Как заполнить опись вложения в письмо — бланк ф 107 и образец заполнения при отправке документов

Основной задачей Почты России является своевременная доставка различных отправлений с обеспечением их ценности и сохранности. Поскольку иногда избежать непредвиденных ситуаций нельзя, для обеспечения сохранности и финансовых гарантий любых отправлений имеется . Отправитель записывает в специальный бланк перечень отправлений и их ценность, что позволяет компенсировать затраты за не доставленные, утерянные, испорченные письма или посылки. Эта услуга предоставляется исключительно на территории Российской Федерации и имеет юридическую ценность.

Опись вложения представляет собой утвержденную форму, заполняемую отправителем по его желанию или в случае необходимости. Сам по себе документ отличается простотой, однако при его составлении требуется проявить аккуратность и внимательность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

1. таблица вложенных документов:
   порядковый номер,
2. наименование,
3. количество штук,
4. объявленная ценность (в рублях);
5. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
6. отправитель (ФИО или название юрлица);
7. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Когда оформляется опись вложения?

Опись вложения – это задокументированный список содержимого почтового отправления. Она составляется отправителем письма по унифицированному шаблону Ф 107, разработанному и утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» № 114-п от 17.05.2012.

Соответственно, такая документальная форма применяется исключительно для ценных почтовых отправлений, высылаемых физлицами или юрлицами через Почту России в пределах территории РФ.

Заполняется бланк ф 107 самим отправителем ценного письма по определенным правилам в двух равнозначных экземплярах.

Как известно, ценным отправлением считается такая разновидность почтового отправления, в отношении которого отправителем указывается так называемая объявленная ценность, прописываемая в отдельной графе описи вложения для каждой позиции содержимого.

К ценным отправлениям, совершаемым через Почту России, относятся посылка, бандероль, а также ценное письмо.

Ценное письмо с прикреплением описи вложений обычно отправляется, когда необходимо переслать адресату какие-либо документы, представляющие особую важность и имеющую объявленную (названную) ценность. Например, если высылается налоговая отчетность или официальные бумаги, заверенные нотариусом.

Принимая у отправителя ценное письмо для его последующей пересылки указанному адресату, операционный сотрудник Почты России выполнит следующие действия:

1. Проверит соответствие между содержимым отправления и представленной описью (отправитель передает сотруднику почты письмо с прикрепленной описью в открытом виде).
2. Проставит на бланке ф 107 соответствующий штамп, содержащий текущую дату (то есть дату отправки), и личную подпись. Ее наличие позволяет отправителю избежать санкций, начисляемых за несвоевременное представление тех или иных документов. Например, при подаче налоговой отчетности, направляемой ценным письмом с описью вложения, дата его принятия Почтой России будет считаться датой представления налоговой отчетности в ФНС.
3. Первый экземпляр подготовленной описи вкладывается операционным сотрудником почты в отправляемое письмо, а второй — сразу же возвращается отправителю с надлежащим штампом почты.

Следует также знать, что наличие описи вложения в ценном отправлении позволяет адресату – получателю – потребовать, чтобы сотрудник почты перед выдачей вскрыл данное письмо для проверки содержимого. Если вдруг выяснится, что содержимое пришло к адресату не в должном объеме, операционный сотрудник оформит необходимый акт и передаст его в вышестоящую структуру для расследования ситуации и выплаты отправителю (адресату) надлежащих компенсаций.

Что касается привычного заказного письма, то его не получится отправить с прикреплением описи, так как она прикладывается только к ценному отправлению.

Единственное отличие между этими двумя разновидностями писем, пересылаемыми с помощью Почты России, состоит в том, что ценное отправление предусматривает обязательное указание так называемой объявленной ценности, в то время как заказное — вовсе не подразумевает данной необходимости.

Как заполнить ф 107 при отправке письма Почтой России?

Бланк описи вложения, оформленный по шаблону Ф 107, можно взять в любом почтовом офисе абсолютно бесплатно. Как вариант, отправитель скачивает эту форму в интернете, а затем распечатывает её. Ниже дана ссылка, по которой можно скачать актуальный бланк ф 107 в формате word.

Бланк заполняется отправителем самостоятельно в двух равноценных экземплярах.

Шаблон описи вложения, используемой при отправке ценного отправления через Почту России, предусматривает указание следующих сведений:

1. Таблица с перечнем содержимого. Для каждого вложенного предмета указываются порядковый номер, название, количество, а также объявленная ценность, которая исчисляется в рублях и определяется на усмотрение самого отправителя (например, в соответствии с рыночной ценой предмета). Чем больше объявленная (названная) ценность, тем дороже будет стоить его отправка.
2. Общее количество отправляемых предметов (в штуках) – это суммарный итог по графе количества предметов (проставляется цифрами).
3. Совокупная объявленная ценность (стоимость) письма в рублях – это суммарный итог (вносится цифрами)
4. ФИО физлица-отправителя (или название юрлица-отправителя).
5. Подпись физлица-отправителя (или уполномоченного представителя юрлица-отправителя).
6. Операционный сотрудник почты отражает на этом бланке информацию о проверке, указав свои ФИО, должность и подпись. Здесь же – в нужной графе – проставляется штамп почты с датой приема и индексом офиса почты.

Корректировать внесенные сведения нельзя.

Если одного бланка не хватает для указания содержимого, отправитель может брать дополнительные, прописывая на каждом его номер по порядку и совокупное количество всех взятых бланков (например, «Лист 1 из 3»).

В незаполненных ячейках формы разрешается проставлять прочерки.

и образец заполнения при отправке документов

.

.

Пример:

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности. За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

на Почте России

Возможность составить опись вложения в заказное письмо позволяет охарактеризовать отправления.

Это связано с тем, что в документе подробно указывается:

• полное название вложения;
• количество;
• оценочная себестоимость.

Во время формирования описи потенциальный отправитель перечисляет содержимое конверта и описывает характеристику.

После этого представители почтового отделения принимают открытый конверт для проведения визуального осмотра и заверяют отправку путем проставления печати и подписи.

Благодаря этому, Почта России берет на себя ответственность за вверенный груз. Только после этого могут наступить уже материальные обязательства, непосредственно за целостность и сохранность письма, посылки, бандероли во время всего маршрута следования.

В случае случайного вскрытия либо повреждения груза на одном из пути следования, представители почты берут на себя обязанность по начислению материальной компенсации за нанесенный ущерб.

По этой причине рассматриваемая опись вложения в ценное письмо гарантирует компенсацию в случае необходимости.

Чтобы опись при отправке разных документов принесла преимущества, крайне важно сохранять квитанцию об оплате услуг.

Среди основных положительных сторон выделяют:

• присвоение отправлению трек-номера – можно отслеживать маршрут следования;
• гарантия получения компенсации в случае частичной либо полной утраты вложений;
• исключение вероятности возникновения недопонимания между отправителем и получателем;
• низкая тарифная ставка.

Все это делает рассматриваемую услугу достаточно популярной, причем не только среди физических, но и юридических лиц, которые на постоянной основе вынуждены совершать пересылку различной юридически значимой документации.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

• незапечатанным конвертом,
• вложенными в него документами,
• двумя заполненными бланками описи,
• суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Как опись вложения («Почта России») заполнить: онлайн-способ и другие варианты

Если нужна форма 107 («Почта России»), бланк скачать можно самостоятельно. Например, на нашем сайте. Он выглядит так:

Опись вложения (ф. 107), бланк

Затем его придется заполнить вручную.

Но есть другой вариант — опись вложения можно заполнить онлайн на сайте «Почты России».

Чтобы опись вложения (ф. 107. бланк) заполнить онлайн, не надо никакой регистрации. Просто заходим на страничку и записываем данные построчно:

1. ФИО желательно указывать полностью.
2. Описывать предметы надо понятно и корректно, но без уточнений. Если вы отправляете трудовую книжку, так и пишите «оригинал трудовой книжки сотрудника (ФИО)». Если это копия договора о строительстве, не обязательно писать дополнительную информацию о его номере или дате заключения.
3. Что касается количества, то допустимо указывать количество предметов, например, «трудовая книжка — 1 шт.» Но можно писать и количество листов, допустим, «обращение в департамент строительства и приложение к нему на 3 листах».
4. Больше всего сложностей возникает при оценке предметов. Если это товары, можно указать их цену, хотя бы приблизительную. Что касается документов, их можно оценивать по своему усмотрению. Во сколько вы оцените налоговую декларацию, если она потеряется и не дойдёт в ИФНС? Возможно, в размере штрафа, который последует за несдачу отчёта, а возможно, в 10 рублей — решать вам.
5. Если предметов много, сервис позволяет добавить строки.

Когда всё будет оформлено, останется скачать и распечатать документ.

Доступна ли услуга для международных отправлений

Допускается возможность формирования описи в случае международной пересылки, однако в таком случае нужно составить ее по форме CN 07. Бланк выдается в почтовом отделении.

Преимуществом заказного письма является присвоение ему трек-номера, с помощью которого можно с легкостью через официальный сайт не только отследить маршрут следования, но и узнать предварительную дату получения.

Более того, письмо вручается получателю исключительно лично в руки и только под его роспись, что исключает вероятность возникновения различного недопонимания между отправителем и адресатом.

Как это работает

Представители почтового отделения во время принятия письма должны проставить на бланке заполненной описи вложения штамп с проставленной датой.

Важно! При отправке отчетности в налоговый орган датой принятия письма считается момент их передачи в налоговый орган.

Таким образом, если предприниматель по разным на то причинам не в состоянии своевременно передать документацию в налоговую инспекцию, то в последний отведенный для этого день можно отправить ее по почте. Благодаря этому можно избежать начисления штрафной пени.

ЧИТАТЬ Все о том, как получить посылку на Почте России