Как правильно установить разъездной характер работы

На тему, что такое разъездной характер работы, спорят ни один год и юристы, и бухгалтеры, и налоговики, и чиновники. Хотя в самом Трудовом кодексе РФ такое понятие есть, конкретики все же мало. Очевидно, когда налоговики увидят, что с какой-то суммы, выплаченной работникам не уплачены взносы и НДФЛ, это вызовет у них вопросы. Поэтому, чтобы не платить лишние взносы и налоги, разъездной характер работы нужно оформить локальными нормативными актами компании, внести в трудовые договора и подбирать все необходимые документы, подтверждающие сам факт расходов.

Прежде чем готовить документы, руководитель компании, кадровик и бухгалтер должны сами для себя выработать основные критерии разъездной работы. Дело в том, что одна и та же работа, может считаться как разъездной, так и не имеющей отношения к таковой.

Чтобы работа подпадала под понятие разъездной, она должна иметь хотя бы один признак, по которому её можно отнести к такому характеру работы.

Что такое разъездная работа

В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.

Поэтому работодателям нужно позаботиться об оформлении самим — подготовить локальные нормативно-правовые акты, дополнения к трудовым договорам, а также всегда оформлять документы, которые подтвердят разъезды. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что налоговики признают правомерность освобождения сумм компенсации от налогов и сборов.

Прежде всего нужно определиться, что в организации будет считаться разъездной работой. В зависимости от того, что прописано в документах, одни и те же функции сотрудников могут быть расценены по-разному.

Разъездной характер работы, организация и учет рабочего времени.

Ответ

1. Описанный Вами трудовой процесс нельзя назвать вахтовым, так как Вы выполняете свои трудовые обязанности также в месте нахождения вашего работодателя.

Что касается ежедневной работы в количестве 12 часов в месте нахождения заказчиков работодателя, то такая работа является сверхурочной работой, она может осуществляться только с письменного согласия работников и на основании письменного распоряжения работодателя и должна оплачиваться за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Работа в выходной день также может осуществляться только с согласия работника, на основании письменного распоряжения работодателя и должна оплачиваться в двойном размере.

2. Действующее законодательство не регламентирует разъездной характер работ на территории сторонних работодателей. Режим труда и отдыха указывается в правилах внутреннего трудового распорядка, а если он отличается от общих правил, действующих у работодателя, то он указывается в трудовом договоре.

Нормальная продолжительность рабочего времени должна быть не более 40 часов в неделю. Ежедневная продолжительность рабочего времени установлена только для льготных категорий работников (инвалидов, для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и т.д.). Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов. При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются два выходных дня в неделю. Общий выходной день — воскресенье, а второй выходной день должен быть определен в правилах внутреннего трудового распорядка.

Правовое обоснование

Вахтовый метод — особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания (ч. 1 ст. 297 ТК РФ).

Вахтой считается общий период, включающий время выполнения работ на объекте и время междусменного отдыха (ч. 1 ст. 299 ТК РФ).

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя).

Согласно ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Согласно ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия допускается в следующих случаях:

1) при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи;

3) при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

В соответствии со ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия в случае необходимости выполнения заранее непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации в целом или ее отдельных структурных подразделений, индивидуального предпринимателя.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни без их согласия допускается в следующих случаях:

1) для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

2) для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества;

3) для выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В других случаях привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

— сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

— работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

— работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором.

По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором (ч. . ст. 100 ТК РФ).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Согласно ст. 111 ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). При пятидневной рабочей неделе работникам предоставляются два выходных дня в неделю, при шестидневной рабочей неделе — один выходной день.

Общим выходным днем является воскресенье. Второй выходной день при пятидневной рабочей неделе устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.

Признаки разъездной работы

Разъездной может считаться работа, которая удовлетворяет хотя бы одному из следующих условий:

1. Чтобы выполнять свои функции, работник должен покинуть рабочее место. Так работают, например, установщики окон, мастера по ремонту крупной бытовой техники, страховые агенты.
2. Компания зарегистрирована по одному адресу, а непосредственное место работы находится на большом удалении от него.
3. Работник не привязан к определенному рабочему месту. Так трудятся водители, курьеры, корреспонденты.
4. Разъезды предусмотрены должностной инструкцией работника и выполняются им по распоряжению руководителя. В качестве примера можно привести торговых представителей или контролеров торговых точек.
5. В связи с характером деятельности, рабочее место постоянно перемещается. Так бывает, например, при сооружении объектов дорожной инфраструктуры и при оказании фирмой услуг на территории заказчика.

Уверенно говорить о разъездном характере работы можно в том случае, когда с поездками связаны основные функции работника. И это не только специалисты профильных компаний, например, сервисных служб, строительных организаций, страховых агентств и других. Таких работников можно найти во многих фирмах, например, это водители или курьеры.

Если коллективного договора нет

При отсутствии коллективного договора организация вправе утвердить приказом (распоряжением) руководителя положение о разъездном характере работ как локальный нормативный акт организации.

В данном положении следует подробно указать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников.

При этом разъездной характер работ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, должен быть установлен трудовым договором.

Оформление документов

Выше упоминалось о том, что условие о разъездном характере работы должно быть в трудовом договоре. Если договор уже заключен, к нему составляют дополнительное соглашение.

Когда разъездная работа у одного или нескольких специалистов, можно все условия прописать в договоре с каждым из них. Если же таких сотрудников много, целесообразно принять внутренние нормативные акты, в которых описать все подробности разъездной работы и выплаты компенсации за это. Трудовые функции, связанные с разъездами, нужно включить в должностные инструкции или регламенты. Тогда в трудовом договоре можно будет сделать ссылку на эти документы, а не прописывать все подробности.

В числе прочего нужно прописать, для каких должностей вводится разъездная работа, а также порядок компенсации расходов. Возместить можно затраты на проезд и проживание, суточные и полевое довольствие, а также дополнительные согласованные с работодателем расходы.

Сотрудник может исполнять функции, связанные с постоянными разъездами, и при этом иногда выезжать в командировки. В этом случае нужно правильно все оформить. Например, если разъездной характер работы связан с одним населенным пунктом, и сотрудник направляется в другой, то это уже командировка.

Преимущества занятости с разъездами

Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:

1. Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
2. Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
3. Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.

Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.

Освобождение от НДФЛ и взносов

Компенсация за разъездной характер работы не облагается:

• НДФЛ в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса (пункт 1, подпункт 2);
• страховыми взносами на основании статьи 20.2 закона 125-ФЗ о социальном страховании.

Минфин в письме от 17.01.2019 № 03-15-05/1909 обращает внимание на то, что для освобождения указанных выплат от налога и взносов необходимо, чтобы эти расходы были документально оформлены. Под этим подразумевается:

• определение разъездного характера работы во внутренних нормативных документах или трудовом договоре;
• наличие первичных и прочих документов на каждую операцию.

Надбавка

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ для сотрудников, чья работа связана с разъездами, работодатель может предусмотреть надбавку. Условия выплаты и порядок начисления следует прописать в локальных нормативных актах или коллективном договоре.

Чаще всего надбавку определяют в процентах от оклада или ставки. По мнению специалистов, разумным является надбавка до 15-20%. Более высокий процент может вызвать вопросы со стороны налоговых органов. Поэтому лучше заранее позаботиться об оправдательных документах и обосновании такой выплаты.

В отличие от суммы компенсации за разъездную работу, надбавка облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Что компенсировать

Воз­ме­щению работнику подлежат следующие траты (ст. 168.1 ТК РФ):

• проезд;
• найм жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• иные траты с разрешения или ведома работодателя.

Причем теперь работодатель обязан возмещать расходы, связанные со служебными поездками, сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер работы,изменения также коснулись правил возмещения дополнительных трат. Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены и организация вправе сама установить размеры и порядок возмещения. Старой редакцией ТК РФ расходы компенсировались в размерах не менее установленных для командировочных расходов (Постановление Минтруда №51 от 29.06.1994). Сегодня расходы хоть и включают те же виды возмещений, что и служебные командировки, но размеры могут устанавливаться трудовым договором и ограничений размеров расходов при служебных поездках не имеется.