Основные правила заполнения листка нетрудоспособности с продолжением

Варианты заполнения больничного листа: бумажный и электронный

С 2022 года в России можно использовать два способа составления больничных листов: традиционный бумажный и электронный.

Бумажный больничный лист — это бланк специальной формы. Врач заполняет свою часть документа и отдаёт работнику. После выздоровления работник сдаёт больничный лист в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет документ, заполняет раздел с данными о компании и расчётами, а затем передаёт больничный в ФСС для оплаты. Также на основании больничного листа в установленных законом случаях работодатель сам перечисляет работнику пособие за первые три дня болезни.

Пособие по временной нетрудоспособности

Основанием для выплаты пособия по временной нетрудоспособности является страховой случай.
Пособие выплачивают, когда:

• работник заболел;
• работник получил травму, связанную с утратой трудоспособности;
• работник находился на долечивании в санатории сразу после оказания медицинской помощи в стационаре;
• заболел член семьи работника и необходим уход за ним;
• работник помещен в специализированный стационар для протезирования по медицинским показаниям;
• работник, любой член его семьи находились на карантине;
• работник пострадал в результате несчастного случая на производстве или получил профзаболевание.

Но это все причины нетрудоспособности.

Оформляя больничный, врач проставляет особый код для обозначения причины нетрудоспособности. Например, заболевание – 01, травма – 02, карантин – 03 и т. д.

А что такое страховой случай?

Как проверить больничный лист перед заполнением

Получив больничный лист на бумаге, работодатель должен проверить три параметра.

1. Номер бланкав базе ФСС. Но здесь нужно иметь в виду, что перечень похищенных и утерянных бланков больничных фонд обновляет в среднем раз в месяц. Поэтому полной гарантии от подделки эта проверка не даёт.

2. Подлинность бланка по внешним признакам:

• цвет должен быть голубым, по краям темнее, а в центре светлее;
• бумага должна быть плотной и напоминать по фактуре денежную купюру;
• на просвет должны быть видны водяные знаки — логотип ФСС;
• номер бланка должен быть выпуклым на ощупь;
• линия подчеркивания под подписями врача, руководителя и главбуха должна состоять из микротекста «листок нетрудоспособности», который можно различить с помощью лупы.

3. Достоверность информации, заполненной врачом. В частности, название медицинского учреждения должно быть таким же, как на печати, ФИО работника должно соответствовать его паспортным данным. А вот в названии предприятия могут быть опечатки, так как врач заносит эти сведения со слов сотрудника. В этом случае заменять больничный не нужно, работодателю достаточно без ошибок внести название компании и регистрационный номер в своём разделе (письмо Московского регионального отделения ФСС РФ от 14.07.2020 № 14-15/7710-1110-ЛНК).

Если у работодателя после всех проверок остались сомнения, он может направить запрос в свое отделение ФСС, приложив оригинал спорного больничного (письмо ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575). При оформлении электронного больничного листа, работодателю достаточно проверить его номер. Если в базе ФСС есть этот больничный, значит документ настоящий.

Что такое страховой случай

Теперь разберемся, что такое страховой случай.

Определение страхового случая по законодательству об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дал ФСС еще в письме от 18 августа 2004 г. № 02-18/11-5676.

Страховым случаем, который является основанием для выплаты пособия, следует считать случай временной нетрудоспособности:

• завершенный одним законченным периодом нетрудоспособности;
• удостоверенный листком нетрудоспособности с учетом всех листков нетрудоспособности, выданных в продолжение первичного.

Часть 1 статьи 6 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ предусматривает, что пособие выплачивается за весь период временной нетрудоспособности с момента начала и до дня восстановления трудоспособности.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Как определить период временной нетрудоспособности

Но бывает и так, что в рамках одного страхового случая произошло изменение причины нетрудоспособности. Например, работник сначала был на карантине, а потом заболел сам.

Как выплачивать пособие в этом случае?

Как заполнить бумажный больничный лист

Правила заполнения больничных листов приведены в разделе IX Порядка, утвержденного приказом Минздрава РФ от 01.09.2020 № 925н.

1. Записи нужно делать заглавными печатными буквами с использованием печатающих устройств или с помощью гелевой, капиллярной, либо перьевой ручки с чернилами чёрного цвета. Пользоваться шариковой ручкой нельзя.

2. Допускается комбинированный вариант, когда часть информации в больничный внесена с помощью печатающего устройства, а часть — вписана авторучкой (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

3. Все записи должны начинаться с первой ячейки и не выходить за границы полей.

4. Печати медицинской организации и работодателя могут выходить за границы отведённых мест, но не должны перекрывать поля с информацией.

5. Если работодатель допустит ошибку при заполнении больничного листа, то её можно исправить без замены бланка (п. 72 приказа № 925н). Для этого следует:

• зачеркнуть ошибочную запись;
• внести правильную запись на оборотной стороне бланка;
• заверить правильную запись подписью работодателя и печатью.

При исправлении нельзя использовать корректор и другие аналогичные средства.

Работодатель заносит в раздел больничного листа «ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ» следующие данные.

1. Сведения о месте работы:

• наименование — здесь лучше указывать краткое, так как для полного может не хватить ячеек;
• статус места работы для сотрудника — основное или совместительство. Это важно, так как совместитель оформляет больничные для каждого места работы;
• регистрационный номер работодателя в ФСС;
• код подчинённости — номер отделения ФСС, где зарегистрирован работодатель.

2. Идентификационные коды работника: ИНН и СНИЛС.

3. Специальные условия расчёта больничного:

• коды различных особых условий, при которых больничный рассчитывается по отдельным правилам. Например, инвалиды, пострадавшие от радиации и т.п.;
• дата составления акта по форме Н-1, если больничный выдан по причине производственной травмы.

Если ни одного из перечисленных особых условий нет, все эти поля нужно оставить пустыми.

4. Сведения для начисления пособия:

• страховой стаж;
• нестраховые периоды, которые вычитаются из страхового стажа;
• период, за который нужно считать пособие — даты открытия и закрытия больничного листа;
• средний заработок за два предыдущих года и за день;
• сумма пособия за счет работодателя;
• сумма пособия за счет средств ФСС;
• итого начислено.

При оплате пособия напрямую через ФСС две последние строки заполнять не нужно (п. 73 приказа № 925н).

Работодатель заверяет больничный подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью, если она имеется.

Кто может выдать переходящий больничный

Законодательство разрешает выдавать больничные листы только лицензированным медучреждениям:

• Это могут быть государственные поликлиники или больницы и частные медицинские центры, имеющие лицензии и сертификаты. Бланки должны быть заполнены в соответствии с установленными правилами, даты должны быть точно и четко прописаны.
• Также документ можно получить в зарубежной клинике, если работник заболел во время командировки. Больничный в таком случае оформляется по законам этой страны, а по возвращении предоставляется в отдел кадров.

Минимальный срок, на который открывают больничный, — 3 дня. Даже если работник чувствует себя лучше, он не может приступить к своим должностным обязанностям на второй день.

Максимальный срок открытия больничного листа — месяц. Если в течение этого времени выздоровление не наступило, а продолжать лечение необходимо, главврач медучреждения собирает консилиум врачей, на котором решается вопрос о дальнейшем лечении либо закрытии больничного листа.

Как заполнить электронный больничный лист

Для того, чтобы работать с электронным больничным листом, медицинское учреждение и работодатель должны быть подключены к информационной системе ФСС. Также для обмена информацией с фондом нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Работодатель вносит в электронный больничный лист те же сведения, что и в бумажный бланк. Информацию нужно передать в базу ФСС через личный кабинет работодателя. После того, как данные внесены, их в общем случае следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера, либо индивидуального предпринимателя.

Работодатель может передать полномочия по заверению больничных листов специалисту, который занимается их оформлением. Для этого нужно издать приказ и оформить доверенность. Тогда для заверения электронных больничных листов необходимо будет использовать УКЭП уполномоченного лица (п. 74 приказа № 925н).

Если данные электронного больничного заполнены работодателем неверно, то ошибку можно исправить. Для этого нужно повторно заполнить сведения и передать их в ФСС с указанием причин исправления. Исправленные данные следует заверить УКЭП руководителя и главного бухгалтера (п. 72 приказа № 925н).

Требования к заполнению в 2017 году

Заполнять только черной ручкой.

Листок нетрудоспособности заполняется в медицинском учреждении и непосредственно в компании. Перечисленные ниже пункты обязательны к выполнению на всех сторонах документа и для всех ответственных лиц.

1. Бланк заполняется только гелевой или перьевой ручкой. Запрещено использовать шариковую;
2. В указанные ячейки только печатными буквами вписываются данные сотрудника;
3. Запрещено выходить за пределы клеточек. В ином случае информация не будет обработана, а форма не принята и возвращена на доработку;
4. Необходимо использовать только печатную кириллицу. Правда, допустимо употребление названия компании латиницей;
5. Обязательны черные чернила;
6. Допускаются ошибки и исправления, но при условии, что на обратной стороне есть метка «написанному верить».

Особые случаи: декретные выплаты и карантин

В период эпидемии допускается оформление больничного листа в рамках дистанционного приёма с использованием телемедицинских технологий. Это относится, в том числе, и к начислению пособий по беременности и родам (п. 50 приказа № 925н). Таким образом снижаются риски распространения опасных заболеваний.

Также для уменьшения количества контактов между врачами и пациентами, в условиях эпидемии предусмотрено особое правило заполнения больничных при карантине. В этом случае врач должен оформить больничный лист сразу на весь период изоляции пациента (п. 48 приказа № 925н).

В остальном порядок заполнения работодателем больничных листов при беременности или в случае карантина не отличается от описанного выше.

Правильный бланк

Подлинный бланк имеет особую форму.

Это форма светло-синего цвета с желтовато-белыми клеточками. Лист А4 с лицевой стороны разделен горизонтальной линией на две части — первая для медперсонала, вторая — для заполнения начальником.

Справа виднеется черно-белый штрихкод, подтверждающий легальность документа.

Чтобы минимизировать количество фальшивых справок, ФСС (Фонд Социального Страхования) ввел также дополнительные элементы защиты:

• бинарный штрихкод;
• водяные знаки;
• набор из 12 цифр;
• фон в сетку.

На той же лицевой стороне бланка указываются причины нетрудоспособности и повод для начисления пособия.

Электронный больничный 2022: как проверить, дополнить и оплатить

С 1 января 2022 года больничные по общему правилу оформляют в электронном виде. Изменилась не только форма этого документа, но и правила взаимодействия работодателя и ФСС (Закон № 126-ФЗ, ПП РФ от 16 декабря 2022 г. №1567). Больничные обрабатывают в «ЕИИС «Соцстрах» с помощью СЭДО.

Теперь при назначении пособия организация исполняет роль посредника. Она передает ФСС ту информацию, которая нужна для оплаты больничного. Выплаты производят в «проактивном порядке»: как по «предзаполненным» ФСС сведениям, так и по данным, которые предоставляет работодатель (п. 19, 22 и 23 Правил, утвержденные ПП РФ от 23 ноября 2022 г. № 2010). Пособия по листам нетрудоспособности почти во всех случаях оплачивает ФСС напрямую (кроме п. 1 ч. 1 ст. 5 и ст. 9 Закона № 255-ФЗ).

Однако работодателю важно не только предоставить сведения по запросу в срок, но и проследить за их достоверностью и полнотой, чтобы не попасть под штрафы (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ, ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ). Кроме того, работодатель по-прежнему обязан оплатить первые три дня больничного по временной нетрудоспособности (кроме п. 2–5 ч. 1 ст. 5 и ст. 9 Закона № 255-ФЗ). Рассчитать пособие нужно с учетом индексации МРОТ 2022 года, а также – предельной базы доходов работника на 2020 и 2022 годы.

Как взаимодействуют работодатель и ФСС при назначении пособий по электронному больничному, а также – какие штрафы при этом грозят компании, вы можете уточнить в статье на нашем сайте.

Содержание

• Как убедиться, что больничный – подлинный
• Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех
• Особенности при расчете и выплате пособия в 2022 году
• Кто и как оплачивает электронные больничные с 2022 года

Как убедиться, что больничный – подлинный

Информацию об открытии больничного листа работодатель получает от ФСС (через СЭДО). Также номер больничного может по своей инициативе сообщить сотрудник, но обязанности делать это у него больше нет. Проверить электронный больничный на подлинность можно самостоятельно. Для этого нужно ввести номер электронного больничного, а также СНИЛС работника в электронной системе.

Сотрудник также может убедиться, оформлен ли ему электронный больничный. Личный кабинет есть у каждого работника на портале ФСС РФ. Уведомите сотрудников о необходимости пройти регистрацию на портале Госуслуг. Они смогут получить доступ в свой личный кабинет ФСС. Электронный больничный: его сведения, включая этапы обработки, можно отследить на сайте (вход с логином и паролем от портала Госуслуг). Так, у кадровика исчезнет необходимость отвечать на вопрос: электронный больничный – где посмотреть и отследить этот документ.

Замкнутый круг проверок, или все проверяют всех

С 2022 года ФСС оплачивает работникам пособия напрямую: полностью или начиная с четвертого дня. Кроме того, Фонд перешел на «проактивный порядок» их выплаты. Он максимально освобождает работодателя и сотрудников от необходимости подавать документы. Для этих целей между ведомствами разработана своя система электронного документооборота. Так, ФСС может запрашивать в ПФР: СНИЛС сотрудника, сведения о его работодателе, величине страхового стажа и др. В ФНС России – может уточнить сведения о зарплате работника за интересующий период (п. 12 и 44 Правил). В частности, при закрытии электронного больничного ФСС получает информацию от ПФР и высылает работодателю «предзаполненные сведения».

Работодатель при необходимости исправляет «предзаполненные сведения» и дополняет их. Например, вносит корректные данные для расчета пособия. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента закрытия электронного больничного и получения запроса (п. 22 и 23 Правил).

Эти данные ФСС вновь вправе проверить в порядке межведомственного взаимодействия. ПФР и ФНС предоставляют ФСС сведения не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса (п. 44 и 46 Правил).

Если же работодатель направил в ФСС неполные (недостоверные) данные, ему предоставят право устранить ошибку. В этом случае работодатель в течение трех рабочих дней подтвердит получение извещения от ФСС и в течение пяти рабочих дней направит недостающие (исправленные) сведения (п. 10 Правил).

Особенности при расчете и выплате пособия в 2022 году

Порядок расчета пособий остался прежний, но увеличился их фактический размер. С 1 января 2022 года в России повысился федеральный МРОТ – до 13 890 рублей. От него зависит минимальный средний дневной заработок в 2022 году – 456,66 руб. (13890*24/730 – ч. 6.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

В 2022 году увеличена предельная база доходов работника, которую учитывают при расчете пособия. Она составляет 1878000 рубля (на 2020 год – 912000 рублей (ПП РФ от 6 ноября 2022 г. № 1407), на 2022 год – 966000 рублей (ПП РФ от 26 ноября 2020 г. № 1935). Следовательно, максимальный средний дневной заработок в 2022 году – 2572,6 рублей (1878000/730 – ч. 3.3. ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Основные показатели для расчета пособия по временной нетрудоспособности остались прежними: причина и количество дней нетрудоспособности, их предельная продолжительность, порядок расчета среднего дневного заработка (с минимальным и максимальным ограничениями), страховой стаж работника и его доход за расчетный период (ст. ст. 6, 14 Закона № 255-ФЗ, п. 22 и 23 Правил, Приказ Минздрава России от 23 ноября 2021 г № 1089н).

Какие пособия выплачивает ФСС, а какие – работодатель, вы можете уточнить в материале на нашем сайте

Кто и как оплачивает электронные больничные с 2022 года

Работодатель, как и ранее, оплачивает первые три дня болезни сотрудника. При этом пособие начисляют в течение 10 дней с момента закрытия больничного, а выплачивают – в ближайший день выплаты зарплаты. ФСС выплачивает свою часть пособия в течение 10 дней с момента получения всех необходимых сведений о работнике. Фонд вправе отказать в выплате. Решение об отказе направляют в срок не позднее одного рабочего дня с момента его принятия (ст.15 Закона № 255-ФЗ).

Пособия перечисляют на банковский счет, через почту или иную указанную работником организацию в «Сведениях о застрахованном лице». Больничный оплачивается без процентов за перевод (ч. 25, 26 ст. 13 Закона № 255-ФЗ, по форме Приложения № 2 утвержденной Приказом ФСС от 4 февраля 2022 г. № 26).

Поделиться статьей: