Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Обязательно ли нужна?
Комплект документации, который подается соискателем при приеме на работу указан Трудовым кодексом России, и он не включает в себя анкету для личного дела.
Однако, обязательство заполнения представленного документа при приеме на государственную службу (муниципальную) предусматривается подзаконным актом – Положением, утвержденным Указом Президента РФ №609 от 30 мая 2005 года.
Все трудоспособные граждане, претендующие на занятие должности в органах муниципальной и государственной власти в обязательном порядке предоставляют работодателю заполненную должным образом на унифицированном бланке анкету, которая в дальнейшем является неотъемлемой составляющей личного дела.
Работодатели, юридические лица которых отнесены к другим формам собственности или организационным формам также зачастую предлагают соискателям заполнить соответствующую анкету.
Использование представленного документа обусловлено удобством выяснения определенной информации о будущем сотруднике, что облегчает последующее заполнение личного дела.
Анкета представляет собой бланк с перечнем вопросов.
Однако, если для государственных служащих используют идентичный набор вопросов (личные данные – фамилия имя отчество, дата рождения, место рождения, проживания, состав семьи и пр.), то частные предприятия вправе составлять текст анкеты на свое усмотрение с учетом необходимых работодателю для выяснения ведомостей.
Как правило, данные из анкеты должны подтверждаться подаваемыми работодателю официальными документами (об удостоверении личности, об образовании, о семейном положении, о наличии детей, о наличии специальных прав (например, водительское удостоверение) и пр.), что в дальнейшем проверяется сотрудниками службы безопасности.
Анкета заполняется лично соискателем, без использования компьютерной техники. При дистанционной подаче документов на прием на работу допускается передача отсканированной копии, заполненной и подписанной вручную анкеты.
Сведения, внесенные в представленный бланк должны отвечать действительности, поскольку документ в дальнейшем проверяется на подлинность данных и их некорректность может стать причиной отказа в приеме на работу.
К анкете также прикладывается фото работника, которое будет находиться в его личном деле.
Все поля анкеты обязательны для заполнения и документ должен содержать ответы на все предусмотренные в нем вопросы.
Состав личного дела сотрудника в 2022 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Структура анкеты
Бланк анкеты в личное дело, скачать который можно далее, состоит из следующих разделов:
- Персональная информация о кандидате (Ф.И.О., место жительства, возраст, гражданство, семейное положение и др.).
- Сведения об образовании. Здесь надо указать, какие учебные заведения и когда закончил соискатель работы, направление подготовки, специальность и квалификацию по диплому, информацию о дополнительном образовании, номер и серию диплома. В этот же раздел может быть включен вопрос о знании иностранных языков и степени владения ими.
- Сведения об опыте работы и профессиональных навыках. Здесь соискатель указывает должности, на которых он прежде работал, адрес и название организации, дату приема на работу и дату увольнения. Данный раздел часто оформляют в виде таблицы, что облегчает восприятие информации.
- Сведения о близких родственниках.
- Сведения об отношении к воинской обязанности.
- Сведения о документах, удостоверяющих личность (номер и серия паспорта, загранпаспорта, ИНН, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования — СНИЛС.
- Иные дополнительные сведения о претенденте на должность.
В верхней части первой страницы анкеты необходимо оставить место для вклейки фотографии.
Формирование личного дела работника: образец 2022
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Общая характеристика анкеты как кадрового документа
При отборе кандидатов на вакантные позиции большинство компаний обязательно проводит анкетирование работников. Это делают с целью предварительной оценки их профессиональных качеств, уровня образования и опыта, а также определения приоритетов в будущей работе. Анкеты содержат сведения о биографии работника, образовании, трудовом стаже и семейном положении.
Вместе с тем, по ст. 65 ТК РФ наниматель не вправе требовать от гражданина при приеме на работу иных документов, помимо приведенного ниже перечня:
- документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или форма СТД-Р;
- свидетельство ПФР;
- документ воинского учета;
- документ об образовании.
Любую информацию, помимо той, что есть в приведенных документах, наниматель вправе получать только с письменного согласия работника непосредственно при общении с ним.
Анкета становится частью личного дела только в случае, если соискателя принимают на работу. Если он получает отказ, её помещают в отдельную папку для последующего подбора персонала.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Документы для формирования личного дела
Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.
Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
