Учредив фирму и/или став ее руководителем важно не забывать про массу моментов, связанных как с хозяйственной деятельностью компании (сроки подачи отчетности, документооборот и прочее), так и с изменением индивидуальных сведений о себе, как о физическом лице. В данном материале мы рассмотрим процедуру смены паспортных данных учредителя и/или директора фирмы и ответим на вопросы: требуется ли сейчас регистрировать эту процедуру в налоговой, и одинаково ли обстоят дела у учредителя\директора резидента и нерезидента РФ. Рассказывает Елена Лукина (Романова), Фирммейкер.
Процедура подачи уведомлений о смене паспортных данных имеет свою историю. Нужно сказать, что история эта состоит буквально из нескольких этапов, но практика показывает, что из-за обилия материалов в интернете современный заявитель часто руководствуется уже устаревшими данными и тратит время и деньги на подготовку и подачу ненужных документов. Кратко рассмотрим изменения в законодательстве по данному вопросу за последние несколько лет, чтобы понимать, откуда растут ноги у таких разночтений в законодательной базе.
Как было: До 2009 года сведения о паспортных данных участника фирмы вносились в учредительные документы, соответственно, при смене паспорта требовалось менять Устав Общества, прикладывать к нему Решение или Протокол изменений и квитанцию, подтверждающую оплату госпошлины.
С 01 июля 2009 году ситуация изменилась — был принят закон о перерегистрации Обществ с ограниченной ответственностью. После этих изменений в Уставе Общества не нужно было прописывать паспортные данные учредителей. Это, безусловно, стало удобнее, так как теперь при смене этих данных не требовалось принимать новую редакцию Устава, а нужно было просто внести изменения о паспортных данных учредителя в единый государственный реестр юридических лиц. Тем самым, процедуру несколько упростили, освободив, к тому же, и от оплаты государственной пошлины при внесении изменений.
Таким образом, юридические лица были обязаны сообщать в ЕГРЮЛ об изменениях паспортных данных директора и учредителя в ИФНС в течение трех дней с даты выдачи паспорта. Если не уложились в срок, то по законодательству сулил штраф в размере 5 (Пяти) тысяч рублей. Прямо скажем, что уложиться в этот срок было практически невозможно, т.к. нотариусу для заверения подписи заявителя требовалась свежая выписка из ЕГРЮЛ, на получение которой тоже требовалась время. Но, скажем спасибо сотрудникам налоговой – в случаях, знакомых сотрудникам Фирммейкера, при несвоевременной подаче заявлений на смену паспортных данных, штрафы не вменялись. Эта практика была актуальна до 01 июня 2011 года.
Как стало:
Обратимся к закону о государственной регистрации юридических лиц:
«В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица — физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения».
Теперь разберем этот вопрос более детально. Начнем с простого.
О каких изменениях паспорта белорусу нужно уведомлять
Это сведения о физическом лице – ФИО, дата и место рождения, серия и номер паспорта, кем он выдан, когда, код подразделения и это не все. Зачастую считают, что прописка не относится к паспортными данными, но это заблуждение. Изменение места регистрации (получен соответствующий штамп в паспорте), безусловно, относится к паспортным данным физического лица, несмотря на то, что не является основанием для замены документа. Итак, с гражданами Российской Федерации, проживающими на территории РФ ситуация более менее понятная — если такое изменение произошло после 01 июня 2011 г., то налоговая самостоятельно должна вносить изменения паспортных данных граждан РФ в соответствующий реестр. Если же паспортные данные поменялись ранее указанной даты, то изменения нужно вносить самостоятельно. Добавим, что если ранее в ЕГРЮЛ были допущены ошибки в паспортных данных учредителя и/или директора, то соответствующие изменения директор фирмы должен внести самостоятельно. Об этом сказано в соответствующем Приказе ФНС России ММВ-7-6/25 «Об утверждении форм». Это правило, которое должно работать, сведения обновятся по межведомственному запросу между МВД России (ФМС теперь структура МВД) и ФНС России. И это правило не работает. По различным причинам сведения не всегда обновляются. Рекомендуем подать изменения в ручном режиме.
Законодательное регулирование внесения изменений при смене паспорта руководителя
Процедура смены паспорта руководящих органов ООО отражается на смене документов организации и базируется на следующих нормативных актах:
- ГК РФ
- Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 выделяет информацию, которая должна быть указана в паспорте
- Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ где отражается порядок учреждения ООО
- Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ определяет содержание сведений в ЕГРЮЛ
- Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/[email protected] определяет порядок и формы оформления документов по регистрации юридического лица
- Устава ООО (если изначально были внесены)
- Учредительного договора (играет роли при условии учреждения ООО 1 лицом)
Нерезидент обязан уведомить налоговый орган о смене паспорта
Как обстоят дела, если учредителем и/или директором фирмы является нерезидент, к примеру, белорус. Поправки Федерального закона от 03.12.2011 N 383-ФЗ не коснулись этой категории физических лиц. Соответственно, порядок уведомления налоговых органов о смене паспортных данных сохраняется. К слову сказать, у белорусов причин для смены паспорта несколько больше, чем у резидентов РФ. Основная причина – это отсутствие загранпаспорта. Все визы у белорусов проставляются в общегражданский паспорт и при многочисленных поездках заграницу и заполненности всех листов, паспорт подлежит замене. Помимо этого, к причинам смены паспортных данных добавляются те же, что и у граждан РФ: возможная смена фамилии учредителя и/или директора при женитьбе — одна из наиболее распространенных ситуаций, порча или утеря паспорта, смена прописки.
Таким образом, будучи учредителем и/или директором — нерезидентом РФ, уведомлять налоговые органы о смене паспортных данных требуется. Если игнорировать этот момент, возможно, вам и удастся избежать штрафных санкций, но при подаче документов при каких-либо изменениях у юридического лица, данные, содержащиеся в базе налоговой, будут отличаться от тех, которые вы укажете. В этом случае, вы рискуете получить отказ в силу недостоверности предоставляемых данных об учредителях (участниках) юридического лица — физических лиц, и лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица.
Поэтому нерезидентам настоятельно советуем не испытывать судьбу — не допускать таких ситуаций и своевременно уведомлять налоговую инспекцию о смене паспортных данных, чтобы сэкономить время и деньги при последующих регистрационных изменениях.
Пример текста информационного письмо о смене паспортных данных директора
Настоящим письмом доводим до Вашего сведения о смене паспортных данных директора нашей организации ООО «Альфа и омега», которым является Александрова Мария Ильинична, ранее – Иванова.
Выписка из протокола прилагается.
Изменение Устава в случае смены паспортных данных учредителей
В некоторых случаях изменения паспортных данных учредителей, а иногда и директора (если прописано в Уставе), приводят к необходимости внесения изменений в Устав ООО.
При внесении изменений в Устав информацию предоставляет в ФНС непосредственно организация.
О внесении сведений в Устав ФНС информируется заявлением по форме № Р13001. Для его формирования необходимо:
- отредактировать Устава (при внесении одного изменения, как правило, меняются отдельные моменты)
- вынести решение о внесении изменений в Устав Протоколом общего собрания (Решением единственного участника)
- заполнить заявление Р13001
- заверить заявление у нотариуса на основании Протокола (Решения)
- оформить 2 экземпляра новой редакции Устава или изменений
- оплатить госпошлину
С момента вынесения решения об изменениях в Уставе в 3-дневный срок необходимо уведомить ФНС.
Какие документы подавать в регистрирующий орган при изменении паспорта
Гражданам РФ паспортные данные можно обновить самостоятельно одним из двух вариантов:
1. Бесплатный — заявление в простой письменной форме от юр.лица о том, что у учредителя/участника/директора — гражданина Российской Федерации — изменились данные паспорта с приложением копии нового паспорта. В течение 5-ти рабочих дней сведения должны обновиться. Заявление подается в канцелярию директором. 2. Платный — заявление по форме Р14001, нотариально удостоверенное, с новыми сведениями о паспорте. Для ИП — заявление по форме 24001, также нотариально удостоверенное. Стоимость: удостоверение заявления (500 руб.) + выписка из ЕГРЮЛ для предъявления нотариусу (200-400-600 руб.) = от 700 до 1100 руб. В течение 5-ти рабочих дней сведения должны обновиться. Подать такое заявление может руководитель юр. лица или любое третье лицо на основании нотариальной доверенности.
В обоих вариантах выдается лист записи ЕГРЮЛ.Если одновременно подать оба заявления, то по первому все сведения поменяют, а по второму выдадут отказ в регистрации.
Нерезидентам требуется в 3(трех) дневный срок с момента получения нового паспорта заполнить Заявления о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц изменений в сведения о юридическом лице, не связанных с внесением изменений в учредительные документы (форма N Р14001): заполняются только те листы приложений к заявлению, которые содержат сведения, подлежащие изменению. Вам нужно внести изменения в сведения о лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица (здесь речь о директоре) и в сведения об участниках юридического лица — физических лицах (речь об учредителе, соответственно). Директору юридического лица нужно заверить подпись на заполненном заявлении в присутствии нотариуса и подать заявление в налоговую по месту регистрации (сделать это можно как директору, так и лицу по доверенности). Представление незаполненных листов приложений к заявлению не требуется. Также при подаче документов в налоговую к заявлению не требуется прикладывать иных документов — ни Решения, ни копии паспорта не нужно.
Изменение паспортных данных для внешних пользователей
Разделим на несколько категорий тех, кто получает данные о руководителе и для кого они имеют значение:
- государственные органы;
- банки;
- ЕИС, Госуслуги, электронные площадки, операторы ЭДО — т.е. различные электронные сервисы;
- контрагенты.
Государственные органы: ФНС, ПФР, ФСС
В ИФНС новые данные поступят автоматически, не нужно подавать никаких заявлений. Достаточно заказать в электронном виде выписку и убедиться, что сведения в ней обновлены. Это можно сделать через сервис «Прозрачный бизнес». Т.к. между ведомствами обмен не всегда происходит быстро, то в ЕГРЮЛ данные могут оставаться неактуальными какое-то время.
Если вы обнаружите ошибку в ЕГРЮЛ, то сперва стоит обратиться в ФМС, которая направляет сведения о паспортах в налоговую. Возможно вопрос удастся решить по телефону, но лучше направить письменное обращение. Для того, чтобы ускорить процесс, можно также направить в ИФНС заявление по форме 13014, но его нужно заверить у нотариуса или переслать в электронном виде с ЭЦП через личный кабинет организации на сайте ФНС.
Для большинства внешних пользователей — выписка из ЕГРЮЛ это главный источник сведений о вашей компании, если данные о директоре в выписке и документах, которые вы представили (например, договор), не совпадут, в части той же фамилии, например, то вам могут отказать в сотрудничестве.
Аналогично при разнице в данных по выписке и в документации вам откажут при подаче заявки на участие в торгах.
В ФСС сведения отправлять не нужно.
С ПФР есть важный нюанс — изменения в СНИЛС. При смене фамилии сотрудник (не только директор) должен обратиться в ПФР для замены сведений, сделать это можно как лично, так и через работодателя (см. п.1, п.3 статьи 9 Федерального закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Пока данные в ПФР не будут изменены, отчеты, содержащие ФИО и СНИЛС, такие, как СЗВ-М или Расчет по страховым взносам, будут показывать при контроле ошибку. Поэтому работодателю стоит самостоятельно направить сведения в Пенсионный фонд, заручившись заявлением работника.
Банки
В банке данные о директоре тоже есть и конечно нужно известить его об изменениях, а вот электронную подпись заменять не всегда обязательно, как и карточку подписей.
Если меняется номер паспорта, а ФИО остаются прежними, то достаточно подать в банк анкету с новыми сведениями вместе с сопроводительным письмом. Эти данные банк фиксирует в своей системе и будет идентифицировать по ним руководителя.
А вот если изменилась фамилия, тогда придется поменять карточку с образцами подписи и заменить ЭЦП.
Кроме того, если директор — учредитель, то нужно подать на него еще сведения и в этом качестве, а также в качестве бенефициара, тоже в виде анкетирования. Директору необходимо лично явиться в банк для оформления документов, хотя сами анкеты можно заполнить заранее. Директор предъявит новый паспорт и подпишет документы лично, не все банки согласны получить данные в электронном виде и требуют личного присутствия руководителя.
Реквизиты счета за 5 минут — это реально!
Откройте счет в Ак Барс банке максимально быстро.
Электронные сервисы
Оператора ЭДО необходимо также уведомить о смене паспортных данных, т.к. это может повлиять на использование электронных подписей, как мы писали выше. Сейчас руководители получают ЭЦП в налоговой бесплатно, поэтому при изменении данных, если директор уже использует новую подпись от ФНС, за заменой придется обратиться в инспекцию. Выдадут новый сертификат также безвозмездно.
В Единой информационной системе (ЕИС) хранятся сведения о руководителе. Эта система используется для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Информация из нее поступает на электронные торговые площадки — ЭТК (входящие в перечень отобранных). Если данные в ЕИС не актуальны, они будут неактуальными на всех этих аккредитованных площадках.
На коммерческих ЭТК вносить изменения придется самостоятельно.
Открыть спец счет для участия в закупках по 44-ФЗ
Контрагенты
Им сообщать об изменениях и вовсе необязательно, хотя можно составить простое информационное письмо, примерно вот такое:
«Уважаемый контрагент, сообщаем, что в связи с изменением паспортных данных руководителя организации, в документах будет указана новая фамилия — вместо Иванова И.И. — Петренко И.И. По вашему запросу готовы предоставить выписку из ЕГРЮЛ с обновленными данными.»
Некоторые компании просят предоставить копию (скан) паспорта директора для заключения договора, поэтому могут запросить новую копию документа. В этом случае организации также следует обратить внимание на закон о персональных данных. Если сотрудник дал свое разрешение на передачу данных третьим лицам — передавать, если нет — необходимо получить согласие от руководителя. Если он не согласен — сослаться на закон и отказать в предоставлении копии. В большинстве случаев контрагенту будет достаточно в итоге только самих данных.
Штраф за несвоевременное уведомление о смене паспорта
За несвоевременное уведомление о смене паспорта предусмотрен штраф. И касается он, в первую очередь, нерезидента. Ст. 14.25 КоАП РФ предупреждение или штраф 5000 — 10000 руб. на руководителя юр. лица. Срок давности по данным составам — 1 календарный год, поэтому если 3 рабочих дня прошли — целесообразно дождаться истечения календарного года и уже потом проводить изменения в сведениях ЕГРЮЛ.
Не забудьте. Следующим шагом должен стать банк, в котором открыт расчетный счет фирмы. Директор компании, у которого изменились паспортные данные, обязан так же сообщить банку о своих изменениях в паспорте, если это потребуется, то нужно будет переоформить там банковскую карточку (образец подписи и печати).
Извещения в государственные фонды и банки
Заполнения формы Р14001 в случае смены паспорта директором может оказаться недостаточно. В договорах об обслуживании банковского счета финансовые организации нередко предусматривают обязанность по уведомлению. Соглашением на компанию возлагается ответственность за своевременное раскрытие сведений обо всех контролирующих лицах. Поскольку генеральный директор относится к этой категории, банк нужно письменно известить о новом паспорте. В противном случае у службы безопасности возникнут вопросы к клиенту, а законность операций по счету поставят под сомнение.
А вот сообщать о замене удостоверения личности руководителя во внебюджетные фонды не требуется. Сведения в ЕГРЮЛ являются открытыми. Кроме того, налоговые инспекции самостоятельно направляют новые данные в ПФР, ФОМС и ФСС РФ.
В завершение отметим, что несвоевременное внесение правок в государственный реестр создаст немало проблем. Нотариусы отказываются удостоверять сделки. Контрагенты опасаются заключать договоры. Сбои в системе межведомственного взаимодействия могут стать препятствием для реорганизации, ликвидации, внесения правок в учредительные документы. Директор не сможет выступить от лица компании в суде, таможенной службе и иных структурах.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Нужно ли вносить изменения в ЕГРЮЛ, если с директором продлен трудовой договор?
Ответ: Изменения в ЕГРЮЛ нужно вносить, если в качестве директора принимается новый человек (представляется заявление по форме Р14001), при продлении договора с одним и тем же лицом никаких изменений вносить не нужно.
Вопрос №2: Есть ли необходимость менять Устав ООО, в котором не указаны паспортные данные учредителей и нет информации о директоре (при смене паспортных данных)?
Ответ: В этом случае в Устав изменения не вносятся и в ФНС не нужно представлять заявление Р13001. В случае смены паспортных данных учредителей и директора необходимо отследить смену данных в ЕГРЮЛ, производящуюся на основе межведомственного взаимодействия МВД и ФНС.
