Изменились сроки хранения документов в компаниях

В чём суть документа?

Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Речь идёт о документах, образующихся в процессе деятельности госструктур и компаний при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения. Перечень включает, среди прочего, бухгалтерские, кадровые, госзакупочные документы, договоры и многое другое.

Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.
Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

Закреплена обязанность пять лет хранить справки:

— об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;

— о состоянии расчётов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Документооборот и хранение банковских документов

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы.

Расчетные документы используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика-покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, Пенсионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживании банком клиентов или погашении собственных долгов.

Мемориальные документы (мемориальные ордера) выписываются банком при оформлении совершаемых внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы и различных начислений на нее, при учете произведенных расходов, полученных доходов и расчете прибыли.

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа.

Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащих отражению на балансовых счетах.

В то же время немалый объем информации о деятельности банка занимают внебалансовые показатели, свидетельствующие о выданных гарантиях, поручительствах, о различных видах обеспечения по ссудам выданным, об аккредитивах, выставленных на имя клиентов банка, и других операциях.

К внебалансовым документам, относятся мемориальные ордера. Этими документами оформляются прием, выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.

Основой организации первичного учета является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными Правилами документооборота и контроля. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию.

Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счёте. Проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, затем документ передается контролеру. Контролер проверяет правильность оформления документа и записывает сумму в расходный кассовый журнал, затем документ направляется в кассу для выдачи наличных денег.

Зачисление денежных средств по приходным кассовым операциям осуществляется только после фактического поступления денег в кассу. Документ регистрируется в приходном кассовом журнале и передается в кассу. Получив из кассы ордер с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель осуществляет зачисление денежных средств на счет клиента.

Банки обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, передаются в архив для хранения на общих основаниях.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т. п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров отдельно по дебетуемым и кредитуемым внебалансовым счетам, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу. — На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов указываются данные о документах, находящихся в папке. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, вышестоящего банка, оформив акт изъятия.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Какие задачи решает электронный архив

Электронный архив – технология успешного бизнеса, поскольку внедрение этой системы в рамках организации позволяет решить целый ряд задач: приведение архива в полный порядок согласно заданным параметрам, снижение рисков, связанных с различными проверками, и повышение уровня защиты банковских документов, уменьшение общих затрат на ведение бизнеса и улучшение эффективности рабочего дня.
Организация структурированного хранения

Зачастую, перед тем как приступать к непосредственной оцифровке банковского архива, необходимо задать ему четкую систему координат, то есть навести порядок. Для чего это нужно? Структурированное хранение позволит решить сразу несколько задач. В первую очередь, упорядоченная система (пока еще) бумажных документов поможет облегчить поиски в физическом архиве в том случае, если потребуется оригинал на бумаге. Руководитель или ответственное лицо всегда будут иметь представление о том, сколько документов, относящихся к одному подразделению или типу договоров, хранится у него в архиве. Кроме того, при создании электронного архива наличие четкой структуры упростит и, следовательно, ускорит процесс внедрения системы, поскольку часть работы по структурированию уже была выполнена на подготовительном этапе.

Подготовка к аудиторским проверкам и проверкам ЦБ РФ

Проверка застала вас врасплох? Ни один сотрудник не способен сработать в критической ситуации столь же быстро и хладнокровно, как компьютер. Функционал электронного архива поможет в разы сократить стандартное время подготовки к аудиторским проверкам и проверкам Центрального банка России. Во-первых, сотрудник банка с легкостью может просмотреть электронные образы документов из самой системы и документов, записанных на диск. Во-вторых, по распечатанным документам и по выданным дискам программа автоматически готовит описи. В-третьих, любой документ можно без труда найти в считанные секунды, а затем выгрузить его в папку, отправить по электронной почте или распечатать. И наконец, в системе предусмотрена возможность сформировать отчет по заданным критериям.

Повышение уровня защиты документов

Электронный архив работает не просто как база данных, а умная система с настраиваемым правом доступа к конкретным документам. Каждый сотрудник, подразделение или филиал организации получат доступ только к тем документам, которые открыты для работы настройками программы. Право редактирования документов также можно ограничить в зависимости от набора полномочий специалиста. Вдобавок к этому, благодаря автоматизированной системе учета на основе технологии штрихкодирования можно проследить за передвижением любого банковского документа.

Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?

Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
— график отпусков — три года, а не год;

— книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:

— документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;

— заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;

— документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;

— книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Создание резервных копий документов

В целях обеспечения информационной безопасности всего фонда документов, хранящихся в электронном виде, в некоторых системах реализован механизм создания резервных копий документов. Система настраиваемых прав доступа предотвращает возможность несанкционированного копирования, замены единиц хранения и доступа к их резервным копиям. Шаг за шагом: реализация проекта электронного архива
Реализация проекта электронного архива банковских документов включает в себя несколько этапов.

1. Определение требований к системе

На первоначальном этапе важно прописать все требования к будущей системе. Для этого нужно продумать список задач и требований, с которыми будет связана работа электронного архива. При этом не стоит включать в список те параметры, которые навязаны ИТ-модой, но фактически не участвуют в решении поставленных задач. Думайте по существу – и вы значительно снизите стоимость и сроки выполнения проекта.

2. Выбор программного продукта и установка программы

При выборе программного продукта учитывайте не только характеристики программы, но и надежность разработчика. Если в прошлом компания уже внедрила похожие проекты, это повысит ее шансы на успех в работе с вами. Узнайте о деталях проекта. Для этого необходимо назначить встречу с представителем компании или приехать к ним в офис, где вам продемонстрируют возможности программы. Сегодня многие компаний предлагают бесплатно протестировать демоверсию электронного архива. Несмотря на то что в такой версии функционал и объем загрузки документов ограничен, она позволит соприкоснуться с продуктом вживую и оценить его преимущества и возможные недостатки. Кроме того, при выборе программного обеспечения не менее важны технические характеристики, требуемые для работы программы (требование к серверу, DLP и др.).

3. Сканирование документов, ввод атрибутов, распознавание документов

Львиная доля работ при создании электронного архива приходится на перевод всех документов в электронный формат. В зависимости от возможностей организации существует несколько вариантов оцифровки банковских документов.

Создание собственного отдела сканирования. Для этого вам придется закупить профессиональное сканирующее оборудование (в основном поточные сканеры), а также провести обучение среди сотрудников компании и при необходимости нанять новых.

Передача документов на аутсорсинг. Если в компании каждый день образуется большое количество документов, то пункт сканирования можно организовать в самом банке. При этом сканирование будут проводить сотрудники компании-исполнителя. Если же документов немного и они отправляются в центральный офис не каждый день, то лучше прибегнуть к услуге абонентского сканирования. В последнем случае сотрудники архивной компании будут переводить документы в электронный вид периодами (например, один раз в месяц).

По требованию банка архивная компания производит распознавание текста электронных образов документов. Это необходимо для организации быстрого контекстного поиска по всем документам. Процесс сканирования документов сопровождается вводом атрибутов в базу и их одновременной загрузкой в систему электронного архива. Это большой пласт работы. Каждому документу присваиваются свои атрибутивные характеристики (обычно 3-6), которые заносятся в программу. Из-за необходимости обработки огромного массива данных на этом этапе чаще всего подключают машинисток.

Важно! Согласно статье 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне», кредитная организация должна организовать учет лиц, имеющих доступ к данной информации. Перед тем как приступить к осуществлению работ по сканированию документов, сотрудники архивной компании должны пройти проверку службы безопасности банка независимо от того, на чьей территории будут осуществляться работы. Кроме того, с компанией-исполнителем должен быть заключен гражданско-правовой договор о неразглашении информации (ссылка на закон https://www.rg.ru/2004/08/05/taina-doc.html). В том случае если все работы по сканированию документов банк планирует провести на своей территории, то служба безопасности сначала должна провести проверку сотрудников, допущенных к работе с документами, после чего в банке необходимо найти отдельное помещение (комнату) и по возможности установить в нем видеонаблюдение.

4. Обучение сотрудников банка работе с электронным архивом

Очевидно, что новая программа требует обучения сотрудников, которые будут работать с системой электронного архива банка. Даже если она кажется вам очень простой, а интерфейс – интуитивно понятным, не спешите с выводами: только специалисты смогут рассказать обо всех возможностях программы для полноценной работы с ней.

5. Модернизация и доработка программы

Бизнес не стоит на месте. За ростом бизнеса растут и потребности компании. Поэтому может случиться так, что спустя какое-то время банку потребуется установка новых модулей программы. Самый легкий и недорогой способ справиться с данной задачей – обратиться к компании-исполнителю. В процессе работы с электронным архивом также могут возникнуть незначительные неполадки. Некоторые компании абсолютно бесплатно осуществляют техническую поддержку в течение одного года.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Что с документами по госзакупкам?

Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.
Планы-графики следует хранить 3 года.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.

Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:
— о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;

— о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;

— об обращениях с целью склонить к коррупции;

— о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

К порядку – приучены, к проверке – готовы

Каждый банкир знает цену времени и денег, но зачастую забывает о ценности того первичного материала, из которого складывается работа кредитной организации. Операционная деятельность банка неизбежно связана с необходимостью создания, обработки и дальнейшего хранения огромного количества бумажных документов (мемориальные ордера, платежные поручения и т.д.). С проблемой организации большого массива данных, хранящихся на бумаге, сталкиваются практически все ключевые отделы банка: управление кредитования и инвестиций, управление розничного бизнеса, управление казначейских операций, управление валютных операций и международных расчетов и др. Как грамотно упорядочить банковские документы разных подразделений и при этом с уверенностью встретить представителей контролирующих органов?
Электронный архив – новый инструмент для решения целого ряда бизнес-задач, которые стоят на повестке дня любой кредитной организации. При этом он позволяет не только решить проблему физического хранения документов путем их перевода в электронный вид, но и привести разрозненный бумажный поток в полноценный структурированный архив еще до этапа сканирования. Как известно, банковские документы нередко хранятся согласно пресловутому русскому принципу «на авось»: вне всякой структуры и порой вне всякого закона. В итоге это приводит к тому, что нужный документ сложно найти (если он вовсе не утерян), а общее количество документов (сделки с контрагентами, досье и пр.) трудно подсчитать.

Не секрет, что технология электронного архивирования появилась не вчера. Однако ее применение стало по-настоящему оправданным лишь после того, как в России была создана прочная законодательная база, позволяющая документам электронного архива функционировать наравне с традиционными бумажными документами. Так, в 2010 году в законную силу вступило указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», согласно которому ряд банковских операций может осуществляться на основе документов, хранящихся в электронном виде.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?

Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.