Новый срок хранения зарплатных документов с 2022 года

Как изменились сроки хранения документов по зарплате

Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:

при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым: делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;

аналогично архивируются лицевые счета — 75 или 50 лет;

реестры сведений о доходах работников теперь хранят 5 лет (вместо 75 лет).

О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.

Расчетные листки

Документ является уведомлением о заработной плате, в котором, согласно Трудовому кодексу, должны содержаться следующие сведения:

сумма составных частей заработной платы за конкретный период;
сумма других начислений, полагающихся работнику, например, вследствие задержки зарплаты, оплаты отпуска или выплат при увольнении;
размер и основания произведенных удержаний;
итоговая денежная сумма, подлежащая выплате.

Несмотря на то, что законодательство четко регулирует содержание уведомления о зарплате, согласно статье 136 ТК РФ, форма этого документа разрабатывается и утверждается каждым работодателем самостоятельно. Существует форма «расчетки», выработанная специалистами на практике.

Уклонение от выдачи «расчеток» сулит наложение штрафа на работодателя и бухгалтера. Такие меры предусмотрены в статье 5.27 КоАП РФ. Например, если «расчетку» не вручили работнику или в ней не указали все необходимые сведения, организации грозит штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Руководителю и бухгалтеру грозит предупреждение или штраф в размере от 1000 до 5000 рублей. Такой же штраф предусмотрен для предпринимателей. Если подобное нарушение повторится, то сумма взыскания варьируется в пределах от 10 000 до 70 000 рублей, вплоть до дисквалификации руководителя на срок от одного года до трех лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить и выдать расчетный листок. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения зарплатных документов: таблица

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.

Приведем все зарплатные документы со сроками их хранения и комментариями Росархива:

Вид документов	Срок хранения	Пункт Приказа № 236
Утвержденные фонды заработной платы:	293
а) по месту утверждения;		Постоянно
б) в других организациях		По надобности, но не менее 1-го года
Положения об оплате труда и премировании работников:	294
а) по месту утверждения;		Постоянно
б) в других организациях		5 лет с момента замены новыми
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет	295
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50/75 лет ЭПК*	296
Переписка о выплате заработной платы	5 лет	297
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи	5 лет	298
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы	5 лет с момента окончания исполнения	299
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования	5 лет	300
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50/75 лет	301
Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы	5 лет	302

* ЭПК — экспертно-проверочная комиссия принимает решение о хранении документов по окончании установленного срока: некоторые могут быть отобраны на постоянное хранение.

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

«Сколько хранить бухгалтерские документы с 2022 года»;
«Сколько хранить налоговые документы с 2022 года».

Порядок выдачи работникам расчетных листков

Трудовое законодательство не устанавливает порядок выдачи работникам расчетных листков (в т. ч. когда заработная плата перечисляется на банковскую карту). Работодатель вправе его определить и прописать:

• в документе, которым утверждена форма расчетного листка, или

• в отдельном документе (приказ или локальный нормативный акт[1] (далее — ЛНА), например Положение о выдаче расчетных листков работникам (пример 1)).

В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, должны работники расписываться за получение расчетных листков или нет. Однако в случае проведения проверки трудовой инспекцией при отсутствии письменных доказательств работодателю будет проблематично доказать, что обязанность, возложенная на него трудовым законодательством, выполняется.

Минтруд России в своих разъяснениях рекомендует работодателям выдавать работникам расчетные листки именно под роспись, что поможет документально подтвердить факт выдачи и убережет от административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Извлечение

из письма Минтруда России от 16.07.2019 № 14-2/ООГ-5284

[…]

В Кодексе[2] прямо не сказано о необходимости выдавать работникам расчетный листок под роспись. Вместе с тем во избежание спорной ситуации и возможного привлечения к административной ответственности работодателю необходимо будет подтвердить выдачу работнику расчетного листка, в связи с чем полагаем, что работодатель может выдавать работникам расчетные листки под роспись.

В случае если в день прекращения (расторжения) трудового договора работник не работал, работодатель может заблаговременно известить работника о составных частях заработной платы либо при выдаче трудовой книжки.

Таким образом, работодатель должен иметь подтверждение тому, что работники получали расчетные листки. Для этого можно использовать один из следующих вариантов:

Выдавать работникам расчетные листки под роспись в специальном журнале (например, журнал учета выдачи расчетных листков работникам), который работодатель может оформить в свободной форме (пример 2).

На практике в таком журнале указываются:

• фамилия, имя и отчество работника;

• сведения о должности (профессии) и структурном подразделении, в котором трудится работник,

а также предусматриваются графы, где работники будут проставлять свою подпись и дату получения расчетного листка.

Предусмотреть в расчетно-платежной или платежной ведомости специальную графу, в которой работники будут расписываться за получение расчетного листка.

Для этого необходимо внести в унифицированную форму № Т-51 или форму № Т-49[3] отдельную графу, например, «Расчетный листок получен, дата, подпись работника».

Напомним, что в унифицированные формы можно вносить изменения[4] (например, их можно дополнить графами, строками), которые должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченного им лица.

Этот способ можно применять, только когда заработная плата выдается наличными через кассу, поскольку данные формы ведомостей используются при наличных расчетах с работниками. Если заработная плата выплачивается в безналичном порядке на банковские карты работников, эти платежные ведомости не оформляются.

[1] Письмо Минтруда России от 31.05.2018 № 14-1/ООГ-4574; письмо Роструда от 23.07.2018 № ПГ/23734-6-1.

[2] Трудовой кодекс РФ.

[3] Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

[4] Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20.

Законодательные основы

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

Налогового кодекса РФ;
закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
приказа Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
перечня, утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988;
положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

ВАЖНО!

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу 18.02.2020. Новые сроки хранения бухгалтерских документов введены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Материал по теме Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился

C 18 февраля 2022 года изменились сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов.

Вступает в силу новый Перечень, утвержденный Приказом Федерального архивного агенства от 20.12.2019 г. № 236.

Наиболее важные изменения:

Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов — 5 лет;
Счета-фактуры — 5 лет;
Реестр сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами — 5 лет;
Документы о получении заработной платы и других выплат (при наличии лицевых счетов) — 6 лет;
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) – 75/50 лет (до 01.01.2003 – хранить 75 лет, после 01.01.2003 – хранить 50 лет);
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения — 5 лет;
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – 75/50 лет;
График отпусков — 3 года;
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы — 5 лет;
Бухгалтерская отчетность: годовая — постоянно, промежуточная — 5 лет.

Более подробные изменения сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов приведены в таблице:

Вид документации	До 18 февраля 2022 г.	После 18 февраля 2022 г.	Примечание
Документы по заработной плате
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат – при наличии лицевых счетов	5 лет	6 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	75 лет	75/50 лет	Срок их хранения теперь зависит от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Налоговые документы
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов	5 лет	5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)	—	75/50 лет	Ранее прямой нормы для расчетов по страховым взносам не было. Перечень N 558 предусматривал сроки хранения только для расчетных ведомостей по взносам в ФСС: – квартальные – 5 лет; – годовые – постоянно
Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения	5 лет	5 лет
Книги учета доходов и расходов при применении УСН	постоянно	5 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом	—	5 лет
Трудовые договоры
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	75 лет	75/50 лет	Срок их хранения теперь также будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: – до 01.01.2003 – хранить 75 лет, – после 01.01.2003 – хранить 50 лет
Документы по отпускам
График отпусков	1 год	3 года
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков	3 года	5 лет
Первичные документы
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы: – кассовые документы и книги, – банковские документы, – корешки денежных чековых книжек, – ордера, – табели, – извещения банков и переводные требования, – акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, – квитанции, накладные и авансовые отчеты, – переписка	5 лет	5 лет	Общий срок хранения не изменился, но в случае возникновения споров, разногласий документы нужно будет хранить до принятия решения по делу
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка)	5 лет	5 лет	Общий срок хранения не изменился, но применяется он только при условии погашения долга. Если задолженность не погашена и через 5 лет после образования, документы нужно продолжать хранить
Бухгалтерская отчетность
Бухгалтерская отчетность – годовая	Постоянно	Постоянно	Ранее предусматривался срок хранения квартальной отчетности – 5 лет, а ежемесячной – 1 год. Теперь такие виды отчетности объединены в промежуточную
– промежуточная	5 лет / 1 год	5 лет

Обязан ли работодатель хранить расчетные листки?

Многие работники кадровых служб недоумевают относительно того, что до сих пор форма расчетного листка и правила работы с ним не изменились в связи с развитием современных технологий. Логично было бы давно перейти на электронный вариант этого документа, присылаемый на электронную почту, указанную работником. Это помогло бы существенно сэкономить ресурсы работодателя, в том числе временные и финансовые.

Было бы странно, если бы все эти действия, связанные с уведомлением работника относительно начисленных и выплаченных финансовых средств в рамках заработной платы, уничтожались или выкидывались после завершения месяца или года.

Однако на самом деле это так: следует сохранить информацию о том, что расчетные листки были выданы (например, работник расписывается в специальном журнале или возвращает отрывной талон, приложенный к расчетному листку). Требование делать копии расчетных листков и хранить их на предприятии законодательно не закреплено.

Измениться ситуация может в том случае, если это хранение предусмотрено учетной политикой предприятия. Для каких нужд это может потребоваться — неизвестно, обычно такую систему документооборота практикуют крупные компании, которые могут себе позволить выделить на эти цели отдельного человека. Однако законодательного требования о подобном дублировании и хранении нет.

Что представляют собой расчетные листки по заработной плате?

Действующее законодательство РФ, касающееся труда наемных работников, содержит ряд требований к работодателю, которые он должен соблюдать при выплате заработной платы. Одна из главных норм зафиксирована в статье 136 Трудового Кодекса РФ и заключается в том, что каждый работник должен быть проинформирован о том, какая зарплата ему начислена, какие удержания произведены, какая общая сумма полагается к выплате, какая уже была выплачена и какая полагается к выплате в этот раз. Вся эта информация должна быть по утвержденной форме представлена в бумажке, которая называется расчетный листок.

Понятно, что информация, которая содержится в этом документе, должна быть правдивой, соответствовать заранее достигнутым договоренностям с работником, соответствовать условиям, которые прописаны в коллективном договоре (если таковой имеется на предприятии) и предоставляться при выплате заработной платы для ознакомления.

Существует всего несколько случаев, когда при получении денежных средств от работодателя в качестве вознаграждения за работу работник может не получать расчетный листок:

при выплате аванса, поскольку еще не известна общая сумма начисленной заработной платы;
при выплате отпускных, потому что отпускные согласно определению, не являются заработной платой;

А вот при увольнении сотрудника выдать ему расчетный листок обязаны в день увольнения.

При этом государство не заставляет работодателя использовать какую-то определенную форму — более того, даже не дает рекомендаций, как этот самый листок должен выглядеть. Однако форма должна быть разработана в обязательном порядке внутри предприятия и закреплена в одном из локальных актов — например, приказе директора. И да, вне зависимости от того, выдается зарплата наличными в кассе предприятия или на банковскую карточку, расчетный листок все равно должен существовать.