Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы?

Если вы только собираетесь начать карьеру в области продаж, вероятно, еще не знаете, работа с ККМ – что это такое. Впрочем, поводов для паники быть не должно. Разобраться в этой задаче несложно, а непосредственно в работе самое главное – быть внимательным и не торопиться без особенной необходимости, и тогда со всеми задачами удастся справиться на отлично.

О чем идет речь?

Чтобы понять, работа с ККМ – что это, предварительно нужно разобраться, что представляет собой аппарат, скрытый под страшной аббревиатурой ККМ. Итак, что это такое?

Контрольно-кассовая машина – именно так можно расшифровать сокращение ККМ. В повседневности ее обычно называют кассой, реже – кассовой машиной или кассовым аппаратом. А вот если заглянуть в официальную документацию, то там слова ККМ обычно не встретишь, так как принято использовать наименование ККТ. Его можно расшифровать так: контрольно-кассовая техника.

Итак, с названием удалось разобраться. Но что это такое по своей сути? ККМ – это такая машина, которая разработана специально для фиксации операции обмена услуги, товара на принятые в стране деньги. Машина не только незаменима в работе торговой точки, но также используется проверочными органами для контроля над предпринимателями. Для этого формируются специальные отчеты, анализируемые соответствующими инстанциями.

Снятие ККМ с учета

Налоговая ККМ снимает с учета в случаях:

когда прекращается деятельность, связанная с денежными расчетами в торговых операциях;
если меняется место использования ККТ и нужно регистрировать кассовый аппарат в другом налоговом управлении;
если ККМ неисправна;
если ККМ была исключена из списка Госреестра;
истек срок службы ККМ (сейчас по закону он составляет 7 лет с момента ввода в эксплуатацию);
в тех случаях, когда меняется формат деятельности предприятия, например, при покупке новой модели — в этой ситуации старая ККМ снимается с учета и производится постановка на учет новой.

Для перерегистрации налоговой службе необходимо заявление, карточка ККТ и договор на аренду помещения. Если требования законодательства РФ не будут соблюдены, и кассовая машина не будет своевременно снята с учета, может последовать взыскание за неприменение ККМ пир ведении коммерческой деятельности.

Для снятия кассовой техники с учета в налоговой службе надо подготовить ряд документов. Это само заявление о снятии с учета ККМ, кассовый аппарат с пломбой налогового управления и паспорт к нему; кассовую книгу, обязательно с подписью руководителя и печатью налогового органа; регистрационную карточку ККМ.

Специалист налоговой службы в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления о снятии кассовой машины с учета производит эту процедуру. Для этого ему необходимо провести снятие фискального отчета, сопоставить данные кассовой книги и журнала кассира-операциониста с данными фискального отчета; закрыть журнал кассира-операциониста. Документы возвращаются плательщику.

Подвиды машин

Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.

Принято выделять следующие категории:

автономные;
фискальные (зависимые от компьютера).

Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых – не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.

Устройство машин

В классическом варианте в составе аппарата есть следующие элементы:

питание;
управление;
память;
печатающее устройство;
блок ЭКЛЗ;
клавиатура.

Невозможно корректное обслуживание ККМ, если вы не разбираетесь в том, как работает каждая из описанных систем. Впрочем, практика показывает, в случае неполадок с аппаратом лучше сразу вызвать специалистов той компании, которая продала вам агрегат. Изучите бумаги: возможно, техника все еще на гарантийном обслуживании.

Как начать работать

Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.

Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.

Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют – установить.

Как работает онлайн-касса

Совершенно новый функционал этого устройства позволяет печатать не только бумажные подтверждения о продаже, но и электронные документы. Каждая новая операция теперь отражается в накопителе и передается в налоговые органы. Со стороны покупателя почти ничего не меняется, а разница для предприятия очень заметна. Теперь все платежные операции будут подтверждены контролирующей структурой.

Главный вопрос, возникающий у бизнесменов, которые начинают переход — чем отличается онлайн-касса от обычной. Кажется, что различия незначительны, но это не так.

С технической стороны:

В обновленной версии устанавливается фискальный накопитель, а не ЭКЛЗ.
Каждый пробитый чек сразу отправляется напрямую в ОФД, а затем и в ФНС, а не копится, пока его не снимут специалисты.

Менее значимые отличия:

Возможность отправлять электронную версию на почту клиента.
На самом документе появится более подробная информация.
Программное обеспечение быстрое и надежное.
Умные функции — остатки продукции, анализ, выручка и так далее.

Алгоритм работы кассы

Все происходит очень просто:

покупатель передает продавцу карту или деньги;
оплачивает и забирает товар;
кассир вводит данные в ККТ;
формируется платежный документ;
покупка отражается в ФН;
обрабатывается информация и передается в ОФД;
оператор принимает чек и в ответ высылает сигнал о получении;
он же пересылает обновление в ФНС раз в сутки;
печатаются бумаги, подтверждающие факт приобретения;
при необходимости клиент может получить небумажные документы любым удобным способом.

Для каких целей требуется фискальный накопитель

Основная задача, которую должен выполнять этот элемент — подписать подлинность операции и отследить отправление в контролирующий надзорный орган. Если интернет работает нестабильно, то ФН может хранить все проведенные операции в течение месяца. В этот период он будет ожидать достаточно качественного канала связи, по которому можно отправлять скопившиеся отчеты.

Помимо основной задачи, он шифрует все, что передает. Это позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа.

В зависимости от модели накопитель может проработать от 13 месяцев до 3 лет. После того как закончится этот срок, предстоит менять модуль и заново регистрировать его.

Что находится в чеке

Нет крупных различий между квитанцией прошлого поколения и нового. В обновленной версии неизбежным стал QR-код, где зашифровано представлены все сведения об операции:

вид и номер ФД;
информация о смене;
способ налогообложения фирмы;
адрес магазина;
приход, возврат или расход;
разновидность услуг, их количество;
цена за единицу товара и общая сумма;
НДС;
формат оплаты — безнал или наличный расчет;
номер (выдается при регистрации);
ИНН фирмы;
дата и время продажи;
заводской номер накопителя;
смена;
фамилия и имя кассира.

Специфика конкретных приборов

Кассовые аппараты нового поколения, изготовленные за границей, такой особенности не имеют, а вот некоторые произведенные в России машины отличаются наличием специального режима, обозначенного как «Начало смены». При этом работник выбирает дату и устанавливает время. Если значения уже есть, но неточные, тогда нужно их откорректировать.

Обратите внимание: при подготовке аппарата к работе нет нужды обнулять нумерацию печатаемых чеков. Как только машина формирует отчет с гашением, она автоматически проводит эту операцию, никаких дополнительных манипуляций, если агрегат в норме, не требуется.

Внимательность и аккуратность

Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.

Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.

Все должно быть заверено!

Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см. Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса.

Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.

Что включает в себя ККТ

ККТ предоставляет собой комплекс устройств, непосредственно связанных с друг другом. Минимальный работающий комплект комплект состоит из:

самого аппарата (онлайн–кассы);
фискального накопителя (вставляется в кассу);
оборудования, используемого для подключения к сети.

Комплектация устройства может дополняться и расширяться при желании предпринимателя, однако минимальный комплект должен включать в себя вышеуказанные устройства. Перед тем, как приобрести кассу, необходимо уточнить перечень моделей устройств, разрешенных к использованию на сайте ФНС.

Кассовый аппарат

Кассовый аппарат – техника, использующаяся для проведения финансовых операций. Выбирая онлайн–кассу, предприниматель может отдать предпочтение как покупке нового устройства, так и аренде. Выгоды обоих вариантов сочетает приобретение кассы по беспроцентной рассрочке. Современные кассы способны осуществлять работу без подключения к ПК или ноутбуку (кроме фискальных регистраторов). Они оснащены устройствами для вывода и ввода информации – тач-скрином, клавиатурой, дисплеем.

С 2022 года ККТ (онлайн-кассы) уже оснащаются ФН и принтером для печати чеков. Также исчезла необходимость вести кассу в ЦТО.

Фискальный накопитель (ФН)

ФН представляет собой устройство, необходимое для работы кассового аппарата, предназначенное для регистрации и хранения информации о проведенных сделках. Устройство проводит запись всех операций – при желании фискальные данные нельзя скорректировать или изменить. ФН располагается внутри кассы в месте прошлого размещения ЭКЛЗ. Любая хранящаяся информация в ФН при надобности может быть запрошена ФНС. Что касается технических требований, предъявляемых к ФН – срок их действия не может превышать 15-36 месяцев (срок варьируется в зависимости от вида деятельности ИП или ЮЛ). После истечения срока использования ФН бизнесмен обязан своевременно заменить устройство на новое. Обратите внимание: проводя замену, бизнесмен обязан обеспечить сохранность старого ФН в течение 5 лет.

Начинаем смену

При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.

Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.

Взаимодействие 1С и ККМ

При некоторых видах деятельности предприятию может потребоваться работа с разным оборудованием, начиная от ККМ, электронных весов и заканчивая сканером и принтером штрих-кодов. Это может быть программа, которая работает на POS-терминале или программа драйвер-ККМ. Совместная их работа означает такой режим, при котором они обмениваются данными. Задача кассового аппарата по взаимодействию с 1С: Предприятие заключается в регистрации продаж и возврате товаров, а программа 1С, в свою очередь, предоставляет кассовому аппарату информацию о передаваемых товарах и принимает информацию о проданных. Например, еще одно применение кассовых аппаратов — в начале смены отчетом «Выгрузка справочника товаров» из 1С выгружаются остатки товара на данный момент, а по завершении смены загружается итог продаж за смену.

Комплексное использование 1С ККМ позволяет автоматизировать многие операции. Например, поступление товара на склад магазина, осуществлять реализацию товаров и услуг, перемещать товар с одного склада на другой. Также это может быть продажа товаров в комплекте, который был создан или в момент продажи, или заранее, для проведения инвентаризации, возврата товара поставщику или от покупателей.

Обращаем внимание на нюансы

Необходимо знать, что отметка погашения чека – это крайне важная особенность, которой характеризуется работа с ККМ. Что это такое? Чек или надрывают, или ставят на него специальный штамп, что символизирует гашение.

Помните, что на приобретение чековый документ действителен только в тот день, когда он был выдан заказчику. А вот в некоторых случаях при возврате чека кассир может отдать клиенту деньги обратно. Но это происходит только в том случае, когда на документе есть разрешающая сделать это подпись руководителя торговой точки, его заместителя. Обратите внимание: возможен возврат средств в той кассе, где был пробит чек, но ни в какой другой.

Если кассир ошибся, внося сумму покупки в аппарат, а чек погасить нельзя, то правила работы с ККМ обязывают составить акт в конце смены. Он оформляется в соответствии с формой КМ-3. Если кассир и покупатель оказались в конфликтной ситуации, можно снять кассу, для чего направить запрос администратору. Если управляющий магазином не разрешает это сделать, снимать кассу невозможно.

Избегаем проблем

Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.

Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:

Отключить прибор.
Позвать администратора.
Понять, в чем причина проблемы.
При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.

Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.

Когда еще нельзя?

Недопустимо, чтобы в эксплуатации была POS-система, если на аппарате нарушена пломба. Также нельзя использовать агрегат, на котором нет марки производителя или отсутствуют положенные голограммы. Запрет на работу с агрегатом могут наложить представители налоговой службы.

Если оказалось, что установленная в вашем магазине ККМ обладает какими-то из этих недостатков, следует срочно обратиться в ЦТО и предоставить им полную информацию о случившемся. В такой ситуации кассир и даже администратор не могут починить агрегат на месте, поэтому придется ждать выезда специалиста ЦТО. Об этом нужно оповестить представителей налоговых органов, ответственных за вашу торговую точку. Они ведут журналы, где учитывают выезды всех технических работников, и должны внести туда и ваш случай. Вообще, надо сказать, учет ККМ в нашей стране довольно жёсткий, поэтому халатность может дорого обернуться. Старайтесь быть внимательными.

Регистрация и подключение

Предприниматель, который только что основал свой бизнес, должен знать о ККТ, что это такое и как им пользоваться. На рынке много операторов, которые предоставляют онлайн-кассы и комплексное обслуживание. После того, как соискатель определится с выбором ОФД, ему нужно заключить контракт и пройти простую процедуру регистрации. Регистрационные действия проходят через ФНС. Процедуру можно провести в дистанционном режиме. Ниже представлен пошаговый алгоритм:

Нужно посетить портал Налоговой службы.
Приобрести электронную подпись.
В заявке внести данные об аппарате и предпринимателе.
После проверки данных на электронный адрес придет уникальный номер. Такие присваиваются каждому оборудованию.
Код с карточки регистрации вводится в систему и можно начинать работу.

Регистрация
Пройти регистрацию можно и при личном посещении Налоговых органов, но первый способ более удобный и быстрый.

Важно! Если регистрация не будет пройдена, то аппараты не смогут исполнять свои функции в полном объеме, а ФНС оштрафует предприятие за нарушение закона.

Правила и законы

О том, как правильно работать, рассказывает письмо Министерства финансов, написанное в 1993 году и поясняющее, как применяется в повседневности кассовый аппарат. Цена ошибок высока: вас могут привлечь к административной ответственности.

Согласно типовым правилам, только тогда человек может позволить себе работать за кассовым аппаратом, когда он освоил правила его эксплуатации. Есть определенный минимум технических знаний, который включается в базовые правила. Если потенциальный кандидат справился с этим, тогда компания может заключить с ним договор, регламентирующий материальную ответственность этого лица. Прежде чем непосредственно приступать к работе на новом месте, человек должен пройти ознакомление с эксплуатационными правилами. Если этими правилами пренебрегли, работодатель может столкнуться с административной ответственностью, к которой его привлекут по результатам очередной поверки.

Также законами регламентируется то, каким образом ведется книга кассира. Согласно правовым нормативам, на каждую отдельную машину должен быть заведен свой журнал, который прошивают, пронумеровывают в нем все листы, а также обязательно подтверждают их количество подписью директора компании и главного бухгалтера. Кроме того, на такой книге должен расписаться представитель налогового органа. Затем все это скрепляется печатью предприятия. Такой журнал обычно заверяют в налоговой инспекции, когда обращаются туда, чтобы поставить на учет ККМ.

ККМ: приобретение и эксплуатация

Выбор

Все кассовые аппараты делятся на четыре типа:

автономные ККМ;
пассивные системные ККМ;
активные системные ККМ;
фискальные регистраторы.

Автономная ККМ работает независимо, она не связана ни с какими дополнительными устройствами. ККМ достаточно установить, подключить электропитание и аппарат готов к работе. Автономные ККМ можно разделить на портативные и стационарные. Портативные модели (ОКА-102Ф, Касби-03Ф, Меркурий-115Ф) отличаются предельной простотой. Большинство из них может работать от аккумулятора или от батареек. Такие ККМ широко используются на рынках, при выездной торговле, в киосках. Популярность портативных ККМ объясняется еще и их доступной ценой. Одну из наиболее распространенных моделей Меркурий-115Ф можно приобрести за 2600-2900 рублей. Стационарные ККМ (АМС-100Ф, ОКА-2000Ф, ЭКР-3102Ф) обладают большими функциональными возможностями, могут работать в сети и с дополнительными устройствами (весами, сканером). Кассовые аппараты такого рода используются в большинстве магазинов, во многих аптеках и других небольших торговых точках. При выборе стационарных ККМ основное внимание покупатели уделяют цене, так как большинство кассовых аппаратов этого типа функционально отличаются друг от друга незначительно. До августовского кризиса 1998 года явным лидером продаж были ККМ корейской фирмы Samsung. Падение курса рубля положительно отразилось на конкурентоспособности российских производителей ККМ — корейские аппараты стали значительно дороже своих российских аналогов. Если АМС-100Ф или Астру-200Ф можно приобрести за 3200-4000 рублей, то за аналогичный по возможностям Samsung придется выложить не менее 10 тысяч. Пассивные системные ККМ (Элвес 01-03Ф, Штрих-2000Ф) по сути мало чем отличаются от автономных ККМ. Пассивный кассовый аппарат всегда можно использовать как автономный. Принципиальное отличие, из-за которого данные ККМ выделены в отдельный класс, — пассивные кассовые аппараты могут работать в компьютеризированной кассовой системе. Наиболее простые кассовые системы могут создаваться на основе нескольких пассивных ККМ и компьютера. При пробитии чека информация передается в компьютер, где ведется учет продаж. Стоимость большинства отечественных пассивных ККМ находится в диапазоне от 3000 до 8000 рублей. Активные ККМ (Аккорд КФ, СТ-95Ф, IPS POS-IIS CПF) часто называют компьютерными ККМ или POS-терминалами (от английского «point of sale», что дословно переводится как «точка продажи»). Они могут функционировать в компьютерно-кассовой системе, управляя ее работой. POS-терминал представляет собой компьютер, снабженный специальной электронной платой фискальной памяти, принтером для чеков, специальной клавиатурой кассира, денежным ящиком, сканером для считывания информации со штрих-кодов, весов, стойки покупателя и другими специальными устройствами. Стоимость POS-терминалов и обычных касс различается на порядок. Обычный кассовый аппарат можно купить и за 2500 рублей, а стоимость POS-терминалов — от 2 тысяч долларов и выше. Несмотря на высокую стоимость, активные кассовые системы получают все большее распространение. Это объясняется их широкими функциональными возможностями. Они могут вести количественный учет проданных товаров, с их помощью легко учитывать дисконтные карты. POS-терминалы могут держать в памяти отложенные чеки, что очень удобно для кафе и ресторанов. По оценкам специалистов для крупных торговых комплексов и ресторанов затраты на внедрение POS-терминалов окупаются за шесть месяцев. Некоторые системы, созданные на основе активных ККМ обладают и вовсе уникальными функциями: например, позволяют осуществлять дистанционный контроль за основными параметрами работы торговой точки в реальном режиме времени с помощью сотового телефона. Фискальные регистраторы — это особый вид кассовых аппаратов, используемых совместно с другими устройствами. Все продажи осуществляются через компьютер, а фискальный регистратор только пробивает чеки и сохраняет информацию в фискальной памяти. С помощью фискального регистратора, пассивного кассового аппарата и компьютера можно создавать системы, аналогичные POS-терминалам. При выборе ККМ нужно учитывать и то, что все они делятся еще на 4 группы в зависимости от сферы применения: для торговли, сферы услуг, автозаправок и для отелей и ресторанов. Регистрация

Перед началом эксплуатации кассовый аппарат нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Отсутствие регистрации приравнивается к неиспользованию ККМ. Перед постановкой ККМ на учет нужно заключить договор на ее обслуживание и ремонт с центром технического обслуживания (ЦТО) — без этого налоговая инспекция не зарегистрирует кассовый аппарат. У центра должны быть документы, что он зарегистрирован в качестве ЦТО с перечнем обслуживаемых моделей. Поэтому, выбирая конкретную модель ККМ, необходимо еще и удостовериться, что в вашем городе есть ЦТО, имеющий право обслуживать ее. Списки ЦТО, как правило, вывешены в налоговых инспекциях. Организации должны поставить ККМ на учет по месту своей регистрации (или по месту регистрации филиала, если аппарат будет использоваться в нем), а предприниматели — по месту жительства. Для регистрации ККМ в инспекцию необходимо подать:

заявление;
доверенность на право регистрации (если ее осуществляет не руководитель организации);
журнал кассира-операциониста;
технический паспорт на ККМ;
договор на техническое обслуживание в ЦТО;
средства визуального контроля (две голограммы, которые выдают продавец ККМ и ЦТО).

При регистрации кассового аппарата в его память вводится пароль налоговой инспекции — так называемая фискализация ККМ. День ввода пароля считается днем регистрации. В тот же день должен быть заверен журнал кассира-операциониста на данный кассовый аппарат. В течение пяти дней организация должна получить в налоговой инспекции карточку регистрации ККМ. Паспорт ККМ и карточка ее регистрации должны храниться в налоговой инспекции, а журнал кассира-операциониста — в организации или у предпринимателя. Если условия регистрации ККМ изменились (например, магазин переехал в другое место), в карточку нужно внести новые данные. Эксплуатация

Основные правила эксплуатации кассовых аппаратов изложены в письме Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104. Кассиров, работающих на ККМ, нужно обязательно ознакомить с этим документом и технической документацией на данную модель ККМ. По информации ЦТО, 80 процентов обращений по поводу неисправностей ККМ связаны с тем, что кассир просто не умеет на ней работать. ЦТО, с которым у организации заключен договор, должен проводить профилактическое обслуживание ККМ. Их частота зависит от рекомендаций завода-изготовителя для данной модели кассового аппарата и от количества чеков, пробиваемых в день. По словам специалистов, на сегодняшний день наиболее распространена практика проведения плановых обслуживаний раз в квартал. Целесообразно вести журнал вызова технических специалистов, в котором отражаются все визиты механиков ЦТО. Дело в том, что за повреждение пломб или голограмм на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Если нарушения произошли по вине ЦТО, предприятие через суд может потребовать возмещения ущерба. Журнал вызова в этой ситуации будет одним из аргументов в суде. При расторжении договора с ЦТО по каким-либо причинам, предприятие не имеет права использовать ККМ до заключения нового договора с другим сервисным центром. При использовании ККМ основным документом, подтверждающим факт совершения покупки, является чек. Они печатаются одновременно на основной и контрольной кассовых лентах. При этом и на выдаваемом чеке, и на контрольной ленте должны отражаться следующие реквизиты:

наименование организации;
ИНН;
заводской номер ККМ;
порядковый номер чека;
дата и время покупки;
признак фискального режима.

В зависимости от особенностей сферы применения ККМ на чеках могут содержаться и другие данные. Информацию, которая печатается на чеках, вводит в кассовый аппарат механик ЦТО. Осторожно, санкции!

Проверки соблюдения организациями и предпринимателями законодательства о ККМ проводят отделы оперативного контроля, созданные при каждой налоговой инспекции. Как правило, организации проверяются по графику, составленному заранее. В первую очередь проверке подлежат вновь открытые торговые точки, а также организации и предприниматели, которым были установлены сроки исправления нарушений, выявленных ранее. Интересно, что при проверке налоговики не имеют право делать контрольные закупки. Это право предоставлено только сотрудникам правоохранительных органов (милиции, налоговой полиции). Именно поэтому в проверках ККМ зачастую участвует полицейские. По результатам проверки составляется акт, где должны быть указаны все нарушения, если они имели место. На нарушителей могут быть наложены следующие штрафы: за неиспользование ККМ — от 5000 до 10 000 рублей; за использование неисправной ККМ — от 2 860 до 5 710 рублей; за отсутствие ценника — от 1 430 до 2 860 рублей; за невыдачу чеков — 1000 рублей (но не менее 20 процентов от стоимости покупки). Наибольший штраф — 70 000 рублей ожидает организации и предпринимателей, продолжающих работать после приостановления их деятельности за нарушения в применении ККМ.

ККМ В ЦИФРАХ

По данным МНС, по состоянию на 1 января 2001 года в налоговых инспекциях было зарегистрировано 1 892 511 ККМ

(из них 96 процентов — с фискальной памятью.), принадлежащих 970 312 организациям и предпринимателям. Число зарегистрированных аппаратов
выросло за год более чем на 250 000 штук
, при этом уменьшается доля ККМ, зарегистрированных за организациями, и увеличивается — зарегистрированных за предпринимателями. В 2000 году налоговые инспекции провели
643 705 проверок применения ККМ
. Нарушения были обнаружены в 29 процентах случаев. Больше всего штрафов было взыскано за неприменение кассовых аппаратов (
72%
), на втором месте — использование неисправных ККМ (
10%
), далее идут такие нарушения, как невыдача чеков (
9%
) и невывешивание ценников (
8%
).

Никаких вольностей!

В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.

Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности – предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:

цвет ленты;
шифровка каждого чека;
предельная сумма покупки.

Разновидности, их плюсы и минусы

Есть несколько типов, которые одновременно подходят для разных видов бизнеса. Давайте посмотрим, какие бывают онлайн-кассы и что входит туда.

Автономные «командно-управляемые»

Тот самый тип, который может работать без стабильного интернета. Под ним обычно понимают полнофункциональную машину, у которой все основные компоненты размещены в корпусе.

Плюсы:

включается от аккумулятора — можно брать с собой;
есть встроенный модем для передачи данных;
не требуется подключать к компьютеру.

Сейчас многие из них адаптированы под технологические требования нового закона. На нем можно проводить только самые базовые операции, поэтому он подходит далеко не всем.

Минусы:

маленький экран;
неудобная загрузка;
небольшая память;
ограниченный функционал;
подключение сложное;
невозможно проводить акции;
не взаимодействует с ЕГАИС;
не списывает и не идентифицирует продукцию в момент продажи.

Последнее особенно критично — начиная с 2022 года потребуется вводить названия каждого товара в чек, а эти аппараты для этого не предназначены.

Из чего состоит автономная онлайн-касса типа «гаджет» (или «моноблок»)

Инновационный усовершенствованный вариант предыдущей модели. Часто работают на базе Андроид и имеют расширенный перечень возможностей.

можно ставить самые разные приложения, связанные с аналитикой работы;
быстрее прогружаются и печатают;
способны анализировать течение дня, продажи и остатки.

Модульные с фискальным регистратором

Это аппарат, который оснащен обособленным устройством для накопления и печати чеков. Включены также модули для проводной или беспроводной передачи данных — для перенесения на вычислительную часть. Именно оттуда все пойдет в контролирующие органы, сам ФР ничего не обрабатывает и не передает.

более производительный, чем автономные аналоги;
отлично подходит, если в компании уже есть все необходимое оборудование, к которому его можно подключить;
совместимость с большим количеством операционных систем;
работает с дополнительной техникой — ПК или мобильным устройством.

Среди недостатков — большой размер и необходимость наличия розетки.

Интегрированные (когда касса принимает безнал)

Присутствие эквайринга сильно упрощает получение оплаты от покупателя. Терминал для приема безналичного расчета:

считывает карту, получает с нее информацию и запрашивает подтверждение у владельца;
обменивается данными с банком, выпустившем карточку, через интернет.

Объединение терминала для приема безнала и других модулей онлайн-кассы работает очень эффективно. Так каждый чек попадает в ОФД.

Для интернет-магазинов

Здесь есть 2 возможных способа получать оплату от клиента. Можно настроить предоплату через сайт банковской картой или другими платежными системами. Тогда нужно будет выдавать покупателю электронный чек — бумажный уже необязателен.

Еще один способ — принятие наличных или карточки в офлайн режиме. Для этого потребуется ручная касса с работающим интернетом и возможностью выдать платежное поручение на бумажном носителе.

Наложенный платеж — распространенный метод расчетов. В этом случае с курьером рассчитываются в пункте выдачи. Здесь может функционировать моноблок или полноценная онлайн-касса с компьютером.

Для вендинговых аппаратов

Стоит помнить о том, что работа с подобным оборудованием часто попадает под исключения, поэтому использование обновления становится необязательным. Не нужны нововведения при продаже:

питьевой воды на розлив;
мелких сувениров и жвачек за металлические монеты;
похожих ситуациях, когда кассир не требуется.

Чтобы модернизировать, можно поставить внутрь корпуса:

Телеметрон. Система, которая будет отправлять полученные чеки одновременно в личный кабинет для владельца и в ОФД для последующей отправки в ФНС.
Уникум. Отлично интегрируется с большинством вендинговых машин.
Телеметрия, аналогичная предыдущему варианту.

Основные различия между предложенными программами в скорости печати, наличии одного или нескольких доступных интерфейсов.

Можно ли без ККМ?

В соответствии с действующими на территории нашей страны правовыми нормативными актами, некоторые организации могут позволить себе работать без применения контрольно-кассовой техники. Это обуславливается спецификой работы таких предприятий. Был принят специальный перечень, в который внесены все организации, не нуждающиеся в ККМ. Дата принятия – июль 1993 года, но позднее к нему вносились изменения постановлениями правительства.

В перечне можно найти не только организации, но и филиалы, а также иного типа обособленные подразделения. Это касается и некоторых физических лиц, которые работают в области предпринимательства, не имея соответствующего образования.

Этот перечень может быть ограничен постановлением исполнительной власти отдельно взятого субъекта на его территории. Впрочем, работа с открытого прилавка все равно не потребует наличия такой техники. Это наиболее актуально в период, когда снимают урожай в сельском хозяйстве, ведь его продают напрямую с машин, с лотков. Так вот, в такой ситуации оформление ККМ не требуется.

Кого освободили от ККТ в 2019 году

С 3 июля 2022 года были введены новые льготы и требования к ККТ. Некоторые категории бизнеса были полностью освобождены от обязанности работать с онлайн-кассами, а некоторым дали отсрочку на их установку. Так, не применять ККТ в 2022 году до 1 июля можно при:

проведении расчетов с физическими лицами в безналичной форме (физлицо не должно являться ИП);
оплате коммунальных услуг;
операциях с авансовыми платежами;
выдаче товарных кредитов.

Важно: если организация занимается не только предоставлением кредитных средств для приобретения товаров или оплаты услуг, но и погашением этих займов, то она обязана работать с онлайн-кассами уже с 2022 года.

Полностью освобождены от ККТ:

предприниматели на ПСН, занимающиеся определенными видами деятельности (перечень приводится в Налоговом кодексе);
организации, предоставляющие услуги перевозки, если расчеты осуществляются при помощи ЭСП через турникеты или другие автоматические устройства;
вендинговая торговля, если при проведении операции на экране автомата отображается QR-код, который можно считать и идентифицировать чек;
библиотеки (кроме частных);
страховые агенты (но не организации, чьими представителями они являются).

Также были скорректированы уже существующие льготы. Так, освобождены от обязанности применять ККТ кредитные организации, газетные и журнальные киоски и предприниматели, занимающиеся разносной торговлей.

45 отзывов
Аренда онлайн-кассы МТС касса 7
900 ₽ Добавить в избранное
900₽
https://online-kassa.ru/kupit/arenda-onlajn-kassy-mts-kassa-7/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

Остерегайтесь нарушений

Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.

Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.

Видео — виды онлайн-кассовых аппаратов

При выборе стоит помнить о специфике деятельности. Для услуг подходит одно оборудование, для товаров — другое. Учитывать нужно, есть ли в матрице продукции те разновидности, которые попадают под ЕГАИС. Наличие сотрудников и курьеров тоже влияет на выбор.

Немаловажен объем чеков, которые предстоит выдавать ежедневно. Терминал с медленной скоростью печати будет создавать очереди. Если объем продаваемых продуктов большой, имеет смысл ставить ПК и подключать программы для анализа и мониторинга остатков. Это поможет минимизировать затраты и прочие расходы. Мы рекомендуем изучить ассортимент Cleverence.