Правила и порядок заполнения больничного работодателем. Образец листа

Правильное заполнение бумажного листка временной нетрудоспособности – это обязанность, которая лежит не только на медицинском учреждении, но и нанимателе сотрудника. О том, как заполнять больничный лист работодателю (с образцом 2022 года и комментариями), расскажем в этом материале. Правила на этот счет регламентированы приказами Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н и от 29.06.2011 № 624н. Их соблюдение позволяет выплатить сотруднику денежную компенсацию на период нетрудоспособности из Фонда соц. страхования и не нажить проблем с этим органом.

Также см:

• Как оплачивать электронный больничный лист
• В каких регионах в 2022 году больничные оплачивает ФСС напрямую

Новые правила оформления больничных листов в 2022 году

Минздрав издал приказ № 925н от 01.09.2020 «Об утверждении порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа». Документ № 59812 зарегистрирован в Минюсте 14.09.2020 и официально опубликован. Он вступил в силу 14.12.2020. Изменения направлены на упрощение оформления больничных листов в условиях угрозы распространения опасных заболеваний, особенно коронавирусной инфекции. Медучреждениям разрешили оформлять больничные листы дистанционно, после обращения пациента к терапевту в чате или режиме видеозвонка, то есть при помощи технологий телемедицины. Аналогично, при необходимости, происходит заполнение листка нетрудоспособности на длительный срок по беременности и родам.
Больничный лист медучреждения обязали оформлять в виде электронного файла и только при необходимости дублировать на бумаге. В перспективе Минтруд планирует совсем отказаться от бумажных больничных. Пока в виде исключения их будут оформлять:

• беременным женщинам, уволенным в связи с ликвидацией предприятия, утратившим статус ИП или сложившим с себя полномочия нотариуса (адвоката);
• безработным гражданам, которым надо подтвердить, что они не пришли в службу занятости в назначенный день по уважительной причине.

Родителям дошкольников, посещающих детский сад, выдают больничный сразу на весь срок карантина в случае его объявления в детском саду.

Используйте обновленную инструкцию по заполнению больничных от КонсультантПлюс

Получить бесплатный доступ и перейти в КонсультантПлюс

Требования к заполнению бланка

Первое что следует уяснить врачу и работодателю это то, какой ручкой заполнять больничный. Такой, казалось бы, незначительный момент играет решающую роль в этом случае. Для внесения сведений нужны черные чернила. Оформлять документ синей ручкой нельзя, так как защитные волокна имеют, в том числе синий цвет и будут сливаться с надписью, не позволяя проверить подлинность выданной бумаги. Информация заполняется печатными буквами. Каждая буква ставится в ячейку с сохранением ее границ. Наслоение одного символа на другой недопустимо. Подтирать, корректировать и заклеивать неправильно внесенные данные нельзя.

Правила оформления больничного листа с врачебной стороны

Врачу принадлежит право открыть больничный лист. Открытие больничного листа не медицинскими организациями невозможно и считается незаконным.

Медработник вносит следующую информацию в бюллетень:

1. Отметка о первичности документа.
2. Наименование медучреждения, адрес его расположения и ОГРН клиники.
3. Дата выдачи бланка.
4. ФИО пациента.
5. Дата рождения больного.
6. Место работы (вписывается со слов пациента, поэтому за правильность предоставленных сведений врач ответственности не несет).
7. Пометка об условии трудоустройства – основное или по совмещению.
8. Сведения о родственнике, за которым осуществляется уход. Эта графа заполняется тогда, когда нетрудоспособность оформляется на члена семьи.
9. Пометки о выдаче по беременности и родам или по инвалидности.
10. В таблицу вносится информация о том с какого по какое число болел гражданин. При амбулаторном лечении здесь же проставляются промежуточные даты, являющиеся днями посещений врача.
11. Каждая дата закрепляется подписью врача и указанием его должности и именных данных.

При закрытии бланка нетрудоспособности вписывается дата начала работы и печать медорганизации. Затем бюллетень самим пациентом передается в организацию-работодатель, где и производится дальнейшее заполнение.

Как заполнять больничный лист работодателю

Порядок заполнения больничного листа нанимателем следующий:

1. Вносятся корректные сведения о наименовании организации. Лучше вписывать сокращенные названия, если сокращение отсутствует, то выходить за пределы строки не следует, а стоит оборвать написание в последней ячейке.
2. Галочка в ячейку о статусе работы – основное/совместительство.
3. Номер ФСС, который выдан организации для произведения зачислений страховых взносов.
4. Код подчиненности.
5. Если у работника имеется индивидуальный налоговый номер, то он вносится в соответствующую строку.
6. Номерной знак СНИЛС.
7. При наличии особых условий, которые следует учесть при начислении пособия, проставляется особый код. Соотношения условий и кодов можно найти на оборотной стороне бюллетеня.
8. Размер имеющегося страхового стажа.
9. Время нестраховых периодов, которые входят в общий страховой стаж.
10. Даты начала и окончания нетрудоспособности, за которые производится начисление.
11. Средний дневной заработок работника. Среднедневной показатель дохода рассчитывается исходя из сведений, взятых за последние два года.
12. Сумма, которая компенсируется из средств нанимателя, обычно это первые три дня болезни. Трое суток умножается на средний дневной заработок и получается нужная сумма.
13. Пособие из средств ФСС, высчитывается путем умножения среднедневного дохода на оставшееся количество дней.
14. Общая сумма начисления.
15. ФИО директора организации без точек и его подпись.
16. ФИО главбуха и подпись.

Расчеты и подписи заверяются печатью предприятия. Пример правильного заполнения можно посмотреть на прикрепленном файле.

Новые правила расчета больничных листов

01.01.2021 вступил в силу Федеральный закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ о внесении поправок в Федеральный закон № 323-ФЗ от 21.11.2011. Он полностью упраздняет оплату листков временной нетрудоспособности работодателями за весь период. Их обязали передавать в Фонд социального страхования данные и документы, необходимые для расчета пособия. Срок для размещения сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, в информационной системе ФСС составляет всего 3 рабочих дня. Оплачивать больничные будет напрямую Фонд социального страхования.

Как заполнить больничный лист работодателю: образец

То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере.

Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.

Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки.

Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами.

Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.

Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено.

Когда и зачем оформляют листок временной нетрудоспособности

Если гражданин утратил трудоспособность из-за болезни (травмы) или заболевания члена семьи, он вправе рассчитывать на пособие. Для получения пособия и подтверждения уважительной причины неявки сотрудник предоставляет работодателю бланк листа нетрудоспособности, выданного доктором, или номер электронного документа в реестре. Задача работодателя — заполнить свою часть документа, который разделен поперечной линией, или внести информацию в электронный реестр. Первую часть заполняет врач.

Форма больничного не менялась с 2011 года. В 2022 году российские медучреждения начали выдавать гражданам документы о временной нетрудоспособности и в электронном формате. Работник вправе выбрать, в какой форме получить листок: в привычной бумажной или в электронной.

Цвет бумажного бланка — голубой. Графы для заполнения состоят из клеток светло-желтого цвета, каждая — для одной буквы или цифры. На бумаге — водяной знак для защиты от подделок. Оборотная сторона листка нетрудоспособности отведена для информации: как правильно заполнять бланк, каков порядок внесения данных. На ней выведен большой логотип ФСС РФ — это и есть защитный водяной знак. Для большей защиты от мошенников номера листам присваиваются в произвольном порядке. Они расположены в правом верхнем углу, имеют уникальную комбинацию из 12 цифр и штрихкод.

Правила заполнения больничного листа: вопросы и ответы в 2018 году

Выход за границы информационного поля не допускается, запись наименования прекращается. В обязательном порядке указывается ОГРН (основной государственный регистрационный номер) медицинской организации.

В случае невозможности написания полного (сокращенного) наименования страхователя, имеющего более 29 знаков с пробелами, при заполнении строк листка нетрудоспособности указывается принятое сокращенное наименование страхователя и (или) фамилия и инициалы работодателя — индивидуального предпринимателя в соответствии с количеством ячеек в строке информационного поля. При возможном выходе за границы информационного поля запись прекращается.

При наличии в наименовании организации более 38 букв (с пробелами) и отсутствии сокращения в учредительных или уставных документах вписывается сокращенное наименование в соответствии с общепринятыми аббревиатурами, позволяющими идентифицировать организацию, согласно приложению.

Принятое сокращенное наименование организации устанавливается соответствующими организациями по согласованию с региональным отделением Фонда, доводится до сведения застрахованных лиц, работающих в данной организации, при их обращении в связи с травмой или заболеванием, а также по другим причинам за медицинской помощью в медицинские организации.

Вопрос: Сколько листков нетрудоспособности выдается матери при одновременном уходе за двумя и более детьми?

Ответ:

При одновременном уходе за двумя детьми выдается один листок нетрудоспособности.

В разделе «по уходу» две строки. В первой указываются данные первого ребенка (возраст, родственная связь, фамилия, имя, отчество), во второй – второго ребенка.

При одновременном уходе более чем за двумя детьми выдается второй листок нетрудоспособности, в первом и втором ряду ячеек строк «по уходу» указываются данные других детей, за которыми осуществляется уход, остальные строки (графы) листка нетрудоспособности оформляются идентично строкам (графам) первого листка нетрудоспособности

Вопрос: Как заполняется строка «фамилия и инициалы врача или идентификационный номер»

Ответ:

При заполнении строки «фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» в листке нетрудоспособности сначала указывается фамилия, затем через пробел инициалы. При выходе за пределы информационного поля запись прекращается.

При длине фамилии врача, превышающей 14 букв, заполняется фамилия без инициалов.

При двойной фамилии заполняются обе строки информационного поля. Фамилия председателя врачебной комиссии (вк) вписывается без инициалов.

Должность врача представляется возможным заполнить в листке нетрудоспособности следующим образом:

— врач и (или) фельдшер и (или) зубной врач (без указания его специальности);

— терапевт, педиатр, хирург, лор — врач (если число букв не превышает 9 ячеек).

Как заполняется больничный в медицинском учреждении

Заполнение документа медицинским учреждением доверено лечащему врачу — он заполняет первый раздел. Приведем только общую характеристику и описание порядка заполнения первой части и остановимся подробнее на том, как заполнять больничный лист работодателю с соблюдением установленных требований. Но знать о том, что должен написать в документе врач, необходимо для выявления ошибок. Неправильно оформленный бланк ФСС к оплате не примет.

В медицинском учреждении, прежде чем передать бланк больному, необходимо:

• поставить отметку о том, какой бланк выдается (первичный или дубликат);
• вписать краткое название поликлиники (больницы), адрес и ОГРН;
• внести информацию в поле «Дата выдачи»;
• указать Ф.И.О. и дату рождения пациента;
• со слов пациента вписать название рабочей организации;
• указать, по какому месту работы выдается документ (по основному или по совместительству);
• если листок оформляется для ухода за родственниками, вписать их Ф.И.О. и степень родства;
• если лист выдается по беременности или работнику-инвалиду, заполнить соответствующие строки;
• в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы, поставить подпись врача;
• указать дату, с которой пациент приступает к работе, и поставить печать медицинского учреждения.

Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах», пациенту сообщают только номер в реестре. Данные о нетрудоспособности доступны на портале госуслуг. Номер необходимо сообщить работодателю.

Как работодателю исправлять ошибки в больничном

Допустили ошибку или опечатку в больничном? Действуете так:

• не замазывайте ошибку корректором;
• ошибочную запись нужно аккуратно зачеркните;
• на оборотной стороне больничного листа сделайте правильную запись.

Если же работодатель обнаружит ошибки, допущенные медицинским учреждением, то нужно определить, требуется ли переоформление больничного листа или же эти ошибки некритичны. Например, если больничный заполнен прописными буквами, то переоформлять его не нужно (п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Если же, к примеру, в больничном листе будет неверно указана фамилия заболевшего работника, то нужно получать исправленный дубликат этого листка нетрудоспособности.

Подробнее об исправлении больничного читайте по ссылке.

Правила заполнения электронных больничных листов

Федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2017 предусматривает оформление больничных листов в электронном виде. Чтобы любое заинтересованное лицо имело возможность оперативно получить информацию о выданных гражданину больничных, создана специальная автоматизированная система, оператором которой является ФСС России. Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение заверяют его усиленными квалифицированными электронными подписями. Доступ к базе данных имеют органы ФСС, медицинские учреждения и все работодатели. Последние вправе получить в личном кабинете сведения только о тех гражданах, которые трудоустроены у них в настоящий момент.

Для обработки электронных документов организациям и ИП необходимо специальное программное обеспечение и техническая возможность электронного документооборота с ФСС. Если такой возможности у работодателя нет, он отказывается от электронного документа и запрашивает его бумажную версию. В остальном оформление по упрощенной схеме:

1. Регистрация в личном кабинете страхователя. Проще всего зарегистрировать организацию-работодателя через учетную запись на портале госуслуг.
2. Авторизация в системе «Соцстрах» и заполнение специальной карточки с регистрационными сведениями организации.
3. Получение номера больничного у заболевшего сотрудника.
4. Доступ по номеру к электронному документу, подписанному усиленной ЭЦП врача и загруженному в систему Соцстраха.
5. Расчет суммы пособия по временной нетрудоспособности и занесение необходимых данных в электронном виде.
6. Заверение внесенной информации усиленной электронной подписью.

Для верификации электронных больничных листов подойдет ЭЦП, которую используют для сдачи электронной отчетности.

Если в больничном подпись синими чернилами

Какие ошибки в больничных листах стали безопасны Суды обязывают специалистов ФСС РФ возмещать расходы на пособия, даже если в больничном листе есть недочеты.

Важно Подтверждает это определение ВС РФ от 07.04.17 № 310-КГ17-4016.Какие ошибки теперь можно не исправлять Сотрудники Фонда соцстраха пояснили, что большинство ошибок в бюллетенях все так же опасны.

Фонд не забракует больничный лист, только если недочеты в нем технические. Например, врач заполнил больничный синими чернилами, а не черными.

Либо шариковой ручкой, а не капиллярной.

Но если листок нетрудоспособности оформлен с нарушением Порядка, возможны проблемы с возмещением пособия из бюджета ФСС России.

Правила заполнения бумажного бланка

Существуют установленные правила заполнения больничного листа врачом, этих же правил придерживаются работодатели при внесении данных о расчете пособия:

• буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за ее края и соприкосновения с краем;
• слова вносятся с помощью печатного устройства или пишутся от руки заглавными буквами;
• при заполнении вручную используются чернила черного цвета;
• врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка, если ошибка допущена или листок утерян до передачи на работу, больному выдается дубликат;
• копия заполняется на таком же бланке, но с пометкой «Дубликат»;
• работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка, это делается обычным вычеркиванием; правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью «Исправленному верить».

Как заполнять больничный лист работодателю — образец 2022

Имейте в виду, что заполнить больничный лист можно и на компьютере. Причем, комбинирование заполнение листка нетрудоспособности (частично рукописно, а частично – на компьютере) не является нарушением правил заполнения больничного листа ().
При заполнении больничного листа имеет значение не только вид ручки (гелевая/перьевая/капиллярная/шариковая), но и цвет чернил.

Больничный лист должен быть заполнен чернилами именно черного цвета.

Записи в больничном листе выполняются печатными заглавными буквами на русском языке.

Правда, если наименование вашей организации содержит латинские буквы (например, иногда название фирмы содержит аббревиатуру «Ltd»), ничего страшного не произойдет, если и они будут отражены в больничном листе. Записи в специально отведенных местах вносятся, начиная с первой ячейки. Причем, записи не должны заходить за границы ячеек.

Оттиск своей печати на листке нетрудоспособности работодатель ставит только при ее наличии (, ).

Как вносят в больничный данные о карантине по коронавирусу

Разберемся, как заполнить больничный лист на работника, который находится на карантине в связи с коронавирусом. Такой документ действителен в течение 14 дней, поскольку этот период официально принят за инкубационный.

Алгоритм действий работодателя:

1. Проверить информацию из медучреждения.
2. Поставить нужный код в поле «Причина нетрудоспособности». Например, при болезни сотрудника или его ребенка понадобится код 03. Для особых случаев (изоляция) ставят 10.
3. Рассчитать сумму выплат. Денежным вопросом полностью занимается ФСС. Фонд выплачивает сумму работнику по частям: пособие за первые семь дней переводят на следующий день после передачи работодателем информации о сотруднике. Компенсация за остальные семь дней полагается в течение следующего дня после окончания карантина.

Заполнение больничного листа: как правильно его заполнить и какой ручкой

Кроме этого, учитывается физическое здоровье работника и время, как скоро он может восстановится и приступить к работе.Зачастую больничный можно оформить на 5 дней, но лечащий врач также может продлить его максимально до 30 дней.

Если после одного месяца работник будет еще не в состоянии справляться со своими прямыми обязанностями, то в этом случае назначается комиссия, из врачей.Она будет решать продлевать ли больному больничный.Выдается он в основном лечащим врачом, но еще и другими медицинскими работниками, составившими диагноз относительно заболевания.

Основные правила.В связи с тем, что во всех отраслях производится оптимизация процессов, а это соответственно облегчение учета документации, в здравоохранении ввели новшества, которые помогут исключать ошибки заполнения.Для этого была разработана специальная форма бланка больничного листа.

Пошаговая инструкция: как оформить больничный лист в 2022 году на бумаге

После получения листка нетрудоспособности в поликлинике или больнице работник передает его работодателю. Задача последнего — заполнить нижний раздел бланка. Наше руководство поможет сотруднику организации, который отвечает за расчет пособий и заполнение бухгалтерской документации, не ошибиться при внесении данных по новым правилам. Инструкция пригодится, если работник попросил выписать ему бумажный документ и отказался от электронного формата.

Рассмотрим пошаговый пример заполнения больничного листа работодателем в 2022 году на бумажном бланке.

Шаг 1. Место работы

В это поле вносится название предприятия. ФСС рекомендует приводить краткое название организации, если есть. Когда сокращенного наименования нет, а полное не умещается в строке, название прерывается на полуслове. Выходить за пределы ячеек не следует. Между словами пропускается одна клетка.

Шаг 2. Статус места работы

Нужно поставить отметку, которая укажет на статус места работы: основное или по совместительству. Сотрудник, который трудится совместителем, вправе предоставлять лист нетрудоспособности в две организации. Для этого он запрашивает у врача два бланка.

Шаг 3. Регистрационный номер фирмы в ФСС

В это поле вписывают номер, присвоенный организации при постановке на учет в Фонде социального страхования. Номер ФСС присваивает самостоятельно после получения информации от налоговой службы о регистрации предприятия. Уведомление о постановке на учет с регистрационным номером направляется на юридический адрес фирмы почтой. Если уведомление затерялось при пересылке, необходимо обратиться за извещением повторно. Кроме того, есть системы мониторинга, которые помогают выяснить регистрационный номер в ФСС по ИНН организации. Номер присваивается один раз и не изменяется.

Шаг 4. Код подчиненности

Код подчиненности указывает на территориальный номер ФСС, к которому прикреплена организация. Он состоит из 4 цифр, если у ФСС нет филиала. Региональное отделение фонда имеет 5 цифр кода.

Шаг 5. ИНН работника

ИНН сотрудника указывается только при его наличии.

Шаг 6. СНИЛС работника

Страховой номер лицевого счета сотрудника в Пенсионном фонде.

Шаг 7. Условия начисления

В строку вносят закодированные данные об особых условиях начисления и выплаты пособия. Коды приведены на оборотной стороне бланка. Пособие исчисляется иначе для больных:

• пораженных радиацией (код 43);
• работников Севера (код 44);
• инвалидов (код 45);
• граждан, работающих менее 6 месяцев (код 46);
• граждан, заболевших в течение 30 дней после увольнения (код 47);
• лиц, нарушивших режим по уважительной причине (код 48);
• инвалидов, болеющих более 4 месяцев подряд (код 49);
• инвалидов, болеющих больше 5 месяцев в году (код 50);
• граждан, трудящихся на условиях неполного рабочего дня (код 51).

Двузначные коды проставляются только при наличии соответствующих условий. В остальных случаях строка остается пустой. При сочетании условий ставятся несколько кодов.

Шаг 8. Акт формы Н-1

Строка заполняется, только если травма, из-за которой оформлен листок нетрудоспособности, получена на производстве. Тогда в эти клетки записывают дату составления акта, который фиксирует происшествие. В остальных случаях поле остается пустым, правила заполнения больничного листа работодателем в 2022 году в этой части не претерпели изменений.

Шаг 9. Дата начала работы

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг 10. Страховой стаж

В графу вносится общий страховой стаж гражданина — время, в течение которого он застрахован и отчисляет взносы в ФСС. Обычно это время работы по трудовым договорам. Периоды военной, гражданской службы или службы в органах ОВД тоже включаются в страховой стаж.

Если стаж равен полному количеству лет, поля заполняются так:

Если количество неполное, указывают годы и месяцы:

Шаг 11. Нестраховые периоды

Нестраховые периоды — время военной службы, начиная с 01.01.2007. Если служба началась раньше этой даты, а закончилась позже, в графу включают только период с 01.01.2007 до фактического ее окончания. Указывается количество полных лет и месяцев военной службы. Нестраховые периоды входят в общий страховой стаж.

Шаг 12. Период начисления пособия

Строка содержит календарный период отсутствия больного сотрудника по причине болезни — даты открытия и закрытия больничного листа.

Шаг 13. Средний заработок

Чтобы подсчитать средний заработок сотрудника, проще всего использовать онлайн-калькулятор расчета больничного. Средний заработок для исчисления пособия рассчитывается за два предыдущих календарных года.

Шаг 14. Средний заработок в день

Так как пособие начисляется за календарные дни, то для вычисления дневного заработка общая сумма заработанного за 2 года делится на число календарных дней в двух годах (730). Итог — средний дневной заработок сотрудника.

Шаг 15. Сумма пособия из средств работодателя

По закону, при заболевании и травме сотрудника работодатель оплачивает первые три дня больничного из собственных средств. Остальную часть пособия оплачивает ФСС напрямую на основании данных организации. При оформлении листка нетрудоспособности по другим причинам (по беременности и родам или травмам) всю сумму пособия выплачивает ФСС — таков порядок, предусмотренный законом.

Шаг 16. Сумма пособия за счет средств ФСС

ФСС перечисляет гражданам пособие из собственных средств за все дни болезни, кроме первых трех. Если больничный выдается для ухода за больным, протезирования, лечения в санатории или из-за карантина, то вся сумма идет из средств Фонда.

Шаг 17. Итоговая сумма

Итоговую величину пособия рассчитает онлайн-калькулятор. Это легко сделать и вручную, умножив количество дней болезни на средний дневной заработок сотрудника и проценты в зависимости от стажа.

Шаг 18. Ф.И.О. руководителя и бухгалтера организации

В отдельное поле заносят фамилию и инициалы руководителя фирмы без точек. Напротив них ставят подпись. Ниже поле предназначено для указания фамилии, инициалов и подписи главного бухгалтера. Если в штате фирмы нет должности главного бухгалтера и его обязанности исполняет руководитель, то фамилия и подпись руководителя дублируются.

Шаг 19. Печать работодателя

Заполненный бланк больничного заверяется круглой печатью организации. Важно, чтобы оттиск печати не попал на заполненные ячейки, перекрыв информацию, иначе сканер не сможет ее считать.

Возможные вопросы и сложности

1. Нужно ли заполнять работодателю при прямых выплатах из ФСС? Нужно. Участники проекта «Прямые выплаты» от ФСС вносят те же сведения, что и в стандартных случаях за исключением пунктов «Выплаты ФСС» и «Итоговая сумма начисления». Эти поля остаются пустыми.
2. Может ли работодатель заполнить лист за медработника? Нет, это недопустимо.
3. Внесение информации в лист с продолжением. В таком случае первичный лист заполняется работодателем в прежнем порядке, а медицинский работник вместо даты окончания больничного указывает код 31, что означает, что сотрудник продолжает болеть. Работодатель сдает больничный в ФСС в прежнем режиме. По окончании больничного мед.работник и работодатель заполняют еще один лист в стандартном порядке.
4. Какая программа может использоваться для заполнения? Специальная программа, разработанная ФСС. Ее можно найти и скачать на официальном сайте учреждения.
5. Как заполнить, если в компании нет главного бухгалтера? Лист заполняется в прежнем порядке. Все подписи ставит руководитель организации или иное лицо, действующее на основании доверенности от бухгалтера. Реквизиты этого лица указывать и предоставлять не нужно.
6. Кто оформляет листок уволенному сотруднику? Оформление листа после увольнения также лежит на ответственности медицинской организации и работодателя.
7. Есть ли особенности для работодателя — ИП? На сотрудника ИП оформляет лист на стандартных условиях. Для формления больничного на предпринимателя необходимо состоять на учете в ФСС в качестве физического лица, а не только работодателя. Документ ИП заполняет за себя, заверяя его собственными подписями. Пособие рассчитывается исходя из действующей величины МРОТ в соответствии с ч. 1.1 ст. 14 ФЗ №255.
8. Особенности для листков при беременности. Пособие беременным рассчитывается в размере полной величины среднего дневного заработка за 2 предшествующих года работы без вычета НДФЛ. Компенсация полностью подлежит выплате из средств ФСС. Сумма пособия выссчитывается исходя из величины дневного заработка умноженного на количество дней больничного в соответствии с данными мед.графы, продолжительность которого может достигать 150 дней.
9. Если имело место нарушение режима. Это станет основанием для снижения суммы пособия в соответствии со ст. 8 ФЗ №255. Итоговая сумма не будет превышать 1 МРОТ (о правилах расчета и заполнения больничного листа из МРОТ узнайте тут).
10. Можно ли оформлять в электронном виде? Да. Лист оформляется на электронном носителе в системе ФСС ЕИИС «Соцстрах». Сотруднику будет выдан уникальный номер, который он передаст в бухгалтерию, где продолжат заполнение в системе. Допустимо оформлять лист на бумажном носителе, но с применением машинного текста.
11. Можно ли вообще не заполнять? Нет, для осуществления выплат ФСС заполнение листа является обязательным как для медицинской организации, так и для работодателя.

При соблюдении больничного режима сотрудник получит денежную компенсацию в полном объеме. В случае нарушения ему полагается сумма, не превышающая величину 1 МРОТ. Выплата пособий осуществляется в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Минимальный и максимальный размер пособия

В связи с пандемией коронавирусной инфекции и необходимостью поддержки граждан размер пособия по временной нетрудоспособности ограничили.

ВАЖНО!

В 2022 году минимальный размер пособия устанавливается на уровне не ниже минимального размера оплаты труда.

Максимальный размер выплат ограничен по старым правилам. Возникает вопрос, как заполнить больничный лист из МРОТ в 2021 году, — придерживаясь правил, приведенных выше, но с одним важным нюансом. На место среднего заработка бухгалтер ставит МРОТ — 12 792 рубля, при условии, что у работника средний заработок ниже. Пособие рассчитывают из дневного МРОТ, который считают как обычный среднедневной заработок.

Как правильно оформить листок нетрудоспособности, кто должен это делать – кадровик или бухгалтер?

Возложение обязательства по заполнению листа на сотрудников организации является правом работодателя, однако действующие регламенты не дают строгих пояснений относительно разделения полномочий по заполнению. В таком случае руководство вправе самостоятельно координировать действия организационных отделов, руководствуясь собственной корпоративной политикой, и возложить обязательство по заполнению на сотрудников отдела кадров или бухгалтерию.

Внимание! По опыту предпринимательской практики в организации нередко практикуется частичное возложение полномочий. В таком случае кадровик вносит в больничный лист реквизиты организации, не затрагивая расчетные данные, которые в дальнейшем вносятся главным бухгалтером.

Обязательство по заполнению правомерно возлагать и на конкретное подразделение при условии, что это будет отражено в должностной инструкции заполнителя. Полномочия подтверждаются организационным приказом.

Какой ручкой заполнять

Используются чернила черного цвета. Приказ № 624н Минздравсоцразвития разрешает заполнять больничный лист только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой. Верховный Суд РФ в 2015 году пришел к выводу, что применение шариковой ручки при заполнении — лишь технический недочет, не влияющий на выплату пособия. Главное, чтобы использование шариковой ручки не привело к неразборчивости написанного. ВС РФ обязал ФСС принять к оплате больничный, который врач заполнил шариковой ручкой. В указанном случае работодатель, заметив ошибку, обратился в медицинское учреждение за дубликатом. Несмотря на допущение суда, во избежание споров с ФСС шариковую ручку для заполнения бланков желательно не использовать.

Образец заполнения больничного листка работодателем в 2021 году

Правила и порядок заполнения

Выбор ручки и пасты

Согласно Приказу Минздравсоцразвития №624н внесение сведений в больничный лист допускаются только чернилами черного цвета. Из канцелярских приспособлений допустимо использовать следующие:

• ручки, использующие чернила на гелевой основе, в том числе роллеры;
• ручки с механизмом капиллярной подачи чернил, линеры, рапидографы;
• перьевые ручки.

Указание сведений с применением шариковой ручки признается формальным недочетом, однако может служить основанием для отказа со стороны органов ФСС. Если работодатель заметил погрешности и ошибки при заполнении листа медицинским работником, то необходимо запросить дубликат экземпляра больничного листа, указав на необходимость использования подходящих чернил и пасты.

Какими должны быть буквы?

Сведения допустимо вносить как рукописным, так и машинным текстом. Нормативные акты также допускают вариант совмещения двух стилей письма. При заполнении документа вручную необходимо прописывать слова прописными буквами, напоминающими печатный текст. При машинном наборе также следует использовать символы верхнего регистра. Информация вносится на национальном языке страны — русском. Если в наименовании учреждения встречаются латинские символы, то их допустимо оставлять без изменений. Например, Factrorio Inc. и т.д.

Печати со стороны организации

На корешке больничного, заполняемого работодателем, предусмотрено специальное место для постановки печати справа от информационных полей. Следовательно, ставить ее необходимо именно туда. При этом отсутствие такой метки не станет основанием для признания листа недействительным, так как закон не обязывает работодателя иметь собственную печать.

Важно! При постановке печати недопустимо перекрывать текст из информационных полей.

Подробнее о требованиях к печатям на больничном листе мы рассказывали тут.

Заверение и проверка

Прежде чем заверить и передать лист нетрудоспособности в органы ФСС, работодателю необходимо удостовериться что:

1. указанные сведения не содержат ошибок и соответствуют действительности;
2. указанные сведения со стороны медицинского учреждения и сотрудника организации внесены черными чернилами, гелевой, капиллярной или перьевой ручкой, но не шариковой;
3. на корешке, который заполняется мед.учреждениями, проставлены печати;
4. буквы не выходят за пределы ячеек, нет сокращений, знаков пунктуации;
5. на документе присутствуют водяные знаки, он соответствует форме, установленной Минздравом (624н).

Если все верно, руководитель ставит свою подпись и указывает инициалы над подписью главного бухгалтера. В положенном месте ставится печать при наличии. Если работодатель сомневается в подлинности больничного, то для проверки следует запросить информацию по реквизитам медицинского учреждения.

Что делать при исправлении ошибок и неточностей?

На основании Приказа №624н медицинскому работнику запрещено допускать исправления и помарки в листе нетрудоспособности. В таком случае он будет подлежать замене. Работодатель вправе аккуратно зачеркнуть ошибочные сведения, а верные указать на оборотной стороне листа и заверить печатью организации. Например, на оборотной стороне в свободном от инструкции месте необходимо написать: страховой стаж 10 лет 11 мес., ниже подписать «Исправленному верить», еще ниже поставить подпись и инициалы руководителя. Сверху ставится печать.

Ниже на фото представлен образец исправления ошибок при заполнении БЛ:

Кто заполняет: бухгалтер или кадровик

Ответственные за заполнение больничного листа — руководитель и главный бухгалтер организации. Они ставят подписи в заполненном бланке. Заполнять документ или проверять правильность его заполнения — задача тех должностных лиц, чья подпись заверяет заполненный бланк. В некоторых случаях внесение определенных данных входит в обязанности кадрового работника, он указывает, например, название фирмы, страховой стаж и прочие, не относящиеся к бухгалтерским, сведения. Должностная инструкция кадровика обязана предусматривать эти полномочия, иначе требовать от него заполнения бланка больничного неправомерно.

Кто подписывает больничный лист со стороны работодателя в 2022 году?

В строке «Фамилия и инициалы руководителя» укажите одного из следующих лиц:

• руководителя подразделения;
• руководителя головной организации;
• иное лицо, действующее по доверенности;

В строке «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера» укажите одного из следующих работников:

• главного бухгалтера;
• главного бухгалтера обособленного структурного подразделения;
• иного человека, который действует на основании доверенности (без указания ее реквизитов);

Люди, указанные в строках «Фамилия и инициалы руководителя» и «Фамилия и инициалы гл. бухгалтера», и подписывают больничный листок. Для этого они проставляют свою подпись в одноименном поле «Подпись» напротив своей фамилии.

Регламентация по заполнению справок

Текущий регламент четко очерчивает круг лиц, допускаемых к внесению информации в медицинскую справку. Из него исключен гражданин (сотрудник компании) которому она выдается. Его задачей служит обращение к врачу, лечение и получение документа с последующей передачей руководству.

Тот в свою очередь прописывает свои сведения и передает лист в ФСС, где нетрудоспособность гражданина, включая декрет, влечет перечисление страховых выплат на счет компании работодателя. Поступившие средства передаются сотруднику.

Важно знать! В справке указывается каждая дата, когда пациент посещал лечащего врача, после чего идет или продление или выписка. Если полей недостаточно, выдается еще один бланк, и работодателю предоставляется именно он.

Применяется система кодировки, когда большая часть информации вносится в шифрованном формате и считывается автоматом. В случае некорректного заполнения оборудование не определит сведения, что затруднит расчет либо сделает его невозможным.

Порядок заполнения листа медицинским учреждением

Руководитель медучреждений строго отслеживает порядок, поскольку каждый бланк подотчетен. Действует пошаговый регламент, указывающий как заполнить больничный лист:

1. В верхней части отображается информация о том, является ли лист первичным, либо это его дублирующая копия. Дубликат допускается только при указании номера первичного документа. Одновременное заполнение 2-х полей делает справку неверной;
2. Название (допускается в сокращенном формате) и адрес учреждения, выдавшего документ. Буквы и цифры разграничивает одна клетка;
3. ОГРН (регистрационный номер) и дата заполнения. Если больница фигурирует как юрлицо, номер состоит из 15-ти, а если как ИП – из 13-ти цифр;
4. Сведения об уходе за заболевшим гражданином. Обычно это ребенок или близкий родственник. Если ухода требует несколько человек, лист выдают на каждого из них;
5. Информация о пациенте. Сюда входит ФИО, место жительства, ИНН и СНИЛС, кодовое обозначение нетрудоспособности, место работы (указывается и основное и совместительство). Если сотрудник не знает наименования организации, графа остается пустой – для последующего заполнения работодателем;
6. В следующем пункте прописывается период действия документа, специализация врача, например «терапевт»;
7. Ниже указывается число, с которого гражданин выписывается. При продлении в поле «Иное» вписывается кодовое обозначение, приводится номер следующего больничного;
8. Медицинскую часть документа завершает печать. Основным требованием является отчетливое название учреждения. Иногда печати не содержат его специализации, например, если это наркологический стационар или кожно-венерологическая клиника. Отсутствие профиля призвано сохранить медицинскую тайну;
9. Отрывной корешок больничного листа заполняет лечащий врач, внося минимум сведений. Это номер истории, число выдачи справки. В отличие от прочих разделов на корешке пациент расписывается.

Внесение сведений стороной работодателя

Оформление больничных листов руководством компании также регламентировано, но в отличие от медперсонала допускается внесение исправлений. Страховой фонд при этом не будет отказывать в принятии документа. При заполнении используется следующая структура:

1. Наименование компании. Допускается сокращение и неполное название;
2. Формат деятельности (основная должность, совместительство);
3. Идентификаторы компании (нумерация, коды);
4. Идентификаторы работника (ИНН и СНИЛС);
5. Информация о трудовом стаже пациента;
6. Поле Н-1. Заполнение осуществляется только при производственной травме;
7. Число выхода на работу;
8. Заработная плата. Сведения предоставляет бухгалтерия. Оплата идет частично, за счет компании (оплачивает первые 3 дня) и ФСС;
9. Подписи ответственных лиц (руководитель, главбух). В отсутствии бухгалтера, обе графы заполняет руководитель. Ставится печать предприятия.

На всю справку допускается не более двух исправлений.

Распространенные ошибки

Существует перечень наиболее частых ошибок, степень тяжести которых определяет последствия. Больничный лист меняют в следующих случаях:

• Имеет место несовпадение названия организации и сведений печати;
• Врач использует шариковую ручку;
• Врач не внес обязательные отметки;
• Код заболевания указан неправильно;
• Не указана специализация врача;
• Отсутствуют подписи врача либо председателя МСЭК;
• Используются римские цифры;
• В ячейки вносятся лишние сведения.

Выделяют также следующие недочеты, вызванные невнимательностью или небрежностью:

• Оттиск печати накладывается на сведения из ячеек, что препятствует автоматическому сканированию кодов;
• Бланк сложен или смят;
• Период нетрудоспособности превысил 15 дней, но в документе отсутствуют сведения о врачебной комиссии;
• Отсутствуют подписи ответственных лиц и печати.

Правила четко указывают, как заполнять больничный лист, поэтому подобные недочеты недопустимы.

Больничный лист: не та ручка — расход снят

Аргументы, приведенные в рассматриваемом судебном постановлении, помогут организациям отстоять правомерность принятия к зачету расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности, если отдельные поля больничного листа заполнены шариковой ручкой.

Специалисты ФСС России провели ка­меральную проверку правильности осуще­ствления компанией расходов на выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности. По ее результатам организации отказали в принятии к зачету расходов на выплату пособий в сумме более 300 000 руб. По мнению проверяющих, компания оплатила больничные листы, оформленные с нарушением требований Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного (далее — Порядок).

А именно: на­именование места работы больного было заполнено шариковой ручкой.