6-НДФЛ в 1С:ЗУП — как влияют календарные даты на формирование отчета?

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ

Чтобы создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, регламентированный отчет 6-НДФЛ, нам потребуется перейти в раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» —»Создать«— «Виды отчетов» и выбрать в разделе «Отчетность по физлицам» — «6-НДФЛ».

Начнем с титульного раздела этого отчета. Здесь заполняются поля с запретом на редактирование, такие как: «ИНН»,»КПП», «Периодпредставления (код)»,»Налоговый период (год)», иполей с возможностью редактирования, они подсвечены желтым цветом: «Номер корректировки»,»Предоставляется в налоговый орган (код)»,»по месту нахождения (учета) (код)«, «Код по ОКТМО».

Данные для этого раздела берутся программой из справочника»Организации«(раздел «Настройка» — «Предприятие» — «Организации»).

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (ячейки, невыделенные желтым цветом), это означает, что в базе не введены соответствующие данные. Тогда следует добавить нужные сведения в справочники, а в отчете в правом верхнем углу нажать на кнопку»Еще« — «Обновить».

Отдельно стоит выделить поле «Дата подписи», в котором указываетсядата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Если на дату заполнение отчета остался неудержанный налог, то программа подтянет эту сумму в строку 080 раздела 1 6-НДФЛ.

Как формируются данные 6-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП

Учет НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП ведется по следующим регистрам:

В 1С 8.3 ЗУП документами, которыми производится начисление доходов (Отпуск, Больничный лист, Премия, Начисление зарплаты и взносов и т.д.), регистрируется доход и рассчитанный с него НДФЛ. При этом информация попадает в регистры следующим образом:

При проведении Ведомостей… в колонке НДФЛ к перечислению регистрируется сумма удержанного НДФЛ.

Эти данные при проведении документа попадают в такие регистры:

Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ

В этом разделе указывается обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
Если у нас есть выплаты физическим лицам в налоговом периоде, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 программа заполнит для каждой из ставок налога.

В разделе 1 указывается:

• В строке 010 — ставка налога. Кликнув на ячейку, мы можем выбрать нужную нам ставку;

• В строке 020— нарастающим итогом отражаются начисленные доходы

В случае если заработная плата либо командировочные начислены были в марте, но выплачены в апреле, то в отчет за Iквартал такие доходы сотрудника попадут, т.к. согласно этим видам выплат датой фактического получения дохода является дата начисления (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]). С больничными, отпускными и прочими выплатами ситуация иная. По их видам выплат дата фактического получения дохода — это дата выплаты. По этой причине, если они были начислены в конце марта, однако выплачены в апреле, в отчет за Iквартал они никак не войдут, а отразятся в 6-НДФЛ за полугодие.
Проанализировать суммы по НДФЛ помогут регистры записей. Что это такое? По сути, ведение учета в «1С» — это запись документов. Каждый документ имеет результат, например, записывает суммы по начислениям. Эти результаты можно посмотреть с помощью отчетов, которые могут суммировать результаты по документам и показывать пользователю итог. Однако документов обычно много, поэтому документы записывают свои результаты («движения») в специальные таблицы — регистры «1С», которые сами суммируют результаты, чтобы отчет просто отобразил заранее посчитанные итоги.

Регистр «1С» — это таблица, такая же, как в Excel, каждый документ пишет в регистр «1С» одну или несколько строк своих движений (результатов) с каким-либо знаком — плюс или минус. Это значит, что итого регистра «1С» изменилось на соответствующее число.

Чтобы открыть регистры записей, отвечающих за отражение сумм НДФЛ, нам потребуется:

Первый вариант: зайти в «Начисления зарплаты и взносов» — «Еще» — «Движение документа». В поле «Выводить только»выбираем два регистра «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ«и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

Второй вариант: «Все функции — «Регистры накопления» — выбираем поочередно «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ«и «Учет доходов для исчисления НДФЛ».

• В разделе 1 сумма вычетов по доходам из строки 020 отражается в строке 030. Например,профессиональные, стандартные, имущественные, социальные.

Чтобы узнать, какие вычеты применялись в том или ином месяце и к какому доходу они относятся, нам потребуется отчет «Анализ НДФЛ по месяцам». В нем наглядно продемонстрированы примененные вычеты. Отчет находится в разделе «Налоги и взносы» — «Отчеты по налогу и взносам» — «Анализ НДФЛ по месяцам».

?

• В строке 040 указывается общая сумма исчисленного НДФЛ по доходам, которые отражены в 020 строчке, за минусом вычетов.
• В строке 050 указывается общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В раздел 1 можно вручную добавлять или удалять блок строк 010-050. Для добавления еще одного блока нужно кликнуть на ссылку «Добавить строки 010-050», для удаления данного блока, нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010.
Кроме строк 020 — 050 в первом разделе еще есть строки 070 — 090.Они заполняются не по дате получения дохода.

Отчет 6-НДФЛ: общие понятия

Шестая форма по подоходному содержит в себе свод данных по всем физлицам, что заработали средства у своего налогового агента, по налоговым вычетам, суммы удержанных налогов и всего прочего, что может влиять на исчисление налогового перечисления в казну.

Крайним сроком к сдаче годовой формы является до начала апреля, следующего года после отчетного. Информация в форме накапливается и сдается регулятору нарастающим итогом за каждый квартал. Подробнее о датах подачи 6-НДФЛ в 2022 году – в инфографике ниже:

Сама форма отчета унифицирована и утверждена регулятором. Отчет включает в себя две части:

1. Общие показатели.
2. Даты и суммы полученных доходов по факту и удержанного подоходного.

Ниже рассмотрим основные требования к заполнению формы:

1. Общая информация. В основу отчета идут сведения про учтенный доход, уплаченный физлицам от налогового агента, все положенные вычеты, уплаченные налоги по данным регистров налогового учета
2. Доходы. Пользователю 1С необходимо отразить в отчет весь полученный физлицом доход за отчетный период.
3. Вычеты. В отчете должны быть отражено право на налоговые вычеты всех возможных вариантов, а также фактическое их предоставление.
4. Сумма НДФЛ. Отчет содержит расчет и величина перечисленного подоходного на казначейские счета.

Общие вводные

Уточню, что сама по себе форма отчета предполагает отражение в ней информации об исчислении подоходного, а также удержание сумм налоговым агентом. Это своего рода сводный файл всех тех физлиц, что заработали свой доход у налогового агента, о подробных суммах налога, право на получение налоговых вычетах и о всей подобной информации, необходимой для расчета налога.

Отчет также имеет строго ограниченные сроки его подачи. Все субъекты обязаны предоставить отчет поквартально нарастающим итогом в налоговую по месту регистрации не позже последнего дня месяца после отчетного срока. На сдачу годового отчета дается срок до 1 апреля следующего после отчетного года.

Сам бланк имеет вид из двух частей:

1. Титульный лист.
2. Первый раздел «Обобщенные показатели».
3. Второй раздел «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц”».

Суммы к исчислению берутся из данных учета заработанных величин у налогового агента, а также учитываются все имеющие место быть налоговые вычеты по данным регистров налогового учета.

Как сформировать расчет?

Далее мы поведем с Вами беседу о том, как сформировать 6-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0. Очень приятная новость состоит в том, что данная форма выдается пользователю автоматом, но при соблюдении ряда условий. Итак, что это за условия я решил Вам обозначить в таблице.

Машина содержит прописанный алгоритм формирования отчета и Вам для этого стоит открыть форму отчетности, далее справки 1С.

Примеры заполнения

См. актуальную версию статьи Обзор новой формы 6-НДФЛ, применяемой с 2022 года

Перейдем к рассмотрению заполнения отчета 6-НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП на ряде ситуаций.

Пример 1. Зарплата в 6-НДФЛ

За декабрь 2022 г. начислена зарплата в сумме – 25 000 руб. и выплачивается она 10 января 2022 г. Ведомостью в кассу. С нее исчислен и удержан НДФЛ в сумме – 3 250 руб.:

Дата, когда доход по зарплате получен фактически – это последнее число месяца его начисления. Поэтому зарплатный доход – 25 000 руб. и НДФЛ с него – 3 250 руб. окажутся годовом 6-НДФЛ в Разделе 1 в строках 020 и 040 соответственно.

По причине того, выдаваться декабрьская зарплата будет в 2022 г. (10.01.2020 г.), то и НДФЛ будет удерживаться уже в 2022 г. Поэтому в строку 070 в Раздел 1 за 2019 г. не попадет НДФЛ, удержанный с зарплаты:

Заполнение Раздела 2 будет произведено так, как указано в таблице:

Из-за того, что плановый срок перечисления (строка 120) попадает на 1 квартал 2022 г., то блок декабрьской зарплатой и НДФЛ с нее, отразится в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ за 1 кв. 2022 г.

Пример 2. Отпускные в 6-НДФЛ

В июне 2022 г. документом Отпуск сотруднику рассчитаны отпускные в сумме 4 778,20 руб. и НДФЛ с них – 621 руб.:

Выплата начисленного происходит 20.06.2019 г. отдельной Ведомостью в кассу:

Дата, когда получен доход по отпускным, соответствует дате их выплаты. Поэтому отпускные (4 778,20 руб.) и исчисленный с них НДФЛ (621 руб.) попадут в полугодовой отчет 6-НДФЛ в Раздел 1 в строки 020 и 040 соответственно.

По причине того, что удержание НДФЛ с отпускных наступает в момент их выплаты (20.06.2019 г.), то эта сумма также отразится в полугодовом отчете 6-НДФЛ в строке 070 Раздела 1.

Заполнение Раздела 2 по отпускным и НДФЛ с них будет произведено так, как указано в таблице:

Из-за того, что планируемый срок перечисления (строка 120) приходится на 3 квартал 2022 г., то блок с отпускными и удержанным с них НДФЛ попадет в Раздел 2 отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2022 г.

Пример 3. Разовая премия в 6-НДФЛ

В ноябре 2022 г. за этот же месяц документом Премия сотруднику Ёлкину Д.М. рассчитана Премия разовая в сумме 1 000 руб. и НДФЛ с нее – 130 руб.:

10.12.2019 г. заодно с заработной платой за ноябрь 2022 г. произведена выплата премии:

и удержан НДФЛ с нее – 130 руб.:

Для последующей правильной регистрации даты получения дохода для Премии разовой следует перед ее начислением проверить, что в ее параметрах на вкладке Налоги, взносы, бухучет в качестве НДФЛ выбран код 2002, а для поля Категория дохода установлено – Прочие доходы от трудовой деятельности:

В коде НДФЛ 2002 (Налоги и взносы – Виды доходов НДФЛ) должен быть взведен флажок Соответствует оплате труда:

Только в этом случае в качестве даты получения дохода для Премии разовой будет регистрироваться дата ее выплаты.

По причине того, что дата, когда фактически получен доход в виде Премии разовой – это даты ее выплаты (10.12.2019 г.), то сумма премии – 1 000 руб. и НДФЛ с нее – 130 руб. попадут в годовой отчет 6-НДФЛ в Раздел 1 в строки 020 и 040 соответственно.

НДФЛ с премии будет удерживаться в момент ее выплаты (10.12.2019 г.). Следовательно, эта сумма также отразится в годовом отчете 6-НДФЛ в строке 070 Раздела 1.

В Разделе 2 происходит заполнение блоков по премии по нижеописанным правилам:

По причине того, что плановый срок перечисления НДФЛ (строка 120) приходится на последний квартал 2019 г., то блок с выплаченной Премией разовой и удержанным с нее НДФЛ попадет в годовой отчет 6-НДФЛ в Раздел 2.

См. актуальную версию статьи Обзор новой формы 6-НДФЛ, применяемой с 2022 года

См. также видео: Порядок заполнения Раздела 2 в 6-НДФЛ и срок уплаты НДФЛ с доначисленных отпусков и больничных листов