Отчетные документы для командировочных в 2022 году

Счет

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

ВАЖНО!

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

За гостиницу платил работодатель: подтверждаем расходы

Если организация оплатила проживание командированных сотрудников в гостинице по безналичному расчету, то нужно ли упоминать в их авансовых отчетах услуги гостиницы и может ли документом, подтверждающим их оказание, для целей налогообложения прибыли служить счет за проживание, распечатанный на принтере? Отвечают эксперты службыПравового консалтинга ГАРАНТ Марина Пивоварова и Елена Мельникова.

Двоих сотрудников направили в командировку. Оплата за проживание в гостинице производилась работодателем по безналичному расчету. Гостиница выставила счет за номер с указанием ФИО проживающих. Каким образом «закрыть» авансовые отчеты? Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на проживание в гостинице на основании счета, распечатанного на принтере?

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения.

Порядок направления работников в служебные командировки определен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

В соответствии с п. 26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Таким образом, авансовые отчеты сотрудники представляют только о расходовании ими полученных под отчет денежных средств перед началом командировки. Оплаченные работодателем услуги с расчетного счета за проживание сотрудников в гостинице во время командировки в авансовый отчет не включаются (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).

Действительно, согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) (далее — Инструкция к Плану счетов) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы (суммы выданного перерасхода по утвержденному авансовому отчету) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы (суммы возврата в кассу неиспользованных денежных средств) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности (счетами учета денежных средств). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В рассматриваемой ситуации оплата услуг гостиницы производится организацией, а не работником. Поэтому при безналичной оплате организацией расходов на проживание счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не применяется, стоимость проживания в авансовый отчет не включается.

Расходы организации по приобретению услуг гостиницы отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет 76 (60) Кредит 51

— оплачены услуги гостиницы.

Указанные расходы списываются после утверждения руководителем авансового отчета работника:

Дебет 26 (20, 44) Кредит 76 (60)

— списана на расходы стоимость услуг гостиницы.

В отношении правомерности принятия при исчислении налога на прибыль расходов на проживание в гостинице на основании счета, распечатанного на принтере, отметим следующее.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы на командировки, которые включают в себя, в том числе, расходы по найму жилого помещения.

В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ для налогоплательщиков, применяющих в налоговом учете метод начисления, датой осуществления расходов на командировки является дата утверждения авансового отчета.

Такой порядок признания расходов на командировки гл. 25 НК РФ установлен вне зависимости от того, оплатил ли эти расходы сам работник, а значит, данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на командировку осуществил работодатель, что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58).

В случаях, когда командированные работники оплачивают гостиницу на месте самостоятельно (из подотчетных сумм), документальным подтверждением понесенных расходов могут быть приложенные к авансовому отчету:

— счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) (письма УФНС России по г. Москве от 22.06.2009 N 16-15/[email protected], от 05.06.2009 N 16-15/057712, Минфина России от 10.11.2009 N 03-03-06/1/733, ФНС от 22.06.2011 N ЕД-4-3/[email protected]). До 01.12.2008 при расчете оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету применялась форма 7-Г, утвержденная приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Однако в силу п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее — Положения N 359), указанная форма наряду, например, с формой 3-Г в настоящее время применяться не может (смотрите также письмо Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556);

— бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом или с использованием автоматизированных систем (письма Минфина России от 18.08.2010 N 03-03-06/1/556, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400). Здесь же отметим, что бланки строгой отчетности (БСО), которые применяются гостиницами в настоящее время, оформляются только при оказании услуг населению при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 Положения N 359).

— квитанции или счета за проживание в гостинице (в отношении проживания в иностранном государстве) (письма Минфина России от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37, от 14.02.2008 N 03-03-06/4/8 , письмо УФНС РФ по г. Москве от 08.08.2008 N 28-11/074505).

В общем случае к документам, подтверждающим оказание услуг, могут быть отнесены: договор об оказании услуг, акт, подтверждающий оказание услуг, счета, платежные поручения, другие документы, свидетельствующие о факте оплаты услуг. Поэтому, поскольку в рассматриваемой ситуации стоимость проживания в гостинице оплачивается по безналичному расчету, для подтверждения данных расходов может быть использован акт оказанных услуг.

Так, в письме Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/58 указывается, что расходы по найму жилого помещения, оплату которых произвел работодатель в безналичном порядке, признаются в налоговом учете на основании акта выполненных работ (оказанных услуг) и документов, подтверждающих оплату этих расходов. При этом в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.01.2009 N 09АП-17459/2008 судьи фактически соглашаются с мнением Минфина России, приведенном в указанном письме: при безналичной форме оплаты организацией услуг проживания акты приема-передачи услуги являются документами, подтверждающими расходы в смысле ст. 252 НК РФ.

Отметим также, что в более позднем письме Минфина России от 18.10.2011 N 03-03-06/1/672, касающемся возможности признания расходов на проживание в гостинице на основании акта оказанных услуг, сотрудники финансового ведомства прямого ответа не дали, указав вместе с тем, что такие расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (то есть не опровергли составление такого документа как акт). Не был дан Минфином России и прямой ответ на вопрос о документальном подтверждении затрат на бронирование и оплату номера (письмо Минфина России от 10.03.2011 N 03-03-06/1/131).

Однако следует учитывать, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, не только подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и подтвержденные документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Следовательно, НК РФ не устанавливает закрытый перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций. Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет. Аналогичное мнение нашло отражение в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 N Ф07-10512/2010.

Пункт 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 (далее — Правила), устанавливает, что при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

— наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

— фамилию, имя, отчество потребителя;

— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

— цену номера (места в номере);

— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Как было указано ранее, документом, подтверждающим оказание услуг по проживанию, может служить акт оказанных услуг. Поскольку унифицированной формы акта оказанных услуг законодательством не предусмотрено, то он оформляется в произвольной форме с соблюдением требований ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В рассматриваемой ситуации такой акт гостиницей не представлен.

Вместе с тем из прямого прочтения п. 8 Правил следует, что при оформлении проживания исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Принимая во внимание приведенные выше разъяснения финансового ведомства, таким документом может быть, например, документ, названный счетом за проживание, также содержащий сведения, поименованные в п. 8 Правил. Учитывая, что п. 8 Правил предусматривает указание «других необходимых данных по усмотрению исполнителя», полагаем, что такими данными могут быть обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом (в отличие от БСО) требования об изготовлении такого документа типографским способом или с использованием автоматизированных систем законодательство не содержит. Поэтому он может быть распечатан и на принтере.

Кроме этого документа подтверждать расходы на проживание сотрудников будут также счет на оплату, платежное поручение, договор с гостиницей (если имеется), а также документы, косвенно подтверждающие понесенные расходы: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма N Т-10а), приказ (распоряжение) о направлении в командировку (издается по унифицированной форме N Т-9 (в отношении одного работника) или по форме N Т-9а (в отношении группы работников)), командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10) и др.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Привет Гость! Предложение от «Клерка»

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Записаться

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

В каких случаях возникает необходимость оформлять отчетные документы для командировочных

Если появилась производственная необходимость отправить работника в командировку, нужно определить, кто из сотрудников компании сможет выполнить возложенную на него миссию. Речь идет не о полномочиях человека, а о некоторых ограничениях, предусмотренных Трудовым кодексом. Так, не допускается посылать в командировки следующих лиц:

Работников в период действия ученического договора, если командировка нарушает учебный процесс. То есть, если сотрудник уехал в командировку во внеучебное время или после обучения, это считается законным (ст. 203);
Беременных женщин (ст. 259 ТК);
Сотрудников, не достигших 18 лет, если они не относятся к творческим личностям, таким как спортсмен, артист или журналист, которые могут быть отправлены в командировку (ст. 268).

Женщины с малолетними детьми могут быть откомандированы предприятием при наличии их письменного согласия и отсутствия медицинских противопоказаний.

Работодатель обязательно уведомляет сотрудницу о том, что она вправе дать отказ. Такие же правила касаются и командировок:
Одиноких матерей и отцов, опекунов малышей возрастом до 5 лет (ст. 264 ТК);
Сотрудников, воспитывающих ребенка-инвалида;
Работников, которые ухаживают за больными родственниками, что подтверждает медицинское заключение (ст. 259 ТК).

Официально ездить в командировки имеют право только сотрудники, заключившие трудовые договоры с данной организацией.

Но таким правилом работодатели пренебрегают и отправляют в поездку:

Работников, оформленных по гражданско-правовому договору или соглашению;
Представителей компаний-партнеров, то есть лиц, которые не вступали с ними в какие-либо трудовые отношения.

В таких ситуациях документы на командировку не стоит оформлять. Однако возмещение затрат на поездку (командировочные расходы) и отчетные документы (учет этих расходов организацией) вполне реальны. Для этого нужно официально предусмотреть порядок компенсационных выплат и их взаимосвязь с выполненным участком работ.

Не так давно пакет служебной документации на поездку комплектовался на основании служебного задания, командировочного удостоверения и отчета о проделанной работе. Затем его усовершенствовали и расширили.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:
Приказ о командировке типовой формы, исполняющий роль поручения руководства.
Авансовый отчет или доклад об израсходованных средствах, подтвержденный соответствующими документами.
Табель рабочего времени с отмеченными днями командировки, за которые работник получает средний заработок.
Служебная записка, составляемая на тот случай, когда сотрудник использует для поездки свой личный автотранспорт.

Поговорим детальнее, для чего нужен каждый из выездных документов, и что следует за нарушениями в их оформлении.

Как составляется командировочный приказ?

В любой организации существует утвержденный типовой бланк приказа, предусмотренный Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.2004. В нем обязательно должны фигурировать Ф. И. О. работника, цель поездки и место назначения, дата выезда и его продолжительность.

Данный приказ утверждается работодателем, регистрируется в соответствующем журнале и передается на ознакомление будущему исполнителю.

Авансовый отчет

Чтобы работник смог приобрести билеты для поездки и забронировать номер в гостинице для проживания, ему выдаются подотчетные наличные деньги. При возвращении на предприятие он обязан сделать отчетные документы для командировочных, то есть заполнить бланк авансового отчета с документальным подтверждением всех своих расходов, оплаченных из полученной суммы.

Авансовый отчет подается в бухгалтерию не позднее 3-х дней со времени возвращения на рабочее место. Бухгалтеры проверяют правильность его составления и подлинность подтверждающих документов. Если замечаний и нарушений не обнаружено, выданная работнику сумма денег списывается и, соответственно, его расходы компенсируются.

Как оформляется командировка в табеле?

Дни отсутствия сотрудника, находящегося в командировке, проставляются в табеле рабочего времени под индексом «К» без указания фактически отработанных часов, что считается необязательным.

Когда работник по согласованию с руководством трудится в выходные дни или праздники, это обязательно указывается в табеле буквенным кодом «К-В», причем оплата за эти дни производится вдвое больше.

Как оформить служебную записку?

Когда сотрудник отправляется в служебную поездку на персональном автотранспорте, проездные билеты на него не оформляются. В данном случае по возвращению на работу он подает служебную записку с указанием продолжительности поездки (время отъезда и прибытия).

Расходы, понесенные во время командировки с использованием личного автомобиля (топливо, парковка), считаются служебными расходами и компенсируются работодателем. Списание суммы долга, подкрепленное только служебной запиской, не допускается. Должны присутствовать соответствующие отчетные документы для командировочных.

Для этого документа типовая форма не предусмотрена, он составляется в свободной форме, но обязательно содержит название организации, должность и Ф. И. О. работника, пункт назначения и срок командировки, данные об автомобиле, дата и подпись командированного.

Служебная записка оформляется, если сотрудник использует государственный, попутный или другой вид автотранспорта, а точнее ‒ при невозможности приобретения билетов для проезда.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Как отчетные документы командировочных отражаются в налоговом учете

Расходы на командировки в налоговой отчетности отражаются среди прочих расходов в соответствии со ст. 253 НК России. Дата авансового отчета считается датой подтверждения расходов на служебную поездку.

При вычислении налога на прибыль налоговая база может быть снижена на сумму командировочных затрат.

При налогообложении могут учитываться такие расходы (ст. 264, п. 1, п/п 12 НК):

Транспортные (проезд до пункта назначения в оба конца);
На проживание (расчет за гостиницу или аренду жилья);
Суточные затраты;
Оформление паспортов, выдачи виз и аналогичных документов;
Аэродромные и консульские сборы, налог за въезд, транзит, проход и прочие пошлины.

Добавочные затраты в отеле за обслуживание номера (химчистка, уборка, помощь носильщика), кормление в ресторане или баре, оздоровительные услуги (спортзал, бассейн, сауна) ‒ это не командировочные расходы, и в отчетные документы не вносятся, поэтому не снижают налоговую базу при вычислении налога на прибыль.

Условия и размеры компенсации расходов на командировки самостоятельно утверждаются предприятиями во внутренних нормативных актах.

Любые командировочные затраты учитываются при определении налога на прибыль, отчислений на НДФЛ и УСН в размере, прописанном локальными документами организации.

При вычислении данного налога документально подтвержденные расходы на командировки считаются на дату принятия отчетных документов для командировочных(в частностиавансового отчета).

НДС по командировочным расходам берется к вычету, если они:

Оплачены работником или организацией;
Имеют счет-фактуру.

Признание НДС к вычету по другим документам (помимо счета-фактуры), где он вынесен в отдельную строку, возможно для оплаты проживания и проезда командированного лица. К подобным документам принадлежат:

По проезду ‒ билет (в т. ч. электронный), маршрутный лист или квитанция (контрольный купон), чек за заказ легкового такси;
По проживанию ‒ бланк строгой отчетности.

Каждый из указанных документов вносится в книгу покупок.

Как с командировочных расходов платить страховые взносы и НДФЛ

1) Суточные деньги не облагаются:

Страховыми налогами в размерах, утвержденных внутренней нормативной базой организации;
НДФЛ в суммах, не более 700 руб. за каждый командировочный день внутри страны и 2500 руб. за границей.

Если суточные превышают данные ограничения, разницу в сумме следует внести в справку 2-НДФЛ (код 4800) в том месяце, когда утверждался авансовый отчет (отчетные документы для командировочных). В данной справке не отражаются суточные в размере, не подлежащем обложению НДФЛ.

2) Обязательно облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация стоимости:

Питания, включая его стоимость, которая выделена отдельно в гостиничном счете;
Проезда, когда до или после командировки работник находился в отпуске в пункте пребывания (т. е. не совпадают дата билетов и сроки командировки).

Если стоимость проживания и проезда в служебной командировке (включая такси, аэроэкспресс) документально обоснована, она полностью освобождается от обложения страховыми взносами и НДФЛ.