Приказ о списании дебиторской задолженности – образец

Дебиторская задолженность – это совокупность денежных средств, которые определенной компании, фирме другие юридические лица и физические лица, за оказание им определенного вида услуг или отгрузку товара. То есть те лица, которые должны денежные средства другим юридическим или физическим лицам называются дебиторами. Дебиторская задолженность имеется у каждого юридического лица, без нее невозможно вести хозяйственную деятельность. Дебиторская задолженность так же считается активом предприятия и относится к оборотным активам без определенного срока, в течение которого она должна быть погашена.

Важно!!! Активы предприятия – это совокупность имущества, которое принадлежит предприятию. Можно сказать, что дебиторская задолженность тоже считается имуществом, которое через определенное время преображается в денежные средства.

Виды дебиторской задолженности

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по разным критериям, например:

• По срокам;
• По видам задолженности.

Дебиторская задолженность по срокам делиться еще на свои категории, а именно:

• Краткосрочная дебиторская задолженность – это задолженность, которая планируется погаситься не дольше чем за год;
• Долгосрочная дебиторская задолженность – это задолженность, которая будет погашена в срок больше чем за год.

Дебиторская задолженность, при возникновении всегда оформляется по документально, и где указывается временной интервал ее погашения. Следовательно по своевременной оплаты или просрочки можно выделить вид дебиторской задолженности по долгам:

• Нормальная дебиторка – произведение оплаты за товар или услуги ранее установленного срока;
• Просроченная дебиторка – просрочен срок оплаты, то есть покупатель получил товар или услугу, но не оплатил в срок, который оговорен в договоре.

В свою очередь, просроченную дебиторскую задолженность можно классифицировать еще по следующим видам:

• Сомнительная – это считается та дебиторская задолженность, которая может быть не возвращена в срок, оговоренный в договоре, и у поставщика возникает неуверенность в ее возврате. Но все же надежда есть, на то, что контрагент ее вернет, не смотря на неустойчивое финансовое состояние;
• Невозможная – это дебиторская задолженность, которая считается, практически невозможна к возврату. Например, в таких случаях, когда должника признают банкротом;
• Невостребованная – это дебиторская задолженность, которая по каким-причинам не была востребованная, например из-за допущения ошибки бухгалтера.

Взыскание просроченной задолженности

Взыскание просроченной дебиторской задолженности возможно в пределах срока исковой давности. Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено (ст. 195 Гражданского кодекса РФ). То есть это время, в течение которого учреждение может востребовать дебиторскую задолженность в судебном порядке. Общий срок исковой давности установлен статьей 196 Гражданского кодекса РФ и составляет три года. Для отдельных видов требований, указанных, например, в статьях 725. 797. 966 Гражданского кодекса РФ, могут устанавливаться специальные сроки исковой давности (сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком).

В соответствии со статьей 200 Гражданского кодекса РФ течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Если же в договоре не предусматривался срок его исполнения и не содержались условия, позволяющие установить этот срок, то контрагенту нужно было исполнить обязательство в разумный срок после его возникновения (п. 2 ст. 314 Гражданского кодекса РФ).

Если сумма просроченной задолженности не выплачена в разумный срок, должник обязан погасить дебиторскую задолженность за семь дней после предъявления кредитором требования о выполнении обязательств либо в срок, установленный для такого случая законом. Такие же условия действуют для взыскания просроченной задолженности, срок возврата которой определен моментом востребования.

Течение срока исковой давности прерывается в случаях совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга, например:

• частичной оплаты задолженности;
• обращения к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
• подписания акта сверки задолженности (ст. 203 Гражданского кодекса РФ).

В статье 202 Гражданского кодекса РФ также перечислены обстоятельства, в которых возможно приостановление течения срока исковой давности:

• предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);
• ответчик находился в составе ВС РФ, переведенных на военное положение;
• на основании закона Правительством РФ была установлена отсрочка исполнения обязательств (мораторий);
• было приостановлено действие закона или иного правового акта, регулирующего соответствующие отношения.

Причем течение срока исковой давности приостанавливается, если такие обстоятельства возникли или продолжали существовать в последние шесть месяцев срока давности (или просто в последние полгода, если сам срок исковой давности не превышает этот период). Как только подобные обстоятельства исчезают, течение срока давности возобновляется. Оставшаяся часть срока продлевается до шести месяцев, а если срок исковой давности не превышает полгода – до срока давности.

Когда возникает дебиторская задолженность

В процессе хозяйственной деятельности всегда возникает дебиторская задолженность. И так дебиторская задолженность возникает в таких случаях как:

• Предприятие продало товар или оказало услугу, но не получило своевременно оплату за данный товар или услугу, и тем самым появилась задолженность;
• Расчет с подотчетными лицами. Например, сотрудник отправился в командировку и ему были выданы денежные средства. Иногда бывает та, что работнику начислили больше заработной платы чес положено;
• Предоплата за приобретаемый товар или за получаемую услугу. Например, предприятие решило купить продукцию, перевело на расчетный счет денежные средства, а товар еще не поступил, он поставка будет позже, чем оплата. А что касается предоставление услуг, то здесь, например предприятие оплачивает абонентскую плату за год за размещение рекламы в сети интернет и в газете;
• При расчете с бюджетом, оплата налогов и сборов;
• Прочие случаи, когда возникает дебиторская задолженность, это может быть выявлена недостача на предприятии и виновник должен ее погасить, а сумма задолженности будет считаться дебиторской задолженность.

Основания для списания ДЗ

Законодательством оговорены следующие случаи, при которых ДЗ может считаться безнадежной:

• при наступлении события, не зависящего от сторон, которое делает исполнение обязательства нереальным (ст. 416 ГК РФ);
• в соответствии с решением государственного органа, подтвержденного актом (ст. 417 ГК РФ);
• при наступлении смерти должника (ст. 418 ГК РФ);
• при ликвидации контрагента (ст. 419 ГК РФ);
• при прошествии срока исковой давности (гл. 12 ГК РФ).

Событиями, не зависящими от сторон, могут быть чрезвычайные ситуации, катастрофы, военные действия, стихийные бедствия.

Актом государственного органа, в соответствии с которым ДЗ может быть списана, является, например, решение суда о том, что долг взыскан быть не может. Если организация подала в суд на своего должника и суд обязал его погасить задолженность, то исполнительный лист, выданный в суде, перенаправляется судебным приставам. С этого момента взыскание проводится согласно закону «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ. Если служба судебных приставов, произведя все положенные действия, вынесла решение о невозможности взыскания долга, выдается соответствующее постановление об окончании исполнительного производства. Причиной, указанной в постановлении, может быть:

• ликвидация организации;
• невозможность определения фактического нахождения контрагента;
• отсутствие имущества и денежных средств у должника.

Смерть должника является причиной признания задолженности безнадежной, если обязательство может быть погашено только при его участии или напрямую связано с его личностью.

Данные о ликвидации юридического лица БУ может получить из выписки из Единого государственного реестра юридических лиц. Такая информация доступна на сайте Федеральной налоговой службы или при личном обращении. Там же можно проверить и благонадежность контрагента до совершения с ним каких-либо сделок: узнать статус организации, проверить, не является ли массовым адрес регистрации контрагента, подает ли он отчетность в налоговые органы и т. д.

По общим правилам, срок исковой давности составляет 3 года, однако по некоторым отношениям в соответствии с законодательством он может быть другим. Началом срока исковой давности по ДЗ является первый день просрочки исполнения обязательства. Если должник осуществляет какие-либо действия, указывающие на признание долга, то срок исковой давности начинают отсчитывать заново со дня совершения таких действий. Так, должник может подписать акт сверки, выдать гарантийное письмо, перечислить какую-то часть долга и т. д.

Задолженность признается нереальной к взысканию на основании решения специальной комиссии по поступлению и выбытию активов (п. 339 инструкции к единому плану счетов, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н). Состав комиссии устанавливается приказом главы учреждения. Также может быть создано специальное положение, регулирующее деятельность комиссии.

Когда возникает необходимость в оформлении приказа о списании дебиторской задолженности

Долги дебиторов по истечении срока давности по оформленному судебному иску и по ряду иных причин можно признавать безнадежными. Для снятия с баланса таких несостоявшихся доходов необходимо издать приказ о списании дебиторской задолженности. Образец приказа оформляют по внутренним правилам документооборота.

Списание дебиторской задолженности должно быть обоснованно. К обоснованиям можно отнести:

• Истек срок взыскания долга через суд;
• Фирма-должник ликвидирована;
• Невозможностью взыскания долга Службой судебных приставов;
• Прощение долга должнику.

Если в результате проведенной инвентаризации выявлена задолженность, взыскание которой с контрагента по вышеуказанным основаниям невозможно, оформляется приказ на ее списание.

Списание безнадежных долгов

Статья 266 Налогового кодекса РФ дает определение безнадежного долга должника. Выше мы давали характеристику — контрагент-банкрот, следовательно, ДЗ считают невозможной к возврату и обозначают, как безнадежная.

Такая задолженность списывается с учета при следующих возникших обстоятельствах:

1. Должник ликвидирован. Имущества недостаточно для погашения всех долговых сумм.
2. Банкротство неплательщика.
3. Случаи, при которых по ДЗ истек срок исковой давности. Срок давности считается истекшим при 3-х и более лет после последнего погашения долга.

Списаны будут только просроченные долги.

Порядок составления приказа о списании дебиторской задолженности

Приказ о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком давности не имеет специального бланка, который необходимо было бы использовать в обязательном порядке. Поэтому предприятия или применяет фирменный бланк, или разрабатывает собственную форму приказа.

Рассмотрим в виде таблицы как правильно оформить приказ на списание дебиторской задолженности:

С какой целью составляют документ

Главным основанием для списания КЗ будет окончание срока годности. Но оно не единственное. В качестве таковых могут выступать объективные причины, которые препятствуют должнику выполнить свои обязательства в полном объеме. Подобные ситуации возникают, если:

• Происходит официальная ликвидация кредитора (тогда списание осуществляется после исключения лица из ЕГРЮЛ).
• Если должника объявляют банкротом.
• Списание осуществляется, если кредитор освобождает должника от выплат (например, если денежная сумма была предоставлена организации одним из ее учредителей).
• При наступлении обстоятельств непредвиденной силы, за которые не может быть ответственна ни одна из сторон.
• В случаях, когда уполномоченный государственный орган составляет акт, согласно которому исполнение обязательств должником становится невозможным.
• С наступлением смерти лица, предоставившего кредит.

Вышеперечисленные обстоятельства определены законом в качестве основания для списания КЗ.

ООО «Карамель»

(наименование организации)

о списании дебиторской задолженности

На основании акта инвентаризации от 31.06.2022 № 5

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Признать безнадежной в связи с документальным подтверждением факта ликвидации контрагента и списать дебиторскую задолженность ООО «Космос» в сумме 400 000 руб. в бухгалтерском учете за счет сформированного ранее резерва по сомнительным долгам, в налоговом учете — за счет внереализационных расходов.
2. Главному бухгалтеру Приходько И. М. списанную задолженность учесть на забалансовом счете, а операцию по списанию отразить в учете и отчетности за 2-й квартал 2022 года.

Бухгалтерский учет списания ДЗ

Особенностью бухучета списания ДЗ в БУ является отражение списанной ДЗ за балансом, на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Забалансовые счета для БУ работают так же, как для прочих, то есть поступление отражается только по дебету, а выбытие — только по кредиту, без корреспонденций.

Проводка по счету 04 делается, когда комиссия по списанию ДЗ принимает соответствующее решение. Суммы на счете 04 отражаются в течение всего времени, пока еще может снова начаться процедура взыскания задолженности или у неплатежеспособного должника могут появиться средства для возврата долга. Планом счетов для организаций, отличных от кредитных и государственных (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.00 № 94н), например, предусмотрен пятилетний срок для отслеживания возможности возврата ДЗ.

Служба приставов может снова начать действия по взысканию, например, если истец повторно передал им выданный судом исполнительный лист, который уже был на рассмотрении приставов, но по каким-либо причинам исполнительное производство было завершено. В случае возобновления процедуры взыскания или возврата долга неплатежеспособным должником ДЗ списывается со счета 04 и отражается на соответствующих балансовых счетах.

Окончательное списание ДЗ с забалансового счета должно быть одобрено комиссией на основании законодательно установленных причин: смерть должника, ликвидация организации и т. д.

Аналитика по счету 04 ведется в разрезе видов приходов/расходов, по которым учитывалась ДЗ, и дебиторов с указанием всех их данных, необходимых для возврата долга. Ниже указаны основные проводки по отражению списания ДЗ. Больше типовых проводок можно найти в инструкции к плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.