Сроки хранения документов в организации в 2022 году


Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с о означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Категория документацииВид документовПрежние срокиНовые сроки
Налоговый учетСчета-фактуры4 года5 лет
Налоговый учетРеестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами75 лет5 лет
Налоговый учетКниги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСНПостоянно5 лет
Налоговый учетРасчеты по страховым взносам за своих сотрудниковПри наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года)50/75 лет
Налоговый учетКарточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносовПри наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учетДокументы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах5 лет, для части этой документации — постоянно10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетДокументы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учетПриказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения5 лет3 года
Кадровый учетЗаявки о потребности в иностранных сотрудниках5 лет1 год
Кадровый учетДокументы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасностиПостоянно5 лет
Кадровый учетКарточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков3 года5 лет
Кадровый учетДокументы учета аварий и несчастных случаев на производствеПостоянно45 лет
Кадровый учетГрафики отпусков1 год3 года

Сроки хранения документов

С нами все ваши документы под надёжной защитой

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Получить бесплатный доступ

Цели хранения графика отпусков

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 3 лет? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на следующие годы;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущие периоды;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

О том, в какой форме составить график отпусков, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2022 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2022 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

Категория документацииВид документовСрок хранения
Налоговый учетДокументы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним5 лет
Налоговый учетНалоговые декларации и расчеты по всем видам налогов5 лет
Налоговый учетСчета-фактуры5 лет
Налоговый учетДокументы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников5 лет
Налоговый учетДокументы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС5 лет
Налоговый учетСправки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом5 лет
Налоговый учетКниги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН5 лет
Налоговый учетДокументы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов5 лет
Налоговый учетПереписка о реструктуризации задолженности по налогам6 лет
Налоговый учетРасчеты по страховым взносам за своих сотрудников50/75 лет
Налоговый учетСправки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛПри наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учетРеестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС5 лет
Налоговый учетКарточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносовПри наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учетПервичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учетРегистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учетДокументы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияГодовая бухгалтерская отчетностьПостоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияПромежуточная бухгалтерская отчетность5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)Постоянно
Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияАудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратаха). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключенияДокументы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учетДокументы по личному составу организации50/75 лет
Кадровый учетКоллективные договорыПостоянно
Кадровый учетПеречни профессийПо месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учетГрафики отпусков3 года
Кадровый учетОригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учетДокументы о премировании сотрудников5 лет
Кадровый учетПриказы о кадровых перемещениях50/75 лет
Кадровый учетЛичные карточки работников50/75 лет ЭПК
Кадровый учетКниги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.5 лет
Кадровый учетДокументы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве
а) по месту составления; б) в других организациях
а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
б) 5 лет
Кадровый учетДокументы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях3 года
Кадровый учетЗаявки о потребности в иностранных работниках1 год
Кадровый учетДокументы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения)5 лет
Кадровый учетЗаявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий1 год
Кадровый учетДокументы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)45 лет

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Бесплатная консультация по хранению документов

Нормативная база

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год нужно было утвердить не позднее 17 декабря 2021 года.

График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.

Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).

Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).

Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.

Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.

Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2022 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Для любых предложений по сайту: [email protected]