Сокращение численности и штата работников: оформляем правильно

Правовая основа

Трудовой кодекс такое мероприятие, как сокращение численности или штата работников, регулирует в статьях, касающихся вопросов увольнения и предусматривающих компенсации и гарантии сотрудникам. Трудовой кодекс сокращение численности или штата работников регламентирует достаточно подробно и четко, но при применении норм кодекса всегда возникают вопросы. Большое значение имеет судебная практика, Верховный суд нередко издает разъяснения по порядку применения статей закона, например, по данному вопросу до сих пор актуально Постановление Пленума ВС № 2 от 17.03.2004, в котором этому вопросу уделено немало внимания.
Сокращение численности работников происходит по инициативе работодателя, это основание для расторжения трудового договора сформулировано в ст. 81 ТК РФ. Ст. 178-180 полностью посвящены гарантиям и компенсациям человека, уволенного по такому основанию.

Кого нельзя сокращать

Некоторые категории сотрудники не могут быть уволены по этому основанию. П.2 ст.81 ТК РФ не может быть применен к:

• находящимся на больничном (ч.6 ст.81 ТК);
• женщинам в «интересном» положении (ст. 261 ТК);
• матерям малышей до 3 лет;
• мамам-одиночкам, если их детям меньше 14, а детям-инвалидам – 18 лет;
• лицам, на чьем попечении находится ребенок без матери;
• членам профсоюзной организации (п.2, 3, 5 ст.81 ТК).

ВАЖНО! Работники из этих категорий, попавшие под неправомерное сокращение, легко восстанавливаются через суд, доставляя работодателю массу неприятностей.

Массовые увольнения

Определенные обязательства есть у работодателя при проведении массового сокращения численности или штата работников организации. Критерии массовости устанавливаются в отраслевых и территориальных соглашениях. Как правило, устанавливается массовость по количеству уволенных в течение определенного периода времени. Если нет отраслевых и территориальных соглашений, необходимо пользоваться критериями, установленными в Положении об организации работы по содействию занятости в условиях массового высвобождения. Этот документ утвержден Постановлением Совета министров РФ № 99 от 05.02.1993, но он является действующим:

• в период 30 календарных дней — 50 человек и больше;
• в период за 60 календарных дней — 200 человек и больше;
• в период 90 календарных дней — 500 человек и больше.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Если на предприятии проводят сокращение, запись в трудовую книжку вносят по правилам вышеуказанной Инструкции, а также по нормативам ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано о том, что все записи в трудовых книжках сотрудников должны соответствовать установленным нормам законодательства. Обязательно нужно вписать номер статьи Кодекса, пункта и подпункта.

По действующим нормативам запись в трудовой при сокращении штата вносят в виде одной из следующих формулировок:

• «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Кадровик вправе применять любую из названных формулировок по собственному выбору, так как обе они считаются верными.

Важное условие: запись в трудовой по сокращению вносят полностью без каких-либо сокращений. Например, недопустимо вписать просто «России» вместо «Российской Федерации». Любое отклонение от этого требования считают нарушением, которое влечет неприятные последствия.

Далее показан образец записи в трудовой по сокращению штата:

Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2022 году».

Основания

Сокращение численности или штата работников — это два разных основания уменьшения числа работников — трудовых единиц:

• если изменения в штатном расписании приводят к уменьшению количества единиц одной должности, сокращается непосредственно число работников;
• если исключаются целые структурные подразделения или конкретные должности с людьми, происходит сокращение штата.

Конечно, сократить численность штата и численность должностей можно и параллельно, это частая практика. Сначала руководство принимает решение, затем реализует его — происходит увольнение по сокращению численности или штата работников. Обычно руководитель единолично принимает такое решение, и оно оформляется в соответствии с принятой на предприятии номенклатурой дел. Или, но гораздо реже, решение оформляется протоколом коллегиального исполнительного органа (в зависимости от системы управленческих органов и распределения их полномочий в организации).

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении

Обычно внесение записей в трудовые книжки о приеме и увольнении работников не вызывает трудностей у кадровиков. Тем более что в Интернете можно найти множество примеров. Правда, они не всегда корректны, а ошибки часто не очевидны.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении (с ошибками)

Ошибка 1 Принципиальная. Не нужно оформлять трудовую книжку, поскольку это первое место работы

С 2022 года работникам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки не заводятся — для них предусмотрено только формирование сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В примере запись о приеме сделана под № 1 и датирована январем 2021 года. Следовательно, до поступления на работу в эту организацию работник не имел трудового стажа, поэтому вообще не нужно было оформлять трудовую книжку.

Ошибка 2 Не указано полное название организации

Перед записью о приеме в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка следует указывать и полное наименование организации, и сокращенное (при наличии)[1].

В примере не указано полное наименование. Трудовая инспекция рассматривает это как нарушение требований нормативного правового акта (НПА), содержащего нормы трудового права.

Внимательные кадровики, несомненно, заметили еще один недочет: порядковый номер записи и дата приема на работу располагаются напротив наименования организации. Это не может стать причиной административного наказания, да и ПФР не считает это грубой ошибкой. Поэтому отменять такую запись не нужно, но в дальнейшем следует сначала вносить заголовок (наименование организации), а потом нумеровать запись и ставить дату приема.

Ошибка 3 Запись о приеме сформулирована некорректно

В записи о приеме нужно указать:

• наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор); • наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации[2].

В формулировке записи о приеме одна ошибка и недочет:

1. Не конкретизировано название структурного подразделения. 2. Некорректно употреблена фраза «принята кассиром».

Название структурного подразделения должно соответствовать наименованию в штатном расписании. В сформированном в ПО расписании можно встретить абсолютно неинформативные названия подразделений (например, «основное подразделение», «магазин»). Но маловероятно, что эти названия будут указаны в трудовом договоре с работником. Если компания маленькая, структурные подразделения в штатном расписании вообще не выделяют, следовательно, они не будут указаны и в трудовом договоре. Обычно если организации принадлежат несколько магазинов, их названия конкретизируют (присваивают номер «Магазин № 2» или уточняющее название «Магазин на Юбилейном»). В таком случае и в записи о приеме на работу указывается уточненное название (если, конечно, название структурного подразделения указано в договоре с работником).

Теперь разберемся, что не так с фразой «Принята кассиром».

Если работа соответствует профессии, указанной в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (ЕТКС), то работник принимается не на должность, а на работу по профессии (например, «Принят поваром 3 разряда»). Согласитесь, что странно звучит «Принят на должность дворника»? Дворник — это профессия из ЕТКС, корректно писать «Принят дворником».

Если работа соответствует должности, указанной в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС), то происходит прием на должность (например, «Принята на должность бухгалтера»).

Кассир — это должность служащего, поэтому в данном случае уместнее писать «Принята на должность кассира».

Ошибка 4 Сокращено слово «приказ»

Не допускается писать «пр.» вместо «приказ»[3]. В примере слово «приказ» сокращено, что является нарушением требований НПА, содержащего нормы трудового права. За такое нарушение может наступить административная ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка 5 Некорректно сформулирована запись об увольнении

Частью 4 ст. 66 ТК РФ установлено следующее:

Извлечение Трудового кодекса РФ

[…]

В трудовую книжку вносятся сведения[4] о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

[…]

В полном соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ Порядок № 320н устанавливает правила внесения записи об увольнении: • при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ч. 1 ст. 77 ТК РФ, запись об увольнении в трудовую книжку нужно вносить со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи[5]; • при увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника к другому работодателю (в другую организацию) запись в трудовой книжке должна начинаться со слова «Уволен»[6].

Учитывая эти правила, можно найти три ошибки в записи об увольнении:

1. Следовало написать «Уволена по соглашению сторон…». 2. Необходимо уточнять часть статьи при ссылке на ст. 77, 81, 83 ТК РФ и ряд других. 3. Нельзя употреблять аббревиатуру в названии закона, слова «Российской Федерации» пишутся полностью.

Ошибка 6 Работник теперь не должен заверять записи при увольнении

До сентября 2022 года прежние (ныне отмененные) Правила ведения и хранения трудовых книжек требовали, чтобы работник заверял все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы. В Порядке № 320н такого требования нет. Следовательно, подпись работника после записи об увольнении не нужна.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении (без ошибок)

[1] Пункт 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н).

[2] Пункт 10 Порядка № 320н.

[3] Пункт 3 Порядка № 320н.

[4] Здесь и далее в извлечении выделено автором.

[5] Пункт 17 Порядка № 320н.

[6] Пункт 22 Порядка № 320н.

Алгоритм действий

Если работодателю нужно правильно провести сокращение численности работников, пошаговая инструкция поможет сделать это, не пропустив ничего важного.

Шаг 1. Издать приказ.

Шаг 2. Выявить работников, которых сокращать нельзя.

Шаг 3. Провести аудит персонала, чтобы определить тех, у кого есть преимущества перед другими, занимающими те же должности.

Шаг 4. Направить уведомления о сокращении (работникам, профсоюзу, центру занятости).

Шаг 5. Предложить вакансии тем, кого планируется уволить.

Шаг 6. Уволить несогласившихся на перевод (оформить документы, выплатить причитающееся).

Подробно разберем порядок проведения сокращения численности и штата работников по шагам.