Основания для выплаты персональной надбавки подчиненным

Виды надбавок к заработной плате

При оформлении документации необходимо придерживаться точных формулировок. Если говорить о надбавках, то их иногда называют доплатами. Дело в том, что надбавки по своему функционалу разделяют на:

• стимулирующие;
• компенсационные.

Вторые чаще называют доплатами. Это связано с тем, что доплаты являются компенсацией сотруднику за вредные условия труда, особо тяжелую работу, выполнение своих обязанностей сверх норм. В большинстве случаев это положенные по закону выплаты, которые работодатель не имеет права игнорировать.

Стимулирующие же надбавки – другое дело. Они являются добровольным проявлением благодарности какому-либо работнику либо работникам за их ответственность и труд. Надбавки такого рода влияют на мотивацию отдельных сотрудников. К таким выплатам относятся премии и другие поощрительные выплаты.

Что входит в МРОТ?

МРОТ – это минимальный размер оплаты труда, объявляемая на основании закона № 82-ФЗ от 19.06.2000 года. В данный закон регулярно вносятся правки, устанавливающие новый уровень минимума. Для определения — соответствует ли доход работника МРОТ — учитывают его зарплату, с учетом всех ее составляющих (оклада, премии, надбавок, а также компенсационных и прочих выплат).

В 2022 году в Госдуму включен проект закона, изменяющий методику расчета МРОТ с 1.01.2022 года. Исходя из предложенной логики расчета, на 2022 год МРОТ должен составить 12 392 рублей, что подтверждается распоряжением Минтруда № 542н от 28.08.2020 года.

В тоже время, Госдумой предлагается для рассмотрения в первом чтении более высокая величина МРОТ в 2022 году, равная 12 792 рубля. Однако, данная инициатива пока затянулась, по-видимому из-за последствий пандемии.

Государством также разрешено субъектам федерации назначать свои размеры минимальной зарплаты, которые обязаны быть не меньше МРОТ, утвержденного на федеральном уровне, и соответствовать ТК РФ, согласно ст. 133, 133.1. Если на региональном уровне не принято никаких дополнительных постановлений в отношении МРОТ, то в этой ситуации учитывается МРОТ, принятый на федеральном уровне.

Примечание. Законодательством РФ не предусмотрено, чтобы, при изменении МРОТ, работодатель непременно поднимал оклады или тарифные ставки до обязательного минимума, но, если он этого не сделает, то ему понадобиться ежемесячно публиковать соответствующие распоряжения для начисления доплат до МРОТ.

Когда необходимо делать доплату?

Несмотря на утвержденный МРОТ, не каждый работник, получающий зарплату менее минимального уровня вправе рассчитывать на доплату до МРОТ. Данное требование относится лишь в отношении тех работающих лиц, который трудятся в режиме полного рабочего дня, то есть, с 8-ми часовой сменой или не менее 40 часов в неделю. В этом варианте, работнику, получившему зарплату менее МРОТ, обязаны доначислять доплату до «минималки».

Если работник трудится на «полставки», то в этом варианте, он вправе рассчитывать лишь на 50% МРОТ. Таким же образом, будет начисляться доплата до МРОТ работающему лицу по совместительству. В данной ситуации, доплата будет начисляться пропорционально проработанным часам.

При нарушении данной нормы по доначислению до МРОТ, руководство фирмы может быть подвергнуто административному штрафу, согласно КоАП РФ.

Формат

Приказ о доначислении зарплаты до МРОТ не имеет утвержденной законодательством РФ унифицированной формы. Поэтому, такое распоряжение можно формировать в произвольном стиле. Однако, структура документа обязана соответствовать установленным правилам в делопроизводстве.

Кроме этого, предприятие вправе самостоятельно разработать собственную форму приказа, которая будет обязательной для заполнения в рамках данного предприятия.

При оформлении такого распоряжения, надо учитывать, что его можно заполнить вручную или в распечатанном виде.

Приказ непременно обязан состоять из следующих блоков:

1. Вступительного, где отображается наименование фирмы, название документа с присвоенным номером, место и дата его формирования.
2. Основного – в котором отображается обоснование опубликования распоряжения со ссылкой на законодательные акты РФ, а также указания соответствующим отделам о начислении доплаты работникам, получившим зарплату ниже МРОТ.
3. Заключительного – для отображения подписей директора и прочих лиц, обозначенных в распоряжении.

Скреплять подпись директора печатью нет необходимости.

Кто составляет?

В каждой фирме организован свой порядок составления приказов, в большинстве своем, подготовка распорядительных документов поручается специалистам кадрового отдела или юристу, если такой имеется в штатном расписании. В небольших фирмах, такой участок работы возлагается на секретаря.

Тем не менее, не зависимо от того, кто подготовил приказ о доплате до МРОТ, подписать такой документ обязан только директор фирмы или его зам., при отсутствии руководителя. Также, такое распоряжение обязаны подписать заинтересованные лица.

За что полагаются надбавки

Трудовой кодекс регулирует только минимально допустимые значения. Общий же уровень надбавок в конкретной организации остается на усмотрение руководителя. Так, надбавки могут устанавливаться:

• За наличие образования особого вида и уровня, ученой степени, наград и пр. Чем более квалифицированный работник выполняет возложенные на него обязанности, тем большей надбавки он заслуживает.
• За высокие результаты приложенных усилий в профессиональной деятельности в этой организации.
• За высокое профессиональное мастерство при выполнении своих обязанностей.
• За выполнение особо ответственной и важной функции в общем цикле работ и пр.

Составные части приказа

Оптимальный вариант – оформлять подобного рода документы на официальных бланках организации. На них в верхней части изначально печатаются необходимые для юридической грамотности оформления реквизиты компании. После реквизитов в приказе обязательно должны присутствовать:

• Номер приказа.
• Дата.
• Город.
• Ссылка на 129 статью Трудового кодекса.
• Ссылка на конкретный пункт коллективного трудового договора, Положения об оплате труда либо другого локального нормативного акта компании, в котором сказано о надбавках. Это – констатирующая часть приказа.

После слова «приказываю» располагается список распоряжений, разделенный на отдельные пункты. В них содержится:

• Должность и ФИО работника, который получает надбавку. При необходимости здесь же указывается структурное подразделение организации, в которой служит работник.
• Сумма надбавки. Она указывается в рублях, а не в процентах от оклада. Это происходит потому, что с юридической точки зрения надбавка является частью общих выплат.
• С какой периодичностью выплачивается указанная сумма. Она может быть как единовременной, так и начисляемой ежемесячно. Возможны варианты с выплатой квартальной надбавки при выполнении определенных показателей. Как бы то ни было, в трудовом договоре эта информация должна дублироваться. Противоречия в данных неприемлемы.
• С какого числа приказ будет исполняться, с какого числа фактически начинает начисляться надбавка к заработной плате.
• Распоряжение относительно обязанностей бухгалтера рассчитать положенные работнику выплаты с поправкой на первый пункт приказа.
• На кого возлагается ответственность за ознакомление работника с приказом.
• За кем остается контроль за выполнением всех пунктов документа.
• Основание. Здесь указываются дата и номер коллективного трудового договора, положения об оплате труда либо другого локального нормативного акта, в котором сказано о размерах надбавки в конкретных ситуациях.

В самом низу листа (в конце документа) должны располагаться подписи руководителя, представителя бухгалтерии (если она упоминалась в приказе), а также самого работника.

Регистрируется приказ о надбавке к заработной плате в журнале приказов по личному составу и хранится 75 лет.

Порядок организации выплаты персональной надбавки

Приказ о выплате надбавки поручается подготовить уполномоченному лицу (как правило, это сотрудник отдела кадров либо бухгалтерии). Документ составляется на фирменном банке организации и имеет следующую структуру:

1. Реквизиты приказа (дата и порядковый номер).
2. Преамбула. Здесь указывается обоснование назначения надбавки. Это может выглядеть следующим образом: «Учитывая высокую квалификацию старшего инженера Варенина Р. А., на основании ст. 129 ТК РФ и пункта 8 трудового договора от 12.02.2016 № 189 приказываю…».
3. Далее идет пункт о том, что устанавливается персональная надбавка к должностному окладу (с указанием суммы выплаты).
4. Поручение ответственному служащему организации работ по выплате надбавки.
5. Пункт о том, что специалист отдела кадров должен ознакомить работника с приказом под подпись.
6. Определение ответственного за исполнение положений приказа лица.
7. Завершает документ проставление подписи руководителя предприятия и гербовой печати.

С приказом служащего ознакомляют под подпись.

Отношения с налоговой службой

Согласно 57 статье ТК, упоминание о размере надбавки является обязательным в трудовом договоре (либо присутствие в нем ссылки на локальный нормативный акт организации). Помимо этого, 255 статья НК четко говорит о том, что расходы налогоплательщика на оплату труда включают в себя надбавки любого рода.

Эти пояснения в законодательстве существуют для того, чтобы у руководителей организаций не было соблазна установить в своих компаниях всем работникам минимальную заработную плату, а остальное оформлять в виде надбавок.

Все доплаты и надбавки облагаются налогами, так же как и основной оклад работника.

Персональные надбавки к базовому должностному окладу

В ст. 129 ТК РФ сказано, что в систему зарплаты входят в том числе различного рода надбавки и доплаты, которые по своей сути являются выплатами компенсационного характера или стимулирующими. При этом не уточняет, что такое персональные надбавки, однако из положений кодекса можно сделать вывод о том, что это денежные средства, которые выплачиваются сверх установленного базового оклада и начисляются вместе с зарплатой. Надбавка может носить как персональный характер (то есть назначаться конкретному работнику и, соответственно, неприменима к другим служащим), так и коллективный (например, за работу в определенных условиях).

Персональная надбавка может быть назначена по различным основаниям: за стаж работы, профессиональное мастерство, работу с определенными документами, которые составляют коммерческую тайну, и т. д. Выбор основания, по которой будет осуществляться доплата, — прерогатива руководства организации. При этом необходимо понимать, что ввиду отсутствия законодательных требований, определяющих порядок и основания выплат, работодатель вправе избрать абсолютно любое обоснование.

Что касается размера надбавки, то он также устанавливается по усмотрению руководителя предприятия:

• либо в процентном соотношении от оклада;
• либо в виде фиксированной суммы, которая выплачивается ежемесячно (ежеквартально, раз в полгода и т. д.).

Обязательно ли отражать в трудовом договоре

Так как надбавка (любого характера), согласно Трудовому кодексу, считается составной частью заработной платы, ее необходимо будет отразить в трудовом договоре. Это касается как коллективных договоров, так и на отдельного работника.

Но здесь есть определенные нюансы. Конкретная сумма надбавки в трудовом договоре может быть не отражена. Просто нужно дать ссылку на один из локальных нормативных актов компании, подробно рассматривающий этот момент. Им может являться подписанное и вступившее в силу Положение об оплате труда.

Требования

Условия, которые необходимо соблюсти работодателю при назначении каких-либо видов надбавок, можно найти в 147-154 статьях Трудового кодекса. В них обсуждаются основные ключевые моменты, которые касаются отношений работника и работодателя. Некоторые их них носят обязательный характер. Определяется также их минимально допустимый размер.

В целом можно сказать, что приказ о надбавке к заработной плате является неотъемлемой частью документооборота при назначении подобного рода выплат. Самое главное – не ограничиваться только им. Необходимо согласовывать содержащуюся в нем информацию с трудовым договором и локальными нормативными актами компании, которые устанавливают конкретный размер выплат.

Как составить приказ о доплате до МРОТ в 2022 году?

Приказ о доначислении до установленного минимума оформляется в одном экземпляре для каждого работника, чей доход составляет ниже МРОТ утвержденного в регионе.

К такому распоряжению предъявляются следующие требования:

• Документ обязан быть заполнен без ошибок и исправлений с соблюдением структуры, установленной в делопроизводстве для аналогичных распоряжений.
• Бланк распоряжения может быть заполнен вручную или распечатан.
• Оформление распорядительного документа возможно на обыкновенном листе А4 или на бланке предприятия.
• Приказ о доначислении до МРОТ может оформляться на весь период, до появления нового закона или ежемесячно, обеспечивая регулярную сверку получаемого дохода работником с установленной величиной МРОТ.
• Приказ допускается публиковать индивидуально на каждого работника или опубликовать общий для всех нуждающихся в доплате до «минималки».

При формировании данного приказа необходимо заполнить вводную часть с отображением:

1. Наименования фирмы. При заполнении распоряжения на бланке предприятия, данные сведения уже отображены.
2. Заголовка документа, с присвоенным номером.
3. Места и даты оформления документа.
4. Преамбулы, со ссылкой на ТК РФ.

В распорядительной части понадобиться обозначить:

1) Ф.И.О. работника и его должность, или списка работников, с указанием фактической зарплаты и величины доплаты до МРОТ.

2) Порядок осуществления выплаты доплаты, с указанием даты начала ее начисления.

3) Ф.И.О. должностного лица, обеспечивающего контроль за исполнением распоряжения.

Заключительным этапом оформления распоряжения о доплате до «минималки» является:

1. Проставление подписи директора предприятия или его заместителя, при отсутствии первого лица.
2. Приглашение работающих лиц, указанных в распорядительном документе, для ознакомления с приказом и подписания его, с указанием даты ознакомления.

Содержание

Приказ на доначисления до МРОТ оформляется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятой структуры для аналогичных распорядительных документов.

Распоряжение обязано содержать следующие пункты:

1) Наименование компании.

2) Заголовок документа, с присвоенным номером.

3) Место и дата его формирования.

4) Преамбулу, с обоснованием распоряжения и ссылкой на ст. 133 ТК РФ.

5) Распорядительная часть, с обозначением:

• Суммы доплаты и Ф.И.О. специалиста, которому ее надо доначислить.
• Порядка начисления доплаты.
• Ф.И.О. лица, отвечающего за исполнение распоряжения.

6) Подпись директора фирмы, давшего указание опубликовать приказ.

7) Подписи лиц, указанных в распоряжении.

Ниже приведен образец такого приказа.