Как вшить вкладыш в трудовую книжку — пошаговая инструкция, требования и образец

Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?

Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).

Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.

Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

• работнике (именуется также титульным листом);
• работе;
• вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

• заполнение вкладыша;
• вшивание вкладыша;
• юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

• внести деньги в кассу предприятия}
• перечислить деньги на расчетный счет}
• средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

• дату заполнения документа;
• персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

• данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
• порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
• недопустимы сокращения при внесении данных в документ.

Распространенные ошибки

Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:

• вместо законного оформления вкладышей в трудовые книжки работники отдела кадров продолжают вносить основные сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»}
• вклеивают в конце трудовой книжки чистые белые листы, имитируя продолжение трудовой книжки}
• незаполненные листки из старых бланков трудовых книжек оформляют как вкладыши.

Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.

Юридическое оформление вкладыша: нюансы

Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:

• внесения сведений о нём в книгу учета трудовых книжек и вкладышей;
• проставления в книжке штампа «Выдан вкладыш» и прописывания в его полях серии и номера вкладыша.

Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.

Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.

Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?

Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:

• прямоугольный контур;
• словосочетание «Выдан вкладыш»;
• слова «Серия» и «Номер»;
• линии — для удобства вписывания серии и номера вкладыша.

С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).

Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:

• титульном листе, при условии что не искажает существующих данных;
• странице, расположенной перед титульным листом и примыкающей к обложке книжки.

Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».

Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).

Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.

Итоги

Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.

Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:

• «Как уволиться без отработки 2 недели в 2021 году»;
• «Что считается опозданием по Трудовому кодексу?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Второй шаг

Как вшить вкладыш в трудовую книжку пошагово? Теперь можно внести запись непосредственно во вкладыш. Кстати, первый и второй шаги можно поменять местами.

На первый лист вкладыша заносится информация о физическом лице, которому трудовая книжка принадлежит.

На титульном листе книжки необходимо сделать отметку о том, что выдан вкладыш.