Оформляем совмещение должностей: шпаргалка для кадровика

Как бы ни был силен в компании дух товарищества и взаимовыручки, почти всегда на просьбу о помощи коллеге сотрудник формально имеет право заявить: «Это не моя работа». Совсем другое дело, если расширение функционала оформлено официально. В материале Rabota.ru вы найдете пошаговую инструкцию по оформлению совмещения и предупреждение о возможных проблемах.

Совмещение должностей часто становится неизбежным для замены важного сотрудника, ушедшего в отпуск, в особенности — в декретный. Также оно может оказаться полезным для выживания в трудные для компании времена, в особенности в условиях дефицита рабочей силы. Как правильно оформить совмещение?

Совмещение: правовой статус

Статья 60.2 Трудового кодекса РФ называет совмещением выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Под это определение, помимо совмещения, подпадает также расширение зоны обслуживания, увеличение объема работы и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Различие между этими явлениями заключаются по большей части в формулировках, которые будут использованы в сопутствующих документах.
Формулировка «совмещение профессий» применяется для рабочих специальностей, а «совмещение должностей» — для служащих, специалистов и руководителей.

Какая полагается доплата

Величина оплаты указывается в дополнительном соглашении. Обычно она рассчитывается за фактически выполненный объем работы или за время, отработанное сотрудником.

Доплата устанавливается двух видов:

1. фиксированный размер, он указывается в доп.соглашении;
2. в процентном отношении к величине оклада по основному месту работы.

В законе не установлено порога по минимальной или максимальной сумме оплате. В каждом случае работодатель индивидуально рассматривает просьбу и устанавливает сумму в зависимости от объема и сложности работы, квалификации специалиста. Величина оплаты обычно прописываются в коллективном договоре на предприятии.

Размер доплаты не может быть выше суммы оклада замещаемой должности, с учетом всех надбавок, даже если обязанности распределены на несколько человек.

Кроме того, нужно учитывать следующие нюансы:

1. новые обязанности и размер оплаты не должны ухудшить основные пункты трудового договора работника;
2. за любое выполнение чужих обязанностей полагается оплата, она указывается в доп.соглашении;
3. доплата берется в расчет при исчислении среднего заработка, соответственно на нее начисляется районный коэффициент и другие надбавки;
4. с начисленной суммы удерживается подоходный налог, так как выплата приравнивается к компенсационным;
5. величина доплаты не должна выходить за рамки экономии ФОТ на предприятии.

Выполнение обязанностей при совмещении должностей недопустимо без составления дополнительного соглашения или без оплаты, в этом случае работник может отказаться выполнять чужую работу.
Контролирующие органы пресекают любые нарушения Трудового кодекса РФ.

Как рассчитать доплату за совмещение должностей

Для наглядности приведем несколько примеров расчета в Таблице №2.

Если работник выполнял обязанности не целый месяц, то размер компенсационной выплаты начисляется пропорционально фактически отработанному времени.

Пошаговая инструкция

Подготовка должности

Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия:

1. должность должна присутствовать в штатном расписании;
2. должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией. Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность.
Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном. Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка «исполнение обязанностей временно отсутствующего работника».

2. Письменное согласие работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами:

1. С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (Приложение 1). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов.
2. С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (Приложение 2). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора. Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору (Приложение 3). В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры:

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
2. Срок выполнения дополнительной работы.
3. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
4. Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе.

4. Приказ по личному составу
Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (Приложение 4). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу. Приказ обязательно должен содержать ряд элементов:

1. Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
2. Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения).
3. Срок выполнения дополнительной работы.
4. Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
5. Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу.
6. Особые условия (если требуются).

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Построение системы премирования по KPI

Получите видеоинструкцию «Реализация системы KPI в программе 1С:ЗУП КОРП»
Спасибо, #USERNAME#!

Информация отправлена на указанный вами email.

Рассмотрим функционал кнопок:

• После заполнения всех полей, нажимаем «Провести».
• Нажав «Печать», можно выбрать объект печати – Приказ на совмещение или Дополнительное соглашение.
• «Создать на основании» позволяет создать документ «Отмена совмещения».
• «Напомнить» позволяет создать произвольное напоминание (функция доступна, если в органайзере, раздел Администрирование, активированы Напоминания).
• « Присоединенные файлы» позволяет прикреплять файлы к документу, например, скан-копии.
• Финальное действие – «Провести и закрыть».

Документ «Совмещение должностей» позволяет назначить одновременно несколько доплат за совмещение. Последующие начисления не изменят предыдущего и будут назначены в дополнение к нему.

Положения коллективного договора

Порядок оплаты совмещения обязательно отражается в коллективном договоре между работодателем и всем персоналом организации. Тут также указываются и допустимые варианты совмещения по профессиям/должностям. Аналогом коллективного договора выступают положения об оплате труда, совмещении, положения о персонале.

Во всех этих документах обязательно отражается следующее:

• Начисление премий по основной работе проходит с учетом доплаты за совмещение. Для этого в нормативном локальном документе указывается перечень доплат и надбавок к действующим тарифным ставкам, должностным окладам, положенным премиям.
• Регламентирование порядка начисления доплаты за выполнение служебных обязанностей отсутствующего трудящегося, определение ее размера.
• Кто имеет право на замещение коллеги? Положения отдельно для рабочего персонала и для служащих. Такое разделение связано с тем, что доплаты за замещение производятся за счет экономии фонда з/п. Поэтому совмещение оформляется только в случае производственной необходимости. И при факте наличия сэкономленных средств в данном фонде. Перечень работников, которым может поручаться замещение, также отображается в коллективном договоре.
• Конкретный размер оплаты за совмещение должностей на одном предприятии указывается во внутреннем нормативном документе компании в виде конкретной денежной суммы или в процентах к тарифной ставке, должностному окладу. Он обязательно подтверждается подписанием соответствующего приказа по организации.
• Оплата за совмещение на время отпуска, болезни, командировки коллеги обязательно должна быт включена в перечень надбавок к окладам и тарифным ставкам, утвержденный в данной организации.

Теперь разберем еще один важный вопрос.

Особенности внутреннего совместительства

Рассматривая различия совмещения и совместительства по одному месту работы, можно выделить основные особенности внутреннего совместительства. Итак, это дополнительная работа, выполняемая в свободное время от основной, в той же фирме. Поскольку работник уже оформлен у данного работодателя, предоставлять документы для заключения трудового договора на совместительство ему не нужно. Исключением служит случай, когда совместитель берется за дополнительную работу, требующую особой квалификации. Тогда кадровая служба может затребовать документ, подтверждающий компетенцию совместителя.

Вопрос: Можно ли оформить внутреннее совместительство дополнительным соглашением к трудовому договору, в частности, на несколько должностей? Посмотреть ответ

Как уже отмечалось, перед началом работы по совместительству необходимо заключить между сторонами отдельный трудовой договор. Игнорировать это требование законодателя на основании того, что работник уже оформлен по одному трудовому договору, – значит напрямую нарушать положения ст. 282 ТК РФ.

На основании договора издается приказ о приеме на работу. И тот и другой документ, как обязательное условие, должен содержать информацию о внутреннем совместительстве (ТК РФ, ст. 68). На внутреннего совместителя, как правило, ведется отдельный табель учета рабочего времени для контроля отработанных часов и недопущения переработки (ТК РФ, ст. 91). В трудовую книжку запись о дополнительной работе по совместительству вносится, только если работник изъявит такое желание (ТК РФ, ст. 66).

Совместительство запрещено не только несовершеннолетним и работникам на вредных (опасных) участках, водителям транспорта, но и сотрудникам госаппарата, муниципального аппарата управления, судьям, прокурорам, сотрудникам ОВД в силу целого комплекса федеральных законов по каждой категории.

Расчет размера оплаты

Сложность тут в том, что не существует конкретной единой формулы, по которой высчитывается размер доплаты за совмещение. Кроме того, Трудовой Кодекс РФ не предписывает для нее минимального и максимального размера.

Если обратиться к практике, то объем доплаты устанавливается в форме договора между работодателем и его сотрудником. На него влияют следующие факторы:

• Сложность выполняемой работы.
• Объем деятельности.
• При неполном рабочем дне на совмещаемой должности учитывается объем фактически выполненных заданий пропорционально затраченному времени.
• Работодатель правомочен уменьшить или вовсе прекратить доплату в случае, когда качество выполняемых работ, произведенной продукции или оказанных услуг ухудшилось.
• О любом изменении условий совмещения (в том числе и его оплаты) работника предупреждают в письменном виде.
• При повременной з/п размер доплаты за совмещение обычно связывается с объемом выполненной работы и тарифной ставкой, по которой она вознаграждается.
• При сдельной з/п доплата за совмещение формируется исходя из повышенных сдельных расценок.
• При совмещении должности, в отношении которой действует повременная оплата, надбавка рассчитывается исходя из процента оклада или тарифной ставки по ней.

Хоть определенных актов, регулирующих размер доплаты нет, существует правило: она не должна быть выше полной ставки по совмещаемой профессии или должности. Это прямо указано в ст. 423 ТК. Такое предписание не ново для Российской Федерации. Подобное правило было установлено еще во времена СССР.

Если же работодатель проигнорирует данное предписание, то это может обернуться для него серьезной проблемой с налоговой службой.

Варианты дополнительной нагрузки в организации

Ст. 60.2 ТК РФ вводит возможные варианты дополнительной служебной нагрузки:

• Выполнение доп. объема работ по своей должности и специальности. К примеру, бухгалтеру предлагается вести дела коллеги, уходящего в отпуск, — по своему участку и вакантному.
• Выполнение определенного объема работ за временно отсутствующего трудящегося (в случае, если последний длительно отсутствует — например, ему назначено долгосрочное лечение).
• Совмещение профессий и должностей (инженер берет на себя обязанности специалиста по охране труда).

Все вышеуказанные случаи требуют соответствующей прибавки к заработной плате.

Как оформить

При совмещении должностей не нужно заключать новый договор. Положения статьи 57 Трудового кодека РФ относят описание трудовой функции, т.е. выполняемых работником задач, к обязательным условиям договора.

Договорённости сторон о совмещении профессий или должностей нужно оформить дополнительным соглашением в письменной форме. Его обязательным условием является размер оплаты, устанавливаемый за совмещение.

После подписания соглашения работодатель издаёт приказ по организации (или иной распорядительный документ) о поручении сотруднику увеличенного объёма работы. Работник подтверждает согласие с приказом личной подписью.

В дополнительном соглашении необходимо отразить 4 пункта договорённостей между организацией и работником:

• основание для выполнения работы (вакансия, временное отсутствие коллеги, увеличение объёма работ и т.д.);
• содержание работы (должность, профессия);
• описание обязанностей (дополнительной трудовой функции);
• дата начала выполнения работы.

Если дополнительная работа поручается на определённый срок, в соглашении и приказе отражают как день начала, так и день окончания периода совмещения.

Бланк можно .

Образец приказа:

Запись о совмещении в трудовую книжку не заносится, в этот период гражданин считается работающим по основному месту работы, вне зависимости от возложенных обязанностей.

Профессии или должности?

Статья ТК, рассматривающая вопрос оплаты за совмещение, является логическим продолжением ст. 149 того же Трудового кодекса. В ней разбирается вопрос: что же считается совмещением профессий, а что — совмещением должностей?

Тут все достаточно просто:

• Совмещение профессий — по отношению к рабочим специальностям. Профессии могут быть присвоены в РФ на основании ЕТКС рабочих профессий. Или КС (квалификационного справочника) рабочих занятостей, не вошедших в ЕТКС.
• Совмещение должностей — по отношению к служащим.

Целесообразно производить совмещение в пределах той категории, к которой относится сотрудник. Соответственно, рабочий должен замещать рабочего, а служащий — служащего.