В процессе отражения фактов хозяйственной деятельности и оформления первичных документов каждому бухгалтеру необходимо формировать регистры бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона №402-ФЗ). Рассмотрим подробнее создание и настройку данных регистров бухучета в программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.
- Обязательные реквизиты регистров бухучета
- Регистры бухучета в «1С»
- Настройка регистров бухгалтерского учета
- Подписание и сохранение регистров бухучета в электронном виде
Учетные регистры в бухгалтерии
Все факты хозяйственной жизни учреждения подтверждают соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Фактически учетные регистры — это и есть внутренние документы, которые бухгалтер формирует самостоятельно для подтверждения операций финансово-хозяйственной деятельности организации. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.
На практике учетные регистры в бухгалтерском учете используются для отражения бухгалтерских проводок и регистрации первичных документов. Информация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские внутренние документы — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.
Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы заверяют электронной подписью ответственного лица (руководителя и главбуха).
Используйте бесплатный доступ в КонсультантПлюс, чтобы скачать актуальные бланки и найти инструкции по их заполнению.
, чтобы прочитать.
Регистры бухгалтерского учёта. Понятия и разделы
Регистры – это специальный реестр, в котором содержится информация о первичных документах бухгалтерского отдела, счетах в банковских ячейках, а также бумаги необходимой отчётности. Заполняются они главным бухгалтером либо его помощником. Они имеются в каждой бухгалтерии, однако имеют различную форму и разделы:
- Регистры различаются по своему назначению. Так, они могут быть трёх видов:
- C отображением хронологии. Такие документы заполняются по факту совершения операции и группируются только по дате.
- С соблюдением системы. Такие регистры разбрасываются по соответствующим счетам. Как итог, их поиск осуществляется по наименованию операции.
- Перемешанные. В них бумаги могут вестись как с соблюдением даты, так и с разбрасыванием по счетам. В таком случае их поиск будет выполняться по названию документа.
- От первичной бухгалтерии до отчетности.
- От отчётности до бумаг первичной проверки.
В зависимости от того, какой вид регистров используется в данной организации, и строится вся работа бухгалтерского отдела.
Виды регистров бухучета
Бухгалтерскую документацию и учетные регистры бухгалтерского учета применяют для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.
Вот пример: для формирования финансовой отчетности, в частности годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ является бухрегистром.
При классификации по назначению учетные регистры подразделяются на:
- хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, как пример — кассовая книга;
- систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, это главная книга, шахматная ведомость;
- синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером являются любые журналы-ордера.
По объему содержащейся бухинформации:
- аналитические — РБУ, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям: в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
- синтетические — РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
- комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.
В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:
- односторонние;
- двухсторонние;
- шахматные ведомости.
По способу заполнения:
- заполненные от руки;
- при помощи печатных машин или компьютера;
- смешанный способ.
Приведем пример, что такое регистры бухгалтерского учета по форме или внешнему виду документа:
- ведомость;
- книга;
- журнал;
- карточка.
Весь список регистров бухучета для учетной политики в виде блок-схемы:
Ответственное лицо
Регистры являются частью бухучета, составлять их обязаны все организации, кроме индивидуальных предпринимателей и филиалов иностранных фирм. Главный бухгалтер должен предоставить руководителю компании перечень всех необходимых сведений. На основании утвержденного списка оформляется Приказ о применении регистров, информация должна быть отражена в учетной политике предприятия. В приказе утверждаются формы для каждого счета:
- оборотно-сальдовая ведомость;
- карточка счета;
- анализ счета.
Назначается ответственный за ведение документов. Согласно Инструкции № 33н все регистры бухгалтерского учета формируются в рамках отчетного периода. Если компания не соблюдает сроки, то это может свидетельствовать о плохой организации ведения учета и слабом контроле со стороны руководства.
Бюджетный учет
По сути, содержание учетных регистров является индивидуальным для каждого экономического субъекта: организации самостоятельно разрабатывают и утверждают бухрегистры, которые будут использоваться в учете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Но есть исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти.
Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:
| Форма ОКУД | Наименование документа |
| Ф. 0504071 | Журнал по счету «Касса» |
| Журнал операций с безналичными денежными средствами | |
| Журнал расчетов с подотчетными лицами | |
| Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками | |
| Журнал расчетов с дебиторами по доходам | |
| Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям | |
| Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов | |
| Журнал по прочим операциям | |
| Ф. 0504072 | Главная книга |
| Не предусмотрено | Иные формы документов, предусмотренные инструкцией № 157н |
Унифицированный бланк журнала операций для учреждений бюджетной сферы
Бюджетники вправе применять дополнительные бухгалтерские документы, необходимые для систематизации информации о фактах хозяйственной деятельности, полученных ценностях, оформленной документации. Бухрегистры ведут как в специальной программе, так и на бумаге по установленной форме. Разрабатывая дополнительные бланки и формы, следует учитывать обязательные требования к реквизитам учетной документации. Список обязательных реквизитов закреплен в ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ, п. 11 инструкции № 157н.
Учет в некоммерческой организации
Бухгалтерские документы НКО, как и организаций коммерческого сектора, унифицированных форматов не имеют. Каждый экономический субъект самостоятельно разрабатывает структуру учетной документации, а правильность отражения хозяйственных операций в регистрах обеспечивают те лица, которые их составили и подписали.
В Приказе Минфина № 94н приводится перечень бухрегистров для организации:
| Номер журнала-ордера | Счет бухучета | Содержание операций |
| № 1 | 50 | Движение наличных в кассе организации за отчетный период |
| № 2 | 51 | Безналичные операции, движение денежных средств по расчетным счетам |
| № 3 | 55 | Операции на специальных банковских счетах компании |
| № 4 | 66, 67 | Займы и кредиты, классифицированные по срокам обращения (краткосрочные и долгосрочные) |
| № 5 и № 5а | 20-99 | Аналитика операций по расходам предприятия |
| № 6 | 60 | Расчеты с поставщиками и подрядчиками |
| № 7 | 71 | Расчеты с подотчетниками |
| № 8 | 60, 62, 68, 72 | Расчеты с покупателями, с бюджетом, дебиторами, кредиторами |
| № 9 | 79 | Отражение операций по внутрихозяйственным расчетам |
| № 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Журнал учета расходов на основное производство с кредитом соответствующих счетов (операции по ОПР, ОХР, заработная плата персонала, страховые взносы и налоговые отчисления, вспомогательное производство и так далее) |
| № 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Отражение информации о готовой продукции, реализации, прямых продажах |
| № 12 | 86 | Сведения о целевом финансировании |
| № 13 | 01, 02, 08 | Операции с основными фондами, начисление амортизации, взносы в уставный капитал |
| № 14 | 14 | Сведения о сельскохозяйственных операциях |
| № 15 | 84, 98, 99 | Результаты деятельности (прибыль, убытки, нераспределенная прибыль, убытки) |
| № 16 | 07, 08 | Вложения во внеоборотные активы. Оборудование, предназначенное для установки и монтажа |
Актуальные образцы форм документов бухгалтерского учета 2022 скачайте в статье «Оформляем журнал хозяйственных операций», примеры заполнения бланков смотрите в специальном материале «Как правильно заполнять журнал-ордер».
Как хранится документ?
Как бы это не было банально, нужно отметить некоторые важные нюансы хранения регистров. Вся бухгалтерия размещается в таких помещениях/ёмкостях/ящиках, которые защищают документы от влаги, прямого света и прочих деструктивных явлений. Обычно в роли таких мест выступают сейфы, специальные ячейки, шкафы и прочее.
То, сколько следует хранить обозначенные документы, предписано статьёй 29 Федерального закона от 06 декабря 2011 года за номером 402 – “О бухгалтерском учете”. Кроме того, данный момент регулирует пункт 8 статьи 23 части первой Налогового кодекса России. В первом случае обозначен срок 5 лет
с момента окончания отчётного периода.
Во втором – минимум 4 года
после начала налогового периода.
Такое пристальное внимание к временным рамкам хранения объясняется иногда возникающей необходимостью поднимать архивы. Частая причина – судебные процессы. Причём не обязательно должна быть прямая связь с самой организацией: возможна какая-либо тяжба с участием одного из работников.
Примечание 3.
Иногда регистры содержат дольше. Например, зарплатные ведомости хранятся 75 лет с момента их создания и регистрации.
Как утвердить регистры для работы
Разберемся, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.
Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.
Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.
Вариант № 2. Применяем собственные формы.
Если организация применяет самостоятельно разработанные бухрегистры, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе. Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике. Там же прописывают, какие регистры бухучета надо обязательно распечатывать.
ВАЖНО!
Даже если регистры будут составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП, утвердить образцы необходимо. При проверке контролеры затребуют приказ или распоряжение об утверждении учетных регистров (учетную политику и приложения к ней).
