Доверенность представляет собой письменное полномочие, дающее главному бухгалтеру право выполнять юридически значимые действия от лица организации или ИП. Так, необходимо подать в налоговую службу копию доверенности на право подписи налоговой отчетности, причем это надо сделать до того, как подписанная бухгалтером отчетность будет отправлена.
Доверенность на главного бухгалтера должна быть составлена без ошибок и соответствовать всем законодательным требованиям, которые выдвигаются к таким документам. В ином случае ее просто не примут. Все имеющиеся в организации доверенности необходимо регулярно проверять. Возможно, у некоторых из них уже закончился срок действия или они составлены без учета поправок, внесенных в ГК РФ.
В каких случаях необходимо составлять доверенность
Как понять, нужна ли доверенность на главного бухгалтера в каких-то определенных случаях? Для получения ответа на этот вопрос ознакомьтесь с перечнем возможных ситуаций, в которых без доверенности нельзя обойтись:
- обмен документами с банком, получение выписок по расчетному счету (в этом случае нужно составить доверенность на главного бухгалтера в банк);
- представление налоговых деклараций и прочей отчетной документации в ИФНС;
- доверенность на право подписи главного бухгалтера – образец такой доверенности потребуется для передачи отчетности по ТКС, если сертификат ЭП (электронной подписи) оформлен не на руководителя компании или ИП;
- обращение за госрегистрацией изменений в учредительных документах;
- сдача документов в ПФР и ФСС РФ, а также ознакомление с результатами проверок, получение требований о предоставлении документов.
Читайте также: Как заверить копии документов для налоговой
Как оформить полномочия
Вообще существуют два способа передачи главному бухгалтеру полномочий на подписание первичных документов – приказ руководителя и доверенность.
Исходя из смысла ст. 169 НК РФ, оба этих способа являются равноценными. Однако следует учитывать, что если полномочия главного бухгалтера предполагается распространить на взаимодействие с некими внешними факторами, например, с ИФНС, то приказа может быть недостаточно, поскольку приказ – это всегда внутренний документ.
То есть способ оформления полномочий будет зависеть от спектра этих полномочий. Однозначно, наиболее функциональным вариантом будет оформление доверенности.
Надо ли заверять доверенность у нотариуса?
Законодательство не требует обязательной заверки доверенности от организации у нотариуса. Для придания документу юридической силы достаточно подписи генерального директора и печати компании.
Нотариальное заверение понадобится в обязательном порядке, когда доверенность выдает индивидуальный предприниматель, а также в случаях:
- если доверенность выдается на совершение сделки, которая по законодательству должна проходить через нотариуса;
- при подаче заявлений на госрегистрацию (прав, сделок);
- если на бухгалтера оформляется безотзывная доверенность.
Образец доверенности на главного бухгалтера (общей) можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.
Читайте также: Как проверить нотариальную доверенность
Как сделать доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия?
Скрупулезность при заполнении бухгалтерских документов – основа успеха в работе бухгалтера. Зачастую возникают ситуации, при которых водитель проехал определенное расстояние до места получения груза, затрачены значительные средства (ГСМ, заработная плата водителя) и время, однако в бухгалтерии была неправильно составлена доверенность, и в связи с этим в выдаче груза было отказано.
Для того чтобы исключить такого рода случаи и облегчить работу бухгалтеров, мы сегодня расскажем как выписать доверенность в 1С:Бухгалтерия 8.
Значение термина «Доверенность» и его унифицированные формы зафиксированы Госкомстатом РФ 30.10.1997 года №71а (далее – Постановление). В частности Постановлением установлено, что доверенность выписывается в единственном экземпляре и выдается под роспись конкретному лицу, указанному там. Пятнадцать дней – крайний срок действия этого документа.
Найти доверенность в 1С можно по адресу: «Покупки-Доверенности».
Рис.1 Покупки-Доверенности
Как и во многих документах 1С, здесь имеется фильтр по контрагенту.
Рис.2 Фильтр по контрагенту
Нажимаем кнопку «Создать» и заполняем доверенность, последовательно внося реквизиты документа: дата, срок действия доверенности (10 дней), наименование контрагента, реквизиты договора, а также наименование и количество товара. Подотчетным лицом назначен Семенов Павел Андреевич.
Рис.3 Заполняем доверенность
Наименование получаемого товара можно заполнить, выбрав его из справочника «Номенклатуры», либо ввести произвольный текст непосредственно в строке нашего документа.
Внеся необходимые реквизиты, жмем последовательно на «Записать» и «Провести». Затем обращаемся к кнопке «Печать». Система дает право выбора печати двух форм «М-2» (Рис.4) и «М-2а». Форма «М-2а» применяется в случае, когда в компании предусматривается большое количество операций по самовывозу товаров.
Рис.4 Печать
Из справочника «Физические лица» в наш документ автоматом переносятся сведения о реквизитах документа, удостоверяющего личность, в нашем примере это паспортные данные сотрудника.
Действующее законодательство требует обязательно вести журнал выданных доверенностей. Его необходимо пронумеровать, прошить и скрепить печатью. В 1С:Предприятие 8.3 имеется электронный журнал, который можно сформировать на любую дату или за определенный период.
Рис.5 Журнал выданных доверенностей
Ведение электронного реестра выданных документов не освобождает компанию от регистрации их в журнале на бумажном носителе, однако сильно облегчает поиск и работу с данными документами. В журнале документов, имеется функция расширенного поиска по реквизитам документа «Доверенность» (Контрагент, подотчетное лицо и т.д.).
Рис.6 Функция расширенного поиска по подотчетному лицу
После доставки груза возможно оформление поступления товара на склад из документа «Доверенность». Для этого заходим в него и нажимаем на кнопку «Создать на основании».
Рис.7 Создать на основании
Создается «Накладная» (Рис.8), в который автоматом поступают сведения из Доверенности о наименовании товара, продавце, договоре, количестве поступившего товара.
Рис.8 Накладная
При этом в накладную автоматом перенесется наименование товаров в том случае, когда доверенность была заполнена элементами справочника «Номенклатура». Если в строке введен произвольный текст, строка в документе поступления автоматически создана не будет – надо сначала добавить товары в справочник «Номенклатура», а далее выбрать его в документе поступления товаров.
Заполняем поля склада, куда приходуется товар, реквизиты счета-фактуры (при его наличии), номера и даты накладной, а также стоимости товара (в нашем документе стоимость товара не указывается).
Автоматизация составления доверенностей исключает неточности в документе, экономит время и повышает контроль своевременности предоставления в бухгалтерию отчета подотчетными лицами. Если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашим специалистам по комплексному сопровождению 1С – мы с радостью вам поможем!
Доверенность в банк
Этот документ достаточно востребован, так как у руководителя не всегда есть возможность лично присутствовать в банке для совершения финансовых и хозяйственных операций. Составить такую доверенность могут как юридические лица, так и ИП.
Доверенность в банк на главного бухгалтера, образец ее представлен ниже, обязательно должен включать: данные о доверителе и доверенном лице, наименование банка, перечень действий, которые доверенное лицо имеет право осуществлять.
Важно помнить о том, что доверенность, выданная индивидуальным предпринимателем, должна заверяться нотариусом.
То же самое относится и к составлению доверенности на главного бухгалтера в налоговую. В документе должны быть четко обозначены полномочия доверенного лица. Если ведение бухгалтерского учета передано на аутсорсинг – документ выписывают на конкретного специалиста или на руководителя аутсорсинговой компании.
Читайте также: Доверенность в ФСС
Назначение документа
Документ Доверенность в 1С используется для оформления права на получении материальных ценностей от поставщика подотчетным лицом.
Создание документа Доверенность в 1С позволяет:
- сформировать печатный бланк как разовой доверенности, так и многоразовой доверенности, которая оформляется не на одну покупку;
- быстро и автоматически оформить документ Поступление (акт, накладная).
Доверенность оформляется в одном экземпляре. Для подтверждения личности сотрудника необходимо иметь в наличии паспорт или прочий документ, удостоверяющий личность.
Есть ли унифицированная форма документа?
Единого образца, который можно было бы применять повсеместно для всех предприятий, не существует. Крупные организации часто составляют доверенность на фирменных бланках, но такое условие не является обязательным.
При составлении документа необходимо руководствоваться нормами ст. 185-186 ГК РФ:
- доверенность обязательно должна быть составлена в письменном виде (рукописный и печатный варианты имеют одинаковую юридическую силу);
- документ надо удостоверить подписью руководителя (ИП) или иного лица, уполномоченного на совершение таких действий;
- в доверенности следует указать срок ее действия и дату составления; без указания даты выдачи доверенность будет считаться ничтожной.
Как составить доверенность на главного бухгалтера?
Доверенность на главного бухгалтера в налоговую (образец приведен далее) составляется таким образом:
- В верхней части обязательно должно быть указано наименование документа (к примеру, «Доверенность»);
- В «шапке» надо указать название места выдачи, дату составления доверенности;
- После этого указывают полное наименование организации и ее реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, Ф.И.О. руководителя.
- Затем надо указать информацию о доверенном лице: Ф.И.О., номер и серию паспорта, кем и когда выдан, адрес места регистрации. Обычно эти сведения указывают после фразы: «Настоящей доверенностью уполномочивает…».
- После этого необходимо перечислить действия, которые имеет право выполнять доверенное лицо.
- Ниже надо указать срок действия документа и сделать отметку о том, есть ли у доверенного лица право передоверия.
- Далее должны присутствовать подписи и Ф.И.О. доверенного лица и генерального директора, а также печать организации (при наличии).
Доверитель имеет право отозвать доверенность в любое время. При увольнении сотрудника рекомендуется отозвать все выписанные на него доверенности.
Как оформить доверенность на сдачу отчетности в налоговую?
Согласно Гражданскому кодексу РФ, сдачей статистических, бухгалтерских и налоговых отчетов заниматься могут абсолютно все подчиненные той или иной компании. Единственное требование – наличие соответствующей доверенности, на основании которой они смогут выполнять эти действия. Следовательно, главный бухгалтер для подобных операций является надежным вариантом.
Чтобы бухгалтеру удалось сдавать отчеты, руководитель организации должен составить специальный доверительный документ и прописать в нем соответствующее полномочие. Конечно, встречаются и такие компании, в которых главные бухгалтера могут проводить данные процедуры без наличия доверенности – это должно быть закреплено в уставе компании. Но для начала, в налоговую службу необходимо предоставить данные о таком сотруднике. Здесь также следует учесть, что работники федеральной налоговой службы имеют основание отказать в принятии таких сведений. А это, в свою очередь, означает, что им потребуется доверительный документ.
Существуют и другие нюансы для сдачи отчетностей в налоговую службу. Так, помимо главного бухгалтера, сдавать такие отчеты от имени конкретной организации вправе и совершенно другая компания, занимающаяся ведением бухгалтерских дел. При этом доверенность должна быть оформлена на имя директора этой организации. Как правило, именно здесь ставится отметка с правом передоверия – это позволит руководителю организации, занимающейся бухгалтерскими отчетами, передоверить доверительный документ конкретному человеку вести дела с налоговой службой.
