Лист ознакомления с приказом под роспись: бланк и образец

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

• о назначении на должность;
• о проведении аттестации сотрудников;
• о переводе на другую работу;
• об отпуске;
• об индексации заработной платы;
• о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Основные виды приказов

В общем виде все приказы, издаваемые работодателем, подразделяются на две группы:

• приказы по основной деятельности, то есть приказы управленческого профиля, касающиеся функционирования отдельных подразделений или работников или всего предприятия. Например, приказы о привлечении к работе в выходной день, об утверждении документов, о назначении ответственных, о создании комиссии и т.п.;
• приказы по личному составу, то есть касающиеся изменения трудового статуса конкретного работника. Например, приказ о приеме на работу, об отпуске, о поощрении, о переводе на другую должность.

Подробно об оформлении различного рода приказов вы можете прочитать в специальном разделе нашего сайта.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

Сроки ознакомления

Следует иметь в виду, что для некоторой распорядительной документации законодательно установлены сроки, отведенные на ознакомление. Так, трехдневный ознакомительный срок установлен для:

• приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ);
• приказа о наложении дисциплинарного взыскания, в т.ч. приказа об увольнении (ст. 193 ТК РФ).

В остальных случаях рекомендуется руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству;
• здравым смыслом (к примеру, очевидно, что с приказом о привлечении к работе в выходной день работник должен быть ознакомлен непосредственно до выхода на смену, а с приказом об отпуске — до ухода в отпуск);
• сроками, установленными самим приказом. Например, если согласно приказу от руководителей или работников требуется предоставление данных, выполнение мероприятий или разработка документа, срок ознакомления с приказом может быть установлен с учетом объема необходимой для его выполнения работы.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Когда нужен лист ознакомления

В каких ситуациях необходимо заполнять лист ознакомления? Такой документ обязателен, если распоряжение касается нескольких сотрудников, отдельного структурного подразделения или предприятия в целом. Он составляется для предотвращения споров и конфликтов между администрацией компании и ее сотрудниками.

При возникновении спорных моментов сотрудники могут подать жалобу в профсоюзные и контрольные органы. Обращаться можно в инспекции по трудовым спорам, гражданские, арбитражные, уголовные суды, учреждения, взимающие налоги, а также страховые компании. Правильно оформленная документация позволяет добиться отмены нелегитимных распоряжений и обеспечить выплаты пострадавшим на предприятии сотрудникам.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

Почему важно подтвердить ознакомление с графиком отпусков?

При несвоевременном оповещении о дате начала отпуска сотрудник, в соответствии со ст. 124 ТК РФ, получает право на перенос отдыха на другой желаемый для себя срок. Для того чтобы избежать ситуации, вызывающей разногласия между работниками, связанные с возможным наложением отпусков, работодатель должен не позднее чем за 2 недели проинформировать каждого работника о дате начала его отпуска (ст. 123 ТК РФ).
Для того чтобы факт уведомления работников о дате начала и длительности их отдыха был зафиксирован, составляется специальный лист ознакомления, в котором сотрудники подтверждают факт своего ознакомления с графиком личными подписями.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Практикум по ТК РФ: чем отличается подпись от росписи

В Трудовом кодексе РФ есть два термина: «подпись» и «роспись».

Первый в тексте встречается 20 раз, второй — 17.

«Подпись» — это собственноручное написание лицом собственной фамилии, имени, инициалов или их частей (элементов), как правило содержащее индивидуальные особенности, позволяющие визуально отличить подпись одного человека от подписи другого.

Посмотрим, как в Трудовом кодексе применяется термин «подпись»: «Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.» (ст. 66 ТК РФ).
Термин используется для указания на собственноручную подпись работника (представителя, опекуна и др.) в каком-либо документе, который должен быть этим лицом подписан.

А что тогда понимается под словом «роспись» в Трудовом кодексе? Является ли «росписью» собственноручная подпись работника?

Термин «роспись» применяется для подтверждения факта ознакомления работника с какой-либо информацией или документом, уже составленным и подписанным другими лицами.

Например: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами» (статья 68 ТК РФ).
Кто должен делать «роспись»? Работник или работодатель? Является ли эта «роспись» каким-либо документом, например, журналом проведения инструктажей или журналом ознакомления с приказами? Или это не документ, а некая запись в документе? Где эта «роспись» должна в таком случае быть сделана? В приказе, в журнале, в ведомости?

Например, будет ли соблюдено требование статьи 22 ТК РФ, если представитель работодателя в ведомости напишет: «С приказом № 1 от 01.01.2019 года машинист Иванов И. И. ознакомлен. Делопроизводитель Петрова А.А.»?

Автор несерьезно предполагает, что требование об ознакомлении «под роспись» будет формально соблюдено, ибо статья 22 ТК РФ, как и другие цитируемые статьи, не указывают на собственноручную подпись работника.

Роспись

1. Статья 22 — работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
2. Статья 84.1 — С приказом о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
3. Статья 86 — работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4. Статья 88 — работодатель обязан осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись.
5. Статья 99 — инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.
6. Статья 113 — инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от работы в выходной или нерабочий праздничный день.
7. Статья 123 — о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
8. Статья 180 — о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
9. Статья 193 — приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
10. Статья 291 — работодатель обязан предупредить работника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня.
11. Статья 295 — работодатель обязан предупредить работника, занятого на сезонных работах, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации в письменной форме под роспись не менее чем за семь календарных дней.
12. Статья 312.1 — в случаях, если работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с локальными актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.
13. Статья 348.2 — работодатели обязаны знакомить спортсменов, тренеров под роспись с нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями.

Подпись

1. Статья 40 — стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.
2. Статья 47 — стороны должны подписать соглашение на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Соглашение подписывается представителями сторон.
3. Статья 57 — в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
4. Статья 63 — трудовой договор от имени работника … подписывается его родителем (опекуном).
5. Статья 230 — акт о несчастном случае на производстве подписывается всеми лицами, проводившими расследование.
6. Статья 341.1 — дополнительные соглашения к трудовому договору составляются в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения должно подтверждаться подписью работника на экземпляре дополнительного соглашения, хранящемся у работодателя.
7. Статья 387 — на заседании комиссии по трудовым спорам ведется протокол, который подписывается председателем комиссии или его заместителем и заверяется печатью комиссии.

Привет Гость! Предложение от «Клерка»

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Записаться

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Для чего необходимо ознакомление сотрудников с локальными актами

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.
Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание! С принятыми локальными нормативными актами необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.