Как составить график работы: образец, виды, порядок оформления и введения в действие

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено нормированное или ненормированное рабочее время для работников. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относится следующее расписание работы:

• 5-дневная неделя с 2 выходными днями;
• 6-дневная с 1 выходным;
• неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя.

В трудовых нормативах указано, какие бывают графики работы сотрудников. Основные виды таковы:

• односменный;
• недельный;
• скользящий;
• сменный;
• вахтовый и др.

При ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается распорядок сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится, когда длительность производственного процесса превышает нормальное рабочее время служащего.

На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, и чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Чтобы держать в рамках нормы их время работы, вводятся графики сменности. Обычно они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

ВАЖНО!

Микропредприятия вправе включить распорядок сменности в трудовой договор с работником. Пропишите режим работы и времени отдыха в таком формате (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. 107, 108 ТК РФ):

• продолжительность рабочей недели;
• начало, окончание и продолжительность рабочих смен, число смен в сутки;
• чередование рабочих и выходных дней;
• время перерывов, их продолжительность;
• период учета, если ведется суммированный учет рабочего времени.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить график работы при сменном режиме. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Общие сведения

СПРАВКА! Помимо этого, нужно принимать во внимание род деятельности организации, количество посетителей и особенности их обслуживания.

Виды графиков работы

Согласно российского законодательства, есть несколько графиков работы, которые регламентируются коллективным соглашением. Итак, имеются следующие графики работы:

— работа в одну смену;

— сменный график;

— гибкий график;

— неполный рабочий день;

— ненормированный график;

— вахтовый способ.

Сменный график — определение

Работа в смены является таким распорядком, когда в разные дни рабочий график может меняться. Данная схема нужна в таких организациях, которые работают круглосуточно. К таким относятся полиция, скорая помощь, пожарная часть, магазины, супермаркеты, МЧС, заправки, кинотеатры, кафе и так далее.

Помимо этого, график работы 2/2 составляются для банковских учреждений. Они, конечно, работают не круглосуточно, но это нужно для обслуживания клиентов по телефону. В этом случае рабочий день продолжительностью 8 часов накладывает на сотрудников и управляющих некоторые неудобства, которое с легкостью решаются с помощью введения сменного графика работы.

В законе прописано, что в сутках должны непременно работать 2 смены, продолжительность каждой из которых не может быть длиннее 12 часов.

СПРАВКА! Однако на деле нередки случаи, когда смена продолжается 24 часа.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета рабочих часов за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом служащих. Работодателю остается не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре все особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Подробности

Особенности работы по сменам

Существует несколько вариантов посменного графика в зависимости от деятельности предприятия, особенностей процесса производства, социально — экономических моментов и так далее.

1. Первым вариантом является график работы по 12 часов. Обычно это одна дневная смена с 8 утра до 8 вечера и одна ночная смена с 8 вечера до 8 утра, продолжительность которой составляет 12 часов.
2. Работа в 3 смены с составлением графика для 4 бригад. Такой график удобен для предприятий и фабрик, которые осуществляют непрерывный цикл производства и имеют большой штат сотрудников. Обычно такой график подразумевает следующей смены:

— 4 выхода в ночь продолжительностью 8 часов, затем 2 выходных;

— 4 выхода в день продолжительностью 8 часов, затем выходной;

— 4 выхода в вечер, затем выходной.

1. График в 3 смены, составленный для 5 бригад:

— 2 дня работы в день по 8 часов, затем 2 выходных;

— 2 дня работы в вечер по 8 часов, затем сутки на отдых;

— 2 дня работы в ночь продолжительностью 8 часов, затем 3 выходных.

1. Составляя график работы 3/3, нужно помнить, что длительность отдыха без перерыва в неделю должна составлять не менее 42 часов. Рабочая смена должна длится не более 12 часов.

Также может быть график с продолжительностью 10 часов, например, с 10 до 20 часов.

Обзор работы по видам смен

Особенности ночной смены

Следующие сотрудники не допускаются для работы в ночную смену:

— лица в возрасте до 18 лет;

— беременные женщины;

— лица, которых нельзя привлечь к ночной работе из-за внутренних норм и в соответствии с отраслевой документацией;

Помимо этого есть еще следующие категории работников, которые могут работать в ночную смену только с их письменного согласия. Это:

— женщины, у которых есть дети до 3 лет;

— инвалиды;

— лица, ухаживающие за детьми-инвалидами;

— лица, ухаживающие за больными родственниками, что подтверждается справкой из медучреждения;

— опекуны и матери-одиночки с детьми в возрасте до 5 лет.

СПРАВКА! Начальство предприятий может самостоятельно определять график работы в зависимости от своих потребностей.

Стоит сказать, что все-таки оптимальным является график работы в 4 смены. Рабочую деятельность в две смены не всегда хорошо сказываются на работоспособности работников, а деятельность в три смены не позволяет полностью задействовать все ресурсы. Это обусловлено тем, что сотрудник не может войти в трудовой режим из — за того, что рабочее время постоянно меняется.

Законодательная база

Трудовые отношения между нанимателем и сотрудниками регулируется с помощью трудового кодекса. Статья 103 освещает вопросы составления сменных графиков работ.

Из-за того, что сменный рабочий график обязывает нанимателя создавать внутри структурных подразделений малочисленные группы, то формируется коллективное соглашение.

Заключая такое соглашение, наниматель должен поговорить с представителями профсоюза, при его наличии. Наниматель должен самостоятельно познакомить сотрудников с утвержденным вариантом договора в срок за месяц до начала его вступления в действие.

Составляя коллективное соглашение, нужно обязательно учитывать следующие моменты:

— один человек не может подряд работать 2 смены;

— каждый из сотрудников должен обязательно отдыхать не менее 42 часов без перерыва в неделю;

— перерывы в течение трудовой смены обязательно должны быть предусмотрены;

— общее количество рабочего времени в неделю не может превышать 40.

Составление графиков работы сотрудников

Для того, чтобы организовать рабочий процесс, нужно сформировать и утвердить сменный график работы. Он должен включать в себя следующее:

— информацию о составе смен;

— график работы;

— время, в которое начинается и заканчивается смена;

— время на перерыв.

СПРАВКА! Конкретного образца для создания графика нет, поэтому любая компания может делать его в свободной форме.

Обычно график составляют в excel или в ворде. Образец графика работы сотрудников можно поискать в интернете, забив в поисковик » график работы в excel для чайников», «график работы на месяц в экселе» и так далее.

Что необходимо учитывать при формировании графика работы

Конкретного ответа на этот вопрос не существует, потому что каждое предприятие имеет свою специфику, поэтому сформировать определенный шаблон нельзя. Составляя график работы, начальство должно обращать внимание на специфику работы, на слабые и сильные стороны сотрудников, и уже отталкиваясь от этих данных, создавать подходящий состав смен и утверждать для них оптимальное время работы.

Наилучшим вариантом формирования графика работы является нумерация смен. Затем нужно объединить под одним номером несколько фамилий работников и определить для них рабочее время. Все гениальное просто.

Нюансы составления графика

Создавая график работы, нужно обращать внимание на следующее:

1. Рабочий день перед праздничным должен продолжаться на 1 час меньше.
2. Если дневная и ночная смена оплачиваются одинаково, то время ночной должно быть уменьшено на 1 час.
3. Сверхурочные часы не включается в график.
4. Если на смену попадает выходной день по календарю, то он, естественно, будет также рабочим.
5. Праздничные рабочие дни должны оплачиваться по двойному тарифу.
6. Другим вариантом оплаты праздничного дня является предоставление сотруднику лишнего выходного.

Утверждение графика работы сотрудников

Для введения в действие нового трудового графика, необходимо сформировать коллективное соглашение. График работы обязательно должен быть регламентирован нормами внутреннего распорядка.

Любой работник обязательно должен быть ознакомлен с графиком смены еще при приеме на работу, что фиксируется в трудовом соглашении.

Обычно все трудности возникают в процессе перехода на сменное рабочее расписание. О том, что график работы меняется, сотрудников должны уведомить в письменной форме за два месяца до этого. В случае, если посменная работа плохо влияет на выполнение других обязанностей, то официальные изменения должны быть внесены в трудовой договор. Если это сделать не получается, то по прошествии 2 месяцев, если не хватает мест, либо работник отказывается, он может быть уволен.

Новый рабочий график обычно вводится в действие с помощью локального нормативного акта. Например, директор издает приказ график работы сотрудников или инструкцию, в которой указаны все необходимые данные о работе смен.

СПРАВКА! Абсолютно все работники должны ознакомиться с графиком работы на месяц, заверенный директором, и тоже подписать его.

Как исключить переработку

Предприятия, которые переходят на новый рабочий график, обычно изменяют и принцип учета рабочего времени. При этом они переходят с обычной нормы в неделю на суммированный учет. В таком случае переработка высчитывается так:

1. Наниматель определяет временной промежуток (на месяц, квартал или год).
2. Высчитывается число смен при доступном графике работы.
3. Количеств смен сопоставляется с бригадами.
4. Делаются выводы о переработке.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

• упорядочения времени труда сотрудников;
• расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
• расчета среднего заработка;
• вычисления пособий;
• определения страхового стажа работника;
• отсутствия ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (вместе с табелем учета рабочего времени он является основой для расчета заработной платы и других выплат);
• выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с расписанием под подпись за один месяц до ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт с подписями двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Законодательная база

Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.

Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.

При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.

Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:

1. Один трудящийся не может работать подряд две смены.
2. Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
3. Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
4. Перерывы в течение трудового дня.

Есть ли обязательный бланк

Унифицированная форма отсутствует: каждый работодатель вправе самостоятельно разработать собственный бланк документа или использовать готовый шаблон. Инструкция, как сделать график работы на месяц в excel или любом другом редакторе:

1. Подготовить базу для заполнения: указать наименование и регистрационные сведения организации.
2. Перечислить всех сотрудников с указанием их должностей.
3. Отметить дни, в которые каждый служащий приходит на работу.

Разработайте документ таким образом, чтобы не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени и обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Общие правила для формирования расписания просты. Вот как составить график дежурств на месяц в виде таблицы без ошибок:

1. Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Укажите начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.
2. Следите за продолжительностью трудового дня. Продолжительность регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени.
3. При необходимости предусмотрите сокращенную продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 ТК РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Особенности составления графика

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

1. Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
2. При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
3. В расписание не включаются сверхурочные часы.
4. Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
5. Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
6. За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.

Где и сколько хранится

Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 установлены сроки хранения кадровой документации. В п. 8.1 раздела II приказа указано, что книги, журналы, карточки учета и базы данных хранятся 5 лет. При работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет или 50 лет, если документ закончен делопроизводством после 01.01.2003.

Конкретной ссылки, сколько хранить рабочее расписание, в приказе нет. Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.