Что такое кассовая книга?
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Учет товара с онлайн кассой
Учет товара с онлайн-кассой и без неё не отличается, на складе в любом случае должен быть порядок. Автоматизировав складской учет, вы получите сразу несколько преимуществ:
- сможете планировать закупки с учетом реального спроса и остатков, что не позволит товару залеживаться на полках или портиться;
- упростите и ускорите проведение инвентаризации;
- снизите вероятность краж — когда все ходы записаны, воровать сложно;
- исключите ошибки в бухучете, которые ведут к переплате налогов.
Предлагаем комплексное решение для владельцев розничных и оптовых магазинов — «1С:УНФ» или «Мой склад» (работают с онлайн-кассами) для складского учета + онлайн-бухгалтерия Фингуру.
Узнайте, как наладить бесперебойную работу торгового бизнеса
Кто должен ее вести и зачем?
Ведение кассовой книги
— обязанность
всех
юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены,
но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
О лимитах
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.
Кто должен применять онлайн-кассы
Почти все. Согласно от этой обязанности освобождены только индивидуальные предприниматели, которые:
- не имеют работников;
- продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы.
Переход таких ИП на онлайн кассы должен быть осуществлен не позднее 1 июля 2022 года.
Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?
В общих чертах большинство компаний ведут кассовую книгу, это важный инструмент бухгалтерского учёта и финансового контроля. Не важно, использует при этом предприятие онлайн-кассу или нет.
А применение ККТ выступает как частный случай в подобных хозяйственных отношениях.
Законом ФЗ-54 не определена норма, указывающая на то, что предприятие может не использовать КК, поэтому нет никаких законных оснований для отказа от ее ведения.
В итоге, ведение кассовой книги при использовании онлайн-кассы необходимо по сути в двух случаях:
- Открыто юридическое лицо, в том числе малое предприятие.
- ИП сам принял решение о необходимости КК.
Частые вопросы
Как заключить договор с ОФД
Есть два основных способа:
- Есть официальный реестр ОФД, с которым вы можете ознакомиться на сайте налоговой службы. Договор заключается напрямую с одним из операторов.
- Второй вариант – заключить договор через посредника, которым является поставщик оборудования кассы. Сделать это можно в том случае, если у него заключён партнёрский договор с оператором.
Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина?
Нужна в том случае, если онлайн-ресурс принимает платежи в качестве оплаты. Это регламентируется законом ФЗ-54. Исключения описаны в пункте 2 стать 2 ФЗ-54.
Что делать если есть пункт выдачи заказов для интернет-магазина?
Согласно закону, вы можете использовать одну кассу. Тем более на сегодняшний день некоторые варианты онлайн-касс предлагают свои решения этого вопроса.
Как быть курьерам, которые принимают оплату?
Согласно закону, чек должен выбиваться в момент оплаты. Поэтому каждый курьер, принимающий оплату, должен иметь мобильную версию кассы.
Уточнение: до оплаты чек выбивать нельзя! Можно выбить чек в офисе, если клиент уже совершил оплату дистанционно и привезти его вместе с товаром. Но не позднее одного дня после совершения оплаты.
Можно ли на одну кассу оформить два юрлица?
Нет. Два юрлица – две кассы.
Можно ли оформить два интернет-магазина на одну кассу.
Да. Главное – чтобы юрлицо было одно.
Можно ли подключить онлайн-кассу к мобильному интернету?
Да. Более того, рекомендуется заранее приобретать 3G-модем или продумывать другие варианты на случай перебоев с интернетом.
Если товар оплачивается за счёт кредита, нужно ли выдавать чек онлайн-кассы?
Сейчас рекомендуется заранее настраивать кассы по соответствующим параметрам, тем более, что у чека есть специальные реквизиты, отображающие кредитные операции.
Когда нужно менять фискальный накопитель?
- В случае поломки
- Когда у кассы меняется собственник
- Когда память накопителя переполняется
- Когда истекает срок годности
- Когда кассу переводят на незашифрованный режим.
Примечание: производитель ФН обязан произвести бесплатное извлечение информации, чтобы отправить её в налоговое ведомство (а также направить копию предпринимателю), если касса ломается.
Нужно ли кассира направлять на специализированные курсы для обучения работе с онлайн-кассой?
Не нужно. Но требуется регламентировать работу. А значит новый сотрудник, который будет работать с кассой должен:
- Получить инструктаж по охране труда (это оборудование работает от сети, а значит в теории работник может получить удар током).
- Должен поставить подпись на договоре о ПМО.
- Ознакомиться и подписать правила работы с устройством.
- Ознакомиться с инструкцией к кассе и подтвердить знание подписью .
- Получить данные для входа в рабочую программу.
Все эти действия вместе помогут свести к минимуму ошибки.
Помогает ли государство в приобретении онлайн-касс?
Да, помощь предоставляется индивидуальным предпринимателям, кроме тех, кто работает на ПСН и ЕНВД. Все остальные ИП могут подать на вычет.
Где можно отремонтировать кассу?
Ремонтом может заняться и сам предприниматель. Но нужно понимать, что в случае нарушения пломбировки, теряется гарантия от производителя. Поэтому лучше обращаться к поставщику.
Если оплата прошла дистанционным способом, что нужно делать с чеком?
Законом даётся возможность доставить чек покупателю в течение суток после оплаты товара.
Как выбрать программное обеспечение для онлайн-кассы?
Если вы не разбирайтесь в теме, то оптимальным вариантом будет покупка оборудования с уже предустановленным ПО.
Что такое смарт-терминал
Так называются модели онлайн-касс, выпущенные совсем недавно и оснащённые большинством необходимых функций. Аналогию можно провести с телефонами и смартфонами, которые отличаются большим функционалом и повышенными техническими характеристиками.
Есть ли отсрочка для самозанятых по онлайн-кассам?
После эксперимента в четырёх регионах страны по режимам самозанятых, разрабатывается законопроект, который освободит эту категорию от применения онлайн-касс до 2022 года.
Что делать, если нет интернета? Совсем нет!
Россия большая, и в некоторых населённых пунктах интернет до сих пор не проведён, да и сигнал вышек до туда не достаёт. А вот бизнесом люди там занимаются. Закон это учитывает.
Если в населённом пункте совсем нет соединения с мировой сетью, и это подтверждается властями, предприниматель по старинке отдаёт клиентам бумажный чек, и передавать моментально данные в налоговый орган уже не обязательно. Но кассу он всё равно должен использовать.
Аппарат кассы в таком случае требуется переводить в режим автономной работы, иначе накопитель будет через какое-то время заблокирован. Данные с него передаются в налоговую вместе с подачей отчётности.
Правила ведения
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
- Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
- Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
- Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
- Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
- КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
- В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
- На каждом предприятии ведется только одна КК.
Кто её должен вести?
Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.
Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.
Как следует заполнять кассовую книгу?
Заполнение полей кассовой книги предусматривает две основные операции: внесение прихода и расхода наличности. В завершении смены подводится итог.
Законодательством определена форма КО-4, по которой оформляется кассовая книга. Если уставом предприятия предусмотрена иная форма КК, то используют таковую.
Однако для большинства предпринимателей установленная законом форма удобна и понятна, поэтому они придерживаются ее.
Основные элементы оформления
Титульный лист Содержит основные сведения об организации. Также указывается период ведения документа.
Кассовые листы
На них отражается основная информация: остаток на конец предыдущей смены, приход и расход текущей смены. Каждая из операций заносится в определенный столбец с указанием, от кого получены и кому выданы денежные средства. Для подтверждения содержания на листах стоят подписи кассира и бухгалтера.
Последняя страница
Ее заполняют по окончании периода. На ней указывают число листов, которые нумеруются и прошиваются, а также ставят подписи руководитель и бухгалтер предприятия.
Инструкция по заполнению
Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.
Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:
- Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
- Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов: номер документа;
- субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
- номер корреспондирующего счета (к/с);
- сумма прихода;
- сумма расхода.
После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.
Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня. Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.
В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.
Два способа заполнения
Как сказано выше, внесение информации в КК допускается шариковой ручкой или на компьютере.
Вручную
Если используется рукописный способ, то книга делится на основную и отрывную часть. Копирование содержимого первой части на вторую осуществляется с помощью копировальной бумаги, которая прокладывается между ними. Основная часть сшивается, а копия направляется в бухгалтерию.
В электронном виде
Для заполнения КК на компьютере выбирают специальное ПО или используют таблицы Excel в соответствии с установленными правилами. Затем распечатанные листы подписываются и сшиваются.
Электронное заполнение КК не предусматривает использования бумажных носителей. Документы заверяются электронной подписью.
Порядок перехода на онлайн кассы
- Начните переход на онлайн-кассы с получения квалифицированной электронно-цифровой подписи. Чтобы её оформить, нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, подать заявление, заплатить порядка 2 000 рублей и подождать около трех дней. Срок действия ЭЦП — один год.
- Выберите онлайн-кассу. Убедитесь, что модель включена в реестр разрешенных к использованию.
- Заключите договор с ОФД из списка на сайте ФНС и получите доступ к личному кабинету.
- Поставьте фискальный регистратор на учет в ФНС. Сделать это можно онлайн, через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ведомства.
- Переход на онлайн-кассы завершен! Теперь, когда онлайн-касса настроена, и бухгалтерский учет налажен, вы можете законно вести деятельность.
Требования к хранению КК
Ответственность за это возложена на руководителя предприятия.
Ст. 29 Закона ФЗ-402 от 06.12.2011 определяет срок хранения КК от 5 лет с момента окончания отчетного года. По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению, если более длительный срок хранения не предусмотрен внутренними документами компании.
Место хранения кассовой книги — архив предприятия. Она также может быть отдана на хранение специализированной фирме. В этом случае составляют договор между сторонами и указывают условия гарантии сохранности.
Какие бумаги не нужно заполнять?
С введением онлайн-касс больше не требуется вести целый ряд бухгалтерских документов. В их число входят формы:
- КМ-1: «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
- КМ-2: «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3: «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 : «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 : «Журнал регистрации показаний, суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 : «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7: «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации»;
- КМ-8: «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- КМ-9: «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Все сведения, ранее вносившиеся в вышеперечисленные документы, теперь учитываются в системе автоматически.
Кто и как контролирует ведение кассовой книги?
Проверкой кассовой дисциплины предприятий занимается Налоговая служба, которая при нарушениях закона может наложить штраф.
Задача проверки не только определить правильность ведения КК, но и выявить иные правонарушения, находящиеся в компетенции ФНС.
Проверке подлежат:
- документы, которые связаны с регистрацией операций с кассой, в том числе кассовая книга;
- отчетность, содержащаяся в фискальной памяти;
- приказ, устанавливающий лимит по остатку кассы;
- авансовые отчеты и другие бухгалтерские документы.
Кассовая книга находится под пристальным вниманием у налогового органа, так как она позволяет определить, насколько полно и своевременно оприходована выручка.
Где находится кассовая книга в 1С 8.3
Отчет Кассовая книга формируется по кнопке Кассовая книга из раздела Банк и касса — Касса — Кассовые документы.
С помощью данного отчета в 1С можно посмотреть остаток в кассе.
Кассовая книга образец заполнения.
Какие новые бумаги нужно заполнять?
С вступлением в силу закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» появилось два новых документа. Это чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый выдается, если появляется неучтенная выручка. В нем отражается сумма превышения. Также он необходим в случаях, когда в магазине случился перебой в подаче электроэнергии и кассир вел торговлю, принимая наличные.
Второй оформляется, когда производится возврат средств за товар или услугу. Он выдается как при оплате наличными, так и банковской картой.
Также появились отчеты об открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя и подтверждение ОФД о достоверности принятых данных. Они не входят в перечень документов учета, поэтому подробно рассматривать их мы не будем.
