Внутренняя опись документов личного дела — образец

Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составупосле окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк и образец вы можете скачать, кликнув по картинке ниже:

Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляют по тем же правилам. Единственное отличие в том, что в качестве заголовков таких дел указывают Ф.И.О. сотрудника.

Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруют. Сшитый журнал заверяют подписью и печатью ответственного лица.

В чем заключается специфика кадровых личных дел

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого могут присутствоватьтакие источники, как:

• трудовой договор;
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• инструкции (по охране труда, должностная);
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• характеристики и рекомендации и т. д.

ВАЖНО! Законодательство обязывает вести личные дела только для определенных категорий работников. Это государственные и муниципальные служащие, сотрудники органов внутренних дел. Соответственно, требования к составу документов личного дела установлены только в отношении указанных категорий. Например, для госслужащих личное дело собирается так, как указано в п. 16 Положения о персональных данных государственного служащего (утв. указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

В коммерческих организациях решение о ведении или личных дел принимается руководством и закрепляется в локальных документах компании. Следовательно, и состав документов дела фирма также определяет самостоятельно.При этом важно соблюдать требования законодательства и не запрашивать с сотрудников лишнее. Перечень документов, которые предъявляет сотрудник при заключении трудового договора, содержится в ст. 65 ТК РФ.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
• переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
• организационно-правовая документация (инструкции, положения).

Все журналы для регистрации и учета включают в состав документации по личному составу. Они должны быть поименованы в описи.

Лучше составлять одну опись дел по личному составу за каждый год. Однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать один подобный реестр за несколько лет.

Законодательно не регламентировано, составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации нужно самой принимать такое решение.

Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3-х экземплярах (п. 5.5 Правил).

Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно: ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Итоги

Внутренняя опись — в большинстве случаев полезный элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Однако важно помнить, что ведение личных дел сотрудников в коммерческих организациях — право, а не обязанность работодателя, а потому необходимо разумно подходить к их формированию.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

• «Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланк)»;
• «Унифицированная форма № ИНВ-1—- бланк и образец»;
• «Составляем опись документов в налоговую – образец»;

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Унифицированная форма приказа по личному составу

В 2004 году Федеральной службой государственной статистики были утверждены единообразные формы ряда распоряжений по личному составу: о приёме на работу, об увольнении, о командировании и т.д. При этом каждое из этих распоряжений необходимо оформлять как отдельный документ.

Что касается предписаний, которые не вошли в унифицированный список, то, оформляя их, следует соблюдать требования ГОСТов — в частности, до 1 июля 2022 года все еще действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При этом закон позволяет вносить в них некоторые изменения, в частности, касающиеся реквизитов. При желании организация может добавлять какие-то из них, однако запрещено изменять те, что утвердил Госкомстат.

Составление описей на дела по личному составу

После того как завершена работа по оформлению дел по личному составу (переплет, нумерация, составление листа – заверителя дела, заполнение реквизитов обложки дела), составляются архивные описи. Сводные и отдельные описи

Опись представляет собой справочник, содержащий систематизированный перечень дел, предназначенный для их учета и раскрытия содержания документов, включенных в дела. От того, насколько точно и полно будут представлены описательные статьи в описи документов, зависит удобство поиска необходимых сведений о трудовом стаже и заработной плате сотрудников организации.

На документы по личному составу в зависимости от их объема, видового состава, формата дел и характера использования могут составляться как сводные, так и отдельные описи.

Например, самостоятельные описи могут составляться на приказы по личному составу, лицевые счета или расчетные ведомости (листки) по заработной плате, личные дела или личные карточки уволенных работников, невостребованные подлинные личные документы уволенных работников (трудовые книжки, удостоверения, дипломы, аттестаты, свидетельства и т. п.). Необходимость составления отдельных описей на невостребованные личные подлинные документы или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета по заработной плате, как правило, вызвана особенностями их формата и характером использования. Из практики мы знаем, что дела, включенные в опись, хранятся в архиве в связках или коробках в строгом соответствии с их порядковыми номерами по описи. Формирование же дел разных форматов в одну связку или коробку согласно описи создает определенные трудности в работе с ними. Невостребованные личные документы, помимо того, что их формат также отличается от формата основной массы документов, по заявлению их владельцев должны выдаваться им на руки; итоговая запись в описи о количестве дел, включенных в опись, при этом постоянно меняется в связи с их выбытием. Порядок выдачи подлинных личных документов будет предложен читателям журнала в одном из последующих номеров.

Как правило, заголовок каждого личного невостребованного документа уволенного работника вносится в опись под своим самостоятельным номером. При этом данная категория документов никоим образом не оформляется (т. е. не нумеруется, не подшивается и т. д.). Пример составления описи на невостребованные подлинные личные документы приведен в приложении № 1.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Каждой описи присваивается свой собственный номер, например: опись № 1 л/с, опись № 2 л/с и т. д. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций от 06.02.02 учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке. При этом необходимо указать название описи.

Например: “Опись № 1 л/с дел по личному составу (приказы) за 1980–1985 годы”

, или
“Опись № 2 л/с дел по личному составу (личные дела) за 1980–1985 годы”
и т. д.

Если опись состоит из нескольких томов (частей), то каждые последующие разделы описи будут являться продолжениями предыдущего раздела, что также оговаривается в названии описи.

Если документы организации уже поступали на хранение в государственный или муниципальный архив, то номер каждой описи согласовывается с этим архивом. Составление описи на дела по личному составу
Описи на дела по личному составу составляются в трех экземплярах по установленной Основными правилами работы архивов организаций форме (приложение 2). Рассмотрим пример ее заполнения.

В реквизите “Наименование организации” указываем то ее наименование, которое было в период создания документов, включенных в данный раздел описи.

Например, в период упорядочения и описания документов, допустим, в 2000 г. организация именовалась ОАО “Подмосковье”; в опись включены документы за 1996–1999 гг.; организация же в этот период носила другое название. В этом случае указываем то наименование организации, которое она носила в 1996–1999 гг. Если за период 1996–1999 гг. организация неоднократно меняла свое наименование, то указываем ее последнее наименование, которое у нее было в 1999 г.

Следующий реквизит описи – “Фонд № _____”. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивается им. В противном случае поступаем следующим образом. Если организация хранит только один архивный фонд, то надобность в данном реквизите отпадает. Если же архив организации хранит несколько фондов, например ее предшественников или подведомственных организаций, документы которых составляют самостоятельные фонды, то каждому фонду в соответствии со списком фондов присваивается очередной номер в хронологической последовательности по мере поступления его в архив.
При составлении сводной описи на дела по личному составу (т. е. на все их виды и разновидности документов) название раздела описи указывается в таблице в соответствии с выбранной схемой построения описи и систематизации заголовков дел в описи.

Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

– хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

– структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); – номинального (видам и разновидностям документов).

Как правило, применяется хронологически структурная схема систематизации заголовков дел в описи.

В соответствии с номинальным признаком заголовки дел в описи систематизируются в пределах каждого раздела, подраздела в следующей последовательности:

– приказы (распоряжения) по личному составу; – списки личного состава; – личные дела; – карточки по учету личного состава; – лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); – невостребованные личные подлинные документы уволенных работников (при отсутствии отдельной описи); – акты о несчастных случаях.

Рассмотрим пример построения сводной описи в соответствии с хронологически структурной схемой (см. таблицу 1).

Сводная опись
Таблица 1

При внесении в опись заголовков дел, содержащих личные дела работников (или личные карточки), следует помнить, что они включаются в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого было заведено личное дело (или карточка). В пределах каждого года заголовки этих дел систематизируются по алфавиту фамилий.

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

– порядковый номер дела (тома) по описи; – индекс дела (тома); – заголовок дела (тома); – даты дела (тома); – количество листов в деле (томе).

В табличном варианте она выглядит следующим образом.

Описательная статья

Теперь рассмотрим более подробно заполнение граф таблицы. В графе 1 проставляется порядковый номер дела по описи. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, о чем подробно было рассказано выше. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них вносится в опись под самостоятельным номером (см. пример в таблице 1 на с. 76: дела № 1, 2 и 4, 5).

В графе 2 проставляется индекс дела, при этом имеется в виду индекс дела по номенклатуре дел.

В графе 3 указывается заголовок дела. Напоминаем, что заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации. Заголовок дела в опись вносится в точном соответствии с заголовком, указанным на обложке дела. Расхождений быть не должно. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дела № 13, 15, 18 и 19 в таблице 1 на с. 77). При этом следует помнить, что на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

В графы 4 и 5 включаются сведения о крайних датах и количестве листов, которые переносятся с обложки дела.

Графа описи “Примечание” используется для отметок о выбытии дел, особенностях физического состояния документов и т. д. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

В соответствии с правилами работы архивов организаций допускается внесение в опись заголовков дополнительно обнаруженных дел, которые включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

При необходимости к описям составляются предисловие, титульный лист, оглавление, указатель и список сокращенных слов. О том, как правильно это сделать, а также о порядке согласования и утверждения описей на дела по личному составу речь пойдет в ближайших номерах журнала.

Приложение 1

Приложение 2