Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

Законодательная база

При выдаче денег под отчет необходимо руководствоваться указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами:
1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

• суммы, которую надо выдать;
• срока, на который выдаются деньги;
• даты подписания заявления;
• визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

ВАЖНО!

Допускается выдача денег под отчет без заявления сотрудника, а по приказу (распоряжению) гендиректора (п. 6.3 указаний № 3210-У). Согласно изменениям, внесенным в пункт 6.3, с 30.11.2020 разрешается издание распоряжения на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 порядка): подписывает РКО главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Под какие нужды допускается выдача подотчетных сумм работникам? Что относится к расчетам с подотчетными лицами? Это командировочные расходы, представительские расходы, приобретение товаров, работ, услуг в интересах работодателя.

ВАЖНО!

Так как выдача денег под отчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, проверка расчетов с подавшим заявление подотчетным лицом перед выдачей ему суммы не нужна.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно выдавать подотчетные деньги и работать с подотчетниками в 2022 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Итоги

Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному лицу, основывается прежде всего на правильном и своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс
• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
• приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Способы выдачи наличных

Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — расчеты с подотчетными лицами по безналичному расчету на банковскую карту.

Такая возможность выдачи наличных обязательно должна предусматриваться приказом предприятия.

Для таких целей допустимо использовать корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В этом случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.
Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи.

ВНИМАНИЕ! Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы. Требование о 3-х дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2022 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2022 — 2022 годах данное требование не действует.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Правильно отчитаться по расходам

Материал по теме Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого устанавливается руководителем работодателя. До вступления в силу изменений в п. 6.3 указания 3210-У (введены 30.11.2020 указанием ЦБ № 5587-У) срок сдачи авансового отчета строго ограничивался тремя рабочими днями после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу.

АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы. Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Организация вправе принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок расчетов с подотчетниками (приказ руководителя, положение о расчетах с работниками по подотчетным суммам). В нем компания описывает:

• круг лиц, получающих денежные средства в подотчет;
• сроки выдачи, возврата подотчета, сдачи авансового отчета, его утверждения;
• применяемые документы для расчета с подотчетными лицами, порядок их хранения.

Расчеты с подотчетниками и указание Банка России № 3210-У

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен гражданско-правовой договор.

О правах и обязанностях работников читайте публикацию «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

• Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хоздеятельностью лица, работником которого подотчетник является.
• Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее отдать его на визу руководителю. Вместо заявления разрешается выдавать деньги на основании приказа руководителя компании, в котором также указывается их размер, целевая направленность и получатель подотчетных сумм. Приказ должен содержать регистрационный номер и дату, а также подпись руководителя (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).
• Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
• Выдача следующей суммы подотчетнику возможна даже при наличии долгов по предыдущим отчетным суммам. Эту поправку (как и разрешение выдавать подотчетные деньги на основании приказа руководителя) в указание № 3210-У внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У (вступило в силу 19.08.2017).
• По истечении установленныго работодателем количества дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Пример определения даты возврата подотчетных сумм от КонсультантПлюс Деньги выданы 12 марта 2022 г. на срок до 19 марта 2022 г. включительно. Срок, установленный руководителем для представления авансового отчета, составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета. При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее … Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Отразить данные авансового отчета в бухучете вам поможет публикация «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

• Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

Необходимо ли соблюдать лимит расчетов наличными при выдаче подотчетных сумм, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Окончательные расчеты

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Материал по теме Учет расчетов с подотчетными лицами Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

• в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
• в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
• в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Эта запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, оформите пояснительную записку к платежу.

Проводки для ведения учета на счете 71

Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

• дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если подотчетнику выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в безналичной форме);
• кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы, связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в случае возврата неистраченных сумм.

Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету денежных счетов 50, 51.

Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка Дт 70 Кт 94. Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты, используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и проводка будет выглядеть так: Дт 73 Кт 94.

Обратите внимание! Если сотрудник потерял (или забыл взять) подтверждающие расход документы, то решение о возмещении расходов работнику принимает руководитель компании. Подтверждающим документом будет приложенная к авансовому отчету объяснительная записка от сотрудника, а основанием для принятия авансового отчета — приказ директора фирмы.

Обобщим информацию о том, с какими счетами может корреспондировать счет 71.

Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП). После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по расходам в учете.

Как учитывать расходы по авансовому отчету при расчете налога на прибыль, пояснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Готовому решению.

Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете

При отражении в учете операций по выдаче денег под отчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных приказом Минфина РФ № 157н:

• деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны указываться назначение выплаты, калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса, срок, на который выдаются денежные средства;
• форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

План счетов бюджетных учреждений утвержден приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н. Проводки по авансовому отчету в бюджетной организации формируются по счету 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кто считается подотчетным лицом

Очень часто в ходе хозяйственной деятельности затраты на нужды предприятия приходится осуществлять работникам по указанию руководителя организации. В таком случае работнику дают деньги под отчет, т. е. за этим следует его обязанность представления отчета за полученные и потраченные суммы. Такой работник для бухгалтерии является подотчетным лицом.
Деньги подотчетникам могут быть выданы:

• на хозяйственные и административные расходы — в размере, определенном производственной необходимостью, и на сроки, определенные производственной необходимостью;
• на командировочные расходы — на срок, установленный приказом руководителя о направлении работника в командировку, и в сумме, в которую должны быть включены расходы на проезд, затраты на проживание и суточные.

Учет подотчетных сумм (их поступление, списание, отражение остатка или перерасхода) проводится на бухгалтерском активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

ВАЖНО! Аналитический учет бухгалтер должен вести по каждой сумме, выданной под отчет.

Риски невозврата подотчетных авансов длительный срок

Контролирующие органы внимательно относятся к компаниям, применяющим схему с подотчетом. Если сотрудник не вернул в установленные сроки неизрасходованный подотчет, а работодатель не удержал его из зарплаты работника, необходимо признать его доходом сотрудника и:

1. Удержать с суммы невозврата НДФЛ.
2. Начислить и уплатить страховые взносы.
3. Списать невозвращенные суммы в прочие расходы.

Проводки, как отразить в учете перенос подотчета в доход сотрудника, если организация решила долг не взыскивать:

ВАЖНО!

Рискованно признавать невозвращенный подотчет в расходах при исчислении налога на прибыль, если организация не предпринимает действий к удержанию.

Инвентаризация расчетов

Ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится обязательная инвентаризация расчетов, в том числе по подотчетным суммам. Компания вправе провести в иное время инициативную инвентаризацию. В ходе инвентаризации проводится проверка:

• наличия незакрытых авансов подотчетных сумм;
• наличия невыплаченных задолженностей сотрудникам по принятым расходам, превышавшим ранее выданный аванс;
• наличия просроченной дебиторской и кредиторской задолженностей;
• соответствия выданного подотчета и произведенных расходов;
• правильности оформления подтверждающих расходы документов.

Проводки при инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются практически неизменны на протяжении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм в подотчет. Основные правила, изложенные в статье, помогут вам вспомнить каждый шаг в случае возникновения необходимости в выдаче денег сотруднику на нужды предприятия. Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания расходов экономически необоснованными.

Форма АО-1

Форма АО (0504505)

Отражение операций с подотчетными средствами в бухгалтерском учете

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозопераций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен сч. 71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной сумме.

Подробнее о применении сч. 71 читайте в материале «Проводки Дебет 71 и Кредит 71, 50 (нюансы)».