На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.
Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.
Когда расчетный листок можно отправить по электронной почте
Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).
Расчетный листок содержит в себе персональные данные работника — как минимум, это размер его заработной платы. Разглашение такой информации по закону не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
В итоге работодатель вправе отправить работнику расчетный листок через интерфейс почтового интернет-сервиса, если он одновременно выполнит:
- требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
- требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.
Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).
А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.
Настройка рассылки расчетных листков
Предусмотренная в программе возможность создания рассылки отчетов предназначена для их автоматического формирования и доставки получателям. Рассылка позволяет автоматизировать процесс получения отчетов так, что не открывая программу, можно получить в нужное время готовый отчет на электронную почту или в определенный каталог в виде файла.
Создать рассылку расчетных листков можно непосредственно из отчета Расчетный листок (Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок
) по кнопке
Еще – Отправить – Создать рассылку отчетов…
(или по кнопке
Отправить отчет по электронной почте – Создать рассылку отчетов…
) либо через раздел
Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Рассылки отчетов – Создать.
Настройка рассылки производится следующим образом:
- В поле наименование введите наименование рассылки.
- Флаг Подготовлена
обозначает готовность рассылки к выполнению. Включение флажка активизирует дополнительные проверки заполнения реквизитов.
- Укажите вид рассылки (ее цель) в поле Отправлять
:
- Отчеты указанным получателям
(установлено по умолчанию) – одинаковые отчеты отправляются одновременно всем получателям, указанным в поле Получатели (выберите тип получателей: Пользователи или Физические лица). Для этого вида рассылки отчетов предусмотрена не только отправка по электронной почте, но и возможность публикации сформированных отчетов в папке файлов программы, в сетевом каталоге или на сайте FTP.
- Свой отчет для каждого получателя
(в нашем примере выберите данный вариант рассылки) – используется, если нужно персонализировать содержимое отправляемых отчетов по каждому получателю. Тип получателей (Пользователи или Физические лица) выберите в поле Получатели (в нашем примере – Физические лица). В настройках отборов отчетов появляется возможность указать получателя рассылки. Таким образом, для каждого получателя будет сформирован собственный отчет с отбором по этому получателю
- Только мне
(личная рассылка автора) – отчеты получает только пользователь, создавший эту рассылку (автор), по почте, указанной в поле Почтовый адрес (автоматически проставляется адрес электронной почты текущего пользователя). Личные рассылки видны только автору.
Закладка «Отчеты»
(в заголовке отображается количество отчетов, входящих в рассылку):
- в табличной части для рассылки можно выбрать один или несколько отчетов из списка. В дальнейшем по завершении настройки рассылки по кнопке Просмотр
можно будет предварительно сформировать выбранный отчет
- в разделе Настройки
отчета
выводятся возможные настройки выбранного отчета. С помощью флажков можно выбрать нужные настройки и указать значения, по которым будет выведен отчет. В нашем примере сделайте отбор по сотрудникам, получающим рассылку. Для этого установите флаг в строке Сотрудник
, затем не убирая курсор, нажмите на кнопку
Указать получателя рассылки
. Такая настройка позволит формировать для каждого получателя свой отчет с показателями, доступными только для него. Также можно сделать другие настройки отчета, например, в строке
Период
изменить период формирования расчетных листков (по умолчанию – прошлый месяц).
Закладка «Расписание»
Можно настроить автоматическую отправку отчетов с некоторым интервалом или в некоторые дни недели, описав, по каким дням и в какое время программа должна отправлять эту рассылку. На основании каждой рассылки отчетов в программе формируются одноименные регламентные задания «Рассылка отчетов».
- Для регулярной автоматической рассылки установите флаг Выполнять по расписанию
.
- Есть возможность автоматического составления расписания по кнопке Заполнить по шаблону
…. В результате из предложенного списка можно выбрать нужное расписание, например, в первый день месяца. Расписание при этом заполнится автоматически.
- Предусмотрена возможность самостоятельного выбора периодичности расписания (частотности срабатывания рассылки). Рассылка может выполняться:
- • Ежедневно – с заданной частотой в днях. Период повтора выбирается в одноименном поле.
• Еженедельно – по выбранным дням недели. Выбор устанавливается с помощью флажков.
• Ежемесячно – по выбранным месяцам в требуемый день месяца. Выбор месяцев устанавливается с помощью флажков, номер дня с начала или с конца месяца, в который будет производиться рассылка – в соответствующих полях.
• Произвольное – позволяет детально настроить каждый параметр расписания. В открывшемся окне Расписание
настраивается детальная разработка своего расписания. При этом необязательно заполнять его сразу, после закрытия окна становится доступна кнопка
Изменить
…, по которой можно вернуться к настройке расписания в любое время. - Время начала запуска рассылки укажите в одноименном поле. При выборе произвольной настройки расписания время начала настраивается в окне Расписание
.
- В поле Ответственный
выберите пользователя – автора рассылки (по умолчанию – текущий пользователь). При запуске по расписанию рассылка будет выполняться от имени указанного пользователя.
Закладка «Доставка»
В заголовке отображается, посредством чего осуществляется доставка.
Описываются все возможные способы доставки настраиваемой рассылки. Содержимое закладки может меняться в зависимости от выбранного вида рассылки в поле Отправлять
.
- Только мне (личная рассылка автора)
– доставка выполняется только по электронной почте по единственному адресу, который указывается в поле
Почтовый адрес
. - Отчеты указанным получателям
– кроме доставки по почте появляется возможность сохранить (опубликовать) готовые отчеты. Для этого установите флаг
Публиковать
(признак необходимости публикации рассылки). Выберите соответствующее значение:- • В папку
– отчеты будут сохранены в указанную папку подсистемы «Работа с файлами».
• В сетевой каталог
– отчеты будут сохранены в выбранный сетевой каталог. Запись производится с сервера, поэтому рекомендуется указывать сетевой путь в формате UNC, например, \\serer\folder\. Укажите адрес этого каталога в поле Windows или Linux, в зависимости от того, под управлением какой операционной системы происходит работа на компьютере.
• На FTP ресурс
– отчеты будут сохранены на ftp-сервере. Заполните необходимые параметры.
- По кнопке Проверить
можно выполнить проверку публикации путем записи и удаления тестового файла. Тест считается успешным, если ошибок не возникло. Установленный флаг
Отправлять по электронной почте
является признаком использования электронной почты для отправки отчетов (или уведомлений). - По ссылке <Укажите получателей
> укажите получателей рассылки – подбором из справочника
Физические лица
. Можно из списка получателей рассылки исключить конкретное лицо, установив напротив него флаг в колонке
Исключен
. Для рассылки расчетных листков в качестве получателей удобнее использовать заранее созданную группу физических лиц в одноименном справочнике. При выборе группы все ее члены будут получать рассылку. Для исключения из рассылки физическое лицо следует извлечь из этой группы. - В поле От
из выпадающего списка выберите учетную запись организации для отправки отчета (поле является обязательным для заполнения).
- По кнопке Проверить
производится проверка учетной записи электронной почты путем отправки тестового сообщения. Тест считается успешным, если ошибок не возникло.
- По умолчанию шаблон письма (тема и текст письма) формируется автоматически с использование некоторых параметров. При необходимости содержание письма можно изменить. Добавление параметра в тему письма осуществляется правой кнопкой мыши в одноименном поле по команде Параметр
, в текст письма – по кнопке
Параметр
(или правой кнопкой мыши в поле текста по команде
Параметр
). Для выбора доступны следующие параметры- • Дата рассылки
– дата рассылки
• Автор
– пользователь, запустивший рассылку
• Получатель
– представление получателя рассылки. Доступен только для вида рассылки Свой отчет для каждого получателя
• Наименование рассылки
– наименование рассылки
• Сформированные отчеты
– список отчетов и форматов, в которые они были сохранены
• Заголовок системы
– заголовок информационной базы (может быть задан в разделе
Администрирование – Общие настройки
)• Способ доставки
– представление ресурса, на котором был опубликован отчет
- Для просмотра готового варианта темы и текста письма выберите Предварительный просмотр
.
- По умолчанию установлен формат письма HTML, можно изменить его на обычный текст. В формате HTML доступны стандартные команды форматирования текста (часть из них размещена в виде кнопок, остальные можно найти, нажав на кнопку Еще
).
Закладка «Дополнительно»
Дополнительные настройки рассылки.
- В поле Форматы сохранения отчетов (по умолчанию)
определите форматы, в которых по умолчанию будут сохранены отчеты. Выбранные с помощью флажков форматы будут общие для всех отчетов. Можно выбрать несколько форматов.
- В табличной части для каждого отчета можно задать свой набор форматов в колонке Форматы
. В колонке
Отправлять пустой
установите флаг для отправки сформированного отчета, даже если он пустой (по умолчанию флаг снят). Отчеты с графикой всегда считаются не пустыми. - Установите флаг Транслитерировать имена файлов
, если необходимо, чтобы имена сохраненных файлов содержали только латинские буквы и цифры (для возможности переноса между различными операционными системами). Например, файл «Отчет.mxl» будет сохранен с именем «Otchet.mxl»
- Установите флаг Архивировать
в ZIP
, чтобы архивировать сформированные отчеты в формате *.zip. Если отчеты отправляются по электронной почте, рекомендуется включать архивацию для снижения объема вложений. В результате становятся доступными:- поле для ввода наименования архива (формируется автоматически по указанному в поле шаблону). Если нажать правой кнопкой мыши по этому полю, с помощью команды Параметр
можно изменить шаблон наименования (для изменения доступны параметры:
Дата рассылки
и
Наименование рассылки
);поле Пароль
, которое заполняется при необходимости.
- В поле Адрес ответа
укажите адрес электронной почты, на который будут высылаться ответы на рассылку.
- Установите флаг Отправлять письма через скрытые копии
, чтобы получатели не знали, кто еще получает отчеты из данной рассылки.
- Рассылки можно группировать по различным признакам. Чтобы поместить данную рассылку в определенную группу, выберите ее из списка в поле Группа
.
- Далее нажмите на кнопку Записать объект
.
Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК
Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:
- Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 3, 6, 7, 19 и др.);
- Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных…», от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке…»;
- Приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер…», от 09.02.2005 № 66 «Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации»;
- Приказы ФСТЭК от 18.02.2013 № 21, от 13.06.2001 № 152;
- другие НПА в сфере обработки и защиты персональных данных.
Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).
Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.
Подтверждение получения электронного документа
При проведении проверки компании или ИП придется доказывать инспектору ГИТ, что расчетный листок по электронной почте был отравлен. Иначе — налицо нарушение трудового законодательства. Если работодатель отправил работнику расчетный листок по электронной почте, как подтвердить получение? Для этого нужно настроить в электронной почте получение уведомлений о прочтении сообщения. В большинстве программ есть такая возможность. Работодателю придется организовать хранение этих доказательств. Если подтверждения получения расчетного листка по электронной почте нет, то безопаснее выдать бумажный вариант документа сотруднику.
ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте
Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):
- с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
- форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.
Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.
Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).
Несмотря на жесткие законодательные ограничения в вопросах обеспечения защиты персональных данных, чиновники Минтруда и эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» не видят особых препятствий в возможности передачи расчетных листков по электронной почте. Остановимся подробнее на их разъяснениях.
БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ
В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:
• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).
Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.
Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков
Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Эксперты сайта «Онлайнинспекция. РФ» считают так же: что работодатель вправе отказать работнику, просящему отправить ему расчетный листок по электронной почте, если такой способ не предусмотрен в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).
Но спустя некоторое время их разъяснения по этому вопросу стали менее категоричными. В одном из ответов они высказались аналогично разъяснениям Минтруда: если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положений действующих норм трудового законодательства (вопрос № 99711 от 25.07.2018, вопрос № 120279 от 28.02.2020).
Мнение эксперта
Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
- о составных частях заработной платы и других начислениях;
- размере и основаниях удержаний из зарплаты;
- сумме к выплате на руки.
Частью 2 статьи 136 Трудового кодекса установлена и форма извещения о зарплате — расчетный листок. Напомним, что у вас должен быть локальный нормативный акт, утверждающий форму расчетного листка.
Если бухгалтер не выдает работникам расчетные листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция компанию оштрафует в размере до 50 000 руб. А сумму штрафа директор вправе взыскать с бухгалтера – об этом говорится в статье 238 Трудового кодекса.
Каким способом передать расчетный листок работнику, Трудовой кодекс не определяет. Вы вправе его распечатывать на бумаге или предоставлять в электронном виде.
Чтобы выдать бумажный документ, вы должны его распечатать и пригласить работника в бухгалтерию для получения.
Электронная форма расчетного листка предполагает несколько вариантов его предоставления. Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21 февраля 2022 г. № 14-1/ООГ-1560).
По мнению Роструда, порядок извещения работников нужно закрепить в одном из документов (письмо от 27 декабря 2016 г. № ПГ/36563-6-1):
- в трудовом договоре;
- в коллективном договоре;
- в локальном нормативном акте работодателя (например, в Положении об оплате труда).
Кадровик должен под роспись ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это условие может находиться, например, в положении об оплате труда. Для сбора подписей можно оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению.
Если в рядах ваших работников единства нет, и одни хотят получать расчетные листки на бумаге, а другие – в электронном виде, об этом также может быть записано в локальном нормативном акте.
Работодателю на заметку: подборка рекомендаций экспертов «Онлайнинспекция. РФ»
Многие работодатели уже освоили безбумажные технологии и передают работникам расчетные листки в электронной форме. Однако вопросов по этому поводу возникает немало. Представляем вам подборку разъяснений экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» по расчетным листкам, выдаваемым в электронной форме.
- Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?
Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).
Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.
Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.
- Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?
Эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» высказались против выдачи расчетных листков путем рассылки через СМС. Позицию обосновали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, в которой содержится требование о предоставлении работнику расчетного листка в письменном виде. По их мнению, предоставление расчетного листка по СМС не является соблюдением данного требования (вопрос № 26331 от 19.12.2014).
- Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?
Работодатели, передающие расчетные листки по электронной почте, по мнению экспертов сайта «Онлайнинспекция.РФ», не вправе отправлять листки на адрес третьего лица, к примеру бригадира (вопрос № 98625 от 18.06.2018). При этом не имеет значения, что сотрудники напишут заявление с просьбой о такой форме передачи расчетного листка, а сами расчетные листки представляют собой запароленные pdf-файлы с персональным паролем для каждого сотрудника.
Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.
Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).
- Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?
Работодатель обязан выдавать работникам расчетный листок при выплате заработной платы. При этом законодательством не установлено требование о выдаче его под роспись. Однако несмотря на это, эксперты сайта «Онлайнинспекция.РФ» рекомендуют выдавать его под роспись, что подтвердит в случае необходимости факт выдачи (вопрос № 80194 от 21.11.2016).
Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.
А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).
- Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?
О количестве расчетных листков, которые работодатель обязан передавать работнику, в ТК РФ ничего не сказано. При этом разъяснения экспертов сайта «Онлайнинспекция. РФ» противоречивы. В одном из ответов они высказали позицию, что расчетных листков должно быть не менее двух в месяц, так как с такой периодичностью законодательство предписывает работодателю выплачивать зарплату по ч. 6 ст. 136 ТК РФ (вопрос № 82664 от 27.01.2017).
В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).
Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.
- Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?
По мнению экспертов сервиса «Онлайнинспекция. РФ» работодатель обязан выдать работнику расчетный листок в любом случае. В том числе пустой расчетный листок выдается сотруднику, находящемуся в отпуске без сохранения заработной платы, у которого по этой причине отсутствуют начисления в конкретном периоде (вопрос № 56866 от 24.09.2015).
О выдаче расчетных листков в электронном виде
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний.
Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка. Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе.
Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки. Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков — на бумажных носителях или в электронном виде.
Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск получить штраф.
Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.
Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам — работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.
Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре.
Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта..
Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.
В локальном положении об оплате труда работников для малых предприятий или в трудовом договоре с работниками для микропредприятий можно прописать следующие формулировки обязанности работодателя, касающиеся выдачи расчетных листков:
Работодатель обязуется выдавать расчетные листки в день выплаты окончательного расчета за отработанный месяц одним из способов: — на бумажном носителе; — в электронном виде на адрес электронной почты работника.
Вместе с тем работодатель должен доказать, что выдавал расчетные листки своим работникам. Для этого нам придется просить работников написать заявление, где указать, на какой адрес электронной почты направлять расчетные листки.
Для выбора формы расчетного листка работник должен представить работодателю заявление по утвержденной работодателем форме.
Для того, чтобы получить расчетный листок в бумажном виде, работник должен обратиться к работодателю и получить расчетный листок лично под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков.
Для того, чтобы получить расчетный листок в электронном виде, работник должен в заявлении указать адрес своей электронной почты.
В заявлении на имя работодателя работник пишет:
В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса Российской Федерации прошу направлять мне файлы расчетных листков на электронную почту по адресу (таком-то). От получения расчетных листков на бумажных носителях отказываюсь.
По правилу, установленному частью 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день. В связи с этим возникает вопрос: сколько раз нужно выдавать расчетные листки?
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два, поскольку трудовым законодательством установлено, что листок выдается при выплате заработной платы, при этом не важно, аванс это или расчет.
На практике работодатели выдают расчетный листок только один раз в месяц — при окончательном расчете за месяц.
Однако это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка – это проинформировать работника о всех начислениях и удержаниях.
Ответственность работодателя
Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:
- За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.
К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:
- от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
- от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
- За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.
Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).
За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:
- дисциплинарная (п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
- административная (ч. 1 ст. 13.6, ч. 6 ст. 13.12, ст. 13.14, ч. 7 ст. 15.15 КоАП РФ);
- гражданско-правовая (ст. 151 ГК РФ);
- уголовная (ст. 272 УК РФ).
Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Автоматическая рассылка расчетных листков в программе «Зарплата и управление персоналом, 3.1»
Статьей 136 ТК РФ установлено, что в обязанности работодателя входит информирование сотрудников в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. В связи с этим в программе 1С Зарплата и управление персоналом добавлена была возможность выполнять рассылку расчетных листков через электронную почту. Для этого необходимо сделать определенные настройки. В первую очередь нужно создать учетную запись электронной почты. Сделать это можно из раздела «Администрирование» — «Органайзер», выбрать «Почту», далее перейти в «Настройку системной учетной записи» или «Учетные записи электронной почты».
В примере выберем «Настройки системной учетной записи», и в открывшемся окне необходимо задать адрес существующей уже электронной почты и пароль от нее, а также заполнить поле «Имя отправителя» при необходимости, это может быть имя пользователя или наименование организации т.д. «Имя отправителя» будет указываться автоматически в отправляемых письмах. Учетная запись электронной почты и отправка писем через нее может быть доступна для всех пользователей или для конкретного пользователя, в связи с этим есть два варианта настройки: «Для всех» или «Только для меня».
Также существует два варианта настройки подключения электронной почты: автоматический и ручной.
При автоматическом определении параметров подключения программа устанавливает соответствующие порты для данного почтового клиента. Если на этом этапе произошла ошибка, рекомендуется использовать ручные параметры подключения и указать вручную сервер, порт и шифрование для сервера исходящей почты и все то же самое и дополнительно протокол для сервера входящей почты.
Если в результате проверки настроек учетной записи произойдет ошибка, то следует проверить правильность указанного электронного адреса и пароля.
При успешной проверке станет доступна отправка писем из 1С. Но для того, чтобы выполнять автоматическую рассылку расчетных листков, у сотрудников должна быть заполнена информация по адресу электронной почты. Ввести эти данные можно в разделе «Кадры», выбрать справочник «Сотрудники», далее перейти по ссылке «Личные данные».
Либо выбрать справочник «Физические лица» перейти на закладку «Адреса, телефоны».
После ввода адреса электронной почты, можно приступить непосредственно к настройке рассылки, для этого необходимо открыть раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки», далее выбрать ссылку «Рассылки отчетов» и нажать на кнопку «Создать». Также рассылку можно сформировать из раздела «Зарплата» — «Отчеты по зарплате», найти «Расчетный листок» и по кнопке «Еще» — «Отправить» выбрать «Создать рассылку отчетов».
В открывшемся окне заполнить поле «Наименование», а также выбрать одно из значений в поле «Отправлять».
Отчет указанным получателям это значит, что одинаковые отчеты будут отправляться всем получателям сразу.
Только мне (личная рассылка автора) это значит, что отчеты будут отправляться только пользователю, который создает данную рассылку, с указанием адреса.
Свой отчет для каждого получателя это значит, что каждому сотруднику или получателю будет отправлен свой персональный отчет с отбором только по нему. Данный вариант больше всего подходит для рассылки расчетных листков.
В поле «Получатели» необходимо выбрать «Физические лица». Далее на закладке «Отчеты» по кнопке «Подобрать» указать «Расчетный листок».
В форме ниже «Настройки отчета» указать параметры отправляемого отчета с помощью установки флажков. В примере будет выполнен отбор по периоду, организации и сотруднику. Для того, чтобы корректно задать отбор по сотруднику, нужно установить флажок «Сотрудник», выделить строку и нажать на кнопку «Указать получателя рассылки» и в колонке «Значение» появится ссылка «Получатель».
Далее следует перейти на закладку «Расписание» и установить флажок «Выполнять по расписанию», если нужна именно автоматическая рассылка данных с заданным определенным интервалом. Интервал выполнения рассылки может быть абсолютно разный, настраивается индивидуально, можно воспользоваться кнопкой «Заполнить по шаблону» для автоматической настройки расписания.
После выполненных действий необходимо перейти на закладку «Доставка (эл. почта)» и нажать на ссылку «Укажите получателей» для подбора физических лиц.
В поле «От» выбираем учетную запись электронной почты, через которую будет выполняться рассылка.
Также можно задать шаблон письма. Параметры письма меняются с помощью кнопок «Параметр» и «НТML».
После выполненных настроек завершается настройка рассылки на закладке «Дополнительно», где задается «Формат сохранения отчетов». По кнопке «Записать и закрыть» сохраняем указанную информацию.
Выполнить рассылку вручную можно по кнопке «Выполнить сейчас» либо если настроено расписание, дождаться, когда оно запустится автоматически.
Подводим итоги
- Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.
- Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.
Привет Гость! Предложение от «Клерка»
Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 15 марта.
Записаться
Что говорится в законодательстве
Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Для них законом прямо предусмотрена возможность передачи данных в электронном виде, но для другого персонала такое указание отсутствует. Однако и выдача расчетных листков по электронной почте прямо в кодексе не запрещена.
Мнение Министерства труда
21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.