Заявление о переводе на дистанционную работу. Бланк и образец 2021-2022 года

Что говорит закон

Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).

Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.

Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.

Также можно перезаключить трудовой договор, составив новый и внеся в него все изменения.

Внимание! Предложение о переводе на дистанционную работу может поступить и от работодателя, в этом случае работник тоже должен написать заявление.

Зачем необходимо заявление

Перевод в соответствии с нормами главы 12 Трудового кодекса РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, допускается он только с обоюдного согласия сторон. Удаленная деятельность регулируется главой 49.1 ТК РФ, и она предполагает взаимодействие сторон трудовых правоотношений без личного контакта, посредством цифровых технологий. Поскольку переход на удаленный режим работы чаще всего связан с изменением условий, какими бы обстоятельствами он ни вызван, необходимо получить доказательство согласия работника как второй стороны на изменения условий либо соблюсти условие о сроке предупреждения сотрудников об изменении условий трудовой деятельности. Несоблюдение условий о двухмесячном сроке предупреждения работников приведет к наложению штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовое законодательство не запрещает работнику обращаться к работодателю с просьбой изменить режим труда, и стороны вправе достичь договоренности об удаленной деятельности. Даже временный перевод на дистанционную работу оформляйте правильно: получите у работника заявление, издайте приказ, заключите дополнительное соглашение.

Коротко о порядке перевода на дистанционную работу

Алгоритм перевода на удаленную работу выглядит следующим образом:

работник пишет заявление с просьбой о переводе на дистанционку;
работодатель визирует заявление и заключает с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору;
работодатель издает приказ о переводе работника, тот должен с ним ознакомиться под роспись;
кадровый работник вносит новую информацию в личную карточку сотрудника;
делаются все необходимые отметки в табеле рабочего времени.

В трудовую книжку запись вносить не обязательно.

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд

Перевод на удаленную работу может происходить в двух вариантах:

Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:

в иное структурное подразделение;
на другую должность или в другую квалификационную категорию;
на другой оклад или тарифную ставку.

Для 1-го варианта достаточным будет создание единственного приказа произвольной формы, содержащего:

указание на суть вносимого изменения;
дату начала действия этого изменения;
перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте и скачать по ссылке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили альтернативный вариант приказа о переводе на дистанционную работу. Если у вас нет доступа к К+, вы можете получить его бесплатно на пробной основе.

При 2-м варианте можно пойти двумя путями, оформив:

Два приказа с одной датой:

о переводе работника на другую работу по унифицированной форме Т-5;
о переводе на дистанционный труд в произвольной форме;

Один приказ на бланке, имеющем в основе унифицированную форму Т-5, но доработанную путем дополнения ее полем, отводимым для указания характера привязки к месту нахождения работодателя.

Подробнее о форме Т-5 читайте в материале .

О нюансах налогообложения выплат дистанционным работникам вы можете узнать из Готового решения от «КонсультантПлюс», получив прямо сейчас бесплатно пробный доступ к системе.

Пишем заявление

Заявление пишут в произвольной форме. Можно писать от руки либо напечатать на компьютере, важно, чтобы подпись на нем была «живая».

Что нужно указать:

должность и ФИО работодателя;
должность и ФИО работника;
основания для перевода на дистанционку;
просьбу о переводе;
дату, с которой планируется переход;
характер перевода: временный или постоянный;
дату и подпись.

После того как заявление будет готово, его передают работодателю, который, в свою очередь, ставит на нем визу. Далее заявление необходимо зарегистрировать в журнале регистрации заявлений.

Как правильно составить

Составляет заявление работник самостоятельно, но бланк может предложить работодатель. Унифицированная форма не утверждена, обращение сотрудника пишется в свободной, произвольной форме. Но обязательно должны присутствовать реквизиты, позволяющие определить адресата, заявителя и просьбу о переводе на удаленный режим.

Поэтому в бланке следует указать:

наименование организации, данные начальника, руководителя, включая название должности;
сведения об обратившемся сотруднике с указанием на должность;
наименование документа;
просьбу о применении удаленного режима, обоснование ее конкретными обстоятельствами;
характер перевода: временный или постоянный;
период применения режима трудовой деятельности;
дату и подпись.

Как оформить удалённую работу

Удалёнку оформляют:

— трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;

— дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;

— приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы;

— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;

— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;

— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:

— Порядок передачи отчётов о работе — пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.

— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования. Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация. Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Статья: как вести электронную трудовую книжку

Статья: как вести бумажную трудовую книжку

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах – угрозу распространения в России опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Заявление работника на дистанционную работу: как составить

Трудиться удаленно обычно предпочитают работники творческих профессий и интеллектуального труда, которым легко организовать рабочее место дома. Это позволяет не тратить время на дорогу, посвятив его домашним или личным делам. Нередко бывает, что и работодатели инициируют переход части или всех сотрудников на «удаленку», чтобы оптимизировать расходы на аренду помещений. Особенно актуальным данный режим труда стал в период пандемии коронавируса.

Специальной формы заявления о переводе на удаленную работу не существует. Но есть общепринятые правила составления таких документов. Из его содержания должно быть понятно, кто просит, о чем просит, и кто имеет полномочия удовлетворить просьбу заявителя.

Документ структурируется следующим образом:

в правом верхнем углу прописывается «шапка» — ФИО и должность работодателя, ФИО и должность сотрудника (кому, от кого);
ниже, по центру строки, указывается название документа («Заявление»);
в «теле» заявления излагается его суть: просьба работника о переводе на «удаленку»;
основания для изменений условий труда (в связи с чем возникла такая необходимость);
дата, с которой сотрудник хотел бы начать работать дистанционно (если он желает перейти на удаленную работу временно, указываются даты ее начала и окончания);

под текстом документа ставится дата и подпись работника.

После подачи заявления работодателю, он визирует его, выражая свое согласие или несогласие перевести сотрудника на дистанционный труд. Документ регистрируется (в журнале регистрации заявлений).

Заявление на дистанционную работу — образец

Примерный текст документа приведен ниже:

Заявление о переходе на дистанционную работу: действия работодателя

Если работодатель не возражает против перехода подчиненного на удаленную работу, он визирует заявление словом «Согласен». Затем к действующему трудовому договору добавляется дополнительное соглашение об изменении условий труда (на определенный срок или без указания срока действия), документ подписывается сотрудником и работодателем.

На основании полученного заявления руководитель компании издает внутренний приказ (например, «о переводе бухгалтера Павловой А.Н. на дистанционную работу»). В документе указывается дата начала удаленной работы. Если она носит временный характер, прописываются либо даты начала и окончания работы в дистанционном режиме, либо ее продолжительность связывается с определенным событием. Например, если работник пожелал работать дистанционно из-за коронавирусной пандемии, в приказе можно указать, что работник «переходит на дистанционную работу с «_»__ 2022 г. до полного снятия ограничительных мер, связанных с угрозой распространения коронавируса».

Если нового сотрудника изначально оформляют на удаленную трудовую деятельность вне офиса, заявление о приеме на работу дистанционно писать не требуется. Особые условия труда сразу должны быть отражены в его трудовом договоре (ст. ТК РФ). Подписывая его, новый работник соглашается работать в удаленном режиме.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.