Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами + скачать образец

Должностная инструкция менеджера по работе с клиентами: общие положения

1. Управляющий, осуществляющий клиентское обслуживание, занимает руководящий пост.

2. В качестве претендента выбирается лицо с:

• полным высшим или средним образованием по факультету экономики;
• дополнительной подготовительной базой в соответствующей сфере;
• минимальным рабочим стажем в предпринимательской области в 3 года.

3. В осведомленность управляющего по работе с клиентами входят следующие категории знаний:

3. 1. Свод законов, провозглашающих вопросы реализации сферы предпринимательства.

3. 2. Экономика рынка, коммерческая деятельность, основы ведения бизнеса.

3. 3. Рыночно-исследовательские основы:

• концепции;
• управление;
• способы;
• направления.

3. 4. Теоретическая составляющая менеджмента, макро- и микрообластей экономики.

3. 5. Продукция, предлагаемая клиентам:

• сортимент;
• классификация;
• параметры;
• назначение.

3. 6. Правила достижения деловых связей.

3. 7. Правила этикета в случае осуществления клиентских переговоров.

3. 8. Теоретические знания об общении между людьми.

3. 9. Базовая информированность о сферах социологии и психологии.

3. 10. Управляющий по клиентскому обслуживанию назначается и освобождается от должности посредством руководящего приказа.

3. 11. Подчинение работника распространяется на коммерческого директора организации.

3. 12. В случае отсутствия менеджера на неопределенный промежуток времени его обязанности переходят лицу, назначение которого производится в порядке, установленным предприятием. На данное лицо ложатся функции управляющего, а также ответственность за их игнорирование.

Основы написания документа

В действующем законодательстве нет указаний по составлению должностной инструкции, что открывает большой простор для работодателей по адаптации документа для своих нужд. Но на практике многие компании предпочитают переделывать для себя стандартные инструкции, а не составлять новые с чистого листа. Стандартная инструкция включает следующие части:

• Общая часть.
• Функции.
• Права.
• Ответственность.

К этим разделам, описывающим основные параметры деятельности специалиста, работодатели, особенно крупные, могут добавить ещё несколько дополнительных частей. В них могут оговариваться условия работы, должностные связи или критерии, которые применяют для оценки качества достигнутых сотрудником результатов.

Общий раздел

Базовая часть, в которой оговариваются основные аспекты деятельности сотрудника: кому он подотчётен, кто его нанимает и другие моменты. Особую роль тут играет список знаний и навыков, требуемых от сотрудника, которые могут сильно варьироваться в различных компаниях.

Важно! Навыки из этой части должны соответствовать должностным функциям, обозначенным в следующем разделе. Так, если в обязанности сотрудника входит общение с иностранными клиентами, то в навыках логично прописать знание соответствующего иностранного языка.

Функции

Эта часть отведена под перечисление рабочих обязанностей сотрудника. Данный перечень может быть очень разнообразным и сильно зависит от политики работодателя, а также от его размеров, отраслевой принадлежности и других факторов.

Важно! Для менеджеров по работе с клиентами можно применять типовую инструкцию, если они выполняют взаимозаменяемую работу. Если же каждый менеджер ответствен за специфичный участок работы — крупных клиентов или лиц из определенного региона — то лучше составить документ, отражающий их индивидуальные различия.

Ответственность

В этой части дается небольшой перечень оснований для привлечения к ответственности сотрудника. На практике серьезная ответственность определяется в ходе трудовых и юридических разбирательств, что делает ненужным включение в раздел конкретных мер наказания.

Права

В этой части дан список основных прав менеджера. Специфика работы или политика работодателя могут повлечь расширение списка. Так, сюда могут быть включены права сотрудника на компенсацию транспортных расходов или на оплату работодателем мобильной связи.

После того как текст документа составлен, он должен быть согласован с профильными специалистами — юристом, сотрудником кадрового отдела — и непосредственным руководителем сотрудника. Только после этого документ отправляется к руководителю фирмы. Далее документ распечатывают с соблюдением всех официальных атрибутов: даты, расшифровки подписей и пр. Должностная инструкция вступает в силу после проставления подписей всеми сторонами: директором фирмы, менеджером и другими сотрудниками, которые участвовали в процессе её согласования.

Обязанности менеджера по работе с клиентами

Функциональность работника рассматриваемой должности заключается в:

1. Проведении аналитических исследований клиентской базы, которая может стать потенциально значимой для предприятия. Также выявляется клиентская потребность, ее уровень и направленность.

2. Проработке поисковой клиентской методики, планировании совместной рабочей деятельности, схематичном составлении форм обращения.

3. Поиске клиентов посредством имеющихся в наличии способов:

• рекламы;
• презентации;
• коммуникации.

4. Организации и проведении мероприятий по переговорам с клиентами, которые проявили заинтересованность в предложенных услугах.

5. Реализации личных встреч с клиентами, в процессе которых применяются методы убеждения в выгодности сделок. Целесообразно сглаживание конфликтных ситуаций и дальнейшее заключение договоров.

6. Поддерживании непрекращающихся контактов с клиентами, имеющимися в наличии, а также организации рабочего процесса по согласованным планам.

7. Соблюдении клиентских интересов в процессе выполнения условий договора филиалами предприятия.

8. Формировании клиентской базы, сопровождающегося актуальным внесением изменений.

9. Разработке схематичных вариантов построения взаимоотношений с клиентами, представляющими для предприятия большую выгоду и перспективу развития, которые заключаются в предложении:

• особых условий;
• скидок;
• минимального быстрых сроков.

10. Разработке и предоставлении клиентам рекомендационных и консультационных советов, касающихся высокоэффективного использования имеющегося делового сотрудничества.

11. Налаживании обратной связи с клиентами, установлении факторов, провоцирующих клиентскую неудовлетворенность сотрудничеством, аналитическом взгляде на поступающие претензии.

Общие положения

1.1. Менеджер по работе с клиентами относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется руководителю [наименование организации].

1.2. Менеджер по работе с клиентами назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности].

1.3. На должность менеджера по работе с клиентами принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «Менеджмент») или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.4. На время отсутствия менеджера по работе с клиентами его должностные обязанности выполняет [должность].

1.5. Менеджер по работе с клиентами должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

— рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

— конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;

— теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;

— теорию и практику работы с персоналом;

— формы и методы ведения рекламных кампаний;

— порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;

— основы социологии, психологии и мотивации труда;

— этику делового общения;

— основы технологии производства;

— структуру управления предприятием, учреждением, организацией, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;

— методы оценки деловых качеств работников;

— основы делопроизводства;

— методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;

— передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;

— основы трудового законодательства Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Права менеджера

Правовые функции управляющего сводятся к:

1. Самостоятельному выбору коммуникационной и рабочей формы с клиентами, а также способов установления связей.
2. Возможности управления на свое усмотрение денежными средствами, выделенными организацией на разного рода расходы.
3. Подписанию документов в рамках собственной компетенции.
4. Знакомству с документацией, затрагивающей должностные права и обязанности.
5. Осуществлению запроса к руководству документов, необходимых для выполнения непосредственных функций.
6. Требованию от руководства условий, необходимых для выполнения соответствующей рабочей деятельности.

Кто такой менеджер

Само название «менеджер по работе с клиентами» уже содержит вполне понятное определение круга обязанностей такого сотрудника. Это специалист, основной обязанностью которого является контакт с заказчиками, разъяснение ему сути продукции и услуг, предлагаемых компанией с целью последующей реализации последних.

От того, насколько грамотны и подкованы ваши менеджеры, контактирующие с покупателями напрямую, зависит имидж вашей фирмы и её прибыль. Совершенно очевидно, что это та ключевая фигура в структуре компании, от которой зависит, будет ли удовлетворён клиент и станет ли он обращаться к вам в следующий раз, и будет ли рекомендовать вас своим знакомым.

Нужно чётко определить, что делает менеджер по работе с клиентами.

Создание позитивной клиентской среды

1. Обеспечьте качество первого взаимодействия.

Постарайтесь создать хорошее впечатление у клиента с первой встречи. Качественное обслуживание заключается не просто в работе с возражениями клиентов. Прежде всего, не должны создаваться ситуации, когда эти возражения возникают. Не давайте клиенту ни малейшего повода усомниться в вас. Гораздо проще создать систему по работе с потребителями, чем потом восстанавливать свою репутацию и доказывать, что вы стоите внимания.

2. Проработайте аватар представителя ЦА.

Определите идеального клиента для своей компании. Предугадать индивидуальные качества каждого человека сложно, но если у вас будет типаж идеального покупателя, выработать алгоритмы по взаимодействию будет проще. Для этого ответьте на следующие вопросы:

• Что предпочитает ваш идеальный клиент из товаров и услуг?
• Насколько важны сроки исполнения заказа для такого покупателя?
• Нужна ли будет техническая поддержка идеальному клиенту?
• Какие потребности хочет удовлетворить идеальный покупатель с помощью вашего товара?
• Что вы можете сделать, чтобы помочь клиенту в достижении его целей?

Ваша задача – дать покупателю больше, чем он от вас ожидает. Во-первых, это произведет приятное впечатление и поможет удержать клиента, а возможно, и перевести его в статус постоянных. Во-вторых, если когда-то произойдет спорная ситуация, то такой потребитель будет относиться к вам более лояльно.

Допустим, вы обещаете доставить пиццу в течение часа с момента заказа. Доставьте ее за 40 минут.

Уделите внимание вашему торговому или офисному пространству. Оно должно быть удобным не только для вас, но и для ваших клиентов. Приходящие к вам люди должны хорошо ориентироваться, чувствовать себя в безопасности и хотеть снова к вам вернуться. Используйте, например, такие решения:

• Обозначьте места для парковки ваших клиентов.
• Обеспечьте доступную среду для инвалидов.
• Разместите указатели внутри помещения.
• На входе используйте информационные стойки, предлагайте брошюры, справочники, карты магазина.
• У входа не будет лишним сотрудник, который поможет клиентам в поисках нужного места.

Возьмите курс на клиентоориентированность. Каждый человек достоин индивидуального подхода. Относитесь к клиенту как к значимой персоне, а не просто как к проходящему мимо. Используйте такие приемы:

• Представляйтесь по имени сами.
• Интересуйтесь именем клиента.
• Выслушивайте требования клиента.
• Не просто давайте информацию о товаре, а помогайте в выборе.

Чтобы поддерживать сервис на высоком уровне, всегда ставьте себя на место клиента. Так станет понятно, над чем еще следует поработать. Возьмите на вооружение такие способы:

• Проверьте голосовое меню. Сделайте звонок к себе в офис и оцените удобство использования.
• Проверьте скорость ответов по электронной почте. Отправьте письмо и подождите ответ.
• Проверьте выкладку и маркировку товаров. Просто прогуляйтесь по магазину.
• Проверьте работу в чатах. Напишите о проблеме в чат и понаблюдайте за скоростью решения.

Многим людям нравится самостоятельность. Они не будут зависеть от времени работы магазина, если вы оборудуете его кассами для самостоятельного расчета, подключите к работе автоматические сервисы, заведете форумы со способами решения проблем. Все это поможет вам еще более эффективно работать с клиентами.

Рекомендуем

«Отношения с клиентами: 10 главных принципов построения долгосрочных связей» Подробнее

Права и обязанности

Специалист по работе с клиентами имеет право решать, как ему находить и устанавливать деловое сотрудничество с клиентами. Также он самостоятельно распоряжается всеми выделяемыми ему для работы денежными средствами. Менеджер выступает от лица своей компании при проведении переговоров, подписывает документы в меру своей компетенции. Он знакомится с решениями организации по поводу вопросов, возникающих в ходе работы.

Клиент-менеджер имеет право требовать от своих руководителей те документы, которые необходимы ему для выполнения работы.

Также он имеет доступ к бумагам, в которых прописаны его обязанности и права, условия соблюдения качества исполнения обязанностей.

На каждом предприятии такой специалист выполняет определенные обязанности. Это:

1. Проведение анализа и изучения всех возможных клиентов с учетом их требований.
2. Применение различных способов для поиска покупателей и клиентов путем размещения рекламы, посещения презентаций и выставок.
3. Оценка надежности будущих бизнес-партнеров, их возможностей.
4. Ведение переговоров и выявление с их помощью предпочтений клиентов.
5. Встречи с потенциальными партнерами, заключение договоров и обсуждение их условий.
6. Поддержание связей с уже имеющимися клиентами, работа с ними.
7. Устранение возникающих проблем.
8. Создание выгодных предложений для наиболее перспективных клиентов в виде особых условий, скидок и т.д.
9. Общение с деловыми партнерами, выявление их требований и претензий.
10. Создание базы клиентов и внесение в нее корректировок.
11. Анализ проведения подобной работы в фирмах-конкурентах.

Обязанности, выходящие за рамки инструкции, работник выполнять не должен. Поэтому важно знать что входит в должностные инструкции менеджера. Читайте наши статьи о том, какие выполняемые функции у офис-менеджера, а также финансового, по рекламе и маркетингу, снабжению и логистике, туризму, развитию продаж, компании, персонала и розничной сети.