Существует два вида доверенности на право ЭЦП — для фактического пользования и для получения подписи в удостоверяющем центре (УЦ). В первом случае доверенность на использование ЭЦП выдается на конкретные должностные лица, представляющие коммерческие интересы организаций и индивидуальных предпринимателей. Во втором случае доверенность дает право получения подписи и сертификатов электронных ключей в УЦ для передачи владельцу. Доверенный представитель не наделяется полномочиями по использованию электронной подписи.
Тонкости составления документа
На уровне Федерального Законодательства нет единого верного и рекомендованного шаблона доверенности на получение ЭЦП. Акт о передаче полномочий может быть составлен в произвольной форме на бланке компании или простом бумажном листе стандартного формата.
Права и полномочия сторон
В доверенности желательно указать права и обязанности доверенного. К ним относят:
- сохранение конфиденциальности ключа ЭЦП;
- подачу заявление на отзыв сертификата ЭЦП в случае компрометации ключа;
- сбор и передачу документов, нужных для получения ЭЦП;
- подпись и иную форму визирования деловых бумаг для получения ЭЦП.
Также нужно указать не только право получения ключа ЭЦП, но и всех сопроводительных документов и средств ЭЦП. Без указания этой информации удостоверяющий центр вправе отказать в выдаче сертификата электронной подписи.
Если доверенное лицо, получающее ЭЦП, наделяется правом ее использования в дальнейшем, то это также можно указать в теле документа.
Как составляется и для кого
Доверенность можно составить на любого сотрудника, а также на стороннюю организацию, на физическое или юридическое лицо. Обычно оформлением подобных документов занимается юридический отдел. Роль генерального директора в процессе составления ограничивается лишь заверением документа подписью и печатью.
Структура доверенности
Акт передачи прав на получение сертификата ключа ЭЦП должен включать:
- реквизиты организации;
- дату составления;
- адрес составления.
Название фирмы или предприятия должно соответствовать Единому государственному реестру юридических лиц. Также обязательно указывают:
- ФИО владельца подписи и его доверенного;
- паспортные данные, включая адрес регистрации, владельца ЭЦП и его доверенного;
- должность владельца подписи и его доверенного.
Дополнительно прописывают название УЦ, который будет заниматься изготовлением электронной подписи и ее средств (Тензор, Контур, Союз и т.д). Заверяют доверенность подписью генерального директора и поверенного, а также печатью (при наличии).
Правила для формулировок
Юридическую силу имеет только документ, составленный в письменной форме. Поскольку в Федеральном Законодательстве требования к акту на получение ЭЦП отсутствуют, для оформления документа используют правила и требования Гражданского Кодекса РФ (ст.186).
Срок действия
Согласно ГК РФ срок действия генеральной, бухгалтерской доверенности или доверенности иного типа не может превышать 3 лет с момента ее подписания. Если доверенность составлена без даты оформления, то она признается недействительной.
Образец заполнения Доверенности для получения ЭЦП на физическое лицо
Автоматически прекращается действие документа по следующим причинам:
- истечение срока;
- отмена доверенности доверителем (при помощи соответствующих заявлений);
- отказ доверенного лица выполнять свои полномочия;
- прекращение деятельности организации;
- ликвидация юридического лица;
- смерть доверенного лица или доверителя, а также признание недееспособности, ограниченной дееспособности;
- признание доверенного лица или доверителя безвестно отсутствующим.
Обычно доверенность на получение ЭЦП составляется на срок 1 год, т.к. подпись действительна в течение этого срока. Если документ не включает пункта об использовании ЭЦП, то срок его действия может быть продлен до 3 лет.
Заверение у нотариуса
Гражданский Кодекс РФ (п.4 ст. 185.1) говорит о том, что составленная юрлицом доверенность визируется подписью руководителя организации или его уполномоченного лица согласно учредительным документам и законодательству.
Доверенность на получение сертификата ключа ЭЦП от имени физического лица подписывается личной подписью сторон с указанием полных ФИО. Дополнительное заверение у нотариуса не требуется.
Единая доверенность на получение сертификата и подписание документов
Единая доверенность оформляется так же как и документ, дающий право получить сертификат ключа проверки ЭЦП. Дополнительно в её текст вносится пункт, дающий уполномоченному разрешение на применения электронной подписи и вытекающие из этого возможности:
- Владеть сертификатом ключа компании (нужно вписать в текст документа её реквизиты).
- Подписывать соглашения от имени компании в организациях, поддерживающих использование данного типа ключа (их перечень определяется доверителем).
- Представлять в удостоверяющий центр документы и сведения, необходимые, например, для изменения статуса сертификата ключа.
Инструкция по составлению
Составляя бланк доверенности, нужно понимать, кто будет передавать свои права на получение цифровой подписи. В любой компании установлено несколько руководящих должностей, и при оформлении акта о передаче прав часто допускается ошибка в выборе лица, делегирующего свои права. Лучше, если доверенность будет составлена от имени генерального директора. Также можно оформить акт передачи права получения ЭЦП от имени должностного лица, занимающегося подписанием соглашений и представляющих компанию на переговорах и т.д. Формулировка обязательно должна отражать в простой и понятной форме факт передачи полномочий по получению подписи для совершения необходимых действий и сделок от имени доверителя.
Образец 2 Доверенности на получение ЭЦП
Шапка
При оформлении документа в шапке прописывают данные о владельце ЭЦП:
- название организации или ФИО физического лица;
- адрес (для физических лиц возможно указание адреса фактического проживания);
- контактные данные.
Для физических лиц также обязательно указание ИНН.
Основная часть
Далее следует прописать:
- номер доверенности;
- дату и место составления;
- данные о доверенном лице;
- данные о доверителе;
- основания, которые дают право делегирования получения подписи.
Также в основной части прописывают сроки действия документа и проставляют образцы личной подписи доверителя и доверенного.
Передача полномочий
Пункт о передаче прав также является желательным при составлении документа. В нем прописывают возможные действия доверенного лица, к которым относится как подпись деловых бумаг, так и заключение договоров, продление срока действия сертификата ЭЦП, передача сертификата другому лицу и т.д.
Заключение
В заключительной части документа ставят подписи руководитель организации и доверенное лицо с обязательным указанием полных ФИО. Возможность передоверия указывается при необходимости.
Дать право подписи всем сотрудникам с ЭП компании
По умолчанию в программе установлен именно такой режим работы: документы может подписывать руководитель и сотрудники, у которых имеется электронная подпись компании. Чтобы проверить, у кого есть право подписи документов в вашей компании, откройте карточку организации и перейдите в раздел «Кто подписывает документы».
Учтите, в таком режиме вы доверяете всем сотрудникам, имеющим подходящую ЭП, подписывать любые электронные документы.
Чтобы ограничить список представителей или набор документов, настройте права для тех, кто имеет право подписи.
Образцы документов
Образец для скачивания доверенности на получение ЭЦП для юридических лиц и ИП
Образец заполнения документа
Образец бланка доверенности на получение электронной подписи
Что разрешено при составлении доверенности
СБИС (Сеть Деловых Коммуникаций) приводит список случаев, когда доверенность не может быть принята удостоверяющим центром. К ним относят:
- указание только инициалов владельца ЭЦП или его доверенного лица;
- указание в одном документе двух и более доверенных лиц;
- несовпадение подписи доверителя/поверенного в паспорте и в документе;
- заполнение данных разными ручками или почерками;
- отсутствие печати компании или ИП.
Удостоверяющий центр может отказать в принятии документа, если он не содержит дату составления или его срок действия уже закончен. Также сотрудники центра вправе отказать в принятии доверенности, если в нее были внесены изменения после ее составления.
Отличие доверенностей для физических и юридических лиц
Доверенность на получение электронной цифровой подписи и для физических, и для юридических лиц оформляется по одному бланку или шаблону. Разница заключается лишь в указанной информации.
Если акт передачи права получения цифровой подписи оформляется на другую организацию, то в нем прописывают данные юридического лица: адрес, правовую форму, контактные данные, реквизиты. Также обязательно указать должность и ФИО контактного лица, полномочия и обязанности стороны.
Образец заполнения Доверенноти на получение ЭЦП для юридического лица
При составлении акта передачи права на получение (и использование) ЭЦП для физлица указывают только паспортные данные доверенного, контактную информацию, СНИЛС и ИНН. Из общей информации обязательно заполняют права и полномочия сторон, обязанности по сохранению конфиденциальности ключа в тайне, а также сроки действия доверенности.
Составление доверенности на получение ЭЦП является частой практикой в организациях, т.к. генеральный директор или его уполномоченное лицо физически не могут контролировать все процессы. Обычно оформлением документа занимается юридический отдел, а отсутствие единых законодательных требований позволяет составить доверенность в произвольной форме. Структура акта о передаче прав на получение ЭЦП содержит полномочия доверенного лица и его обязанности, реквизиты сторон, контактные данные и возможность передоверия. Дата составления является единственным обязательным атрибутом, т.к. без нее документ теряет юридическую силу и признается недействительным. Для организаций и физлиц доверенность составляется по одному шаблону, разница состоит лишь в указанных данных. Заверять документ у нотариуса необязательно, т.к. он визируется личной подписью и печатью ИП или руководителя организации.
Доверенность на использование электронной подписи
Доверенность на использование ЭЦП руководителя может понадобиться главному бухгалтеру, сдающему годовой отчёт, юристу, представляющему интересы фирмы в суде, коммерческому директору, участвующему в тендере. Прежде чем составить документ, руководитель компании издаёт приказ, передающий функции, связанные с использованием цифровой подписи одному из подчинённых. Доверенность оформляется по тем же правилам, что и на получение сертификата, но с другим перечнем полномочий. Подчинённый получает личную цифровую подпись.
