Способы проверки отчетов
Законом от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ установлено, что подача и проверка формы 4-ФСС – обязанность всех типов работодателей. Документ ими готовится с поквартальной частотой. Бланк имеет унифицированный шаблон, который закреплен Приказом от 26.09.2016 г. № 381. Также см. “Бланк 4-ФСС в 2022 году“.
Расчет по утвержденной форме может подаваться в бумажном варианте или в электронном виде. В зависимости от используемого способа оформления готового бланка различаются предельные сроки его представления в контролирующий орган:
- при подаче документа на бумажных носителях проверка 4-ФСС в 2018 году и факт приемки формы ответственным лицом в госоргане должны быть осуществлены датой до 20 числа в месяце, следующем за отчетным квартальным интервалом;
- при подаче бланка через ТКС в электронном виде временные ограничения зафиксированы в пределах 25 дней после окончания отчетного квартала.
Также см. “Сроки сдачи 4-ФСС в 2022 году“.
В последнем случае может быть произведена проверка 4-ФСС онлайн. Делается это при помощи специальных сервисов Фонда соцстраха на официальном сайте госструктуры. Предварительная сверка контрольных соотношений, учетных данных и отраженных в отчетной форме числовых значений – обязательные этапы подготовки документа к подаче в государственные органы. Варианты реализации проверочных мероприятий:
- проверка 4-ФСС на сайте ФСС в онлайн-режиме – осуществляется страхователями самостоятельно;
- работодатели производят сверку вручную без применения программных средств;
- камеральная проверка, которая инициируется и проводится контролирующим органом без привлечения страхователя для подтверждения правильности содержащихся в форме сведений;
- выездной формат проверки.
Сдача отчета в ФСС
Сформированный отчет можно направить на печать, нажав кнопку «Печать».
Рис.18 Печать
Обратите внимание, что на печать выводятся только заполненные разделы отчета. Если организация не направляет временно своих работников к другому работодателю в соответствии с пунктом 2 статьи 22 федерального закона 125-ФЗ (сведения указываются в таблице 1.1. Отчета), а также не осуществляет расходы в отчетном периоде на обязательное социальное страхование от НС (Таблицы 3,4 Отчета), данные разделы не формируются.
В левой стороне можно отметить галочкой, какие разделы необходимо распечатать, а также задать количество копий. Однако данная функция все меньше становится востребованной, так как все больше компаний, вне зависимости от требований законодательства, стремятся направить отчет в контролирующий орган в электронном виде.
1С позволяет отправить отчет в Фонд прямо из программы, при подключении модуля «1С-Отчетность». Для этого нужно нажать кнопку «Отправить», после чего всплывает окно подключения модуля «1С-Отчетность».
Рис.19 1С-Отчетность
Если же у организации подключена иная программа для отправки отчетности в контролирующие органы, в программе 1С предусмотрена возможность выгрузки файла отчета в формате «XML» для последующей загрузки в другую систему электронного документооборота. Для этого нужно нажать кнопку «Выгрузить» и сохранить сформированный файл в удобном для архивировании месте, а в последующем отправить адресату отчета.
Проверка своими силами
При помощи электронных сервисов на официальном сайте ФСС проверка отчета 4-ФСС онлайн проводится работодателем самостоятельно и бесплатно. Последовательность действий следующая:
- Выполнить вход на сайт соцстраха https://portal.fss.ru и перейти в пункт меню https://portal.fss.ru/fss/services/f4input.
- На портале заполняется электронный шаблон документа или подгружается уже сформированный отчет.
- Осуществляется проверка отчета 4-ФСС на сайте ФСС, анализируется выдаваемый программой результат.
Камеральный тип проверочных мероприятий
Невыездная сверка данных производится работниками контролирующего органа без участия страхователя. Документальным основанием для проверки является факт поступления отчета. По его содержанию анализируется правильность расчетов по страховым взносам, полнота их перечисления, соответствие предельным срокам погашения обязательств. Проверка 4-ФСС (онлайн бесплатно или проводимая специалистами в рамках обязательной камеральной сверки) необходима для оценки правомерности понесенных затрат по выплатам социальных пособий.
На невыездные аналитические сверки отводится до 3 месяцев. Отсчет ведется с момента фактического представления документа в контролирующую структуру. При выявлении неточностей или грубых ошибок страхователь оповещается письменно. В этой ситуации страхователю дается возможность обосновать свои действия по отражению противоречивых данных путем дачи пояснений. Каждое обнаруженное правонарушение фиксируется актом.
Как сдать отчетность в ФСС в электронном виде
В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено переходят на предоставление отчетности в электронном виде. В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.
Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.
В первую очередь нужно отметить, что воспользоваться этой возможностью «в последний момент» не получится, т.к. для того, чтобы сдать отчетность через портал, требуется следующее:
- расширенные права доступа на портале ФСС;
- сертификат ЭЦП организации на ключевом носителе;
- сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;
- сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов.
Рассмотрим эти пункты подробнее.
1. Расширенные права доступа на портале ФСС
Для начала нужно зарегистрироваться* на портале ФССпо следующему адресу.
*Обратите внимание: уведомление о регистрации приходит на почту с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.
Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке. После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты** своей .
**Обратите внимание: при заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда – обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».
После сохранения заполненных реквизитов можно смело переходить к формированию Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ. При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.
Распечатайте заявление, подпишите его у руководителя, заверьте печатью и отправляйтесь с ним в ФСС. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.
Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП», который можно (и нужно) .
2. Сертификат ЭЦП на ключевом носителе
Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги.
При анализе нескольких удостоверяющих центров было выяснено, что далеко не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для предоставления отчетов в ФСС через портал фонда. Так, например, Такском и Калуга–Астрал отдельно ЭЦП для ФСС не выдают и не продают, только комплексные программные «пакеты» (ФСС + ПФР, ИФНС+ПФР+ФСС) с оплатой годового обслуживания.
Другие удостоверяющие центры сертификаты ЭЦП для ФСС предоставляют, но услуга эта платная. При этом оплачивается не только изготовление самого ЭЦП (около 1500руб.), но и «экспертиза подлинности документов» (около 2000руб.). Недешевое получается удовольствие.
Услуга предоставления ЭЦП для ФСС была обнаружена в Контур-Экстерне. Там можно бесплатно получить ЭЦП и, при желании, воспользоваться их сервисом для отправки отчетности в ФСС***.
***Обратите внимание: данная возможность предоставляется не для всех регионов РФ.
Что необходимо для получения сертификата ЭЦП в Контур Экстерне:
- зайти на сайт Контур-Экстерн и заполнить заявку на подключение, указав в комментариях «ЭЦП для ФСС РФ» либо обратиться к ним по телефону и попросить регистрационную анкету для заполнения;
- найти ближайший сервисный центр системы Контур-Экстерн и представить им регистрационную анкету, подписанную руководителем и заверенную печатью организации;
- через несколько дней (в Москве обещают сделать за 2 дня) забрать ключевой носитель для сертификата ЭЦП в сервисном центре;****
- получив инициализированный ключевой носитель, сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчетности в ФСС на этот ключевой носитель (инструкцию и программу для формирования сертификата ЭЦП можно найти на сайте Контур-Эксетрна в разделе «Электронная отчетность в ФСС», а ценные указания можно получить, обратившись в техническую поддержку).
****Обратите внимание: получить ЭЦП для ФСС в Контур-Экстерне можно только на руководителя и забирать его в сервисном центре он обязательно должен лично с паспортом (такой порядок оформления подойдет не всем компаниям).
3. Сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSPили VipNet CSP
Для работы с ЭЦП Контур-Экстерна должна быть установлена программа СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив данной программы можно скачать на сайте Крипто Про после регистрации.*****
*****Обратите внимание, при регистрации на сайте Крипто Про требуется ввести пароль высокого уровня сложности. Письмо с логином и паролем приходит на почту, указанную при регистрации.
Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом (цена годового обслуживания составляет 1800 руб.).
Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты — СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» — Загрузка файлов.
Для начала рекомендуем скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2». В списке предложенных дистрибутивов выбираем тот, который подходит для вашей операционной системы (для Windows- Сертифицированная версия КриптоПро CSP 3.6.6497).
Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления – Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. ******
******Обратите внимание: установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора.
Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.
4. Сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов
Для продолжения работы необходимо и установить на свой компьютер следующие файлы:
- Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
- Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;
- Утилиту для шифрования и подписания ЭЦП документов.
Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП», упомянутыми в 1 пункте.
После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющим контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля в соответствии с Приложением к приказу ФСС РФ от 21 марта №53 «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».
Данное Приложение можно скачать по тому же адресу, что и сертификаты ФСС РФ.*******
*******Обратите внимание, что контрольные соотношения показателей с большой долей вероятности будут отличаться от цифр, полученных налогоплательщиком при пошаговом расчете. Так, например, при шифре страхователя 041, Контрольное соотношение №3 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,019*Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). При шифре страхователя 071, Контрольное соотношение №5 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,029*Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). Кроме того, необходимо обращать внимание, чтобы месячные показатели при подсчете давали итоговые показатели (т.е. если пришлось подправлять итоговые суммы, нужно проверить, чтобы суммы по месяцам складывались в этот итог и в случае необходимости – подправить суммы за месяц).
Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭЦП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно через шлюз ФСС. После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор – обязательно запишите и сохраните этот номер.
В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.
Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.
При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом, подтверждающим факт приемаотчета ФСС. ********
Спомощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись» можно расшифроватьи проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.
********Обратите внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.
Примечание.
В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:
- меню «Сервис» — «Свойства обозревателя» — вкладка «Дополнительно» — Восстановить значения по умолчанию;
- Далее сделайте настройки:
— вкладка «Безопасность» — Надежные узлы — кнопка «Другой» — элементы Active X и модули подключения – выбрать «включить» во всех подразделах;
— вкладка «Конфиденциальность» — Параметры — выбрать уровень низкий;
— вкладка «Конфиденциальность» — Блокирование всплывающих окон – Включить блокирование всплывающих окон — галочку снять;
— вкладка «Дополнительно» — «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» — галочки поставить;
— вкладка «Дополнительно» — Показывать уведомление о каждой ошибке сценария — галочку поставить;
— вкладка «Общие» – История просмотра – кнопка «Удалить» — удалить Cookie, временные файлы интернета.
После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.
В заключение необходимо отметить, что процесс получения сертификатов, установки и настройки программ, необходимых для предоставления отчетности в электронном виде через портал ФСС весьма трудоемкий и под категорию «легко и просто» никак не подпадает. На каждом этапе бухгалтер может столкнуться с трудностями и препятствиями. Очень надеемся, что наша статья поможет получить общее представление об объеме предстоящей работы и ответит на возникающие в процессе вопросы.
Привет, Гость! Предложение от «Клерка»
Онлайн-профпереподготовка «Главный бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.
Записаться
Мониторинг в рамках выездной проверки
Доступна для зарегистрированных пользователей на сайте ФСС проверка сдачи отчета 4-ФСС онлайн. Пройденные этапы автоматического контроля информации из отчетной формы и завершение камеральной проверки не дают гарантии того, что специалисты фонда не будут проводить выездные мониторинговые мероприятия. Для выездных проверок характерны следующие признаки:
- весь перечень осуществляемых операций присутствует в плане проверки;
- сверяться будут сведения за отчетный период и три года, предшествующие ему;
- между днем начала проверки и датой ее окончания может быть не более 2 месяцев;
- частота реализации такой формы мониторинга ограничена 1 разом в трехлетие.
Контроль может затрагивать не только отчетные формы, но и договорную документацию, первичку, акты. Рекомендации по проверке формы 4-ФСС и связанных с отчетом документов устанавливают, что при выявлении в результате анализа поданных бланков случаев занижения обязательств по страховым взносам или фактов необоснованного расходования средств на страховое обеспечение, эти суммы должны быть доначислены и показаны в отчете за соответствующий период. Отражение таких сведений осуществляется в Таблице 2.
Отчет в ФСС из 1С
Как и почти любой отчет в 1С, отчет в ФСС формируется автоматически. Для этого нужно перейти в меню «Отчеты»-«1С-Отчетность»-«Регламентированные отчеты».
Рис.10 Регламентированные отчеты
Нажатием кнопки «Создать». Откроется окно выбора отчетов.
Рис.11 Окно выбора отчетов
После выбора вида отчета (в нашем случае это форма 4-ФСС) открывается окно выбора периода, за который мы формируем отчет.
Рис.12 Окно выбора периода
Выбираем 1 квартал 2022 года. Открывается главное окно отчета, в котором слева указаны все разделы.
Рис.13 Главное окно отчета
Сведения на титульном листе указываются автоматически, это период, за который формируется отчет, полное наименование организации, его ИНН, КПП, адрес регистрации.
Остальные разделы отчета не заполнены, для их заполнения необходимо нажать кнопку «Заполнить».
Рис.14 Заполнить оставшиеся разделы
После данной команды программа автоматически заполняет сведения о фонде заработной платы за период с разбивкой по месяцам (Таблица 1 отчета).
Рис.15 Таблица 1 отчета
В Таблице 2 автоматически проставляются сведения о задолженности на начало периода, рассчитываются взносы за период по месяцам, выводятся итоги с учетом оплаты за прошедший период.
Рис.16 Таблица 2
Далее необходимо нажать кнопку «Проверка»-«Проверить контрольные соотношения».
Рис.17 Проверить контрольные соотношения
Программа проверяет необходимые контрольные соотношения, в случае обнаружения ошибок сообщает о необходимости внесения изменений в отчет.
