Образец журнала регистрации выдачи расчетных листков

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

ФАЙЛЫ

Следует отметить, что по Трудовому Кодексу РФ работодатель обязан информировать подчиненного обо всех составляющих его заработной платы. Это дает возможность сотруднику удостовериться в том, что начисленная ему з/п соответствует условиям трудового договора и нормам законодательства.

Расчетный листок составляется в произвольном виде и передается на руки работнику предприятия непосредственно в момент выдачи заработной платы. При этом не имеет значения, получает сотрудник оплату за свой труд наличным путем или через перечисление на банковскую карту.

Процедура выдачи расчетных листков определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Она обязательно должна быть отражена в локальных нормативно-правовых бумагах фирмы. В числе прочего в них прописывается форма расчетного листка, день его передачи работнику (как уже было сказано выше, он должен совпадать в днем выплаты второй части заработной платы), обязанность ответственного лица выдавать листок сотрудникам под роспись. Автограф последнего будет свидетельствовать о том, что работодатель исполнил свои обязательства перед законом по информированию подчиненного о зарплате в полном объеме.

Срок выдачи зарплатных квитков

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, работодатель должен извещать работника о составных частях заработной платы при ее выплате. А часть 6 статьи 136 ТК РФ требует выплачивать заработную плату каждые полмесяца. Значит, и расчетные листки нужно направлять работникам дважды в месяц. Недавно такое мнение высказали специалисты Роструда (см. «Роструд: расчетные листки нужно выдавать дважды в месяц»).

Однако Минтруд в письме от 24.05.18 № 14-1/ООГ-4375 разъяснил следующее: при применении систем оплаты труда, в которых работникам устанавливаются оклады или месячные тарифные ставки, допустимо оформлять расчетные листки с указанием начисленной месячной заработной платы. Другими словами, таким работникам квиток с расшифровкой начислений и удержаний можно выдавать один раз в месяц. Аналогичный вывод содержится в письме Роструда от 17.09.21 № ПГ/26944-6-1.

При иных системах оплаты труда, когда зарплата за первую половину месяца зависит от фактической выработки, расчетный листок оформляется при каждой выплате. Если из «аванса» работника удерживаются какие-либо суммы, это тоже является основанием для выдачи квитка при выплате первой части зарплаты.

При увольнении сотрудника расчетный листок нужно направить в день увольнения. Это следует из положений статьи 140 ТК РФ. Она гласит, что при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с работником окончательный расчет в виде зарплаты и иных причитающихся сумм именно в день увольнения.

Внимание!

Перечисление зарплаты на карты сотрудников не является основанием для невыдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.18 № 14-1/ООГ-8459; см. «Зарплата перечисляется на карту: надо ли выдавать расчетный листок?»)

А вот при выплате отпускных составлять расчетные листки не нужно. Это связано с тем, что отпуск оплачиваются исходя из среднего заработка. А значит, такая оплата не является выплатой зарплаты. Поэтому нет и оснований выдавать квитки с расшифровкой зарплаты при перечислении отпускных (письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1).

Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе

Как оформить документ

Как в отношении формата ведомости, так и в плане ее оформления все отдается на откуп составителю. Документ можно сформировать на простом обыкновенном листке бумаги или же на бланке с фирменными реквизитами и логотипом предприятия. Также ведомость можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере (в подавляющем большинстве случаев используется второй вариант).

Ведомость делается всегда в одном оригинальном экземпляре. Ее объем может быть различным, но если она содержит несколько листов, они должны быть пронумерованы по порядку и скреплены при помощи толстой суровой нити. На последней странице на узелок наклеивается листок бумаги, на котором указывается количество страниц, дата и подпись ответственного работника.

Нужна ли для листов по заработной плате?

Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?

Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.

Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.

Именоваться такой сводный документ может ведомостью.

Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.

Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.

Образец ведомости

Если вам понадобилось сформировать ведомость выдачи расчетных листков, которую вы прежде никогда не делали, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями и посмотрите ее пример – на его основе вы без особых усилий создадите то, что вам требуется.

1. Первым делом укажите в бланке наименование компании (сокращенное или полное без разницы).
2. Затем напишите название документа, присвойте ему номер (если необходимо), внесите месяц, за который он составляется.
3. Не лишним будет вписать и структурное подразделение, на которое оформляется документ.
4. Дальнейшую часть лучше делать в виде таблицы. Количество строк и столбцов ней определяется в зависимости от потребностей организации. Но в их числе обязательно должны быть дата выдачи расчетного листка, должность и ФИО работника, который его получил. В отдельном столбике сотрудники предприятия должны ставить свои автографы. После заполнения ведомости ответственный работник также должен расписаться в бланке.

Журнал выдачи расчетных листков: образец

В связи с тем, что невыдача «расчеток» довольно жестко карается законом, руководители и бухгалтеры стараются обезопасить себя от возможных правовых последствий. В частности ведутся журналы учета выдачи расчетных листков, предназначенные для фиксации факта выдачи этого документа.

Существующее законодательство не обязывает выдавать уведомления о зарплате под роспись сотрудника, соответственно, унифицированной формы журнала в настоящее время не существует. В то же время существует структура, выработанная на практике. В соответствии с ней, в журнал стоит включить следующие сведения, упорядоченные в виде таблицы:

• порядковый номер сотрудника;
• ФИО;
• дата выдачи расчетного листка;
• должность сотрудника;
• подпись.

Помимо этого, в шапке журнала должно быть указано наименование организации или предпринимателя, а также период, за который выдаются документы. Внизу он заверяется подписью сотрудника, ответственного за их выдачу. Увидеть образец и скачать журнал регистрации выдачи расчетных листков можно ниже.

Некоторые работодатели принимают за основу журнала форму Т-49, в которую вносят недостающие столбцы – дату выдачи «расчетки» и подпись. Кроме описанных вариантов подтверждения факта получения листка, работодатели часто используют для этого документа бланки с отрывным корешком. На нем сотрудники указывают дату получения и ставят подпись. Затем эти корешки подшивают и хранят на предприятии.

Свежие материалы

• Уточненка по 4 ФСС Когда нужно корректировать 4-ФССПредставленный в ФСС расчет по форме 4-ФСС не нуждается в корректировках, если…
• Социальный налог 2022 Начисление налогаВ бухгалтерском учете суммы авансовых платежей по налогу отражаются по кредиту счета 69 (68)…
• Налоговое планирование Налоговое планирование в организации Налоговое планирование может значительно повлиять на формирование финансовых результатов деятельности организации,…
• Зачем скупают золото Грамотная продажа золота – процесс, на который придётся потратить немного свободного времени. Нужно будет выяснить,…

Журнал регистрации расчетных листков по зарплате работников 2020

И, тем не менее, журнал фиксации выдачи листков желательно все же оформить во избежание сложностей при очередной проверке той же Инспекцией труда либо налоговой инспекцией.

Доказать, что сотрудник вовремя был уведомлен о размере своей заработной плате, а также о ее размере без письменного подтверждения, достаточно сложно.

Тем более никто из работников пять лет листки точно хранить не будет, а на копии указанного документа, который хранится в бухгалтерии, подпись тружеников, как правило, отсутствует, как и дата вручения.

Форма документа

Учитывая, что законом ведение журнала не является обязательным, его форма складывается в произвольном порядке, исходя из правил, принятых при ведении документации данного вида.

В частности, журнал в обязательном порядке должен:

• содержать титульный лист с наименованием, сроками заведения и хранения;
• быть прошитым в порядке, определенном законом, с печатью на последней странице и указанием количества листов.

Также журнал должен включать в себя данные о лице, которому вменены обязанности по его оформлению и его ведению в табличной форме, в которой собственно фиксировать все необходимые сведения удобнее более всего.

Кстати, внесения записей задними числами недопустимы. А вот порядок исправления ошибок можно закрепить в том же Положении о ведении журнала.

Ведь править можно даже трудовые книжки, конечно в порядке, установленном законом, соответственно почему бы не использовать тот же метод и при ведении журнала выдачи расчетных листков.

Какие разделы должен содержать?

Для того чтобы правильно отразить все необходимые данные с целью подтверждения получения листка, журнал должен содержать следующие графы:

• порядковый номер;
• ФИО сотрудника;
• его табельный номер;
• наименование должности;
• дату выдачи листка;
• подпись работника.

Другие сведения включать нет нужды, учитывая, что размер полученной суммы относится к персональным данным, для обработки которых требуется разрешение сотрудников.

Да и необходимости в дополнительных графах нет, хотя можно еще предусмотреть примечание, где возможно отразить тот же уход в декретный отпуск, что объяснит при плановой проверке отсутствие данных о работнике, который ранее вносился в список ежемесячно.

Образец, бланк и заполненный пример

С примерным образцом журнала, а также порядком его заполнения можно ознакомиться ниже.

Бланк можно скачать здесь:

Журнал регистрации выдачи расчетных листков по зарплате

Кто оформляет и заполняет?

Как правило, ведением всей документацией по заработной плате занимается финансовый отдел.

Следовательно обязанности по оформлению листка, а также его выдаче возлагаются на одного из рядовых бухгалтеров, которому помимо вышеуказанных обязательств целесообразнее вменить и ведение журнала, учитывая, что намного проще будет получать подписи именно тому сотруднику, который листки и вручает.

Приказ об утверждении (образец)

В силу ст.60 ТК РФ работодатель не имеет права требовать исполнение обязанностей, которые не закреплены в трудовом договоре.

Следовательно, для того чтобы возложить обязательства по ведению журнала о вручении листков тому или иному сотруднику, необходимо оформить приказ, на основании которого работник и будет исполнять порученное ему задание.

При этом, учитывая, что журнал с момента его оформления будет относиться к документации предприятия, желательно издать еще один приказ, которым будет утверждаться Положение о ведении журнала и его форма, не говоря уже о других нюансах, таких как сроки хранения.

Сколько и где хранится?

Расчетные листки по зарплате в силу Приказа №558 хранятся в компании не менее 5 лет и могут быть уничтожены только после проведения ревизионной проверки.

Для того чтобы подтвердить факт выдачи листков на протяжении оговоренного периода, журнал необходимо хранить такой же срок в архиве компании либо в бухгалтерии.

Нужен ли приказ об утверждении формы расчетного листка? Как осуществляется выплата материальной помощи к отпуску? Узнайте тут.

Каков размер штрафа за невыплату заработной платы? Читайте здесь.

Выводы

Составление ведомости учета выдачи расчетных листков не является неукоснительным действием работодателя, но является доказательством при возникновении претензий со стороны инспекции по труду.

Также данный документ сможет предотвратить судебные разбирательства по нарушению трудовых прав трудящихся.

За отказ от информирования сотрудников о сумме их заработной платы к юридическому лицу может быть применена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ): для должностных лиц штраф в размере 1 тыс.руб., для юридических лиц — 50 тыс.руб.