Что такое первичный бухучет и что он в себя включает?
Первичный бухучет — это система действий организации по документальному оформлению свершившихся на предприятии хозяйственных событий, по регистрации всех имевших место внутренних и внешних хозопераций. Сотрудники, ведущие в фирме первичный бухучет, являются ответственными и за последующее хранение таких документов о деятельности компании.
Первичный бухучет подразумевает следующие работы:
- сбор информации о происходящих в фирме хозяйственных событиях;
- измерение таких событий;
- регистрация указанных событий при помощи первичных учетных документов;
- обеспечение сохранности первичных документов в течение установленного законодателем временного отрезка.
Первичный бухучет компания осуществляет во всех направлениях деятельности фирмы: на стадии заготовления ресурсов, на стадии производства продукции, на стадии последующей реализации такой продукции покупателям и т. д.
Вместе с тем на всех указанных стадиях ключевое значение для обеспечения первичного бухучета имеет составление первичных документов, поэтому бухгалтерским специалистам следует четко представлять, как составлять такие документы.
Какие у фирмы могут быть первичные учетные документы?
Первичный документ — такой, при помощи которого компания или индивидуальный предприниматель фиксирует факт совершения того или иного действия (бизнес-операции) со своей стороны. Такой документ выступает доказательством того, что определенное хозяйственное событие в жизни фирмы действительно имело место. В первичном документе указывается ряд основных характеристик такого хозяйственного события (к примеру, какое количество товара было передано, по какой цене, наименование и реквизиты продавца и т. д.)
ВАЖНО! Первичный документ является основанием для последующего отражения соответствующей хозяйственной операции в учетных регистрах субъекта.
Единого и обязательного к применению для всех фирм перечня форм первичных учетных документов не существует. Вместе с тем до 2013 года унифицированный перечень существовал. Несмотря на то что сегодня обязательными такие формы более не являются, большинство компаний продолжают их использовать в практике (в силу удобства и деловых обычаев).
Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
Подробности — в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
В зависимости от специфики компании и ее отраслевой направленности состав первичных документов будет отличаться. Вместе с тем некоторую классификацию первичных документов провести возможно. В частности, в зависимости от того, где был составлен документ, можно выделить:
- внешние документы, т. е. составленные за пределами организации, но поступившие к ней в качестве подтверждающих совершенную операцию, а также документы, которые компания передает внешним контрагентам (к примеру, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и т. д.);
- внутренние, т. е. документы, которыми сама фирма оформляет свое хозяйственное событие (справки, ведомости и др.).
Внутренние первичные документы компании, в свою очередь, могут подразделяться на следующие группы:
- Распорядительные, т. е. документы, в которых фирма прописывает распоряжение или какое-либо императивное указание кому-либо. К примеру, распорядительными являются внутренние приказы компании.
- Исполнительные. С помощью таких документов компания фиксирует сам факт совершения операции. Примером исполнительных первичных документов выступают акты выбытия ОС, приемки сырья и др.
- Комбинированные, т. е. такие документы, которые одновременно носят характер как распорядительных, так и исполнительных (примером выступают авансовые отчеты командированных сотрудников, кассовые ордера (приходный и расходный) и др.).
- Документы бухгалтерского оформления. Такие первичные документы фирма составляет в том случае, если хозяйственную операцию компании не представляется возможным зафиксировать с помощью существующих типовых форм. Кроме того, документы данной группы служат для составления обобщающих сводок по ранее оформленным распорядительным и исполнительным документам.
Виды бухгалтерского учета
В настоящее время различают следующие виды бухучета:
- мемориально-ордерный;
- журнально-ордерный;
- форма «журнал-главная»;
- упрощенный;
- электронный или автоматизированный.
Ранее этот перечень можно было дополнить простой формой бухучета. Данный вид характеризуется тем, что бухучет ведется в обход метода двойной записи. То есть хозяйственные операции отражаются только по одному счету. Но на территории нашей страны метод одной записи не используется.
Каждый из поименованных видов ведения БУ имеет ряд отличительных признаков, которые мы рассмотрим далее. Отметим, что характеристика форм бухучета зависит от:
- типов первичной документации и регистров, используемых в экономическом субъекте;
- порядка хронологического отражения записей и их систематизации;
- степени автоматизации бухучета;
- последовательности вносимых записей в учетные регистры.
Что обязательно должен содержать первичный учетный документ?
Несмотря на то что единого перечня форм первичных документов на текущий момент не существует, четкие требования к их содержанию законодателем установлены. Ведь каждый такой документ должен подтверждать факт имевшего место на предприятии хозяйственного события (пп. 1, 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а значит, отражать основные характеристики такого события.
В п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ приведен список реквизитов, которые в обязательном порядке должен содержать любой первичный документ, независимо от того, к какой группе (из приведенных выше) он относится. Таковыми реквизитами выступают:
- Наименование. Любой документ должен содержать четкое и корректное наименование. Документ без наименования может быть признан не имеющим юридической силы.
- Дата, когда соответствующий документ был оформлен компанией.
- Сведения о компании-составителе (наименование, адрес фирмы).
- Информация непосредственно о хозяйственном событии, которое оформляется данным документом. В большинстве случаев содержание хозяйственной операции понятно уже из названия документа, в теле же документа приводится подробное описание события.
- Числовые и денежные характеристики, измерители свершившейся операции (к примеру, сколько единиц выпущенной продукции было реализовано покупателю по договору поставки и на какую сумму).
- Сведения о лице, которое составляло данный первичный документ, а также подпись такого лица.
Специалисту, который занимается составлением первичного документа, важно помнить два основных момента. Во-первых, составить такой документ необходимо либо непосредственно в момент, когда хозяйственное событие имело место, либо сразу после завершения такого события. Во-вторых, составленный первичный документ такой специалист обязан своевременно представить в бухгалтерское подразделение компании, чтобы его сотрудники отразили совершенную операцию в учете.
Упрощенная форма бухучета
На мелких предприятиях также может использоваться упрощенная форма бухгалтерского учета. К таким компаниям относят мелкие фирмы с небольшим количеством основных средств, ведущих расчеты по предварительной или последующей оплатой. Кроме учетных регистров при такой форме используются ведомости, сформированные на основе первички по одной группе счета. На сегодняшний день предусмотрены 3 способа ведения упрощенного бухучета:
- полная;
- сокращенная;
- простая.
Полная напоминает способ обычного ведения бухучета, так как все операции также учитываются методом двойной записи. Данная форма подходит компаниям, применяющим метод начисления, а также тем, у кого достаточно разнообразные хозяйственные операции.
Сокращенная форма подходит для тех малых предприятий, которые используют кассовый метод. Наиболее удобной она является для компаний, у которых в основном однообразные хозяйственные операции. Самая простая форма подразумевает организацию бухучета без применения двойной записи (то есть без проводок вообще). Однако таким способом вести бухучет могут только микрокомпании, численность которых не более 15 человек, а выручка не превышает 120 млн. рублей за прошлый налоговый период.
Что следует помнить при ведении первичного бухгалтерского учета?
Ведение первичного бухгалтерского учета в организации сопряжено для бухгалтера с некоторыми аспектами. Первым из них выступает исправление ошибок. При этом специалистам, составляющим первичные документы, следует понимать, что самовольно в тексте таких документов исправлять ничего нельзя (п. 4.1 положения о документах в бухучете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Если все же требуется исправить документ, то любое исправление производится по следующим правилам (ст. 4 положения № 105):
- старое значение зачеркивается одной чертой, чтобы прежнее значение осталось читабельным;
- над зачеркнутым прописывается новое значение, а также прописывается о;
- подписавшие документ лица ставят свои подписи под исправленными значениями, после чего указывается дата исправления.
Вторым важным аспектом первичного бухучета является организация документооборота. Как следует из ст. 5 положения № 105, документооборот первичных документов в фирме организуется специальным графиком.
ВАЖНО! Под документооборотом понимается оформление собственных первичных документов, передача их контрагентам, получение документов от контрагентов, сдача документов в архив и другие движения документов.
В таком графике компании следует отразить, каким образом в каждом подразделении фирмы первичные документы будут создаваться, проходить проверку, а также обрабатываться (кто и в какие сроки будет этим заниматься).
Составляет указанный график главный бухгалтер, он же является ответственным за то, как подразделения компании следуют графику.
С 2022 года обязательным к применению станет ФСБУ 27/2021 «Документооборот». Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Вам также может быть интересен вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов. Об этом — в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Формы ведения бухгалтерского учета
Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.
Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения бухгалтерского учета предприятие выбирает самостоятельно.
Основными формами ведения бухгалтерского учета являются:
- журнально-ордерная;
- мемориально-ордерная;
- упрощенная форма учета для малых предприятий;
- автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма ведения учета
Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.
Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.1).
Рис. 6.1. Журнально-ордерная форма ведения учета
1. На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций. Пример журнала хозяйственных операций организации за январь приведен в табл. 6.1.
Таблица 6.1
| Содержание операции | Сумма, р. | Дебет | Кредит |
| 1. Получен краткосрочный кредит | |||
| 2. Получены деньги в кассу с расчетного счета | |||
| 3. Погашена задолженность подотчетного лица | |||
| 4. Оплачен счет за материалы | |||
| 5. Получена выручка от реализации продукции | |||
| 6. Выдана заработная плата | |||
| 7. Погашена дебиторская задолженность в кассу | |||
| 8. Выданы деньги на командировку |
2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.
В качестве примера приведены журналы-ордера и ведомости по счетам 50 и 51, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций.
В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.3), журнал-ордер № 3 — по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», журнал-ордер № 4 — по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и т.д. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 (табл. 6.4) и ведомость № 2 по счету 51 (табл. 6.5). Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.
3. Итоговые данные по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и ведется по каждому счету, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.6).
Таблица 6.2
| № операции | В кредит счета 50 с дебета счетов | Итого |
| … | … | |
| Итого | … |
Таблица 6.3
| № операции | В кредит счета 51 с дебета счетов | Итого | |
| … | … | … | |
| Итого | … | … | … |
Таблица 6.4
| Сальдо на начало месяца — 500 р. | ||
| № операции | В дебет счета 50 с кредита счетов | Итого |
| … | … | |
| Итого | … | … |
| Сальдо на конец месяца — 18200 р. |
Таблица 6.5
| Сальдо на начало месяца — 25000 р. | |||
| № операции | В дебет счета 51 с кредита счетов | Итого | |
| … | … | … | |
| Итого | … | … | … |
| Сальдо на конец месяца — 63 000р. |
Таблица 6.6
| Месяц | Обороты по дебету | Обороты по кредиту | Сальдо | |||
| … | Дебет | Кредит | ||||
| На 01.01.20… | ||||||
| Январь | … | … | ||||
| Февраль | … | |||||
| Март | ||||||
| … | ||||||
| … | ||||||
| Итого | … | … | … | … | … | … |
4. На основании Главной книги составляют оборотную ведомость и баланс.
Достоинствами журнально-ордерной формы ведения учета являются удачное сочетание аналитического и синтетического учета и более удобные формы для составления отчетности, а в качестве недостатка следует отметить сложность построения основных регистров.
Мемориально-ордерная форма ведения учета
Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.2).
- На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.
- Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.
Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется — по счету 50 «Касса» (табл. 6.7), мемориальный ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.8), мемориальный ордер № 3 — по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 — по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 — по счету 20 «Основное производство» и т.д.
Рис. 6.2. Мемориально-ордерная форма ведения учета
Таблица 6.7
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, р. |
| 1 . Возвращены подотчетные деньги | |||
| 2. Получены деньги из банка в кассу | |||
| 3. Выдана заработная плата | |||
| 4. Выдано подотчет | |||
| Итого |
Таблица 6.8
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, р. |
| 1. Получены деньги от покупателей на расчетный счет | |||
| 2. Оплачен счет поставщика | |||
| 3. Частично погашен кредит банка | |||
| 4. Деньги из кассы сданы в банк | |||
| Итого |
3. Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал (табл. 6.9). Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.
Таблица 6.9
| № мемориального ордера | Дата заполнения ордера | Сумма, р. |
| 2.02 | ||
| 2.02 | ||
| … | … | |
| … | … | |
| … | … | … |
| … | … | … |
| … | … | … |
| Итого за январь | … |
4. Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.10). Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит проводки по синтетическим счетам разнесены правильно.
Таблица 6.10
| Дата | № м/о | Кредит счета 50 | Итого | Дата | № м/о | Дебет счета 50 | Итого | ||
| … | … | ||||||||
| 02.02 | 02.02 | ||||||||
| Итого | … | … | … | … | Итого | … | … | … | … |
5. На основании Главной книги составляются шахматная и оборотная ведомости.
В табл. 6.11 приведена шахматная ведомость, содержащая данные мемориальных ордеров № 1 и 2.
Таблица 6.11
| Кредит/Дебет | Итого | ||
| Итого | … | … | … |
6. По данным Главной книги и оборотной ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период.
К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций.
При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется Книга учета хозяйственных операций (табл. 6.12), в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.
В книге учета содержатся все используемые малым предприятием бухгалтерские счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Таблица 6.12
| Содержание операции | … | |||||||
| Д | К | Д | К | Д | К | Д | К | |
| Сальдо начальное | ||||||||
| 1. Списаны материалы в производство | ||||||||
| 2. Получены деньги в кассу | ||||||||
| … | … | … | … | … | … | … | … | |
| Итого | … | … | … | … | … | … | … | … |
Книга учета является комбинированным регистром и совмещает хронологическую и систематическую регистрацию операций. В конце отчетного периода подсчитывают дебетовые и кредитовые остатки по всем счетам, которые служат данными для составления баланса.
Автоматизированные формы ведения учета
В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров.
Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.
К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: : Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.
Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.
В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.
Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.
Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения бухгалтерского учета предприятие выбирает самостоятельно.
Основными формами ведения бухгалтерского учета являются:
- журнально-ордерная;
- мемориально-ордерная;
- упрощенная форма учета для малых предприятий;
- автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма ведения учета
Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.
Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.1).
Рис. 6.1. Журнально-ордерная форма ведения учета
1. На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций. Пример журнала хозяйственных операций организации за январь приведен в табл. 6.1.
Таблица 6.1
| Содержание операции | Сумма, р. | Дебет | Кредит |
| 1. Получен краткосрочный кредит | |||
| 2. Получены деньги в кассу с расчетного счета | |||
| 3. Погашена задолженность подотчетного лица | |||
| 4. Оплачен счет за материалы | |||
| 5. Получена выручка от реализации продукции | |||
| 6. Выдана заработная плата | |||
| 7. Погашена дебиторская задолженность в кассу | |||
| 8. Выданы деньги на командировку |
2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.
В качестве примера приведены журналы-ордера и ведомости по счетам 50 и 51, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций.
В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса» (табл. 6.2), журнал-ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.3), журнал-ордер № 3 — по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», журнал-ордер № 4 — по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и т.д. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 (табл. 6.4) и ведомость № 2 по счету 51 (табл. 6.5). Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.
3. Итоговые данные по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и ведется по каждому счету, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.6).
Таблица 6.2
| № операции | В кредит счета 50 с дебета счетов | Итого |
| … | … | |
| Итого | … |
Таблица 6.3
| № операции | В кредит счета 51 с дебета счетов | Итого | |
| … | … | … | |
| Итого | … | … | … |
Таблица 6.4
| Сальдо на начало месяца — 500 р. | ||
| № операции | В дебет счета 50 с кредита счетов | Итого |
| … | … | |
| Итого | … | … |
| Сальдо на конец месяца — 18200 р. |
Таблица 6.5
| Сальдо на начало месяца — 25000 р. | |||
| № операции | В дебет счета 51 с кредита счетов | Итого | |
| … | … | … | |
| Итого | … | … | … |
| Сальдо на конец месяца — 63 000р. |
Таблица 6.6
| Месяц | Обороты по дебету | Обороты по кредиту | Сальдо | |||
| … | Дебет | Кредит | ||||
| На 01.01.20… | ||||||
| Январь | … | … | ||||
| Февраль | … | |||||
| Март | ||||||
| … | ||||||
| … | ||||||
| Итого | … | … | … | … | … | … |
4. На основании Главной книги составляют оборотную ведомость и баланс.
Достоинствами журнально-ордерной формы ведения учета являются удачное сочетание аналитического и синтетического учета и более удобные формы для составления отчетности, а в качестве недостатка следует отметить сложность построения основных регистров.
Мемориально-ордерная форма ведения учета
Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы (рис. 6.2).
- На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.
- Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.
Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется — по счету 50 «Касса» (табл. 6.7), мемориальный ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета» (табл. 6.8), мемориальный ордер № 3 — по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 — по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 — по счету 20 «Основное производство» и т.д.
Рис. 6.2. Мемориально-ордерная форма ведения учета
Таблица 6.7
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, р. |
| 1 . Возвращены подотчетные деньги | |||
| 2. Получены деньги из банка в кассу | |||
| 3. Выдана заработная плата | |||
| 4. Выдано подотчет | |||
| Итого |
Таблица 6.8
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, р. |
| 1. Получены деньги от покупателей на расчетный счет | |||
| 2. Оплачен счет поставщика | |||
| 3. Частично погашен кредит банка | |||
| 4. Деньги из кассы сданы в банк | |||
| Итого |
3. Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал (табл. 6.9). Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.
Таблица 6.9
| № мемориального ордера | Дата заполнения ордера | Сумма, р. |
| 2.02 | ||
| 2.02 | ||
| … | … | |
| … | … | |
| … | … | … |
| … | … | … |
| … | … | … |
| Итого за январь | … |
4. Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги, например по счету 50 «Касса» (табл. 6.10). Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит проводки по синтетическим счетам разнесены правильно.
Таблица 6.10
| Дата | № м/о | Кредит счета 50 | Итого | Дата | № м/о | Дебет счета 50 | Итого | ||
| … | … | ||||||||
| 02.02 | 02.02 | ||||||||
| Итого | … | … | … | … | Итого | … | … | … | … |
5. На основании Главной книги составляются шахматная и оборотная ведомости.
В табл. 6.11 приведена шахматная ведомость, содержащая данные мемориальных ордеров № 1 и 2.
Таблица 6.11
| Кредит/Дебет | Итого | ||
| Итого | … | … | … |
6. По данным Главной книги и оборотной ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период.
К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций.
При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется Книга учета хозяйственных операций (табл. 6.12), в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.
В книге учета содержатся все используемые малым предприятием бухгалтерские счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Таблица 6.12
| Содержание операции | … | |||||||
| Д | К | Д | К | Д | К | Д | К | |
| Сальдо начальное | ||||||||
| 1. Списаны материалы в производство | ||||||||
| 2. Получены деньги в кассу | ||||||||
| … | … | … | … | … | … | … | … | |
| Итого | … | … | … | … | … | … | … | … |
Книга учета является комбинированным регистром и совмещает хронологическую и систематическую регистрацию операций. В конце отчетного периода подсчитывают дебетовые и кредитовые остатки по всем счетам, которые служат данными для составления баланса.
Автоматизированные формы ведения учета
В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров.
Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.
К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: : Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.
Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.
В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.
Итоги
Первичный бухучет в компании подразумевает корректное документальное оформление имевших место хозяйственных событий при помощи первичных документов. Первичные документы у каждой компании, в зависимости от специфики осуществляемой деятельности, могут быть разные.
Единых общеобязательных шаблонов для первички сегодня не существует. Вместе с тем любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Главному бухгалтеру необходимо выстроить рациональный график документооборота, в котором будет указано, кто в каждом подразделении ответственен за документальное оформление совершающихся хозяйственных событий.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Кто вправе вести упрощенный учет
Упрощенный учет позволяет маленьким компаниям работать в полном соответствии с законом, но при этом не использовать отдельные элементы общепринятого учета. Ведь обороты у таких компаний совсем небольшие, и тратить время на разнесение маленьких сумм по множеству отдельных регистров, чтобы потом собрать их воедино для формирования финансовой отчетности — не всегда рационально.
Упрощенный учет доступен не всем. Его вправе вести организации, которые включены в единый реестр малого и среднего предпринимательства (МСП).
Этот реестр налоговики обновляют ежемесячно. Вновь созданная организация попадет в реестр 10-го числа месяца, следующего за месяцем госрегистрации.
Кроме «малышей» право ведения упрощенного учета закреплено за НКО и участниками проекта «Сколково» (п. 4 ст. 6 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011)
