Как организации получить от физлица оплату без применения ККТ?

Сегодня почти все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Теперь ККТ нужна и при безналичных расчетах с физическими лицами. А с 1 февраля 2022 года ИП на ПСН, УСН, ЕСХН должны указывать в чеке наименования товаров. Для этого нужна кассовая программа, которая это умеет. Наше бесплатное приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ. Скачайте и попробуйте его прямо сейчас.

«Безналичный расчет» значит, что покупатель оплатил товар или услугу, например, картой или электронными деньгами. В законе такие виды расчета называются «электронными средствами платежа». К ним относится оплата:

• Банковской картой через эквайринговый терминал в магазине.
• С помощью реквизитов карты, которые вводятся в поля на сайте.
• Электронными деньгами через интернет-кошельки, например, Яндекс.Деньги, Qiwi или Webmoney.
• Переводом через онлайн-банк по номеру карты или телефона, например, через Сбербанк Онлайн или Альфа-Клик.
• Прямым переводом на расчетный счет, например, когда клиент оплачивает покупку или услугу в банке по квитанции, — это тоже безналичный расчет.

ККТ при безналичных расчетах в 2022 году для организаций

Работать по безналичному расчету могут как юрлица, так и физлица. При этом чек пробивать не нужно в одном-единственном случае: когда юридические лица и предприниматели рассчитываются между собой, перечисляя деньги с расчетного счета одной компании на счет другой. Для этого вида безналичного расчета кассовый аппарат не требуется. Но на практике дело редко ограничивается исключительно такими операциями.

При остальных видах безналичных расчетов в 2022 уже нужна ККТ:

• Если товары или услуги для компании покупает и оплачивает подотчетное лицо. Тогда продавец обязан выдать чек — по нему подотчетник потом отчитается перед бухгалтерией.
• Если компания ведет безналичный расчет с физическими лицами, ККТ нужна, и исключений быть не может. Клиенты-физлица могут платить банковской картой, перечислять деньги через онлайн-банк или вводить реквизиты карты для оплаты на сайте продавца.
• Даже если клиент перевел деньги по квитанции через операциониста в банке — все равно нужна онлайн-касса.

Эквайринг на кассе с терминалом

Закон -ФЗ требует проводить все платежи через онлайн-кассу. Есть исключения, но они касаются очень ограниченного списка ситуаций: это, например, продавцы, работающие в отдаленных и труднодоступных районах, торговцы в разнос или в разлив и некоторые другие.

Так что если вы принимаете оплату по картам через банковский терминал, он должен быть связан с кассой. Тогда клиент получит кассовый чек, касса отправит сведения о покупке в налоговую, и все правила будут выполнены.

Онлайн-касса и требования к ней

Базовые требования к кассе одни:

• Передача сведений в налоговую.

  ФНС должна получать информацию обо всех ваших продажах через кассу. Для этого в кассе или рядом с нею есть фискальный накопитель — устройство, которое через интернет передает данные о платежах. Оно делает это с помощью оператора фискальных данных (ОФД), к которому вы подключаетесь после покупки кассы. Список официально одобренных ОФД есть на сайте налоговой.

• Названия товаров в чеке.

  Касса должна печатать список товаров в чеке: обычно он поступает из кассовой программы или системы по учету товаров на складе.

• Присутствие кассы в официальном реестре.

  Все модели касс и фискальных накопителей, которые одобрила ФНС, перечислены в реестре контрольно-кассовой техники. Проверьте перед покупкой, есть ли в нём ваша будущая касса.

• Разрешённый софт.

  Программа, которая управляет работой кассы, должна соответствовать 54-ФЗ. А ещё требуется её совместимость с ПО другого оборудования: терминала эквайринга, сканера штрихкодов или прикассовых весов.

В остальном касса должна быть удобной для вашего конкретного бизнеса. На рынке есть мощные стационарные и маленькие мобильные версии, кассы самообслуживания, устройства для мини-кофеен и крупных супермаркетов.

Банковский терминал

Терминал для эквайринга позволяет принимать безналичную оплату с карт, смартфонов или умных часов. Обычно предприниматели арендуют или покупают терминалы у своего банка-эквайера, который зачисляет платежи с карт покупателей на расчётный счёт продавца. Также банк обслуживает терминал и обновляет софт.

Терминал работает в связке с онлайн-кассой. Чаще всего это отдельный аппарат, который подключают к кассе с помощью провода или беспроводным способом внутри одной сети WiFi. Но некоторые устройства совмещают в одном корпусе онлайн-кассу и терминал.

Процедура эквайринга

Эквайринг — это банковская услуга по приёму безналичной оплаты от клиентов. Банк зачисляет деньги покупателей на счёт продавца и оставляет себе комиссию за услугу — 1—3,5% от суммы оплаты. Как правило, расчётный счёт тоже ведет банк-эквайер.

Вот как проходит процедура эквайринга с участием кассы и терминала, если клиент расплачивается картой:

1. Кассир передаёт данные с кассы на терминал, чтобы подготовить его к приёму денег.
2. Покупатель подносит пластик к терминалу или вставляет чипом в щель, вводит пин-код.
3. Устройство передаёт данные в банк-эквайер.
4. Банк смотрит, не значится ли карта в стоп-листе, и связывается с банком-эмитентом, который выпустил эту карту.
5. Банк-эмитент сравнивает сумму покупки с остатком на счёте покупателя, если денег хватает — списывает сумму.
6. Терминал отправляет данные на кассу, касса печатает чеки и передаёт сведения о покупке в налоговую.

Если терминал — отдельное устройство с собственным принтером чеков, он тоже печатает чек эквайринга (слип), который подтверждает безналичный перевод. Кассовый или эквайринговый чек могут быть и электронными, тогда их отправляют на e-mail покупателя или предлагают скачать чек с помощью QR-кода.

7. В течение 1-3 банковских дней банк-эмитент получит подтверждающие документы о покупке от банка-эквайера и перечислит сумму на счёт продавца.

Поможем с выбором партнера по торговому эквайртингу

Выбрать партнера

Кассы и безналичный расчет для ИП

ИП тоже обязаны использовать ККТ при любых безналичных расчетах с физическими лицами и пробивать электронные чеки.

Исключение — только те предприниматели, которым дали отсрочку по онлайн-кассам. До 2022 года чеки могут не пробивать ИП без наемных сотрудников, которые:

• продают товары собственного производства,
• выполняют работы,
• оказывают услуги.

Отсрочка сгорает, как только предприниматель нанимает работника. После заключения трудового договора такой ИП обязан поставить онлайн-кассу в течение 30 дней.

Типы онлайн-касс с терминалом

Большинство продавцов работают со стационарными кассами, к которым подключается отдельный банковский терминал. Но есть переносные кассовые аппараты со встроенным терминалом для банковских карт: такие мобильные устройства с эквайрингом подходят для ИП и малого бизнеса.

Мобильная касса со встроенным эквайрингом

Тип устройств, которые совмещают в одном корпусе кассу и терминал для эквайринга, называют мини-кассой или smart-кассой. В них есть мини-компьютер и кассовый софт, фискальный накопитель, клавиатура, экран и принтер чеков, терминал и аккумулятор для автономной работы. Такие устройства тоже входят в реестр контрольно-кассовой техники, например:

• Lightbox 5;
• MSPOS-K;
• Атол 60Ф;
• Эвотор 5;
• МТС касса 5” с ФН и эквайрингом.

Средняя цена переносной онлайн-кассы с эквайрингом — 15-30 тыс. рублей, и это не намного дешевле простой стационарной кассы и терминала. Недорогая альтернатива такому устройству — мобильный терминал и облачная касса.

Стационарная касса + терминал

Касса с отдельным терминалом — простой и востребованный комплект для магазинов с высокой проходимостью, общепита, услуг. Кассовый и эквайринговый софт должны коннектиться, и обычно с этим не возникает проблем. Терминал связывают с кассой проводным и беспроводным способом.

• Проводное подключение — самый надежный вариант, он ускоряет приём оплаты и печать чека. Терминал соединяют с кассой USB-кабелем или СОМ-портом, размещают на прилавке или крепят на вращающийся кронштейн. Часто к терминалу подключают ещё выносную мини-клавиатуру для ввода пин-кодов и приёма бесконтактной оплаты с карт.
• Беспроводное подключение нужно в сфере общепита и услуг, если клиенты расплачиваются в зале, а не возле кассы. Для этого терминал и кассу настраивают на совместную работу в пределах одной сети WiFi. Беспроводные терминалы дороже, и с ними коннектятся не все модели касс.

Терминал для кассы помогут подобрать в банке или компании, где вы покупаете кассовое оборудование и софт. Вот несколько примеров комплектов:

• касса Эвотор 10 + терминал Ingenico IWL 228 Wi-Fi;
• касса Дримкас Ф + терминал Pax SP30;
• касса МТС 12 + терминал Ingenico iPP320;
• касса YARUS ТК + терминал YARUS C2100;
• касса Viki Mini + терминал PAX SP30.

Стоимость комплекта выше по сравнению с мобильной мини-кассой: 25—60 тыс. рублей за кассу и 5—30 тыс. рублей за терминал.

Как пробивать чек при расчете по безналу

Чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денег на счет компании. Сформировать его нужно не позже момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.

Передать чек можно по интернету на телефон клиента или на его email. Бумажный чек обычно выдается клиенту вместе с товаром.

А если нарушить эти требования?

В 2022 году ККТ при безналичных расчетах необходима — это требование закона. Если не пробивать чеки по безналу, можно попасть на штрафы: это приравнивается к неприменению онлайн-кассы. Должностных лиц могут оштрафовать до 10 тысяч рублей, юрлиц — до 30 тысяч рублей.

Вам также потребуется кассовая программа, чтобы печатать чеки по 54-ФЗ: с 1 февраля 2022 предприниматели на ПСН, УСН, ЕСХН должны указывать в чеке наименование товаров. Бесплатное приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования закона.

Преимущества и ограничения мобильной кассы

Онлайн-касса с встроенным терминалом для банковских карт оптимальна для выездной торговли: доставки, такси, услуг на дому вроде клининга или ремонта компьютеров. Такой аппарат можно использовать также в магазине с небольшой проходимостью и малым ассортиментом товаров, он почти не занимает место на прилавке, а работает лишь чуть медленнее стационарной кассы.

Касса с эквайрингом принимает оплату и с банковских карт, и наличными деньгами, так что она не ограничивает вас в способах приёма платежей. Большинство моделей оснащены мини-принтером, и касса распечатает чек с отметкой о способе оплаты. Если принтера нет, электронный чек можно отправить на e-mail покупателя или создать QR-код для скачивания чека.

Устройство подключается к интернету через WiFi или sim-карту мобильного оператора. Удобнее активировать оба способа подключения, чтобы избежать задержек из-за плохой связи. У многих моделей онлайн-касс также есть разъём для подключения к сети с помощью кабеля: в магазине ИП или кассир могут работать с терминалом через Ethernet, это повысит скорость оплаты при эквайринге.

Кроме скорости работы, у мини-касс есть ещё одно ключевое отличие от стационарных касс — не такой удобный интерфейс. Вы будете дольше искать товары из каталога кассовой программы, а если товаров много, придётся запоминать их названия или держать список кодов перед глазами. Также нужно помнить о регулярной подзарядке аккумулятора кассы и завести автомобильное зарядное устройство, чтобы курьер мог делать это в дороге.

Чек коррекции по безналу

Чек коррекции по безналу нужен, например, если ошибся кассир. Варианты его формирования зависят от формата фискальных данных (ФФД).

При версии ФФД 1.05 нужно:

1. Сформировать такой же чек с признаком расчета «‎Возврат прихода»‎, указав в нем фискальный признак некорректного чека.
2. Сформировать правильный чек с признаком расчета «Приход».

Таким же способом корректируется ошибочный чек с признаком расчета «Расход».

При версии ФФД 1.1 нужно:

1. Сформировать чек коррекции с признаком расчета «‎Возврат прихода»‎, содержащий те же данные, что и ошибочный чек. При этом нужно указать фискальный признак ошибочного чека.
2. Сформировать чек коррекции с признаком расчета «Приход», содержащий правильные данные.

При ФФД 1.1 в чеке коррекции обязательно должен быть реквизит «Предмет расчета». При ФФД 1.05 этот реквизит не обязателен, но рекомендуется.

Подключение кассы с терминалом

Если у вас новый бизнес и вы выбираете оборудование «с нуля», вас ничто не ограничивает. Если бизнес действующий, и вы уже обзавелись, например, бухгалтерским сервисом или складской программой, выбирайте кассу с софтом, который можно интегрировать с вашей рабочей системой. Задайте вопросы об этом разработчику ПО, с которым вы уже работаете, и продавцу кассы.

1. Выберите банк-эквайер, в котором будете обслуживаться, и узнайте, какие smart-кассы он предлагает для выкупа или в аренду. Спросите, подключат ли вам кассу, купленную на стороне. Выберите тариф эквайринга.
2. Выберите модель кассы, решите, как будете выходить в сеть: через WiFi, мобильного оператора или в том числе с помощью сетевого кабеля.
3. Заполните анкету для банка, подготовьте документы по списку и заключите договор. После к этого к вам приедет специалист, установит кассу и научит ею пользоваться. Останется подписать договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой, но многие банки и этот вопрос берут на себя.

Санкции при нарушениях

Когда у ИП отсутствует аппарат, но он оказывает услуги для физических лиц, ему грозит штраф от 10000 рублей. Сумма зависит от размера расчета, осуществленного без кассового аппарата.

Нарушением считается отсутствие выданного чека, даже если деньги от физлица прошли на расчетный счет ИП. Чек необходимо пробивать.

При получении на расчетный счет оплаты, её следует пробивать, как поступления «электронные». Если провести процедуру, как наличные, ФНС посчитает это нарушением.

Разновидности услуг

С 1 июля 2022 года установить ККТ обязаны:

• — турагентства, работающие на УСН (ИП);
• — агентства недвижимости, которые расчеты производят по договору оказания услуг и выдают БСО;
• — фирмы на ОСНО, принимающие средства от физлиц и перечисляющих их поставщикам электричества, к онлайн-кассам переходят с 1.07.2019 года при выдаче БСО. Если БСО не выдаются, касса должна быть уже сейчас;
• — индивидуальные предприниматели на системе УСН без персонала, которые выступают посредником в процессе купли-продажи объектов недвижимости и используют при этом БСО;
• — ООО, ИП, оказывающие услуги в сфере такси и выдающие БСО. Если последних нет, касса нужна уже сейчас;
• — компании на системе ЕНВД, предоставляющие услуги по стоянке для машин;
• — автосервисы, выдающие БСО.

ООО, занимающиеся переводами для юрлиц и принимающие расчет по безналичному счету, могут не пользоваться ККТ при выдаче БСО до 1.07.2019 года. Все оплаты, сделанные физлицами,обязательно проводятся через кассовый аппарат.