Запись в трудовой книжке при заключении срочного трудового договора

Как выглядит запись в трудовой при срочном трудовом договоре

Если человек устроился на неограниченный период, то проблем с формулировкой записей обычно не возникает. Другое дело, когда требуется отразить срочный трудовой договор в трудовой книжке, — здесь не всегда ясное понимание даже у опытных специалистов.
ВАЖНО!

До сих пор при заполнении книжек ориентировались на правила, утвержденные постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003, и инструкцию, утвержденную постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003. С 01.09.2021 документы утрачивают силу. С этой даты в силу вступает порядок, утвержденный приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.

Суть договора, который заключают на определенный срок, состоит в том, что его действие автоматически завершится через установленное время. В связи с этим появляются недоразумения в заполнении документов учета рабочей деятельности.

Если заключен договор на ограниченный период по основаниям, указанным в ст. 59 ТК РФ, например, на время ухода сотрудницы в отпуск по уходу за ребенком или отъезда специалиста в длительную командировку, то заполнять обязательно. Работодатель обязан сделать запись в книжке при найме сотрудника, проработавшего у него не менее 5 дней (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

О ставят на основании распоряжения о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 порядка). В распоряжении отмечают две даты — с какого и по какой период занимает должность человек. Информацию в книжке необходимо сверить со сведениям, отмеченными в распоряжении, кроме указания на срок договора. В книжке указание на срочность не требуется.

Вот как в приказе составляют распорядительную часть:

ВАЖНО!

В книжке срок договора не отражают (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1). Формулировки о трудоустройстве по типам контрактов не отличаются. Разница есть только при заполнении графы об увольнении.

При внесении данных в раздел «Сведения о работе» следует ориентироваться на следующую структуру (раздел 3 порядка):

• сначала в графе 3 пишут заголовок: полное и сокращенное название учреждения (абз. 1 п. 10 порядка). Остальные записи вносят под заголовком;
• графа 1 — порядковый номер записи;
• графа 2 — дата трудоустройства (арабскими цифрами);
• графа 3 — запись о принятии сотрудника в конкретный отдел, подразделение, указывают его должность, профессию;
• графа 4 — номер и дата распоряжения, на основании которого человек нанят в компанию.

При внесении отметки о приеме на должность печать организации не ставится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как принять на работу по срочному трудовому договору. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок внесения

Внесение записи в книжку регламентировано ст.65 ТК РФ.

Она вносится в течение первых 5 дней после вступления гражданина в должность.

Предварительно подготавливается трудовой договор, который устанавливает сроки действия.

Далее издаётся приказ, в котором указывается только дата принятия работника и подразделение, в которое он принимается. Здесь не должно указываться, что он принимается по срочному трудовому договору.

ВАЖНО: Записи в книжке должны точно соответствовать сведениям, указанным в приказе о приёме на работу.

В первую очередь заполняется графа с порядковым номером. Он должен быть на единицу больше того, который соответствует предшествующей записи.

Следующая графа содержит сведения о дате, когда работник приступил к трудовым обязанностям. Дата вписывается арабскими цифрами.

Графа разделяется на три колонки для отдельной записи числа, месяца и года. Число и месяц записываются двумя цифрами, а год – четырьмя. В этих графах недопустимо ставить точки или вписывать буквы.

СПРАВКА: Дата, указанная в записи о приёме на работу (увольнении) может не совпадать с моментом внесения записи в книжку.

В третьей графе указывают факт принятия на работу с наименованием должности и подразделения. Например, формулируют: «Принята на работу в должности педагога дополнительного образования в отделение театральной студии «Лисичка».

Если подразделения отсутствуют, указывается структура, которая регламентирована для официальных записей. Например, индивидуальный предприниматель вправе в качестве подразделения указывать наименование организации, торговой точки и т.п.

В четвёртой графе делается ссылка на приказ, на основании которого лицо приступило к работе. То есть даются полные сведения о приказе, на основании которого делается запись (о срочном трудовом договоре). После наименования документа «Приказ», вписывается его номер и дата его выхода.

Запись вправе вносить только работодатель в лице:

• индивидуального предпринимателя;
• руководителя;
• уполномоченного лица из числа сотрудников, назначенного приказом.

Запись визируется лицом, внёсшим сведения о работе, подпись расшифровывается фамилией.

При внесении сведений о поступлении на работу печать не ставится.

Образец записи в трудовой книжке о срочном трудовом договоре:

Запись в трудовой книжке, когда истек срок трудового контракта

Поскольку в срочном контракте заранее определена дата его завершения, работодатель вправе расторгнуть его без дополнительных заявлений со стороны работника. Вот алгоритм, как это делается:

• руководство обязано известить «срочника» об окончании контракта за 3 дня до указанной даты;
• когда наступит час «X», директор издает приказ о его расторжении в связи с окончанием периода действия;
• вносит запись в трудовой о работе по срочному договору об увольнении.

Вот как выглядит содержание основной части распоряжения об увольнении:

Порядок внесения записи о расторжении контракта идентичен тому, как это делается при найме (п. 15 порядка). Единственное отличие — основание прекращения деятельности. Запись делается на основании пункта 2 статьи 84.1 ТК РФ и пункта 17 порядка со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Даже при срочном контракте обстоятельства иногда меняются, и расторжение происходит досрочно, например, по инициативе работника или работодателя. Если такое произошло, необходимо дать ссылку на соответствующие положения ТК РФ (пункты 18-24 порядка).

Отметку заверяют печатью и подписью ответственного лица и самого сотрудника. В день увольнения заполненную книжку отдают на руки (п. 36 порядка).

Порядок указания информации об увольнении

Увольнение регулируется нормами договора, который утрачивает юридическую силу в назначенный при его заключении день.
Если речь идёт о заместителе, то по причине выхода основного работника. Так же допускается его досрочное расторжение, по инициативе одного из контрагентов.

Перед тем как заполнить трудовую, составляется приказ об увольнении. Дата увольнения должна совпадать со сведениями, вносимыми в книжку, и днём расторжения контракта, указанным при его заключении.

Если принимался заместитель, то в приказе указывается причина: «в связи с выходом Ивановой И.И.». В этом случае день ухода заместителя должен указываться как предшествующий выходу основного работника день.

Внесение сведений согласно регламенту

Здесь уже не нужно указывать наименования компании. Сразу же ставится порядковый номер, следующий за предшествующим. Далее по аналогичному принципу вносится дата увольнения, соответствующая последнему рабочему дню.

В сведениях о работе указывается базовая формулировка, которая должна отражать нормы расторжения трудовых отношений при срочных договорах.

Формулировка предусматривает следующую запись: «Уволена в связи с прекращением трудового договора», далее идёт обязательная ссылка на нормы законодательства: «на основании пункта 2 части 1 статьи 77 Трудового Кодекса РФ».

В наименовании законодательного документа не допускаются сокращения типа ТК РФ.

Если расторжение происходит досрочно, указываются иные статьи законодательства, согласно проявленной инициативе со стороны работника или работодателя. Тогда нормы внесения сведений ничем не будут отличаться от постоянных, бессрочных трудовых отношений.

После внесения записи, ставится виза работодателя (ИП) или уполномоченного лица, сделавшего запись.

При этом вписывается его должность и фамилия с инициалами. При передаче документа в руки владельца, он так же ставит свою подпись строчкой ниже, чем лицо, ответственное за внесение сведений.

После удостоверения внесённых данных подписью уполномоченного сотрудника, ставится печать. Здесь используется круглая печать организации, которую недопустимо заменять кадровой печатью.

Её месторасположение обязательно должно соответствовать базовым нормативам:

1. горизонтально – посередине листа;
2. вертикально – двумя строчками ниже подписи работодателя.

Заполненный документ выдаётся в последний рабочий день лично в руки увольняющегося временного работника. Информация о выдаче должна быть внесена в журнал выдачи, под роспись ответственного лица и владельца документа.

Пример внесения записи об увольнении при срочном трудовом договоре:

Как вносить данные в электронные книжки

С прошлого года все изменения в штате компании вносят в специальную отчетную форму СЗВ-ТД, которую сдают в Пенсионный фонд России. Форма и порядок ее заполнения установлены постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730П.

Оформление нового сотрудника с цифровой книжкой происходит по стандартной схеме. В отчет СЗВ-ТД необходимо внести следующие сведения:

• об организации, в которую трудоустраивается человек;
• о работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС, должность;
• об изменениях в рабочей деятельности: о трудоустройстве или расторжении контракта;
• основание — реквизиты приказа, контракта и др.

Все эти сведения аккумулируются в базе данных ПФР. Из нее затем предоставляют выписку, которая и является цифровым вариантом обычной книжки. При расторжении контракта человеку выдают справку СТД-Р со сведениями о работе.

Отметка о прекращении соглашения

Если иные причины не повлияли на преждевременное увольнение, в назначенный договором срок даётся информация об увольнении. Здесь также соблюдается установленный алгоритм:

1. Наименование организации, не вносится. Внесение данных об увольнении начинается с нового порядкового номера.
2. Во второй колонке так же указывают дату увольнения.
3. В третьей – факт увольнения с указанием причины и соответствующей статьи ТК РФ.
4. В четвёртой – реквизиты приказа об увольнении.

Основания – ссылка на статью ТК РФ, вписываются без сокращений.

Готовая формулировка записи об увольнении, внесённая в третью графу, будет следующей: «Уволить в связи с прекращением срока действия трудового договора пункт 1 часть 2 статья 77 Трудового кодекса РФ».

Сведения так же вносит лицо, уполномоченное на её внесение согласно служебному регламенту, или назначенное приказом. По завершении записи, указанное лицо вносит нижеследующее:

1. ставит свою подпись;
2. указывает должность, фамилию и инициалы.

Если это не руководитель и не ИП, то дополнительно ставится подпись руководителя. Запись скрепляется круглой печатью организации.

Фото, как выглядит образец записи в трудовой книжке о приеме на работу по срочному трудовому договору, а также о его прекращении:

Некоторые организации набирают сотрудников для временного трудоустройства. В таких случаях отношения между наемным работником и работодателем оформляются срочным трудовым договором. Читайте наши материалы о том, как заключается такой контракт, нужен ли испытательный срок, а также как грамотно его продлить или расторгнуть с беременной сотрудницей.

Продлить или перезаключить срочный трудовой договор.

Мы взяли работника по срочному трудовому договору сроком действия два года на время исполнения обязанностей сотрудника, находящегося в длительной командировке за границей. Но продолжительность командировки увеличилась. Можно ли продлить срочный трудовой договор или лучше заключить новый?

Продление срочного трудового договора законом Трудовым кодексом не предусмотрено, за исключением двух случаев:

• истечение срочного трудового договора в период беременности женщины, когда работодатель обязан по ее письменному заявлению и при предоставлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, продлить срок действия трудового договора до окончания беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ );
• избрание работника по конкурсу на замещение ранее занимаемой им по срочному трудовому договору должности научно-педагогического работника. Тогда новый трудовой договор может не заключаться. И в этом случае действие срочного трудового договора с работником продлевается по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, на определенный срок (не более пяти лет) или на неопределенный срок (ч. 8 ст. 332 ТК РФ ).

Что касается заключения нового срочного трудового договора, согласно п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» при установлении в ходе судебного разбирательства факта многократности заключения срочных трудовых договоров на непродолжительный срок для выполнения одной и той же трудовой функции суд вправе с учетом обстоятельств каждого дела признать трудовой договор заключенным на неопределенный срок.

Существует несколько мнений о том, как поступать в подобных ситуациях. Некоторые специалисты считают, что продление трудового договора на новый срок не допускается, а если стороны намереваются продолжить трудовые отношения по истечении срока действия договора, им необходимо прекратить действующий трудовой договор и заключить новый на тот же или иной срок.

С другой стороны, Трудовой кодекс, устанавливая возможность внесения любых изменений в трудовой договор (ст. 72), не конкретизирует, срочный он или бессрочный. Роструд также полагает, что до окончания срока действия трудового договора в него могут вноситься изменения путем составления и подписания соответствующего соглашения (см. Письмо от 31.10.2007 № 4413-6).

Мы придерживаемся второй точки зрения – допускается продление срочного трудового договора в определенных обстоятельствах, например, когда работник принимался для выполнения заведомо определенной работы и ее завершение не может быть определено конкретной датой или когда отсутствующий работник, за которым сохраняется место работы, не в состоянии вернуться в установленный срок. Но договор может продляться не более чем на пять лет (ст.58 ТК РФ ). В противном случае нужно заключать новый договор.

В ситуации, описанной в вопросе, вы можете заключить дополнительное соглашение, но целесообразнее не продлять срок действия договора, а изменить условие о сроке его действия на следующее: «Договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы».

Срочный договор

Как уже отмечалось выше, когда работник устраивается на работу, кадровой службой вносится запись о трудоустройстве в его трудовую книжку. При этом с работником заключается трудовой договор. Однако, вид заключаемого договора может быть разным. Например, он может быть срочным или бессрочным. А значит следует и понимать, будут ли различаться в записи в трудовых книжках при заключении разного вида трудовых договоров.

Важно! Срочный трудовой договор, представляет собой соглашение между работником и работодателем, которое заключается на довольно короткий срок. Обычно срок такого договора не превышает 5 лет.

Срочный договор может применяется при приеме на работу временного сотрудника на период замещения отсутствующего работника. Например, сотрудница находится в отпуске по БиР или по уходу за ребенком. В этом случае работодатель знает сроки возвращения основной сотрудницы, поэтому может определить срок трудового договора.

Помимо этого, срочные договора также заключаются при приеме сезонных работников на определенный промежуток времени. В этом случае в договоре четко прописывается причина такого характера работы. Приказ о приеме на работу и внесении записи в трудовую книжку издается на основании договора.Трудовая заполняется с учетом того, что работника принимают не по совместительству, а на полный рабочий день.