Как оформить сверхурочную работу?

«Коллеги, нам нужно закончить статистический отчет к совещанию. Кто может остаться поработать дополнительно?» — спрашивает руководитель отдела. «А пусть Маша останется, она молодая, незамужняя, и детей у нее нет», — отвечают бальзаковские тетушки. Знакомая ситуация? А теперь вопрос: должна ли Маша оставаться работать сверхурочно?

И если да, то как нужно оформить и оплатить эти часы? И не менее важно: как потом отчитаться перед налоговой? Мы разберем основные моменты в статье. Но если у вас особый случай, вам помогут профессиональные бухгалтеры.

Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете

С этим вопросом могут помочь 60 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Какая работа считается сверхурочной?

Ст. 99 Трудового кодекса (ТК РФ) дает работодателю право задержать сотрудника на работе. То есть, у сверхурочной работы есть два признака: ее инициирует работодатель, а выполняется она в то время, которое по договору считается нерабочим. Причем, это относится и к классическому графику 5/2, и к сменной, вахтовой и другой работе с суммированным учетом рабочего времени.

Нормальная рабочая неделя не превышает 40 часов (ст. 152 ТК РФ). Все, что отработано сверх лимита, считается переработкой. Но как быть с теми, кто и так работает меньше? Есть категории граждан, для которых рабочая неделя сокращена до 24–36 часов. По закону (ст. 92 ТК РФ), меньше работают:

несовершеннолетние;
инвалиды I и II группы;
рабочие на вредном производстве 3-й и 4-й степени;
сотрудники, занимающиеся опасной работой;
женщины на Крайнем Севере;
медицинский персонал;
педагоги.

Для них стандартная рабочая неделя превышает норму. Если инвалид работает 40 часов в неделю, то 5 из них будут считаться переработкой.

Понятие сверхурочной работы не коррелирует с ненормированным графиком. Сотрудники могут выполнять обязанности в выходные и официальные праздники. Но такая работа оплачивается согласно ст. 113 и ст. 153 ТК РФ.

Некоторые сотрудники пытаются злоупотребить правами — задерживаются или приходят раньше самостоятельно ради компенсации. Но по закону это не сверхурочная работа, оплачивать ее руководство не обязано.

Статья 99. Сверхурочная работа

Определение Верховного Суда РФ от 04.10.2016 N 301-КГ16-13302 по делу N А28-10783/2015 Оценив представленные сторонами доказательства в соответствии с требованиями статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса (далее — Кодекс), руководствуясь статьями 198, 201 Кодекса, статьями , Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», Федеральным законом от 04.05.2011 N 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности», Положением о лицензировании перевозок пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более 8 человек, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 02.04.2012 N 280, Положением об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденным приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 20.08.2004 N , суды пришли к выводу о том, что пункт 3 оспариваемого предписания, касающийся продолжительности междусменного отдыха водителей, не соответствует законодательству, и удовлетворили заявление в этой части. Судами установлено, что планируемая и фактическая продолжительность рабочей смены некоторых водителей составила более 12 часов, что свидетельствует о ненадлежащем планировании обществом ежедневных смен водителей и несоблюдения их режима труда.

Постановление Верховного Суда РФ от 03.08.2017 N 73-АД17-2

Частью седьмой статьи Трудового кодекса Российской Федерации на работодателя возложена обязанность по обеспечению точного учета продолжительности сверхурочной работы каждого работника. В нарушение этого требования работодателем не обеспечен точный учет продолжительности сверхурочной работы, выполненной Беляковой Т.Н., Камаловой Е.Г., Новик О.В., Очировой Л.Ц., Реховской Л.В., Яковенко М.А., Цыбикжаповой Е.И., Мироновой В.А. в апреле — июне 2016 года.

Определение Верховного Суда РФ от 21.05.2009 N 21-В09-5

В соответствии со статьей Трудового кодекса РФ сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 14.12.2015 N 18-КГ15-221

В декабре 2013 года истцы обратились с заявлениями на имя генерального директора ООО «Нестле Кубань» с просьбой об оплате сверхурочной работы за период с декабря 2009 года по день подачи заявления, в удовлетворении которых им было отказано, о чем истцам сообщено в письмах директора по персоналу и административным вопросам ООО «Нестле Кубань». В ответах на заявления истцов было указано, что в соответствии со ст. Трудового кодекса Российской Федерации работа истцов сверх 36 часов в неделю не является сверхурочной работой, поскольку приказов о привлечении истцов к сверхурочной работе не издавалось, трудовыми договорами, подписанными истцами, была предусмотрена 40-часовая рабочая неделя, оплата труда истцам производилась исходя из 40-часовой рабочей недели.

Определение Верховного Суда РФ от 22.07.2021 N 305-ЭС20-17023(3) по делу N А40-129950/2015

По результатам изучения принятых по делу судебных актов и доводов, содержащихся в кассационной жалобе, установлено, что предусмотренные статьей 291.6 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации основания для передачи жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации отсутствуют. Суд округа руководствовался статьями 61.1, 61.2, 61.6 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», статьями , , , 129, 132, 135, 191 Трудового кодекса Российской Федерации и исходил из того, что судом первой инстанции установлена совокупность условий, необходимых для признания сделок недействительными. Судом апелляционной инстанции данные выводы не опровергнуты и одновременно неправильно применен пункт 2 статьи 61.2 Закона о банкротстве.

Определение Конституционного Суда РФ от 08.12.2011 N 1622-О-О

3. В соответствии со статьей Трудового кодекса Российской Федерации сверхурочной работой признается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Решение Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N АКПИ18-376

Я. обратилась в Верховный Суд Российской Федерации с административным исковым заявлением о признании недействующими со дня принятия (9 марта 2016 г.) абзаца второго пункта 38 Особенностей, как противоречащего статьям 100, 104 и 111 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ, Кодекс), и абзаца третьего пункта 48 Особенностей в части, устанавливающей срок, не позднее которого (1 мая следующего календарного года) должно быть компенсировано неиспользованное время междусменного отдыха предоставлением дополнительного времени отдыха по окончании периода массовых пассажирских перевозок, как противоречащего статьям , , 104 и 152 ТК РФ. По мнению административного истца, при суммированном учете рабочего времени с учетным периодом в год неиспользованное время междусменного отдыха должно быть компенсировано работникам поездных бригад пассажирских поездов, кассирам билетным на железнодорожном транспорте предоставлением дополнительного времени отдыха по окончании периода массовых пассажирских перевозок, но не позднее окончания календарного года, а неиспользованное время междусменного отдыха по окончании учетного периода является сверхурочной работой и подлежит оплате в соответствии со статьей 152 ТК РФ. Оспариваемыми нормами нарушаются ее права, гарантированные законом на пятидневную рабочую неделю и оплату труда при привлечении к работе в выходной день в двойном размере, а при привлечении к работе в междусменный отдых — в полуторном размере.

Апелляционное определение Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 18.10.2018 N АПЛ18-421

Я., работающая проводником пассажирских вагонов, обратилась в Верховный Суд Российской Федерации с административным исковым заявлением о признании не действующим со дня принятия абзаца второго пункта 38 Особенностей в связи с его противоречием статьям 100, 104 и 111 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ, Кодекс), и абзаца третьего пункта 48 Особенностей в части, устанавливающей срок (1 мая следующего календарного года), не позднее которого работнику должно быть компенсировано неиспользованное время междусменного отдыха предоставлением дополнительного времени отдыха по окончании периода массовых пассажирских перевозок, как противоречащего статьям , , 104 и 152 ТК РФ. В заявлении указала, что для проводников пассажирских вагонов в вагонном участке Архангельск Северного филиала АО «Федеральной пассажирской Рабочее время» (главы 15 — 16) определены понятие рабочего времени и его виды, в числе которых нормальное, сокращенное, неполное, сверхурочное рабочее время (статьи — , Трудового кодекса Российской Федерации), регламентированы продолжительность ежедневной работы (статья Трудового кодекса Российской Федерации), работа в ночное время (статья Трудового кодекса Российской Федерации), работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени (статья Трудового кодекса Российской Федерации), а также приведена нормативная регламентация режима рабочего времени и его учета (поденный, суммированный, почасовой — статьи 100 — 105 Трудового кодекса Российской Федерации).

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 29.11.2021 N 56-КГ21-17-К9

Разделом IV Трудового кодекса Российской Федерации «Рабочее время» (главы 15 — 16) определены понятие рабочего времени и его виды, в числе которых нормальное, сокращенное, неполное, сверхурочное рабочее время (статьи — , Трудового кодекса Российской Федерации), регламентированы продолжительность ежедневной работы (статья Трудового кодекса Российской Федерации), работа в ночное время (статья Трудового кодекса Российской Федерации), работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени (статья Трудового кодекса Российской Федерации), а также приведена нормативная регламентация режима рабочего времени и его учета (поденный, суммированный, почасовой — статьи 100 — 105 Трудового кодекса Российской Федерации).

Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 13.12.2021 N 56-КГ21-19-К9

Кого можно и кого нельзя привлекать к сверхурочной работе?

Если вас волнует судьба Маши, которую заставляют остаться, чтобы закончить отчет, нужно узнать о ней побольше. Например, если она в положении, или ей 17 лет, руководитель никак не может заставить ее работать больше. Ведь, согласно ст. 99 ТК РФ, дети до 18 лет и беременные не должны быть задействованы в сверхурочной работе.

Но есть некоторые допущения. Могут трудиться сверх нормы:

представители творческих профессий (ст. 258 ТК РФ), список которых можно посмотреть в Постановлении Правительства РФ № 252 от 28.04.2007;
спортсмены (ст. 348.8 ТК РФ);
работающие по ученическому договору (ст. 203 ТК РФ);
сотрудники с некоторыми заболеваниями, для которых рабочее время ограничено.

Однако наша героиня совершеннолетняя и пока не беременна. Неужели ей все-таки придется остаться против воли? Только если она не знает свои права. Потому что сначала работодатель должен получить согласие работника.

Только с письменного согласия… или не только?

У руководителя нет права заставлять подчиненных работать сверхурочно. Сначала он должен под роспись получить согласие и издать приказ. Когда все документально оформлено, сотрудник может приступать к сверхурочной работе. Причем для этого должна быть конкретная причина:

возникли какие-то технических проблемы, из-за которых работа «встала» — при этом ее невыполнение должно угрожать либо ценному имуществу, либо безопасности людей;
произошло ЧП, которое остановило работу организации, и его последствия нужно срочно устранить;
работа ведется посменно и не может быть остановлена, однако сменщик не вышел — тогда требуется как можно скорее найти другого работника.

То есть ситуация, которая сложилась на работе, должна быть достаточно серьезной. И подготовка отчета к совещанию не входит в данный список. Но на практике по обоюдному согласию сотрудник может остаться и закончить работу.

В ст. 259 и 264 ТК РФ указаны особые случаи. Некоторые работники могут отказаться от сверхурочной работы. Если вы хотите привлечь их, ознакомьте подчиненных с их правами под роспись. В этот список входят:

женщины с детьми до 3-х лет;
инвалиды;
родители детей-инвалидов;
опекуны сирот;
отцы и матери-одиночки с детьми до 5 лет;
работники, осуществляющие уход за тяжело больными родственниками.

Однако есть случаи, когда не нужно получать согласие:

произошла или может произойти производственная авария, техногенная или природная катастрофа, и работники требуются для предотвращения или устранения последствий произошедшего;
вышла из строя система водо-, тепло-, газо- или электроснабжения, канализационная система, необходим срочный ремонт;
большому количеству людей угрожает опасность из-за военного конфликта или природной катастрофы, производится массовая эвакуация и пр.

В этих случаях работать могут все, за исключением детей до 18 лет и беременных женщин. Но даже если работнику выполняют свои обязанности в условиях, когда письменное согласие не требуется, сверхурочная работа должна быть оформлена документально.

Особенности оформления сверхурочной работы

Согласие, которое должен подписать работник, является последним звеном в цепи документооборота. Предварительно должны быть подготовлены другие документы.

Когда на предприятии возникает необходимость привлечения сотрудников к сверхурочной работе, сначала нужно написать служебную записку. Это должен сделать руководитель отдела. Адресатом, как правило, является директор компании. В записке указываются:

причина возникновения необходимости в сверхурочной работе;
список привлеченных сотрудников;
период, на который устанавливается такой режим;
время, когда будет осуществляться работа;
адресат;
дата и подпись заявителя.

Не рекомендуем в качестве причины использовать расплывчатую формулировку «производственная необходимость». Укажите конкретное событие, которое требует таких мер. И помните, что руководитель компании имеет право вызвать вас для разъяснения обстоятельств.

Если директор поставил на служебной записке резолюцию «В приказ», документ передается начальнику отдела кадров и главному бухгалтеру, чтобы он мог посчитать компенсацию за сверхурочную работу.

Приказ в отделе кадров формируется для каждого сотрудника отдельно. Дополнительно составляют уведомление (согласие). Утвержденной формы для него нет, но есть перечень данных, которые в него нужно включить:

ФИО и должность сотрудника;
причина привлечения к сверхурочное работе;
период и время ее выполнения;
детали оплаты переработки;
подпись начальника отдела кадров, дата.

Если у работника есть право отказаться (мы писали об этом выше), надо оставить место для согласия. Обычно этот пункт находится на оборотной стороне.

Что считается сверхурочной работой

Согласно законодательству, к данному виду работы относится выполнения сотрудником обязанностей, согласно его должностной инструкции, после установленного для него рабочего дня или смены.

При этом эта работа должна проводиться с ведома руководства хозяйствующего субъекта. Если работник приступит к ней без согласия руководства, оплата сверхурочной работы ему может быть не осуществлена.

Ею также нельзя считать выполнение за пределами своего рабочего дня должностных обязанностей, если у него в трудовом контракте предусмотрен график ненормированного дня.

Не относится к сверхурочной работа, связанная с совместительством, когда сотрудник выполняет обязанности, предусмотренные несколькими должностными инструкциями.

Цена вопроса: сколько стоит сверхурочная работа?

Поскольку сотрудник работает фактически в нерабочее время, его нужно мотивировать. Закон предусматривает два способа компенсации сверхурочной работы: повышенная оплата и дополнительные отгулы. В обоих случаях есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать.

Порядок оплаты сверхурочной работы

В ст. 152 ТК РФ подробно расписан порядок оплаты переработок. Вне зависимости от системы учета рабочего времени (за исключением тех, у кого рабочий день ненормирован). Закон гласит, что первые 2 часа оплачиваются в полуторном размере, а начиная с 3-го часа — в двойном.

В этой же статье зафиксирована минимальная сумма, которую должен выплачивать работодатель. Разумеется, никто не запрещает платить больше. Но это условие должно быть оговорено в локальных нормативных актах. Впрочем, и если работодатель платит по «минималке», это тоже должно быть отмечено в документах.

Компенсация рассчитывается в зависимости от установленной формы оплаты для конкретного сотрудника. Она может быть повременной или сдельной. Однако в законе не написано, как именно нужно вести расчет. Поэтому в бухгалтерской практике есть негласные правила.

Чтобы рассчитать выплату работнику с повременной оплатой (часовая, дневная, месячная, оклад), нужно определить, сколько стоит один час работы. И уже исходить из этих показателей. То есть если сотрудник получает 200 рублей в час, то за первые два часа переработки он получит не 400, а 700 рублей и т.д.

При суммированном учете рабочего времени факт сверхурочной работы можно установить только при подсчете часов за учетный период. Он может быть любым, но не более года. Расчет ведется точно так же, первые два часа оплачиваются в полуторном размере, далее — в двойном.

Если у работника переработка, к примеру, в месяц — 20 часов, то за первые 2 он получит полуторную ставку, за остальные 18 — двойную.

Дополнительный выходной — кому выгодно?

По письменному заявлению сотрудника работодатель может заменить оплату сверхурочной работы дополнительным выходным. Продолжительность отдыха должна соответствовать количеству отработанного времени. Если сотрудник переработал 3 часа, то и отдыхать должен не менее 3 часов.

Важно то, что этот выходной не оплачивается. В табеле он о, то есть отгул без сохранения заработной платы. И сверхурочная работа при этом не оплачивается по повышенному тарифу. Для работодателя это очень удобно, для работника — не всегда. Но такая возможность в законодательстве есть.

Сверхурочные редко бывают больше 1–2 смен, а чаще всего — это просто «лишние» часы. Как правильно фиксировать часы дополнительного отдыха, в ТК РФ не указано. Но специалисты советуют просто отметить в табеле фактически отработанное время или придумать собственное обозначение, закрепив его в локальном акте.

Оплата сверхурочной работы

ТК РФ фиксирует, что оплата сверхурочных должна производится не менее 1,5 раза за первые два часа, и 2 раза — за все последующие часы. Это означает, что Положением по оплате и другими нормативными актами самого предприятия могут быть предусмотрены и другие размеры, главное, чтобы они были больше установленного минимума.

Внимание! Кроме этого, законодательство предоставляет право работнику, согласно которому он может выбрать либо повышенную оплату, либо обычную с предоставлением времени отдыха дополнительно, но не менее отработанных часов. Поэтому при уведомлении и получении согласия на сверхурочную работу, у сотрудника желательно запросить вид их компенсации в письменной форме.

Также необходимо учитывать, что на предприятии может действовать сдельная или окладная система оплаты. В этом случае для расчета берется не часовая тарифная ставка, а сдельная расценка на выработанную продукцию, или соответствующая часть оклада (то есть оклад деленный на нормативную продолжительность рабочего времени, выраженную в часах).

Абсурдный вопрос: можно ли соблюдать закон, нарушая закон?

Самый спорный вопрос касается уплаты налогов. Дело в том, что, когда компания подает налоговую декларацию, она может законно уменьшить налог на прибыль.

В ст. 255 Налогового кодекса РФ (НК РФ) сказано, что доплата за сверхурочную работу должна вычитаться из прибыли предприятия, так как это расходы на оплату труда. Но фокус в том, что сделать это можно только тогда, когда соблюдены все условия оформления переработок.

Их количество строго регламентируется ст. 99 ТК РФ. В год переработки не должны превышать 120 часов. И нельзя привлекать к сверхурочной работе сотрудника более, чем на 4 часа два дня подряд. Но, конечно, все мы понимаем, что далеко не всегда эти законы соблюдаются. И получается, что работодатели идут на нарушение.

При этом, как бы абсурдно это ни звучало, есть документы, которые это позволяют. Мало того, они указывают на то, что такие переработки можно включить в налоговую декларацию.

Речь идет о двух письма Минфина: № 03–03–06/1/278 от 22.05.2007, № 03–03–04/1/724, от 07.11.2006. В них отмечено, что превышение лимита, обозначенного в ст. 120, является нарушением. Но сотрудник не должен лишаться оплаты за сверхурочные, даже если количество часов выше нормы. Следовательно, работодатель платит деньги, а это расходы, которые можно включить в декларацию.

А вот в письме УФНС по г. Москве № 16–15/ 0 2 5 7 8 7.1 от 23.03.2009 написано, что к расходам можно отнести только такие выплаты, которые положены по закону. Сверхурочная работа более 120 часов в год нарушает закон. И даже если работодатель за нее платит, он не может внести эту сумму в декларацию.

На практике руководители предприятий руководствуются письмом Минфина и успешно уменьшают налог. А вот для сотрудников все предельно ясно. Оплата за сверхурочные является частью зарплаты, поэтому облагается не только НДФЛ, но и другими налогами.