Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Личное дело (ЛД) представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Обычно они хранятся в отдельной папке для каждого человека. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их реестр.

Перечень бумаг, как и оформление описи личного дела в 2022 году, не регламентированы для частных организаций. Им разрешено самим определять порядок формирования и ведения ЛД. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

При определении списка материалов, которые должны содержаться в ЛД государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень бумаг, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для кого обязательна опись

В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.

Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Кто составляет реестр

Как правило, опись документов, имеющихся в личном деле работников ДОУ или другого учреждения, составляет сотрудник, на которого возложена обязанность ведения ЛД (инспектор по кадрам, специалист по персоналу и пр.).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы должны храниться в личном деле и должно ли в личном деле содержаться согласие работника на обработку персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок ведения личных дел педагогических работников в учрежденииметодическая разработка по теме

Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников

МБОУ гимназии № 2

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.

1.2. Порядок разработан в соответствии с:

• Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
• Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Трудовым кодексом РФ;
• Коллективным договором ОУ;
• Уставом гимназии.

1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:

• Заявление о приеме на работу;
• Автобиография;
• Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• Копия идентификационного номера налогоплательщика;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
• Копия трудовой книжки;
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
• Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Копии документов о награждениях;
• Копии аттестационных листов;
• Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.

2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников учреждения ведется в течение всего периода работы сотрудника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

• Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

— Заявление;

— Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);

— Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);

— Личная карточка;

— Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);

— Копии документов об образовании;

— Копия приказа о приеме на работу;

— Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;

— Копии документов о награждении, поощрении;

• Ксерокопии:

— паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);

— военный билет (для военнообязанных лиц);

— свидетельство о браке, расторжении брака (если такое имеется);

— свидетельства о рождении детей;

— страхового свидетельства пенсионного фонда;

— ИНН

• Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
• Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
• Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

• Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
• Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
• Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
• Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.

5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.

7. ПРАВА

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,

педагоги и сотрудники ОУ имеют право:

• Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• Получить доступ к своим персональным данным;
• Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

• Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
• Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.

Правила оформления

Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.

В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:

• № п/п;
• индекс документа;
• дата составления;
• заголовок;
• номера листов дела;
• примечание.

Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.

Вот пример описи для сдачи в архив:

Какие документы включать в состав личного дела?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело сотрудника начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в состав личного дела трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в состав личных дел госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу сотрудника могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в состав личного дела не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело сотрудника, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.