Инструкция: какими проводками отразить авансовые расчеты

Когда выдается

Авансирование — это выдача частичной суммы денег для реализации определенных целей. В бюджетных учреждениях аванс, проводки для которого мы рассмотрим в статье, выдается на выполнение следующих операций:

• выплата заработной платы;
• транспортные и коммунальные услуги;
• общехозяйственные затраты;
• приобретение товарно-материальных ценностей, основных средств и ГСМ;
• командировочные издержки.

Выдача авансированных денежных средств отражается через расходные кассовые ордера, зачет аванса (проводки будут представлены в нашей статье) производится через приходные кассовые ордера. Все действия учитываются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Примеры с проводками по расчетам с подотчетными лицами

Пример 1. Получение денег под отчет на приобретение ТМЦ:

Пример 2

Проводки с подотчетными лицами, направленными командировку.

См. также:

• «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?»;
• «Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать».

Как организовать бухучет

Бухучет организуется по отдельным счетам в разрезе цели, на которую выдана предоплата. Это позволяет специалистам вести надлежащий аналитический учет и контролировать эффективное и целесообразное расходование денег в организации. Ведение бухучета бюджетного учреждения регулируется Инструкцией № 162н (Приказ Минфина РФ от 06.12.2010) и Инструкцией № 157н (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010).

Все операции по авансированию в бюджетных учреждениях отражаются на счетах 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» (Инструкция, утвержденная Приказом Минфина РФ № 25н от 10.02.2006). Для получения предоплаты работнику необходимо написать соответствующее заявление, в котором будут отражены цель и срок выдачи денег (п. 155 Инструкции № 25н).

Выдача подотчетному лицу из кассы

Денежные средства могут быть выданы под отчет на основании любого распорядительного документа или заявления сотрудника. Погашение задолженности по ранее выданным подотчетным суммам необязательно (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Подробнее о выдаче денежных средств под отчет

Выдача денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Касса — Кассовые документы –кнопка Выдача.

Рассмотрим особенности заполнения документа Выдача наличных по нашему примеру.

• Получатель — сотрудник, которому выдаются денежные средства под отчет.
• Основание — нужды, на которые выдается подотчетная сумма: на командировочные расходы.
• Приложение — данные распорядительного документа или заявления сотрудника на выдачу денежных средств.

Для автоматического заполнения строки По документу в разделе Реквизиты печатной формы в справочнике Физические лица должны быть заполнены данные документа, удостоверяющего личность получателя, действительные на дату оформления документа Выдача наличных.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 71.01 Кт 50.01 — выдача аванса сотруднику под отчет.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных средств из кассы необходимо использовать унифицированную форму Расходный кассовый ордер (КО-2), утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Бланк можно распечатать по кнопке Расходный кассовый ордер (КО-2) из документа Выдача наличных. PDF

Проводки для бюджетников

Авансовые отчеты (проводки в бухгалтерском учете) составляются также в зависимости от направления движения этих средств. Составляются БУ по форме 0504053 в соответствии с положениями Приказа Минфина РФ № 123н от 23.09.2005.

Типовые бухгалтерские записи по счету 206 00 000:

Дт 206 00 000 Кт 201 01 610, 304 05 000 — перечислен аванс поставщику (проводка), авансирование платежей в финансовые органы;

Дт 302 00 000 Кт 206 00 000 — получение ТМЦ либо потребление услуг в счет перечисленной ранее предварительной оплаты.

Зачет полученных поступлений по предварительной оплате покупателям (заказчикам) будет отражаться на счете 0 205 00 000 «Расчеты по доходам».

Получен аванс от покупателя, проводка для БУ будет такой:

Дт 2 201 11 510 Кт 2 205 31 660 (сч. «Авансы полученные»).

В коммерческих и некоммерческих организациях для отражения взаиморасчетов по предоплате используется счет 61 «Расчеты по выданным авансам» (Приказ Минфина РФ № 94н от 31.10.2000). Аналитический учет ведется на основании оборотной ведомости и сальдо на начало и конец отчетного периода. На дебете сч. 61 отражается перечисленное авансирование, на кредите — возврат выданных ранее сумм и зачет денег при фактическом получении товаров, работ или услуг.

Типовые бухгалтерские записи для сч. 61:

Дт 61 Кт 50, 51 — выдан аванс поставщику, проводка (основание — РКО, платежка и т. п.);

Дт 60 Кт 61 — зачет ранее выданной предоплаты (основание — товарная накладная, акт и т. п.).

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Командировочные расходы в БУ включаются в состав расходов по обычным видам деятельности при выполнении условий п. 5, 16 ПБУ 10/99 и признаются на дату утверждения авансового отчета. До этого момента выданные средства учитываются в составе дебиторской задолженности подотчетного лица (п. 16 ПБУ 10/99).

В НУ командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Подробнее о выдаче денежных средств под отчет

Для регистрации авансового отчета сотрудника о командировке формируется документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

В шапке документа указывается:

• Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выбирается сотрудник, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выбираются документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

На вкладке Прочее указывается информация о командировочных расходах.

Подробнее о заполнении вкладки Прочее

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
• Наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
• Суточные или полевое довольствие.
• Проч.

Для возможности принять расходы на командировку, они должны быть обоснованы и подтверждены корректно оформленными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробнее об основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Для подтверждения проезда к месту командировки и обратно должен быть билет на бумажном носителе, а если билет электронный,—маршрут-квитанция. При авиаперелетах, кроме названных документов, на билете или посадочном талоне должна стоять отметка о предполетном досмотре (Письма Минфина РФ от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743, от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).

Услуги за проживание в гостинице могут быть подтверждены бланком строгой отчетности (БСО) или другим документом, имеющим необходимые реквизиты первичного учетного документа (ПУД). На основании БСО можно принять к вычету НДС, выделенный в нем отдельной строкой (п. 18 Правил ведения Книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Данные о суточных вносятся на основании локального нормативного акта организации, утверждающего их размер, или приказа о командировке, копию которого можно приложить к авансовому отчету.

Подтверждать суточные расходными документами не требуется (Письмо Минфина РФ от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт Кт 71.01 — принятие к учету затрат на командировку.
• Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

Для того чтобы принять к вычету НДС, предъявленный поставщиком билетов, необходимо, чтобы НДС в билете был выделен отдельной строкой (Письма Минфина РФ от 26.02.2016 N 03‑07‑11/11033, от 30.01.2015 N 03‑07‑11/3522, от 30.07.2014 N 03‑07‑11/37594).

Чтобы НДС, выделенный в билетах и СФ, предъявленных контрагентами, можно было принять к вычету, необходимо в графах:

• СФ — проставить флажки.
• БСО — проставить флажки для документов БСО.
• Реквизиты счета-фактуры — заполнить номер и дату СФ, реквизиты БСО заполнятся в данной графе автоматически из графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО и СФ автоматически будут созданы:

• Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
• Счет-фактура полученный.

Документы можно найти в журнале Счета-фактуры полученные через раздел Покупки – Покупки — Счета-фактуры полученные.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета в Учетной политике. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1. Бланк можно распечатать по кнопке Печать – Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет. PDF

Проводки для полученной предоплаты

Иногда покупатель может перевести деньги в качестве предварительной оплаты до фактической продажи товаров, работ или услуг. В случае получения такого задатка организация обязана начислять НДС на поступившие денежные средства.

Такие платежи отражаются по сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Чтобы отразить в бухучете авансы полученные, проводки будут такие:

Дт 50, 51, 52 Кт 62.2 — поступил аванс от покупателя, проводка;

Дт 76 (субсчет «Авансирование») Кт 68 — начислен налог на добавленную стоимость;

Дт 62.1 Кт 90.1 — поставка приобретенных ценностей;

Дт 90.3 Кт 68.2 — выделение НДС;

Дт 62.2 Кт 62.1 — зачтена предоплата;

Дт 68.2 Кт 76 (субсчет «Авансирование») — восстановление налога на добавленную стоимость.

Проводки для выданной предоплаты

Выданный авансовый платеж производится в счет реализации товаров, работ и услуг, которые будут переданы заказчику в будущем. Для бухучета таких задатков применяется сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для взаиморасчетов с сотрудниками организации используется сч. 71.

Бухучет таких платежей будет следующим. Чтобы отразить авансы выданные, проводки:

Дт 60.2 Кт 50, 51, 52 — переведен аванс поставщику (проводки);

Дт 10, 41, 44 Кт 60.1 — получение приобретенной продукции;

Дт 60.1 Кт 60.2 — предоплата зачтена.

Пример бухгалтерской записи, демонстрирующей отражение взаиморасчетов с работниками, — выплата денег на командировочные издержки.

Дт 71 Кт 50 — выдан аванс на командировочные расходы, (проводка);

Дт 50 Кт 71 — возврат неизрасходованного остатка.

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.