Форма КМ-3 — Акт о возврате денежных сумм покупателям в 2022 году

Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю

Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.
До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).

Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.

Как правильно оформить возврат товара от покупателя и вернуть ему деньги из кассы, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.

Возврат по онлайн-кассе на другой день

Порядок, по которому осуществляется возврат денежных средств из кассы, не зависит от того, когда фактически возвращается товар. Покупатель пишет заявление на возврат товара и денежных средств, а продавец оформляет документы на их возврат. После этого пробивается чек с признаком «возврат прихода».

Заполняем акт формы КМ-3

Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.

Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.

Инструкция по заполнению акта КМ-3

Данный документ должен быть составлен в одном экземпляре созданной комиссией, состоящей из:

• Руководителя компании или структурного подразделения (например, магазина);
• Начальника отдела (заведующий);
• Старшего кассира смены;
• Кассира.

Заполнение акта представим в виде таблицы:

Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы

С июля 2017-2019 годов все продавцы, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассы.

О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».

Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).

При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если вы торгуете в розницу и применяете ОСНО, при возврате товара от покупателя важно корректно отразить операцию для расчета НДС.

Как это сделать, детально разъяснил Минфин. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение чиновников. Это бесплатно.

Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:

• «Как сделать чек возврата в ККМ онлайн?»;
• «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?»;

Как быть, если денег в онлайн-кассе недостаточно, рассмотрено в материале «[ЛАЙФХАК] Если в кассе недостаточно денег на возврат, оформляйте «внесение наличных»».

А об оформлении возврата денег при безналичных расчетах можно узнать из материала «[ЛАЙФХАК] Пробиваем возврат, если покупатель рассчитался по безналу».

Назначение документа

С момента опубликования формы и до конца 2016 года ФНС и Минфин настаивали на обязательном применении формы КМ-3 и других унифицированных кассовых бланков.

С запуском кампании по внедрению онлайн-касс указанный нормативный документ Госкомстата утратил регуляторное влияние на процесс документального оформления операций по ККТ. В связи с этим ФНС письмом от 26.09.2016 г. под регистрационным № ЕД-4-20/18059 уведомило пользователей кассовых аппаратов о возможности замены унифицированных форм собственными шаблонами.

В итоге, с 2022 года налогоплательщикам предоставлено право выбора типа первичных бланков для фиксации кассовых операций с применением ККТ. Это могут быть:

• типовые унифицированные формы, рекомендованные Госкомстатом;
• доработанные типовые шаблоны, учитывающие специфику деятельности компании;
• образцы собственной разработки, полностью адаптированные под нужды бухгалтерии и порядок внутреннего документооборота.

Предназначение бланка КМ-3 следующее:

• отражение операций по возврату денежных средств покупателю при сдаче приобретенного ранее товара;
• аннуляция ошибочно составленного кассиром чека.

В первом случае покупателю по общему правилу дано право вернуть товарную продукцию в течение 2-х недель после проведения сделки купли-продажи. Это возможно при условии, что изделие не повреждено и не утратило своих изначальных качеств. Покупатель обращается к продавцу с требованием оформить возврат.

Также см. «Образец бланка возврата товара от покупателя».

Итоги

Если продавец еще не перешел на онлайн–кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Неверный чек

Если производите аннуляцию чека из-за введения кассиром некорректной стоимости товара, необходимо составить акт. К нему обязательно прикладывают неверно оформленные чеки. Предварительно кассир их гасит и наклеивает на чистый лист бумаги. Такой набор документов передают бухгалтеру для проведения их в учете.

Также см. «Формирование чека коррекции по кассе: особенности».

Бесплатно скачать чистый бланк акта КМ-3 с нашего сайта по прямой ссылке можно здесь.

Как сделать частичный возврат по онлайн кассе

Если, то возврат будет оформляться по таким же правилам. Возвратная накладная или иной аналогичный документ формируют на часть проданных товаров. Происходит определение общей стоимости возвращаемых товаров. На выдаваемую покупателю сумму денег покупатель пишет заявление. При этом кассир пробивает возвратный чек.

Важно! При частичном возврате средств по кассе, алгоритм действий будет таким же, как и в случае полного возврата. В заявлении при этом указывается наименование товара, а также сумму к возврату.

Кассовый чек и акт № КМ-3 подтверждают уменьшение выручки при непоступлении денег от клиента

Главная → Новости → Кассовый чек и акт № КМ-3 подтверждают уменьшение выручки при непоступлении денег от клиента

Организация (УСН с объектом налогообложения “доходы минус расходы”) оказывает услуги такси. В ряде случаев возможна ситуация, при которой кассовый чек водителем выдан, имеется отметка о выполнении поездки, заказ закрыт, однако клиент с водителем не рассчитался.Можно ли неуплаченные суммы не принять к доходам? Какими документами необходимо оформить факт неполучения оплаты за поездку?

Согласно п. 1 ст. 346.17 НК РФ в целях главы 26.2 НК РФ датой получения доходов признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод).

В рассматриваемом случае денежные средства от клиента в кассу организации фактически не поступают. Однако на сумму непоступивших наличных средств пробивается кассовый чек.

Документооборот и оформление операций, осуществляемых через контрольно-кассовую технику (далее – ККТ), регламентированы в том числе действующими в настоящее время Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила)).

Порядок действий при ошибке кассира-операциониста приведен в п. 4.3 Типовых правил.

Так, на основании п. 4.3 Типовых правил, если ошибочная печать чека (в том числе при неверной сумме в кассовом чеке) не связана с продажей товара покупателю и ошибка обнаружена в тот же день, то в конце рабочей смены следует составить акт по унифицированной форме № КМ-3. В графах 4 и 5 акта указываются, соответственно, номер и сумма каждого ошибочного чека. Акт должен быть подписан ответственными лицами комиссии. В состав комиссии на практике могут входить, в частности, руководитель организации, бухгалтер, кассир-операционист.

На ошибочно пробитый кассовый чек необходимо поставить специальный штамп “Погашено”. Погашенный чек наклеивается на лист бумаги и вместе с актом по форме № КМ-3 сдается в бухгалтерию, где он должен храниться вместе с иными документами за данное число.

Указанная в акте по форме № КМ-3 сумма ошибочно пробитого кассового чека далее отражается в графе 15 журнала кассира-операциониста (унифицированная форма № КМ-4), и на данную сумму уменьшается выручка ККТ за этот день (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 24.07.2009 № 17-15/076525, решение АС Свердловской области от 12.05.2011 № А60-45825/2010).

Мы полагаем, что приведенный выше порядок можно применять и в анализируемом случае.

Учитывая изложенное, считаем, что в рассматриваемой ситуации в случае пробития кассового чека и непоступлении денежных средств от клиента, основанием для уменьшения выручки является соответствующим образом оформленный акт по форме № КМ-3 с приложенным к нему пробитым кассовым чеком, по которому не поступила оплата.

Ни Типовые правила, ни иные нормативные акты, регулирующие порядок применения ККТ, не требуют обязательного наличия объяснительной записки работника. Вместе с тем подобный документ учитывается судьями при вынесении решения в случае возникновения спора с контролирующими органами (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 09.04.2008 № КА-А40/2670-08, решение АС Свердловской области от 12.05.2011 № А60-45825/2010).

В этой связи считаем целесообразным в дополнение к акту по форме № КМ-3 приложить объяснительную записку водителя и/или кассира, в которой следует указать, что сумма пробита ошибочно, и назвать причину (отсутствие денежных средств у клиента и т.п.).

Унифицированные формы № КМ-3 и № КМ-4 утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (далее – Постановление № 132).

В письме Минфина России от 16.09.2016 № 03-01-15/54413) указывается, что Постановление № 132 не подлежит обязательному применению. В свою очередь, в письме ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/[email protected] уточняется, что унифицированные формы могут не применяться организациями и индивидуальными предпринимателями, перешедшими на новый порядок применения ККТ, предусмотренный Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа” (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” и отдельные законодательные акты Российской Федерации”).

Как видим, данная позиция уполномоченных органов отнюдь не исключает возможность применения и на сегодняшний день унифицированных форм, утвержденных Постановлением № 132.

Ответ подготовил: Завьялов Кирилл, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА Ответ прошел контроль качества

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм