Какие документы можно подать в ФНС на бумаге, а какие только в электронном виде

Когда возможна, а когда обязательна отправка документов в налоговую в электронном виде

Документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками огромен. Это не только сдача регулярной налоговой отчетности, но и разного рода ответы на запросы, уведомления, представление документов, требований и др. Постепенно уходят в прошлое те времена, когда налогоплательщику нужно было с каждой бумажкой бежать к инспектору или привозить ему на грузовике коробки с подтверждающими документами.
Хотя и запрета на бумажный документооборот законодательство не содержит. Большинство бумаг контролеры и сейчас примут в бумажном виде. Обязательная отправка документов в налоговую в электронном виде предусмотрена только в определенных случаях. К примеру, подача деклараций по НДС и связанных с этим налогом документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений по НДС-отчетности возможна только в электронной форме (за редким исключением).

Узнайте об этом подробнее на нашем сайте:

• «Правила написания и подачи пояснения к декларации по НДС»;
• «Журнал учета выставленных и полученных счетов фактур — новый формат».

Каков порядок представления документов, истребуемых налоговым органом? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Другие виды налоговой отчетности налоговики принимают и в электронной форме, и в бумажной. Все зависит от того, какая численность работников у налогоплательщика, который отправляет отчет (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом простые граждане могут общаться с контролерами и подавать им какие-либо документы самыми разнообразными способами:

• через личный кабинет налогоплательщика;
• придя непосредственно в инспекцию;
• отправив документы почтовым отправлением.

Важно помнить об основном правиле: если вы сдали декларацию электронным способом, то и в дальнейшем взаимодействие с контролерами по этому налоговому отчету должно происходить электронно. Это правило следует из приказа ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/[email protected] На этом документе остановимся подробнее.

Как представить в ИФНС истребованные электронные документы, составленные не по установленным форматам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/[email protected]).

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Верно

Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия

Дата

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Например:

Копия верна.

20 марта 2022 г.

Смирнов

Генеральный директор ООО «Орион» ———— Смирнов А. П.

М. П.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Что важно помнить о сроках при передаче электронных документов

Обычно передача документов в налоговую в электронном виде производится налогоплательщиками по окончании каждого отчетного или налогового периода. По ТКС значительная их часть передает в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Но есть и иные причины, по которым нужно подать документы в налоговую в электронном виде: налоговики могут запросить документы в ходе проверки (камеральной, выездной, встречной) или предложить пояснить данные декларации или внести в них исправления. Что же нужно учесть при подаче документов в электронном виде в инспекцию?

В первую очередь помнить о сроках:

• 10 рабочих дней предоставляется налогоплательщику для подготовки и сдачи документов, запрошенных в ходе налоговых проверок;
• 5 рабочих дней дается для подачи пояснений и исправления декларации (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 93.1 НК РФ);

Отсчет сроков нужно производить от даты получения требования из инспекции. Нарушение сроков чревато: за каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).

Есть и другие сроки, о которых необходимо помнить. Например, для подачи по ТКС возражений на акт налоговой проверки у налогоплательщика есть 1 месяц (п. 6 ст. 100 НК РФ).

Если вы не отправили квитанцию о приеме электронного требования ИФНС о представлении документов, воспользуйтесь советами экспертов КонсультантПлюс и узнайте, можно ли избежать ответственности. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.

Какие документы может истребовать налоговый орган?

Ограниченного перечня документов, которые может истребовать налоговый орган в законодательстве не предусмотрено.

Фактически налоговый орган может истребовать документы:

—

связанные с проведением налоговой проверки;

—

не связанные с проведением налоговой проверки.

Налоговый орган имеет право запросить:

—

у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), документы (информацию) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);

—

информацию относительно конкретной сделки у участников этой сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения таких документов (информации) (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать у участников сделок или иных лиц, располагающих информацией о них, любые документы относительно конкретной сделки (письмо ФНС № ЕД-4-2/19869 от 30.09.2014).

Как подать электронные документы

Другой важный вопрос, который должен решаться при подаче электронных документов в налоговую, — это способ их представления. Документы в электронной форме могут направляться в инспекцию по ТКС через оператора ЭДО или через личные кабинеты налогоплательщиков (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Можно ли представить в электронной форме бумажные первичные документы? Да, это позволяет п. 2 ст. 93 НК РФ — в виде электронных образов, созданных путем сканирования с сохранением их реквизитов по установленным форматам. Этой же статьей кодекса предусматривается, что если истребуемые электронные документы передаются по ТКС, то их нужно заверить усиленной КЭП проверяемого лица или его представителя.

Приказом от 18.01.2017 № ММВ-7-6/[email protected] ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками (он вступил в силу с 15.01.2018, п. 1.1 приказа ФНС от 27.12.2017 № MMB-7-6/[email protected]).

Не связанные с предпринимательской деятельностью физлица тоже могут подать документы в электронной форме. К примеру, гражданин может приложить к электронной декларации 3-НДФЛ скан-образы подтверждающих документов при заявлении имущественного или социального вычета. Подписанные электронной подписью сканы вместе с декларацией уйдут в инспекцию в электронном виде.

В любом случае налоговики оставляют за собой право ознакомиться с подлинниками документов.

Как можно ответить на требование ИФНС о представлении документов

После приема документов пользователь оценивает время, которое нужно для подготовки ответа, нажимает кнопку «Подготовить ответ» и выбирает вариант:

• «Ответ на требование документов (информации)» — для ответа по существу в формализованном виде;
• «Уведомление о невозможности ответить в срок» — для отправки в ИФНС уведомления, что субъект не может представить документы или информацию в установленный срок. Документ регламентирован Приказом ФНС от 24.04.2019 г. № ММВ-7-2/[email protected]$
• «Реестр документов, подтверждающих льготы по НДС» — для сокращения перечня требуемых документов в ходе проведения камеральной проверки. Вместо самого пакета документов на льготу по НДС можно подать реестр этих документов в электронном виде. Этот документ регламентирован Письмом ФНС от 12.11.2020 г. № ЕА-4-15/18589.

Если выбрать первый вариант (ответ на требование) открывается новая форма — «Ответ на требование о представлении документов».

Подбор документов производится в двух режимах в зависимости от места их хранения:

• через загрузку файлов с диска — нажать кнопку «Загрузить с диска»;
• через выбор документов из базы 1С — нажать кнопку «Выбрать из базы».

Если ответ подготавливается несколько дней, его можно сохранить, нажав кнопку «Записать». В последующем можно будет продолжить работу с документом. Его можно открыть из формы списка требований или их карточки требования ИФНС.

Какие есть бесплатные электронные сервисы взаимодействия с налоговиками

Среди сервисов по отправке электронных документов в налоговую можно назвать:

Налоговики предоставляют налогоплательщикам множество других бесплатных сервисов. Они не позволяют взаимодействовать с налоговиками по вопросам обмена электронными документами, но помогают решать иные важные практические задачи (к примеру, «Проверь себя и контрагента», «Онлайн-запись на прием в инспекцию», «Узнать о жалобе» и другие).

Новые правила передачи налоговым органам информации и документов через кабинет ККТ

В Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в Российской Федерации» есть очень важная норма, на которую многие не обращают должного внимания: согласно п. 4 ст. 5 организации и индивидуальные предприниматели (ИП), осуществляющие расчеты, и пользователи обязаны предоставлять информацию и документы в электронной форме в соответствии с законодательством Российской Федерации о применении ККТ в налоговые органы через кабинет ККТ в случаях, в порядке и в сроки, которые установлены уполномоченным органом.

Получается, что кабинет ККТ является единственным каналом коммуникации с налоговыми органами для передачи юридически значимых электронных сообщений в этих самых «случаях, которые предусмотрены уполномоченным органом», под которым имеется в виду ФНС России. Исключение установлено только для тех пользователей, которые осуществляют расчеты в отдаленных от сетей связи местностях. И это вполне логично.

Под кабинетом ККТ в данном контексте понимается сервис на официальном сайте Федеральной налоговой службы, доступ к которому осуществляется через информационные ресурсы ФНС России «Личный кабинет налогоплательщика – юридического лица» и «Личный кабинет налогоплательщика – индивидуального предпринимателя».

Нормативные документы

Чтобы сориентироваться, как правильно переписываться с налоговым органом через кабинет ККТ, нужно взять на вооружение приказы ФНС.

В настоящее время в этой области действуют приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] «Об утверждении Порядка ведения кабинета контрольно-кассовой техники» и приказ ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/[email protected] «Об утверждении случаев, порядка и сроков представления информации и документов в электронной форме организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими расчеты, и пользователями в налоговые органы через кабинет контрольно-кассовой техники».

Оба утрачивают силу с 01.03.2022, и им на смену приходят приказ ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/[email protected] «Об утверждении Порядка ведения кабинета ККТ» и приказ ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected] «Об утверждении случаев, порядка и сроков представления информации и документов в электронной форме организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими расчеты, и пользователями в налоговые органы через кабинет ККТ».

Различия между старыми и новыми приказами не велики, но надо отметить, что появление новых актов – прекрасный повод восполнить пробелы в знаниях.

Информация, передаваемая через кабинет ККТ в обязательном порядке

Приказы очень четко определяют, какую именно информацию можно передать налоговым органам только через кабинет ККТ.

Так, согласно нормам п. 8 Порядка ведения кабинета ККТ, утвержденного приложением к приказу ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/[email protected], и приложения к приказу ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected] (п. 1) исключительно через кабинет контрольно-кассовой техники передаются:

— ответ на запрос налогового органа о представлении информации, направленный через кабинет ККТ в рамках проведения налоговыми органами контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники;

— заявление о совершении действия (бездействия), содержащего признаки состава административного правонарушения, административная ответственность за которое предусмотрена ч. 2, 4 и 6 ст. 14.5 КоАП РФ. Имеются в виду такие нарушения как неприменение ККТ, применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям либо применение с нарушением установленных законодательством порядка регистрации, порядка, сроков и условий перерегистрации, порядка и условий применения онлайн-касс, а также невыдача кассового чека или бланка строгой отчетности покупателю (клиенту). Для чего в таких случаях «идти сдаваться», наверное, не секрет: вовремя самостоятельно исправившись (до вынесения постановления по делу об административном правонарушении) и добровольно сообщив о нарушении, можно избежать штрафа. Это предусмотрено примечанием к ст. 14.5 КоАП РФ. Главное, чтобы на момент обращения налоговый орган не располагал соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении, а представленные данные являлись достаточными для установления события административного правонарушения. Чаще всего речь идет о комментариях пользователя к сформированному им чеку коррекции;

— признание (непризнание) наличия события вменяемого административного правонарушения после проведения автоматизированной информационной системой налоговых органов проверки поступивших сообщений и заявлений физических и юридических лиц о данных, указывающих на совершение организацией или ИП, осуществляющими расчеты, и пользователями действий (бездействия), содержащих признаки состава административного правонарушения. Этот случай более экзотический, но знать о данном механизме весьма выгодно. Например, покупатель пожаловался на нарушение со стороны пользователя ККТ, воспользовавшись мобильным приложением ФНС России «Проверка кассовых чеков». Такая информация обрабатывается автоматически и налогоплательщику поступает запрос от налогового органа о том, согласен ли он с жалобой или может оправдаться, ведь воспользоваться мобильным сервисом жалобщики могут и недобросовестно. Дальше события развиваются так: если с помощью сообщения через кабинет ККТ пользователь признает нарушение и добровольно исправляется до вынесения постановления по делу об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении не составляется, а постановление по делу выносится без участия нарушителя. Его налоговый орган передает пользователю через кабинет ККТ в течение трех дней со дня вынесения. Но при этом наказание в виде административного штрафа назначается в размере одной трети минимального размера административного штрафа, предусмотренного ч. 2, 4 и 6 ст. 14.5 КоАП РФ (ч. 3.4 ст. 4.1, ч. 4 ст. 28.6 КоАП РФ). Таким образом, своевременная и правильная реакция на запрос позволяет очень существенно снизить размер штрафа. Если пользователь отрицает факт нарушения, налоговый орган может принять решение о необходимости проведения контрольных мероприятий.

Кроме того, кабинет ККТ является основным каналом коммуникации еще в ряде случаев. Но здесь уже есть предусмотренная законом альтернатива:

— регистрация (перерегистрация) ККТ;

— снятие ККТ с регистрационного учета, в том числе в случаях хищения или потери ККТ.

Поставить кассу на учет, перерегистрировать и снять с учета также можно обратившись с бумажным заявлением в любой налоговый орган (п. 1 ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ). Положения приказа лишь означают, что в электронной форме соответствующие заявления следует передавать через кабинет ККТ на сайте ФНС России. Единственная приемлемая альтернатива осуществления регистрационных действий с кассой в режиме онлайн – пользование соответствующей услугой ОФД;

— формирование отчетов о регистрации, об изменении параметров регистрации, о закрытии фискального накопителя.

Отчеты о регистрации и об изменении параметров регистрации разрешено передать в налоговый орган не только через кабинет ККТ, но и на бумажном носителе либо через ОФД. Отчет о закрытии фискального накопителя подается вместе с заявлением о регистрации (перерегистрации, снятии с учета) ККТ, а значит тем же способом, что и само заявление (п. 3, п. 4, п. 8 ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ).

Важно!

В новом приказе ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected] в отличие от его предшественника не упоминается, что документы, связанные с регистрацией, перерегистрацией или снятием ККТ с учета могут быть представлены в любой налоговый орган на бумажном носителе. Но это совершенно не значит, что такая возможность отменена. Она закреплена в законе № 54-ФЗ (см. ссылки выше). Исключение данного пункта из приказа мотивировано лишь тем, что эти правила не являются предметом регулирования приказом – он посвящен именно использованию кабинета ККТ и не более.

Сроки передачи информации и документов

Приложение к Приказу ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected] (п. 6-17) устанавливает конкретные сроки для представления информации и документов налоговому органу через кабинет ККТ:

При передаче данных через кабинет ККТ все сообщения, документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, ИП, пользователя (п. 3 приложения к приказу ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected]).

Датой предоставления информации и документов в электронной форме считается дата их размещения в кабинете ККТ при наличии квитанции об их приеме (п. 5 приложения к приказу ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected]).

Напомним, что непредставление организацией или ИП информации и документов по запросам налоговых органов или представление таких информации и документов с нарушением установленных сроков влечет предупреждение или наложение административного штрафа, предусмотренного ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ, размер которого для должностных лиц и ИП (с учетом примечания к ст. 2.4 КоАП РФ) составит от 1,5 тысяч до 3 тыс. руб.; для юридических лиц – от 5 до 10 тыс. руб.

На наш взгляд, передача информации и документов недопустимым способом приравнивается к непредставлению необходимых данных, поскольку не создает надлежащих правовых последствий.

Стоит иметь в виду, что налоговые органы практикуют риск-ориентированный подход к контролю, и им важно, чтобы в их информационных ресурсах накапливалась значимая информация о пользователе ККТ, причем как о его нарушениях, так и о добровольном исправлении им ошибок. Последнее немаловажно и для самого пользователя. Возможно, добрые люди в налоговой инспекции согласятся принять информацию (документы) напрямую, минуя кабинет ККТ, но это действие не оставит должного следа в базах данных ФНС, что может иметь нежелательные последствия для организации или ИП.

В завершение отметим, что через кабинет ККТ в налоговые органы можно передавать и иную информацию и документы в электронной форме, используемые организациями и индивидуальными предпринимателями для реализации своих прав и обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации о применении ККТ (п. 10 приложения к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/[email protected] (до 01.03.2022), п. 2 приложения к приказу ФНС России от 19.07.2021 № ЕД-7-20/[email protected] (начиная с 01.03.2022)).

✅ Такском

— один из крупнейших разработчиков сервисов для бизнеса в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

Более 20 лет компания разрабатывает и внедряет сервисы электронного документооборота. Сейчас в экосистеме продуктов для бизнеса Такском есть современные сервисы электронной отчётности, решения для ЭДО, маркировки, прослеживаемости, ОФД, сервис проверки контрагентов, а также электронные подписи для физических и юридических лиц.

ККТ контрольно-кассовая техника применение ККТ
Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Итоги

Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.

Источники: Налоговый кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/[email protected] (п. 21)).

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374, от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549 <1>, а также налоговое ведомство в письме от 02.10.2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09).

—————

<1> Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).

Об особенностях оформления ответов на требования ФНС отвечает эксперт КонсультантПлюс Климова М. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходте к видеолекции.