Законодательная база
Перечень инвентаря и материальных ценностей предприятие составляет самостоятельно. Обычно к ним относят и различные инструменты для работы, осветительные приборы, канцелярские принадлежности, хозяйственных товары и другое.
Для учета малоценного имущества и быстроизнашивающихся предметов обычно используют межотраслевую форму № МБ-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 71а от 30.10.1997. Она простая, удобная и персонифицированная.
Личные карточки для выдачи инструмента рассчитаны на контроль материальных запасов с небольшой балансовой стоимостью. До 2003 года даже действовало ограничение — не дороже 2000 рублей. Теперь это правило не действует. Лимиты каждое предприятие вправе установить свои, в соответствии с учетной политикой.
Еще один вариант, который часто рекомендуют к использованию, — специализированный бланк № 423-АПК, утвержденный Приказом Минсельхоза № 750 от 16.05.2003.
ВАЖНО!
Необходимо помнить, что Приказ № 750 отменен Приказом Минсельхоза России от 14.08.2020 № 480. В связи с этим использовать как официальный этот бланк нельзя. Но компания вправе использовать его как основу для разработки собственных карточек учета инвентаря, хозяйственных товаров и инструмента.
Поскольку такие типовые документы относятся к первичной документации, они не являются обязательными. Работодатель вправе разработать бланк самостоятельно, включив в него обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать эксплуатацию и выбытие ТМЦ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как учитывают инструмент и инвентарь
Список инструментов, инвентаря, материальных ценностей организация закрепляет самостоятельно. Обычно к материальным ценностям относят:
- мебель, технику для офиса;
- бытовые и осветительные приборы;
- канцелярские и хозяйственные товары и проч.
В бухучете материальные ценности относят либо к основным средствам (ОС), либо к материально-производственным запасам. Классификация имущества зависит от стоимости и срока полезного использования.
ВАЖНО!
Закрепите в учетной политике состав ТМЦ, правила учета, порядок и способы списания их стоимости в расходы.
Имущественные объекты принимают к бухучету по фактической стоимости покупки. Обычно НДС в эту стоимость не включают (исключение — использование материалов для деятельности, не облагаемой НДС). Учет материально-производственных запасов ведется по новым правилам: 1 января 2022 года вступил в силу новый ФСБУ 5/2019 (приказ Минфина №180н от 15.11.2019). ПБУ 5/01 отменен.
Учет основных средств ведется по ПБУ 6/01 (приказ Минфина №26н от 30.03.2001). Если включаете инструменты и инвентарь в состав основных средств, сформируйте специальные документы для основных средств. Обычно организации используют унифицированные формы из постановления Госкомстата №7 от 21.01.2003:
- ОС-1 — акт приема-передачи имущества;
- ОС-1б — акт приема-передачи группы основных средств;
- ОС-2 — накладная на внутреннее перемещение;
- ОС-3 — акт приема-сдачи отремонтированных объектов;
- ОС-4 — акт списания.
К материально-производственным запасам относят активы, которые потребляют в рамках обычного операционного цикла или используют не больше 12 месяцев (п. 3 ФСБУ 5/2019). Стоимость в этом случае значения не имеет.
Если учитываете инструменты и хозяйственные принадлежности в МПЗ, оприходуйте материалы по товарной накладной (ТОРГ-12) и приходным ордером М-4 (постановление Госкомстата №71а от 30.10.1997). Для учета малоценного имущества обычно используют и другие формы из постановления №71а — карточку инструмента МБ-2, карточку учета материалов М-17, требование-накладную М-11 при внутреннем перемещении МПЗ. Все эти документы не являются обязательными, организации вправе разработать собственные первичные документы, включив в них обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011).
Как заполнять форму МБ-2
Обычно ее заполняет кладовщик, в одном экземпляре на каждого сотрудника. Типовая карточка учета и выдачи инструмента имеет две стороны. На лицевой (после названия организации и структурного подразделения) следует заполнить небольшую табличку. В ней указывают дату составления, структурное подразделение (еще раз), вид деятельности, корреспондирующий счет и табельный номер получателя. Ниже в отдельной строке пишем Ф.И.О., профессию и должность сотрудника, получившего инструмент.
ВАЖНО!
Бланк МБ-2 ведут отдельно по конкретному сотруднику. В связи с этим его Ф.И.О. и должность там фигурируют изначально над таблицей.
Затем заполняем основную таблицу. В ней размещаем информацию о выдаваемом инвентаре:
- его название;
- номенклатурный номер;
- дату выдачи и их количество;
- затем дату и количество возврата;
- срок службы материальных ценностей;
- номер и дату акта выбытия (если во время использования актив выбыл).
Сотрудник, получивший инвентарь, ставит подпись в специальной графе в блоке «Выдано», а кладовщик — в блоке «Возвращено». Оборотную сторону заполняют, когда заканчиваются строки на лицевой стороне. Внизу на оборотной стороне ставится подпись сотрудника, заполнившего бумагу, и дата заполнения.
Требования к бюджетникам
Государственные и муниципальные учреждения обязаны вести учет по особым правилам. Требования к организации бухучета закрепляет не только закон № 402-ФЗ, но и Инструкция № 157н. Помимо исключительных правил по ведению бухгалтерского учета, учреждения бюджетной сферы работают по унифицированным первичным документам. Бланки утверждены отдельным Приказом Минфина № 52н.
Карточка складского учета в бюджетном учреждении имеет несколько иную структуру. Но принцип заполнения практически не отличается от унифицированной формы М-17. Формуляр для бюджетников имеет ОКУД 0504043. Заполняется отдельно для каждого вида товарно-материальных ценностей на хранении. То есть на каждый актив, поступивший на склад, придется завести отдельный документ. Ведение карточек складского учета в бюджетном учреждении подойдет при небольшом объеме материальных запасов.
Форма 423-АПК
Такую карточку заполняют по аналогии с МБ-2, но ее формируют только для группы имущественных активов. Лицевую сторону карточки подписывает ответственный сотрудник. Обратную сторону 423-АПК следует заполнять только тогда, когда приходит время списывать средство производства. Исходные данные следует брать из заключения специально собранной комиссии.
Так выглядит заполненная карточка 423-АПК:
Используя типовые образцы, есть возможность составить и ведомость учета инструмента в организации. Бланк такой ведомости № 422-АПК предусмотрен в Приказе Минсельхоза № 750, который есть возможность взять за основу. Или составьте журнал, ориентируясь на форму МБ-2. Иногда крупные предприятия используют личную карточку учета по форме 131. Ее вы аналогично вправе взять за основу.
Электронная карточка учета выдачи спецодежды и СИЗ — быстро и эффективно
Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой и СИЗ: как автоматизировать учет выдачи спецодежды? Как отследить, чтоб каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой во время и в соответствии с нужными размерами? Как избавится от бумажного документооборота? Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.
Давайте подробнее рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?
Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н и является единой, обязательной для всех.
Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать спецодежду и СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами. Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи спецодежды и СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и подписи получившего и принявшего СИЗ.
Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?
В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и сиз можно в электронном виде.
При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.
В программе «Охрана труда» отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде. Программа «Охрана труда» позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, посредством нажатия одной кнопки, после занесения необходимой информации в документах.
Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе «Охрана труда»:
1. На первом этапе необходимо заполнить документ «Установка норм спецодежды, СИЗ», который помогает нам зарегистрировать факт установки норм выдачи спецодежды, СИЗ. В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества. При выборе профессии и пункта ТОН программа сама проставит периодичность и необходимое кол-во для выдачи, а также укажет срок носки и состояние «Назначить».
2. Далее необходимо заполнить документ «Установка потребностей в спецодежде, СИЗ». Данный документ помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. Кнопка «Заполнить» — «Заполнить по всем нормам» позволяет быстро и удобно заполнить табличную часть сотрудниками.
3. Следующим этапом, при условии наличия СИЗ на складах, можно оформить выдачу, для этого заполним документ «Выдача спецодежды, СИЗ», который отражает факт выдачи спецодежды и СИЗ в эксплуатацию сотруднику, подразделению, рабочему месту. Табличная часть «Спецодежда и СИЗ» может быть заполнена автоматически (при помощи команд меню кнопки «Заполнить» над табличной частью документа) по потребностям для физ. лица, для сотрудника, для сотрудников в подразделении.
После заполнения документа с легкостью можно распечатать «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.
4. Последним, заключительным этапом является формирование электронной личной карточки для сотрудника, все данные в которую переносятся автоматически.
Что относится к малоценным ОС
Для ответа на этот вопрос необходимо сверяться с балансом и амортизационными группами. Чаще всего средства, учитываемые таким способом, имеют срок полезного использования до года и нуждаются в постоянной замене (ФСБУ 5/2019). Например, различные запчасти, перчатки, мешки, канцелярские предметы, хозинвентарь и др.
К примеру, посмотрим, нужна ли карточка выдачи электроинструмента. Обычно он служит дольше года, и есть возможность отнести его хотя бы к первой амортизационной группе. Тогда этот документ не нужен. Но если стоимость электроинструмента ниже предела, установленного учетной политикой, то вы вправе посчитать его за МПЗ. Тогда потребуется карточка учета инвентаря, выданного сотруднику.
бесплатно
После составления бухгалтерской отчетности учреждениям необходимо подготовить публичное раскрытие ее показателей. В частности, с 2022 года обязательные общие требования к минимальному составу и порядку представления таких сведений установлены в Федеральном стандарте бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденном Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 260н. Постоянный перевод работника на другую должность применяется довольно часто, например, при повышении в должности, по медицинским показаниям. Вопросы возникают, когда с работником, которого хотят перевести, заключен срочный трудовой договор, а переводят его на бессрочный или работник трудится по трудовому договору на неопределенный срок, а теперь заключается срочный договор. Что делать в подобных ситуациях? Какие документы оформлять? Давайте разбираться.
