Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.

Журнал утверждает руководитель предприятия.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Порядок и сроки изучения работниками ЛНА организации

Законодательно регламентирует порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами статья 68 ТК РФ. Согласно ее третьей части в обязанность работодателя входит знакомство нового сотрудника под роспись с документами. Примерный перечень документов для изучения работником:

• ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об оплате труда;
• график сменности;
• должностные инструкции;
• Положение о защите персональных данных;
• Положение об аттестации сотрудников;
• положения, связанные с охраной труда в компании;
• Положение о персонале компании;
• Положение о структурном подразделении;
• Положение о премировании работников;
• Положение о командировках;
• инструкция по делопроизводству;
• коллективный договор (если имеется).

Подпись в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами ставится при приеме на работу до того момента, как сотрудник подпишет трудовой договор.

Более подробно о том, какие документы трудоустраиваемый работник читает и подписывает в листе ознакомления с локальными нормативными актами в компании, разъясняет доклад Роструда. В нем содержится информация по соблюдению обязательных требований при приеме нового специалиста на работу и разбор требований НПА за 2-й квартал 2018 г.

ВАЖНО!

Что касается срока ознакомления с локальными нормативными актами работодателя, то с действующими в организации документами знакомят при приеме на работу, затем — при изменении условий труда. Срок знакомства сотрудников со вновь принятым документом зависит от характера вносимых изменений: если это изменения в ПВТР или системе оплаты труда, то для таких случаев предусмотрены механизмы, прописанные в статьях 72 и 74 ТК РФ, если изменения не касаются существенных условий трудового договора, то работников знакомят с ними в сроки, обычно не превышающие трех рабочих дней со дня их издания и подписания руководством.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Как составить лист ознакомления: пример

Обычно лист ознакомления составляется в единственном экземпляре на листе формата А4. Его можно сформировать на компьютере и распечатать, а можно подготовить от руки – первый вариант предпочтительнее просто потому, что это удобнее и результат получается аккуратнее. Заверять документ печатью предприятия и подписью директора необязательно.

Утвержденной формы листа ознакомления не существует – ее можно разработать самостоятельно. Используемую форму нужно утвердить – это можно сделать, издав соответствующий приказ, или включив ее в действующую на предприятии инструкцию по делопроизводству.

На нашем сайте вы можете Word, чтобы использовать его при создании собственного документа. При необходимости можете дополнить предложенный бланк дополнительными графами и столбцами.

Скачать бланк листа ознакомления с приказом

Скачать заполненный образец листа ознакомления с приказом

Скачать образец ознакомления с приказом без листа ознакомления

В листе ознакомления стоит указать:

• наименование документа – «Лист ознакомления»;
• реквизиты приказа, с которым должны быть ознакомлены работники (его наименование – например, приказ о вакцинации (о коронавирусе), номер и дата составления).

Табличная составляющая листа может иметь следующий вид:

Допустима и другая форма табличной части листа ознакомления, состоящая всего из двух колонок:

Количество строк в таблице должно соответствовать числу работников, которых необходимо ознакомить с приказом. Нестрашно, если их будет больше – свободные строки можно просто вычеркнуть, чтобы избежать возможного включения в документ дополнительной информации впоследствии.

Лист ознакомления составляется в день выхода приказа, либо в течение одного-двух рабочих дней после составления документа.

Что прописать в ПВТР?

Что конкретно написать в правилах – разберемся с этим вопросом на примере этой таблицы.

Таблица №1. Разделы правил внутреннего трудового распорядка.

Напомним об основных признаках ЛНА

В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.

Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.

При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.

Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.

Важно! С 2022 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).