Обзор работы с электронными подписями в 2022 году: получение, сроки действия, новые доверенности, подписи сотрудников

Руководителю юрлица

Новые правила уже действуют: с 1 января 2022 года электронные подписи для руководителей выпускаются в удостоверяющем центре ФНС и у доверенных лиц УЦ ФНС.

Доверенное лицо (ДЛ УЦ) — удостоверяющий центр, прошедший переаккредитацию и соответствующий дополнительным требованиям контролирующих органов.

На настоящее время таких доверенных лиц УЦ ФНС всего три:

1. ПАО «Сбербанк России»;
2. АО «Аналитический центр»;
3. Банк ВТБ (ПАО).

Такому удостоверяющему центру разрешается выдавать ЭП юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

Порядок действий при получении ЭП в налоговой:

1. Подача заявления на получение. Это можно сделать двумя способами:

• лично в отделении ФНС заполнить заявление в бумажном виде;
• на официальном сайте налоговой службы в Личном кабинете налогоплательщика (физического лица) в разделе «Жизненные ситуации» или через онлайн-запись в налоговую.

2. Выбор и приобретение носителя, на который будет записан сертификат.

Сертификат электронной подписи должен быть записан на токен, сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. Если токен уже есть — можно использовать его. В налоговой могут запросить сертификат соответствия на токен, поэтому рекомендуем сразу при покупке запросить его в УЦ или скачать на сайте производителя.

3. Посещение налоговой инспекции руководителем компании для идентификации личности получателя. Личный визит обязателен, отправить представителя, в т. ч. по доверенности, нельзя.

По закону для идентификации можно обратиться в любую ближайшую налоговую, даже если организация поставлена на учет в другом месте. Но зачастую в налоговой все же требую посетить «свою» инспекцию, поэтому надежнее будет пойти сразу в ФНС по месту регистрации. Перечень отделений ФНС, в которых можно получить ЭП, опубликован на официальном сайте налоговой. Узнайте, есть ли в нем ваше отделение!

Необходимые документы:

• паспорт руководителя;
• СНИЛС;
• токен и сертификат на него.

4. Приобретение КриптоПро CSP или иного криптопровайдера и установка на компьютер. Без средства криптозащиты на компьютере работа с электронной подписью невозможна.

Как легко подключить КриптоПро? Специалисты Калуга Астрал подберут подходящую лицензию и помогут установить программу и настроить работу с электронной подписью.

Оставить заявку или заказать обратный звонок

Если у вас ранее была куплена бессрочная лицензия КриптоПро, то программа продолжит работать — криптопровайдеров изменения не коснулись.

Выдача подписи в ИФНС бесплатная, т. е. вы покупаете только токен и лицензию на криптопровайдер.

В АО «Калуга Астрал» токены от 1450 руб. — покупайте выгодно!

Важные особенности:

• ЭП ФНС для руководителя выдается в единственном экземпляре.
• У подписи есть защита от копирования.
• ФНС подтверждает, что криптопровайдер для работы с подписью может быть любой, главное — действующая сертификация. Но на практике пользователи сталкиваются с разными мнениями региональных ФНС и даже с техническими проблемами при подключении, поэтому безопаснее будет использовать КриптоПРО для работы с КЭП.

Каждому сотруднику, которому разрешено подписывать электронные документы компании, необходимо получить отдельный сертификат ЭП. О порядке получения подписей для сотрудников расскажем ниже в статье.

Порядок действий при получении подписи у доверенных лиц:

При выборе этого варианта необходимо обратиться в один из ДУЦ ФНС — вас проконсультируют о порядке действий. Документы, которые требуются для получения подписи, аналогичны — это паспорт и СНИЛС. Однако, токен и КриптоПро CSP можно сразу приобрести в ДУЦ, т. е. все необходимые действия делаются в одном месте.

Способы получения подписи, которые мы описали выше, подходят для руководителей коммерческих организаций, ИП и нотариусов.

Отдельные категории должностных лиц должны получать подпись в других местах:

• должностные лица бюджетных организаций — Федеральное Казначейство;
• управляющие банковского сектора и других финансовых организаций — Центробанк.

Сроки введения изменений те же — с 1 января 2022 года, т. е. новые правила уже действуют.

Как можно использовать электронную подпись руководителя?

Традиционно ЭП используют для отправки электронной отчетности, но есть еще ряд случаев, когда вам пригодится ЭП:

• Внесение изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП — при электронной отправке документов необходима усиленная квалифицированная подпись.
• Изменение сведений в государственных базах данных, например, в едином федеральном реестре юридически значимых сведений о фактах деятельности юр. лиц, ИП и иных субъектах экономической деятельности (Федресурс).
• Подача заявлений, исков в суды (арбитражные, мировые, федеральные) в электронном виде.
• Регистрация контрольно-кассовой техники в налоговой;
• Участие в торгах и закупках в качестве поставщика или заказчика и многое другое.

Электронная подпись ФНС пока не подходит для многих торговых площадок, которые требуют специальные расширения (OIDы) для работы с госзакупками. Площадки уже отходят от этих требований согласно законодательству, но на некоторых они все же сохраняются. Для работы на ЭТП, где OIDы еще требуются, придется использовать подпись, полученную в АУЦ ранее. По этой теме ожидаются объяснения от ФНС и самих торговых площадок.

Порядок получения УКЭП в ФНС России

Чтобы получить сертификат ключа подписи на директора или ИП, нужно будет подать в ФНС заявление, паспорт и СНИЛС. Направить документы можно также через личный кабинет физического лица.

Когда сертификат выпустят, директор или ИП должны будут забрать его в налоговой службе самостоятельно. Личное присутствие обязательно только в первый раз. При перевыпуске КЭП подтвердить личность можно будет удалённо. Например, при помощи электронной подписи, сформированной с применением действующего сертификата. То есть посещать ФНС повторно не придётся.

Предоставлять КЭП ФНС будет бесплатно. Действовать она будет 15 месяцев. Подпись подойдёт для внутреннего документооборота, а также для визирования отчётности, которая подаётся в налоговый орган в электронном виде.

ФНС выдаст сертификат КЭП на директора организации или ИП в единственном экземпляре на специальном носителе, данные с которого скопировать нельзя. Подразумевается, что подписывать документы должно только то лицо, на которое выпущена подпись. Если нужно визировать документы иным сотрудникам, им оформляются КЭП физических лиц и выписываются электронные доверенности.

Сотруднику компании

Для получения новой подписи сотруднику организации по-прежнему можно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр — эти правила не изменились.

Главное — удостоверяющим центром должна быть пройдена переаккредитация.

Требования для прохождения переаккредитации установлены законом 63-ФЗ об электронной подписи. Ознакомиться с новыми требованиями и найти ближайший АУЦ можно здесь.

Чем будут отличаться новые и старые подписи для сотрудников?

Ранее в файлах ЭП для сотрудников указывались ФИО работника и наименование компании, от лица которой он действует. Такую подпись можно еще получить до конца 2022 года.

Новый образец электронной подписи сотрудника будет содержать только ФИО. Значит принять такую ЭП можно будет в разных организациях.

В ГК «Калуга Астрал» вы можете получить электронную подпись в день обращения! Выбирайте выгодное и удобное решение — Астрал-ЭТ (комплексные решения, включающие лицензию Крипто ПРО, рутокен и интеграцию с сервисами) или 1С — ЭТП (электронная подпись от 900 рублей).

Срок действия подписи сотрудника старого образца с указанием ФИО и наименованием организации — до 31 декабря 2022 года. Даже если ЭП будет получена в декабре 2022 года срок не изменится, так что лучше подумать о переходе на новые правила заранее.

Переход на электронные подписи нового типа будет проводиться постепенно — с 1 марта 2022 года до 1 января 2023 года. Во время переходного этапа получение ЭП нового типа происходит по желанию сотрудника, предложению портала или системы, с которой работает компания. С 1 января 2023 года применения такой подписи станет обязательным.

Чтобы получить подпись, сотруднику нужно предоставить паспорт и СНИЛС. Необходим будет личный визит в удостоверяющий центр для подтверждения личности. Подпись для сотрудника не будет иметь защиты от копирования, будет отсутствовать запрет на включение расширений.

Какие электронные подписи будут работать после 1 июля 2021 года?

После 1 июля для владельцев электронных подписей ничего не поменяется. Все подписи будут работать, пока не закончится их срок действия.

Как проверить срок действия электронной подписи?

Срок действия электронной подписи

. Обычно подпись действует 12 месяцев с момента получения. Если вы брали подпись на другой срок и не помните его, то найдите сертификат электронной подписи — в программе «КриптоПро CSP» на вкладке «Сертификаты». Откройте его и на вкладке «Свойства» проверьте срок действия в строке «Действителен по».

Если срок действия сертификата истекает после 1 января 2022 года, то до 1 января 2022 года подпись будет работать. Если срок действия заканчивается до этой даты, то перед его окончанием вам нужно получить новую подпись. Куда обратиться за новой подписью сотруднику и руководителю — объясним ниже.

Срок действия аккредитации УЦ

. Если у УЦ закончилась аккредитация, то все выданные им электронные подписи перестают работать. Проверьте, что срок аккредитации вашего УЦ не истекает до1 января 2022 года — тогда вам не нужно будет обновлять подпись раньше этой даты.

Клиентам УЦ нашего сервиса интернет бухгалтерии обновлять подпись раньше срока не нужно. Наша прежняя аккредитация действует после 2022 года.Получить электронную подпись.

Доверенности

Для доказательства наличия прав на подпись документов от имени компании и совершение иных действий от лица организации вводится новый документ — машиночитаемая доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, дающая право сотруднику выполнять действия от лица организации и подписанная электронной подписью руководителя компании.

Для того, чтобы ЭП сотрудника на документе была действительна, необходимо прилагать к нему МЧД. Предполагается создание общего реестра таких доверенностей в ФНС, из которого можно будет получать информацию об актуальности и сроке действия МЧД.

Калуга Астрал разрабатывает специальный сервис для работы с доверенностями «Астрал.Доверенность». Пока пользователи Астрал.ЭДО проводят тестирование новой функции. По мере появления новых НПА и разъяснений от ФНС сервис будет совершенствоваться и дополняться. Подпишитесь на наш блог, мы сообщим, когда сервис будет готов к работе.

Использовать МЧД законом разрешено уже с августа 2021 года, но на практике их еще не применяют (нет пока налаженного взаимодействия и электронные сервисы не готовы к работе с МЧД). Пока в законе установлен переходный период — до 31 декабря 2022 года, чтобы все смогли разобраться с правилами и освоиться с новым форматом доверенности.

Отдельный вид электронной доверенности существует для передачи прав на сдачу налоговой отчетности сторонней организацией или уполномоченным лицом. В этом случае можно сформировать электронную доверенность на предоставление отчетности в ФНС в формате XML, утвержденном приказом ФНС № ЕД-7-26/[email protected] от 30 апреля 2022. Такая доверенность равнозначна бумажной и не требует нотариального заверения. Дубликат подписывается КЭП руководителя компании или ИП, за которых будет сдаваться отчетность, и отправляется в ФНС до сдачи первой отчетности.

Где получать подписи руководителям и ИП?

С 1 января 2022 года руководители юрлиц и ИП должны будут использовать подписи ФНС. Получить такую подпись руководители могут уже с 1 июля 2022 года.

Чтобы получить, нужно обратиться напрямую в налоговую или к её доверенным лицам: УЦ, аккредитованным по новым правилам, и прошедшим дополнительный отбор. Список доверенных лиц станет известен в июле 2022 года — о нём расскажут ФНС и сами доверенные лица.

Рекомендуем дождаться окончательного списка доверенных лиц и точек выдачи подписей. Так вы сможете выбрать точку, где руководителю будет удобнее всего получить подпись. Возможно, это будет тот же самый УЦ, в котором свои подписи будут получать сотрудники, — доверенные лица ФНС смогут выдавать подписи и руководителям, и сотрудникам.

В ФНС руководители смогут получить только одну подпись на юрлицо. Всем сотрудникам, которые также подписывают документы от лица компании, понадобится своя подпись физлица и электронная доверенность.

Получить электронную подпись для отчётности и ведения бизнеса.

Кому и как получать ЭП?

Частное физлицо:

нужно для подписания ЭП физлица (ФЛ); Где получать ЭП: Аккредитованный УЦ (АУЦ).

Сотрудник организации или уполномоченное лицо:

нужно для подписания ЭП ФЛ + доверенность, подписанная ЭП юрлица (ЮЛ); Где получать ЭП: АУЦ.

Руководитель коммерческой организации:

нужно для подписания ЭП ЮЛ, в которой указан руководитель; Где получать ЭП: ФНС и доверенные лица.

Индивидуальный предприниматель (ИП):

нужно для подписания ЭП ИП; Где получать ЭП: ФНС и доверенные лица.

Сотрудник ИП:

нужно для подписания ЭП ФЛ + доверенность, подписанная ЭП ИП; Где получать ЭП: АУЦ.

Нотариус:

нужно для подписания ЭП нотариуса; Где получать ЭП: ФНС и доверенные лица.

Автоматическое подписание от организации:

нужно для подписания ЭП ЮЛ без указания руководителя; Где получать ЭП: ФНС и доверенные лица.

Физическому лицу

Для физических лиц правила получения электронной подписи не поменялись — ЭП необходимо получить в аккредитованном удостоверяющем центре.

Заявку на получение ЭП физическому лицу можно отправить электронно в АУЦ. После проверки придется посетить офис удостоверяющего центра для идентификации личности и получения сертификата подписи.

Если есть действующая электронная подпись, то получение новой можно провести дистанционно (при условии, что данные у физлица не менялись).

Требуемые документы: паспорт.

Для чего физическому лицу нужна электронная подпись?

• Быстрое подтверждение учетной записи на портале госуслуг (запись в поликлинику и другие контролирующие органы, подача заявлений на пособия и выплаты и т. д.).
• Оформление ипотеки или кредита.
• Регистрация сделки с недвижимостью в Росреестре.
• Подача налоговой декларации и оформление налогового вычета на сайте ФНС.
• Оформление трудового договора в электронном виде и другое.

Получите электронную подпись для физического лица в за один день. Нужен только паспорт!

Заказать подпись

Где получать подписи сотрудникам и уполномоченным лицам. Электронные доверенности.

С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов. Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает.

Также с 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в УЦ, которые аккредитованы по новым правилам — их приказ об аккредитации подписан позже 1 июля 2022 года.

Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью (официальное название — доверенность в машиночитаемом виде). На внедрение этой доверенности понадобится время: разработать принципы её работы, утвердить необходимые нормативные акт, научить информационные системы и сервисы принимать доверенности. Работа уже идёт, но вряд ли закончится раньше 1 июля 2022 года.

Поэтому, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедитесь, что нужная вам система или портал принимает электронные доверенности. И только после этого обращайтесь в УЦ.

Вероятно, первые новости о доверенностях появятся ближе к концу 2021 года. Чтобы узнать их первыми, следите за новостями своих информационных систем (ФНС, ФТС и т.д.), а также крупных операторов ЭДО и отчётности.

Электронная подпись для предоставления сведений в систему ЕГАИС

Компании, деятельность которых связана с реализацией алкогольной продукции, используют электронные подписи для системы ЕГАИС. В данной системе учитывается весь алкоголь, который производится и реализуется в РФ. Порядок предоставления сведений указан в законе 182-ФЗ о внесении изменений в федеральный закон о госрегулировании производства и продажи алкогольной продукции. Для работы в системе необходима квалифицированная электронная подпись.

Как делалось раньше: использовали несколько ЭП на руководителя, по факту подписями пользовались разные сотрудники. Сейчас это невозможно, т. к. в ФНС выдают на руководителя подпись в единственном экземпляре.

Что же делать? В письме от 19.08.2021 № ЕА-3-26/[email protected] ФНС назвала, какие ЭП для ЕГАИС можно использовать в 2022 году:

• КЭП руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя;
• КЭП физического лица, которое имеет полномочия действовать от лица компании на основании обычной и машиночитаемой доверенности. Что касается выпуска КЭП на представителя ИП, то, несмотря на то, что закон 63-ФЗ позволяет получение такого сертификата, в Приказе ФСБ № 795 от 27.12.2011 форма такого сертификата отсутствует, поэтому пока представитель ИП получить такую КЭП не может.

Какие УЦ больше не смогут выдавать электронные подписи

Центры, которые не прошли аккредитацию по новым, более жёстким, правилам, выдавать сертификаты КЭП не смогут. Остаётся надеяться, что крупные УЦ смогут обеспечить соответствие новым требованиям и пройти аккредитацию заново.

Те удостоверяющие центры, которые будут аккредитованы, смогут работать дальше, но будут оформлять подписи только на физических лиц. С 2022 года применять их можно также сотрудникам для подписи документов. Но только совместно с электронной доверенностью, выданной компанией и подписанной КЭП директора (ИП) от ФНС.

Нужно ли перевыпускать ЭП, если срок ее действия еще не закончен?

Условия использования ранее полученной подписи зависит от того, кем и когда она была выдана:

• Если электронная подпись была получена в 2022 году в удостоверяющем центре, который прошел переаккредитацию, то использование данной подписи возможно до конца 2022 года или дольше (если срок действия выходит за границу 31 декабря 2022 года).
• Если центром, выдавшим подпись, не была пройдена переаккредитация, то использование данной ЭП запрещено.
• Если вы в 2022 году вы уже получили ЭП ФНС, то в 2022 году можете пользоваться ею до конца срока действия.

Срок действия электронной подписи

ЭЦП представляет собой информацию, зашифрованную при помощи специальной символьной кодировки, помогающей идентифицировать ее владельца. Период функционирования ЭЦП назначается удостоверяющим центром, в ведении которого находится процесс изготовления и аннулирования ЭЦП (как правило, это 1 год). Период действия ЭЦП может быть продлен при возникновении обоснованной необходимости.
Подробнее о получении ЭЦП читайте в материале «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи».

Чем УКЭП для физических лиц отличается от других видов

Федеральным законом «Об электронной подписи» №63 определены три вида электронных подписей:

1. Простая ЭЦП для физлица (ЭП) — инструмент с самой низкой степенью защиты, который представляет собой комбинацию логина и пароля для входа в личный кабинет, пароля и SMS-входа и иных сходных механизмов — USSD-сообщений и т. п. ЭП подтверждает личность того, кто ее использует, но не защищает от изменений документов, которые подписаны. Доступа к телефону или электронной почте владельца достаточно для взлома.
2. Усиленная неквалифицированная электронная (УНЭП) содержит криптографические алгоритмы защиты (СКЗИ) — сертификат и ключ проверки УНЭП. Этот механизм не только подтверждает личность того, кто его использует, но и защищает документ, который подписан, от внесения изменений злоумышленником.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — максимально надежный способ утверждения документов. Криптографические средства защиты (СКЗИ) УКЭП сертифицированы ФСБ. Для их установки потребуется дополнительное ПО. Выдают сертификат только удостоверяющие центры, которые имеют аккредитацию. УКЭП — полный аналог собственноручной подписи, который надежно защищен от злоумышленников.

Кому и как получать КЭП после 1 июля: сводная таблица