Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию

В жизни возможны ситуации, когда разные личные сведения перестают быть актуальными. К примеру, меняется дата рождения или имя в связи с новыми обстоятельствами. Чаще всего на практике встречается – смена фамилии у женщин, которые вышли замуж. При изменении личной информации гражданину следует заменить бланки, в которых содержатся устаревшие данные. Это относится не только к документам, удостоверяющим личность, но и к бланкам, которые используются в налоговой и страховой сферах. АДВ 2 при смене фамилии – заявление, которое составляется для ПФ России.

Формы персонифицированного учета

Законодательство о персонифицированном учете устанавливает, что АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3 — это стандартизированные анкеты и заявления, которые используются для оформления страхового свидетельства граждан. Каждый формуляр используется в конкретной ситуации:

• АДВ-1 — это анкета, чтобы получить СНИЛС, или АДИ-РЕГ, впервые в жизни;
• АДВ-2 — это заявление об обмене страхового свидетельства, для изменения персональной информации в уже выданном страховом свидетельстве (смена Ф.И.О. или изменение места рождения);
• АДВ-3 — это заявка на получение повторного страхового свидетельства в случае его утери.

ПФР Формы АДВ, СЗВ-К Скачать

Страховые Взносы Тарифы Страховых Взносов Нормы Рабочего Времени

Формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Форма СЗВ-ТД

Пенсионный Фонд

Формы АДВ, СЗВ-К Скачать

Применение Форм

Постановлением от 11.01.2017 N 2п правлением ПФ утверждены формы документов, используемых для регистрации граждан в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению.

Обновлены формы:

• анкеты застрахованного лица (форма АДВ-1);
• страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (форма АДИ-1);
• страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (форма АДИ-7);
• заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2);
• заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3);
• запроса об уточнении сведений (форма АДИ-2);
• описи документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1);
• сопроводительной ведомости (форма АДИ-5);
• сведений о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (форма СЗВ-К).

. .
Форма АДВ-1

Анкета застрахованного лица по форме АДВ-1 — это документ, предоставляемый в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования.

Документ заполняется лично застрахованным лицом, на основании документа, удостоверяющего личность (Перечень документов, удостоверяющих личность).

Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации.

Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет личной подписью и печатью организации.

АДВ-1.XLS Заполнение АДВ 1.docx

Форма АДВ-2

Заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 предоставляется в территориальный орган ПФР в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица.

Документ заполняется лично застрахованным лицом.

Допускается заполнение документа кадровыми либо другими службами организации, уполномоченными руководителем организации.

Правильность указанных в документе сведений заверяется личной подписью застрахованного лица.

Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет.

АДВ-2.XLS Заполнение АДВ- 2.docx

. .

Форма АДВ-3

Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме АДВ-3 предоставляется в территориальный орган ПФР в случае утраты застрахованным лицом страхового свидетельства или непригодности страхового свидетельства для использования.

АДВ-3.XLS Заполнение АДВ -3.docx

Форма АДВ -6-1

Опись по форме АДВ-6-1 представляется страхователем в ПФР в составе пачки входящих документов, представляемых, начиная с 2002 года, а также в составе пачки корректирующих индивидуальных сведений за периоды до 2002 года.

1. Коды по ОКУД и ОКПО временно не указываются.

2. Реквизиты страхователя, передающего документы:

Регистрационный номер ПФР: заполняется обязательно. Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик взносов в ПФР, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР.

Формат: XXX-XXX-XXXXXX. Пример: 048-011-002356. (Впереди стоящие нули обязательно указываются!)

ИНН: заполняется обязательно. Указывается идентификационный номер налогоплательщика.

КПП: заполняется обязательно. Указывается код причины постановки на учет.

АДВ 6-1.XLS АДВ 6-1 Заполнение.docx

Другие Формы и Форма СЗВ-К

Форма «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К)» представляется страхователем или застрахованным лицом в целях проведения конвертации пенсионных прав застрахованных лиц.

СЗВ-К.XLS АДИ-2.XLS АДИ-5.XLS

Расчет ССЧ

Применение Форм

Когда впервые оформляют свидетельство, в отделение ПФР подают:

• анкету застрахованного лица (форма АДВ-1);
• опись документов (форма АДВ 6-1).

Они представляются в течение двух недель после того как подписывается трудовой договор с сотрудником.

Подать анкету и опись можно одним из следующих способов:

• на бумаге через законного (уполномоченного) представителя или по почте с описью вложения в ценное письмо;
• в электронном виде.

Опись Вложения в Ценное Письмо.doc

Опись Вложения в Ценное Письмо 2.doc

Пенсионный фонд РФ оформляет СНИЛС в течение трех недель с момента представления сведений.

Дубликат свидетельства

Получить дубликат СНИЛС можно в отделении ПФР. Для этого представляются следующие документы:

• заявление о выдаче дубликата по форме АДВ-3;
• опись документов (форма АДВ 6-1).

Замена свидетельства

Чтобы обменять свидетельство, нужно подать в отделение ПФР:

• заявление об обмене (форма АДВ-2);
• опись документов (форма АДВ-6-1).

Сведения представляются в течение двух недель после того, как получено заявление от сотрудника. Свидетельство обменивается в течение месяца.

. .

Выдача свидетельства работнику

Страховое пенсионное свидетельство или его дубликат выдается сотруднику в течение недели с момента, как оно получено в отделении ПФР.

Сотрудник должен проверить сведения и расписывается в сопроводительной ведомости по форме АДИ-5.

Ее нужно вернуть в отделение Пенсионного фонда в течение месяца после того, как получено новое свидетельство или дубликат.

Форма СЗВ-ТД

Формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

Страховые Взносы

Форма заявления АДВ-2

Страховое свидетельство, содержащее уникальный номер СНИЛС, обязательно для каждого трудоспособного гражданина. Если этот документ у работника отсутствует, обязанность по его оформлению ложится на работодателя. Как быть, если СНИЛС у сотрудника есть, а сведения в нем не совпадают с данными в других документах, например сотрудница вышла замуж и теперь у нее другая фамилия в паспорте?

Гражданин вправе поменять не только фамилию, но и имя, отчество и даже место и дату рождения. Такие ситуации встречаются довольно редко, например при вновь открывшихся особых обстоятельствах.

В такой ситуации необходимо составить специальное обращение в ПФР по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФ №485п от 27.09.2019.

Свидетельство о смене фамилии

Свидетельство о смене фамилии – документ, подтверждающий внесение изменений и регистрацию новых данных в органах ЗАГС.

На основании него возможна замена паспорта и иных документов. Выдается после уже внесения данных в реестр.

После замужества

Часто обращение происходит от женщин, вступивших в брак и поменявших фамилию. Ведь при вступлении в брак девушка может самостоятельно сделать выбор – стоит ли ей брать фамилию мужа или нет.

В первом случае, нужно будет менять все документы, а, соответственно, придется оплачивать государственную пошлину и понести дополнительные финансовые расходы.

Затем, в течение нескольких недель изготавливается документ и на основании него женщина обращается в паспортный стол для внесения изменений. Для этого придется еще заплатить аналогичную сумму.

К заявлению прилагается:

• паспорт;
• свидетельство о браке;
• квитанция.

После развода

После развода действует аналогичная процедура, что и при замужестве. Подается заявление в ЗАГС с уточнением причины и указанием новой фамилии. В течение месяца заявка рассматривается.

Уплачивается также государственная пошлина, которая в этом случае составляет уже 1600 рублей.

После получения справки необходимо будет поменять паспорт и другие документы — загранпаспорт, водительские права, СНИЛС, ИНН и медицинский полис.

К заявлению прилагается:

• паспорт;
• свидетельство о разводе;
• квитанция.

Ребенку

Также возможно изменить фамилию ребенку. Часто это делается при усыновлении или при иностранной фамилии. В этом случае, стоимость государственной пошлины будет зависеть от региона проживания. Как правило, это 1000 рублей.

Изначально, ребенок дает согласие на изменение фамилии (10–14 лет). Если это возраст выше, то согласие должны дать непосредственно родители.

К заявлению прилагается:

• паспорт родителя;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о рождении;
• квитанция.

По собственному желанию

Многие граждане оформляют фамилию по собственному желанию. На такое решение могло повлиять как внутренний конфликт в семье, так и неблагозвучность или иностранное происхождение. В этом случае позволено изменить фамилию по собственному желанию.

Стоимость государственной пошлины – 1600 рублей.

К заявлению прилагается паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении и квитанция.

Подготовка к оформлению

Заявление составляется как работником самостоятельно, так и работодателем, например сотрудниками отдела кадров.

При обращении к работодателю, понадобится дополнительное заявление в свободной форме:

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» И.И. Иванову от преподавателя верховой езды П.П. Петрова Заявление Прошу оформить и выдать мне страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования на основании п. 3 ст. 9 федерального закона 27-ФЗ от 01.04.1996. Ранее такое свидетельство я не оформлял и не получал. Петров /Петров П.П./

Для составления обращения в ПФР потребуются следующие документы:

• паспорт, содержащий новые сведения;
• документы, подтверждающие изменение персональных данных работника (свидетельство о браке, решение суда и прочее);
• страховое свидетельство со старыми данными.

ВАЖНО!

Если заявление заполняет работодатель, то придется соблюдать формат документооборота с ПФР. Так, если в штате нанимателя 25 и более человек, подать документы допускается только в электронном виде. Рекомендуем . Там же работодатель найдет программное обеспечение для подготовки и проверки электронной отчетности для ее сдачи в Пенсионный фонд.

Как получить

Работодатель обязан передать документы в местное отделение ПФР не позднее 14 дней со дня написания заявления. К документам необходимо приложить опись (форма АДВ-6-1).

• Изучение данных, внесение изменившихся сведений и изготовление нового свидетельства занимают много времени, поэтому ПФР по закону отводится 1 календарный месяц на все эти действия. После этого новый документ с сопроводительным письмом пересылается на адрес организации.
• Работодатель должен не позднее 1 недели вручить новое свидетельство застрахованному работнику. При этом работник расписывается в сопроводительной ведомости ПФР. Эта ведомость посылается обратно в ПФР.
• При изменении личных данных следует сразу же заняться обменом СНИЛСа, потому что работодатель будет по-прежнему перечислять деньги на расчётный счет, но ввиду изменения данных, они могут попадать не по адресу.

Не следует считать, что если номер счёта закреплён за застрахованным человеком навсегда, то ошибок в пенсионном страховании быть не должно. Денежные средства могут даже просто зависнуть и не попасть на счёт страхователя.

Как поменять СНИЛС в случае изменения анкетных данных, расскажет видео ниже:

Инструкция по заполнению

Подготовив бумаги, приступаем к формированию заявления. Рассмотрим следующие условия: Викторова Виктория Викторовна зарегистрировала официальный брак. При регистрации изменила фамилию на Костина.

Вот примерный образец, как заполнить АДВ-2 при смене фамилии, действуем пошагово:

1. Вносим анкетные данные гражданки Викторовой В.В. в первый блок заявления. СНИЛС, фамилию, имя и отчество в данном разделе следует указать до изменений.
2. В следующем блоке указываем только измененные персональные данные. Дублировать информацию, которая осталась без изменений, не нужно. Регистрируем только новую фамилию по условиям примера. Остальные поля оставляем пустыми.
3. Теперь указываем информацию о документе, удостоверяющем личность. В нашем случае это паспорт. Указываем наименование документа в соответствии с Классификатором, представленным в приложении №8 Постановления Правления ПФ №485п от 27.09.2019.
4. Далее записываем серию и номер документа, дату выдачи и наименование органа, выдавшего паспорт.
5. Затем указываем дату составления заявки и подписываем у гражданина, сменившего персональные данные.

Так выглядит готовый образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 при смене фамилии:

Помимо заявления об изменении данных СНИЛС, в Пенсионный фонд необходимо подать специальную сопроводительную опись.

Подробнее: образец заполнения сопроводительной описи АДВ-6-1

Нормативное регулирование

Нормативная база, касающаяся написания заявлений по форме АДВ-2, регламентирована Постановлением Правления ПФР №192 от 31 июля 2006 года, отредактированном 20.01.2015 г. В данном документе зафиксированы правила заполнения, приведён единый образец бланка. Бланк можно взять в самом ПФ, или на его официальном сайте.

Подавать заявление необходимо в двухнедельный срок, особенно если человек только что устроился на работу. Работодателю несвоевременная подача заявления грозит штрафными санкциями (Постановление Правительства от 15.03.97 № 318). Работнику отсутствие страхового номера или неправильная подача реквизитов ничем не грозит.

Как правильно заполнить

Заявку оформляем в стандартном порядке:

1. Указать анкетные данные (Ф.И.О., дату рождения, пол и место рождения).
2. Записать гражданство.
3. Вписать место постоянного проживания (по регистрации и по факту). Если данные совпадают, то дублировать информацию не нужно.
4. Указать телефон (рабочий или домашний).
5. Вписать реквизиты документа, удостоверяющего личность.
6. Поставить дату и подпись гражданина, который потерял страховое свидетельство.

Затем формуляр заверяет работодатель. Указывается номер СНИЛС, по которому производились отчисления в ПФР и сдавались отчеты.