В течение какого срока действует счет на оплату?

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.
Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

• Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
• Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
• Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
• Итоговая сумма к оплате;
• Реквизиты для зачисления денежных средств;
• Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.
Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Примечание: если между контрагентами не было заключено соглашение, то документ может выступать в качестве публичной оферты, при условии, что в нем будут указаны все требуемые условия договоренности (основание — статья 435 ГК РФ). Внесение оплаты — акцепт оферты (статья 438, пункт 3 Гражданского кодекса РФ). А сама бумага, с подтверждением отправки денежных средств, будет доказательством совершенной сделки между ее участниками (статья 434, пункт 3 ГК РФ). Это станет «плюсом» в случае возможного судебного разбирательства.

Обязательные реквизиты

Прежде чем приступить непосредственно к заполнению документов на оплату, необходимо разобраться, какие реквизиты нужны для выставления счета. Так, СЧ нельзя относить к обязательной бухгалтерской документации. И можно подумать, что специальных требований к документу нет. Однако это не так.

Обратите внимание, что СЧ на оплату в некоторых случаях можно отнести к отдельным видам первичной документации. Следовательно, к реквизитам такой бумаги предъявляют следующие обязательные требования:

1. Дата составления документа.
2. Номер СЧ, заполняется по хронологии.
3. Срок действия, если такой установлен условиями договора.
4. Наименование и адрес сторон: получателя и плательщика денежных средств по счету.
5. ИНН и КПП сторон.
6. Банковские реквизиты организации-получателя, то есть куда отправить денежные средства.
7. Наименование товара, работы или услуги, за которые производится расчет.
8. Количество, объем, единица измерения, цена за единицу, общая стоимость в отдельности по каждому из наименований товаров, работ и услуг.
9. Итоговая сумма, рассчитанная арифметически.
10. Указание на НДС. Указать ставку и сумму налога, если организация является плательщиком НДС. Либо указать, что налог не применяется (без НДС).
11. Наименование должности ответственного работника, его подпись и расшифровка.

Дополнительно можно указать реквизиты договора, если платежный документ выставляется на основании заключенного контракта.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

• ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
• бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.

Читать так же: Программы для ведения бухгалтерии

Прочих принципиальных различий нет.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.

Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:

• для ИП — пункт 2 статьи 346.11 Налогового кодекса России;
• организации — пункт 3 этого нормативного акта.

Примечание: если покупателю, работающему по льготному налоговому режиму, выставляется счет с НДС, то оплачивать нужно всю сумму, но потом о.

Перечень форм для выставления счета на оплату

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

• Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
• Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Образцы заполнения счетов

Пример 1 — заполнение с учетом налога.

Пример 1 — с НДС

Пример 2 — без учета.

Пример 2 — без учета

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.
Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

• банковские данные;
• номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
• дата выставления;
• список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
• по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается:

• наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
• ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
• данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
• адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
• подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).

Важно: если вместо ИП подписывается представитель, то нужно указывать и реквизиты доверенности.

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2016 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

В каких случаях нужно выставить счет-фактуру покупателю

Компании, которые осуществляют операции, облагаемые НДС, в том числе освобожденные от уплаты этого налога, а также организации, которые получили авансы от своих покупателей (заказчиков), должны выставлять счета-фактуры (ст. 145, п. 1, 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).

Помимо указанных организаций, счета-фактуры должны выставлять и компании, которые реализуют от своего имени товары (работы, услуги) по посредническому договору. Конечно, при условии, что комитент (принципал) применяет ОСНО (п. 1 ст. 169 НК РФ, п. 20 раздела II Приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

На практике возникают ситуации, когда помимо первичных счетов-фактур организациям следует выставлять корректировочные счета-фактуры. Например, такие документы нужно предоставить покупателям, если случилась недопоставка товаров или в заключенном договоре изменилась стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ, письма Минфина России от 12.05.2012 № 03-07-09/48, от 12.03.2012 № 03-07-09/22).

Внимание

Если покупатель (заказчик) не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты этого налога, то продавец (исполнитель) может не выставлять ему счета-фактуры — при условии, что между ними подписано соглашение о невыставлении счетов-фактур. К такому выводу пришли в Минфине (п. 3 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 16.03.2015 №03-07-09/13808).

Также счет-фактуру не нужно выставлять, если продавец (исполнитель), являющийся взаимозависимым лицом со своим покупателем (заказчиком), увеличивает цену на товары (работы, услуги), корректируя при этом налоговую базу по НДС. Объясняется это тем, что при такой корректировке налоговой базы сумма НДС покупателю (заказчику) не предъявляется, а значит, и оснований для выставления счетов-фактур с откорректированной налоговой базой и суммой налога нет (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-07-11/6175).

Счет-фактура может быть выставлен покупателю (заказчику) как на бумаге, так и в электронной форме (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н, приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93). Причем выставить электронный счет-фактуру покупателю нужно через уполномоченную организацию — оператора электронного документооборота (п. 1.3 Порядка, утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Список таких операторов опубликован на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru.

Отметим, что выставить счет-фактуру в электронном виде можно, только если покупатель согласен (п. 1 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Что касается сроков, то счет-фактуру нужно выставить покупателю (заказчику) не позднее чем через 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (работ, услуг) или получения аванса в счет предстоящих поставок (п. 3 ст. 168 НК РФ). Причем исчисление срока начинается со следующего дня после отгрузки (получения аванса) (п. 6.1 НК РФ).

Диадок легко настроить под ваши бизнес-процессы. Формируйте документы и отправляйте их контрагентам или коллегам.
Подключиться

Нужен ли оригинал счета плательщику

Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.
Читать так же: Налог на имущество организаций в 2022 году

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Важно: плательщики НДС также могут использовать электронную версию счета-фактуры, но он должен иметь цифровую подпись. Другие варианты визирования документа недопустимы.

Как выставить счет на оплату по безналу

В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.

Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.

Как отражать НДС в счете на оплату

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

1. Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
2. Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.

Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.

Если счет выставлен раньше договора

Если в договоре между сторонами не предусмотрено выставление счета, то выставление счета датой ранее, чем дата заключения договора, не является ошибкой. В данном случае оплата производится по договору, а не по счету.

Если же счет на оплату выставлен раньше, чем заключен договор, необходимо в договоре указать, что действие данного договора распространяется и на этот счет, который выставлен с более раннего числа. В этом случае рекомендуется составить акт сверки, в котором будет указано, что полученная сумма поступила в качестве предоплаты по данному договору.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выставляем счет на английском языке

Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:

• исходящий и входящий номер документа;
• данные контрагентов, их контакты;
• дата выписки;
• система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
• дату отправки товара, его получения;
• сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
• общая сумма сделки;
• платежные условия;
• другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.

Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.

Почему счет — это удобно

Счет — это платежный документ, по которому покупатель оплачивает услуги поставщика. Он всегда содержит следующую информацию:

• реквизиты банка получателя;
• ФИО, ИНН, расчетный счет получателя;
• данные плательщика;
• наименование работ или услуг;
• сумму к оплате;
• сведения о наличии или отсутствии НДС.

Предприниматели подписывают документ сами и передают покупателю любым удобным способом — лично, по почте, в электронном виде.

Таким образом, покупатель получает бумагу, где прописано — сколько нужно заплатить, кому именно и за какие услуги. Если разночтений не возникает, то можно сразу перевести средства через интернет — реквизиты для этого есть. Либо отдать платежку в кассу банка и заплатить наличными. В этом главное удобство счета — не нужно поднимать договор и искать личные и банковские данные исполнителя. К тому же документ — это напоминание, что предприниматель выполнил или готов выполнить свои обязательства и ждет оплату.