Нужно ли править кадровые документы при смене названия фирмы

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Как осуществляется процедура

Для смены наименования в законном порядке выполняется несколько действий в комплексе:

• Все изменения, которые фиксируют вынесение решения о смене наименования вносите в учредительные документы вашей компании и утверждайте их у уполномоченных лиц. Оформить это можно как дополнение к Уставу либо как новая редакция Устава;
• В ЕГРЮЛ вносятся сведения об изменении названия. Для этого предоставляется следующая документация: заполненное заявление, решение о смене названия, квитанция об уплате госпошлины. Документы можно отнести лично либо отправить в ФНС с помощью Почты России;
• В пятидневный срок изменения вносятся в ЕГРЮЛ, об этом выдается свидетельство. С этой даты изменение наименования считается свершившимся фактом;
• На следующем этапе вы получаете новые данные из ФСС, ПФР и Росстата;
• Об изменениях известите контрагентов и банковскую организацию, в которой открыт расчетный счет, чтобы были внесены изменения в реквизиты. Оповещайте письмом о смене наименования;
• Если необходимо, получите все лицензии и разрешения, оформленные на новое наименование компании;
• Проведите организационные мероприятия внутри своей компании: издайте приказо новом наименовании, займитесь уведомлением об этом работников.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

• на обычном стандартном листке формата А4
• или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Составление письма

Официального, установленного каким-либо нормативным актом образца письма о смене наименования организации не существует. При составлении письма следует руководствоваться основными правилами деловой переписки, то есть:

• оставляться письмо должно на фирменном бланке организации (если организация его использует);
• письмо должно подписываться руководителем организации;
• письмо должно быть составлено грамотно, с использованием канцелярских клише.

В целом структура письма о смене наименования организации ничем не отличается от структуры других писем о смене реквизитов. На нашем сайте имеется образец письма, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом своих нужд.

Структура письма содержит в себе следующие последовательно расположенные элементы:

1. «шапка», расположенная в правом верхнем углу и содержащая в себе сведения об адресате письма (наименование организации, ФИО и должность руководителя или ФИО индивидуального предпринимателя);
2. название письма «Извещение/Уведомление об изменении наименования организации»;
3. текст письма, в котором должны быть указаны прежнее наименование организации, новое наименование и дата изменения наименования организации;
4. если необходимо, перечисляются действия, которые необходимо совершить контрагенту в связи со сменой наименования;
5. подпись руководителя.

Отправлять письмо можно любым удобным способом. В случае если организация пожелает иметь на руках подтверждение получения контрагентов уведомления о смене наименования, можно:

• при личной передаче — попросить работника канцелярии, принявшего письмо, проставить на нем штамп входящей корреспонденции и дату получения;
• при отправке почтой — оформить письмо как заказное с уведомлением о вручении.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
   полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
2. адрес и телефон для связи.
3. Затем вносятся данные о получателе:
   его наименование
4. и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
5. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
6. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Процесс изменения названия предприятия

Для проведения данной процедуры требуется зафиксировать выбранное название в акте и собрать пакет требуемых документов. К ним относится:

• заявление, написанное по форме Р13001
• соглашение собрания учредителей фирмы
• устав отредактированный в соответствии с поправками
• квитанция, подтверждающая оплату госпошлины

Государственная пошлина должна оплачиваться генеральным директором – на квитанции должны быть указаны его ФИО. Собранные документы должны быть заверены у нотариуса. При этом заявитель должен представить нотариусу все уставные документы и выписку из реестра юридических лиц.

После заверки документов их следует подать на рассмотрение в налоговую инспекцию. При этом они должны быть поданы не позднее, чем через 3 дня после принятия решения об изменении названия компании. Сотрудники налоговой инспекции регистрируют поправки в течение 5 рабочих дней.

Если фирма использует печать, то после смены наименования необходимо заказать новую. Также об изменении реквизитов необходимо уведомить банк, партнеров и клиентов и внести коррективы во внутреннюю документацию.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Как сменить наименование ООО

Этап 4 — заверяем у нотариуса

hidden>
Заверьте у нотариуса заявление по форме Р13014. Именно при нём нужно будет директору подписать данную форму.

Нотариусу надо показать те же документы, которые предоставляются в налоговый орган. Могут еще потребоваться:

• свежая выписка из ЕГРЮЛ;
• подлинник свидетельств ОГРН и ИНН;
• старый вариант устава.

Стоимость нотариальных услуг по заверению подписи заявителя составляет 1,5 — 2 тысячи рублей.

Если документы в ИФНС сдаёт не руководитель, то понадобится оформление у нотариуса доверенности на представителя организации для осуществления регистрационных действий.

Этап 5 — оплачиваем госпошлину

hidden>
Перед сдачей документов в ИФНС нужно уплатить государственную пошлину в размере 800 рублей. Можно воспользоваться реквизитами, указанными на сайте налоговой службы, либо перечислить деньги при помощи специального сервиса ФНС.

Этап 6 — сдаём документы в ИФНС

hidden>
Передать или отправить в ИФНС собранный комплект документов для переименования юридического лица. В этот пакет включаются:

• заверенное у нотариуса заявление по форме Р13014. При отправке документов через оператора ЭДО с использованием цифровой подписи, заявление заверять не нужно;
• два экземпляра обновленной редакции устава или только листа с внесёнными в прежний устав изменениями. Когда новый устав подается в ИФНС, он не сшивается;
• оформленный должным образом протокол общего собрания собственников или решение единственного учредителя;
• квитанция и платёжное поручение об уплате государственной пошлины.

Документы об изменении названия ООО можно подать:

1. непосредственно в ИФНС в бумажном виде;
2. отправить по почте ценным письмом с описью вложения;
3. через МФЦ — в бумажном или в электронном виде;
4. через оператора ЭДО — электронно.

Госпошлина оплачивается только при личной подаче формы Р13014 в ИФНС или при отправке по почте. Во всех других случаях её платить не нужно.

Этап 7 — получаем документы о регистрации смены наименования

hidden>
Процедура регистрации изменения названия ООО в налоговых органах проходит в течение 5 рабочих дней, по истечению этого срока заявитель должен получить следующие документы:

• лист записи изменений в ЕГРЮЛ;
• один экземпляр устава или листа изменений с отметкой ИФНС;
• свидетельство о постановке ООО на учёт в ИФНС.

На сайте ФНС можно проследить за прохождением процедуры регистрации — скачивая время от времени новые выписки ЕГРЮЛ. Этот документ с цифровой подписью имеет такую же юридическую силу, что и его бумажная форма с синей печатью.