Правила работы с онлайн кассами: инструкция для кассира пошагово

Главная • Блог • Онлайн-кассы и 54-ФЗ • Как начать работать с онлайн-кассой?

Максим Демеш

31 января 2022

872

Работа с кассовым оборудованием является непростым занятием, особенно для тех, кто еще не пользовался онлайн-кассами и не знает всех тонкостей. Кассир должен иметь определенные знания и умения в этой области, ведь из-за ошибок, допущенных при расчете покупателей, хозяин торговой точки, да и сам сотрудник, могут получить немалые штрафы от Налоговой инспекции. Именно по этой причине эффективное обучение будет выгодно не только работникам розничных точек, но и предпринимателям, нанимающим первых на работу. В связи с принятием Федерального закона №54, ответственные лица озадачились серьезными вопросами, касательно организации деятельности персонала, работающего с кассами. В настоящей статье мы постараемся подробно разобраться, как начать работать с онлайн-кассой новым сотрудникам и как не заработать штрафы себе и своему начальству.

Обучение работе на онлайн-кассе

Обучим работе на кассе вас и ваших сотрудников. Полный инструктаж для уверенной работы на вашем кассовом оборудовании — от 2000 руб.
узнать подробности

Что такое онлайн-касса и как она работает?

Современная ККМ — это электронное устройство, которое предназначено для взаимодействия с налоговой в режиме онлайн и позволяет контролировать выручку магазина.

Данная техника оборудована фискальным накопителем для записи и хранения всех платежных сведений и имеет возможность подключения к интернету для беспрерывной отправки данных ОФД.

Чек нового образца стал длиннее и содержит теперь большее количество реквизитов, а также появилась возможность создания его электронной версии для отправки на почту клиента или СМСкой на номер телефона.

Кроме того, исходя из положений закона, аппарат должен отвечать некоторым техническим характеристикам, например иметь встроенные часы, указанный на корпусе заводской номер.

Такой расширенный функционал упростил проверки инспекции, а сам процесс продаж стал более прозрачным.

Схема работы новой техники имеет дополнительные возможности: отправку электронного чека, обновленное ПО и практически автономную работу ФН. Все этапы занимают всего несколько секунд:

1. Клиент вносит оплату наличными или с помощью карты;
2. Эти данные направляются в ФН;
3. Он шифрует информацию, сохраняет ее и пересылает оператору ФД;
4. ОФД выполняет проверку сведений, а затем отправляет их в налоговую;
5. Получив подтверждение, происходит печать чека. Его электронный вид дублируется на e-mail покупателя или его телефон.

Онлайн-кассы от Мультикас

Приобретайте кассовое оборудование для расчета покупателей по специальным ценам!
Перейти к каталогу

Полученные денежные средства должны быть пересчитаны кассиром в присутствии сотрудника, который их выдал. После чего кассир подтверждает получение этой суммы подписью в журнале учета денежных средств.

Работа с онлайн-кассой для новичка должна начаться с выполнения нескольких простых действий, после чего можно будет начать рассчитывать покупателей:

• 1. Проверить наличие чековой ленты, если ее нет, то заправить новый рулон.
• 2. Нажать кнопку включения кассового оборудования.
• 3. Произвести вход в систему под личным логином и паролем (информацию нужно получить заранее у руководителя).
• 4. Проверить подключение к сети, если его нет, то решить проблему с подключением к интернету.
• 5. Открыть смену и сформировать соответствующий отчет.
• 6. Определить работоспособность онлайн-кассы и четкость печати. Для этого кассир выбивает несколько нулевых чеков.
• 7. Провести проверку корректности данных на распечатанных квитанциях (указание всех обязательных реквизитов).
• 8. Прицепить на форму именной бейджик, на котором указаны должность, фамилия и инициалы.
• 9. При необходимости установить по своим местам инвентарь для работы.
• 10. Можно начинать рассчитывать потребителей.

Не стоит забывать также о закрытии смены после ее окончания. По истечении рабочего дня работник должен напечатать отчет о закрытии и сдать наличные денежные средства. Это нужно сделать не позднее 24 часов после открытия смены, иначе касса перестанет печатать квитанции. Отчет должен отправляться ОФД и содержать следующие данные:

• Количество выданных квитанций (а также не ушедшие ОФД)
• Сумма проведенных расчетов и способы оплаты.
• Данные о смене, работнике кассы и прочее.

Выручка должна сдаваться в конце смены руководителю или старшему кассиру, а затем передаваться в инкассацию.

Важно!

На начальном этапе руководителям лучше не оставлять новых сотрудников без присмотра. Благодаря специальным программам для розничных продаж, предприниматели могут отслеживать процесс расчета кассиром каждого покупателя в реальном времени. С помощью таких приложений можно не только следить за правильностью проведения расчетов с покупателями, но и анализировать все бизнес-процессы торговой точки или организации.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

У каждого кассира на рабочем месте должна быть пошаговая инструкция или руководство, как работать с кассой онлайн, потому что кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:

1. в начале рабочего дня проверить исправность ККМ;
2. включить кассовый аппарат;
3. проверить наличие ленты печати чеков (при ее отсутствии установить новую);
4. зарегистрировать кассира (возможность некоторых моделей ККТ);
5. вывести пробные отчеты (текущий и за предыдущую смену);
6. встретить покупателя;
7. пробить чек приобретенного товара или услуги;
8. выполнить план на перерыв (проверить фактическую денежную сумму в сейфе и в памяти аппарата, внести новые товарные позиции или другие действия по мере необходимости);
9. в конце смены пересчитать полученную выручку и сравнить со значением в памяти кассового оборудования.

Придя на рабочее место, кассир должен убедиться в отсутствии повреждений на корпусе кассового оборудования и проводах ввода-вывода информации, а также наличии нужных пломб на устройстве (если есть). Также нужно очистить изделие от пыли и загрязнений. В конце подготовки кассир проверяет надежность подключения кассы к бытовой сети 220 Вольт (если оборудование стационарного типа) и соединения с Интернетом.

Нужно обратить внимание на корректность установки чековой ленты. Довольно часто рулон устанавливать вверх ногами, а потом удивляются неправильной печати и грешат на якобы неисправный принтер. Правильное положение рулона в устройстве печати четко указано в инструкции к оборудованию. Оно обусловлено наличием только одного слоя для печати на термоленте. Проверяют установку ленты при печати отчета.

Далее кассир печатает отчет за предыдущую смену. Если в ранее распечатанном отчете видно суммы, работник предыдущей смены забыл выполнить обнуление. Если это вовремя не было устранено и замечено проверяющими органами, учреждение подлежит штрафным санкциям.

По этой причине как работать с кассой – обязательное умение даже для младшего кассира, только что начавшего карьеру. Выходом из подобной ситуации является срочная печать отчета до истечения 24 часов с момента совершения первой печати чека предыдущей смены. При необходимости нужно провести коррекцию даты и времени совершения операции, пересчитать деньги в соответствующем отсеке и провести сверку с отчетом предыдущей смены.

Во время пересчета суммы нужно иметь в виду безналичный расчет с покупателями. Он отражен в чеке отдельной строкой. Такие деньги хранятся на личном счете предприятия, а не в кассовом сейфе. Также рекомендуется быть готовым к тому, что бухгалтер или хозяин предприятия может попросить кассира предоставить служебную выдачу в течение рабочего дня. Это полностью нормально. Выручка обязательно должна быть перечисленной инкассаторам, на указанный счет или лично владельцу учреждения.

В конце рабочей смены выполняется завершающий отчет. Для этого нужно, чтобы был достаточный остаток кассовой ленты. Об успешном выполнении обнуления на печатной бумаге будет фразы «Регистры обнулены», «Отчет действителен» и так далее. Отчету присваивается индивидуальный номер и проставляется дата и время. Эти параметры также подлежат обязательной проверке кассиром.

Контрольная лента (если она есть) следует аккуратно скрутить и хранить на месте произведения расчетов в течение 3 дней и 3 лет в пределах предприятия. Если хотите, чтобы сумма безналичных платежей была перечислена на указанный банковский счет, смена должна быть закрыта на банковском расчетном терминале. Кассир должен дождаться отчета о корректной отправке информации о транзакциях в налоговую службу в случае с онлайн-кассой или отнести такие документы непосредственно в здание федеральной налоговой службы. Завершение смены знаменуется отключением кассового устройства.

Вам также Будет интересно:

Онлайн-кассы Атол Сигма — о том, как зарабатывать больше

Как сделать возврат по онлайн-кассе покупателю: пошаговая инструкция

МТС касса: обзор моделей онлайн-касс

Сканеры для маркировки товаров

Маркировка обуви для розницы 2022 год

Онлайн-касса для чайников

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Добавить комментарий Отменить ответ

Также читают:

Лучшая онлайн касса — как выбрать?

Лучшая онлайн касса — это недорогое и функциональное решение. Вопросы о том, какая онлайн-касса лучше и как правильно ее выбрать, волнует многих предпринимателей: от новичков до уверенных знатоков своего дела. Как не прогадать и приобрести качественный товар, отвечающий не только требованиям законодательства, но и потребностям вашего бизнеса, — мы расскажем в этой статье. Онлайн-кассы для ИП со скидкой Большой выбор…
659 Узнать больше

Как зарегистрировать онлайн кассу в 2022 году

Как зарегистрировать онлайн кассу в 2022 году в Федеральной налоговой службе? Ни для кого не секрет, что к июлю текущего года почти всем предпринимателям и организациям, осуществляющим реализацию товаров и услуг, необходимо для работы иметь зарегистрированную онлайн-кассу. Стоит отметить, что кассовое оборудование должно не только стоять на регистрационном учете в ФНС, но и находиться в соответствующем реестре, одобренного налоговыми органами…
1036 Узнать больше

Как правильно оформить и подключить онлайн-кассу

Перед тем как оформить и подключить онлайн-кассу, важно удостовериться, чтобы ее модель была включена в реестр ККТ, а фискальный накопитель — в перечень ФН, одобренный ФНС. Предварительно нужно приобрести квалифицированную электронную подпись для подписи онлайн-заявки — подойдет КЭП, используемая для подачи отчетов в ФНС, ПФР, Росстат и прочие контролирующие органы. Один из этапов подготовительных работ перед подключением кассы — заключение…
1061 Узнать больше

Как включить кассовый аппарат

Перед тем, как пользоваться кассой, нужно в первую очередь знать, как это оборудование включается. В первую очередь нужно установить изделие на рабочую поверхность. Обычно это место находится в непосредственной досягаемости кассира и на виду у потребителей. Изначально кассу нужно подключать к бытовой сети 220 вольт без использования удлинителя. Во устройствах используются батарейки, на которых работает резервная память. Перед эксплуатацией любой функции кассы в нее обязательно должны быть установлены эти элементы.

Для этого выполняют следующая схема действий:

1. с помощью отвертки открыть место на корпусе устройства, куда вставляются батарейки;
2. вставлять элементы нужно в точном соответствии с инструкцией к аппарату;
3. отсек надежно закрывают крышкой и привинчивают болтами.

Для обеспечения бесперебойной работы устройства батарейки рекомендуется менять 1 раз в год. Далее следует работа с кассовым рулоном. Для получения доступа к нему нужно открыть крышку специального отсека на корпусе изделия. Достав рулон, нужно смотреть его целостность. Бумага должна быть ровной, целостной и не иметь загнутых концов. Благодаря этому, рулон легко поместить обратно в отсек, а также риск смятия бумаги существенно уменьшается.

Вставлять бумагу стоит таким образом, чтобы напечатанные чеки с легкостью выходили из специального отверстия. Также чек должно быть удобно отрывать и выдавать покупателю или потребителю услуг. Для завершения установки рулона нажимают кнопку Подать (или с подобным названием). Активируется специальный механизм, зацепляющий бумагу и прогоняющий через устройство. Это стандартный алгоритм установки бумаги для печати чеков на кассах любой марки.

Далее аппарат должен быть снят с блокировки. Для этого кассиру нет необходимости специально обучаться. Снимать с блокировки довольно просто. В большинстве случаев у любой кассы есть ключ, которым ответственный работник закрывает устройство для соблюдения правил безопасности. Его стоит повернуть и тем самым разблокировать оборудование.

Включают кассу специальной кнопкой вкл./выкл. Или ключом, расположенный на верхней части корпуса устройства. Современные кассы оборудованы кнопкой Режим, заменяющей ключ и кнопку включения или отключения аппарата. Для активации такой кассы нужно повернуть эту кнопку до положения Рег.

Настройка кассового аппарата

Конфигурировать оборудование лучше поэтапно. Контрольно-кассовую технику удобно настроить таким образом, чтобы в одной категории объединить пункты, аналогичные друг другу. К примеру, одна категория товаров облагается налогом с определенным значением, а за другую вообще нет налогов (такое тоже бывает). Далее нужно выставить правильные значения даты и времени.

Режим программирования устройства запускается при повороте ключа в положение ПРОГ (П). Если на корпусе расположена кнопка, то нужно зайти в пункт меню Программа и уже в этом режиме задавать нужную конфигурацию. Многие модели устройств оснащены специальным рычажком, расположенным под крышкой отсека с бумажным рулоном. Этот элемент также переводится в режим Программа. Настраивать кассу нужно только по должностной инструкции кассира-операциониста онлайн-кассы.

Что с интернет-магазинами

Вообще законодательного разделения на обычную и интернет-торговлю нет. Правила игры для всех одни и те же. Правда, есть термин “дистанционная торговля”. Никаких привилегий это не дает, есть только небольшие различия в способах оплаты и выдачи чека, о которых расскажем ниже.

Все интернет-магазины, принимающие оплату от физических лиц (нал и безнал), должны делать это с использованием онлайн-касс.

Исключения сделаны только для предпринимателей, которые не берут деньги от покупателей сами, а делают это через платежного агента. В роли такового может выступать сторонняя курьерская служба (за исключением собственной службы доставки), “Почта России” и так далее. В этом случае деньги принимает платежный агент — он и обязан выдать покупателю кассовый чек.

Немного о самом чеке. Если покупатель платит картой на сайте и не взаимодействует с продавцом напрямую, закон позволяет ограничиться электронным чеком. Он должен быть отправлен на номер телефона или email клиента не позднее 5 минут с момента получения денег. Но это — только в случае онлайн-расчетов.

Если человек рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине, или через курьера, продавец обязан выдать “живой” бумажный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 5 Федерального закона № 54. Вот выдержка:

“… при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия и применением устройств, подключенных к сети «Интернет», обеспечивающих возможность дистанционного взаимодействия, обязаны обеспечить передачу покупателю кассового чека электронной форме на абонентский номер либо адрес электронной почты, указанные покупателем до совершения расчетов… ”

Если упростить: имеете возможность выдать бумажный чек — выдавайте. Нет такой возможности — вполне достаточно электронной копии. В распечатанном виде она имеет ту же юридическую силу, что и чек, распечатанный кассовым аппаратом.

Пример электронного чека

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

• Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
• Покупатель передает кассовому работнику оплату
• После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

• Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
• Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
• Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
• Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
• Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
• Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Остались вопросы?
Оставьте заявку, и мы вас проконсультируем

Как пробить чек при оказании услуг?

Специалисты ОФД «Такском» разъясняют, что обязательным реквизитом чека ККТ является наименование услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), которое нужно отражать максимально корректно. Наименование конкретных видов услуг лучше взять из договора с клиентом или из прейскуранта услуг.

Эксперты уточняют, что наименование товара в чеке ККТ должно соответствовать маркировке товара, т.е. содержать информацию, которая позволит покупателю однозначно идентифицировать товар, в том числе его вид, сорт или марку, массу или объем.

Конкретных требований к указанию наименования товара и его детализации в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ не предусмотрено. Поэтому пользователь кассы вправе самостоятельно определить наименование. При формировании наименования товара налогоплательщики могут руководствоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), а также Техническим регламентом Таможенного союза «Пищевая продукция в части ее маркировки» (ТР ТС 022/2011).

Признак расчета

Признак расчета — это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

• «Приход» — будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
• «Возврат прихода» — будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
• «Расход» — будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома — выдача денег при принятии металла;
• «Возврат расхода» — будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступили в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появился такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Инструкция по работе на смарт-терминалах на примере KKТ «Эвотор»

Производимые , KKT оснащены сенсорным дисплеем и дополнительными разъёмами для подсоединения выносных устройств. Также на них можно скачивать приложения и обновления напрямую из магазина Эвотор.

Порядок действия кассира при работе на KKT Эвотор:

Заправка чековой ленты. Поднимите крышку печатающего устройства и установите чековую ленту, чтобы она шла из-под рулона, вытяните ленту за край отсека подачи чеков и опустите крышку до щелчка.

Активация устройства. Включите вилку устройства в розетку и нажмите на кнопку включения кассы (в зависимости от модели может быть на дне или сбоку). Смена открывается во время первой продажи.

Реализация товара по свободной цене. Нажмите на [Продажи] →[+]→[Товар]→[Свободная цена]→наберите стоимость и количество товара→[В чек]→[К оплате]→введите способ оплаты→введите количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Продажа товарной позиции из базы KKM. Продажа]→[+]→[Товар]→ отсканируйте штрих код товара→введите количество→[К оплате]→[Способ оплаты]→количество денег, полученное от покупателя→[Оплатить].

Пересылка информации о покупке по SMS. После того, как отбит весь товар, нажмите [К оплате]→надавите на переключатель [Электронный чек]→ выберите раздел [По SMS]→внесите телефонный номер клиента→отправьте→[Оплатить].

Возврат. В основном меню выберите нужный раздел. В случаях, когда у клиента нет чека, выбираете [Без чека]→[+]→[Товар]→в товарной номенклатуре кассы находим необходимую позицию→[К возврату]→тип оплаты, которым он был оплачен→стоимость товара на момент продажи→[Оплатить]. Если чек имеется, то вначале вводим его номер, повторяем шаги, описанные выше, за исключением выбора товара из каталога.

Z-отчёт. Открываем режим администрирования, вводим пароль→[Отчёты]→[Кассовый отчёт]→[Закрыть смену]→После выпуска фискального документа выключаем кассу.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

• Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) — указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
• Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) — покупатель внес предоплату за товар частично;
• Код АВАНС (или 3) — получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
• Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
• Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
• ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) — здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
• ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) — указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Подведем итоги

1. Интернет-магазины, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассу.
2. При оплате на сайте достаточно электронного чека. Если клиент платит продавцу при выдаче заказа, нужен бумажный документ (ст. 1.2 п. 5 54-ФЗ).
3. Есть 3 варианта применения: облачная касса, универсальное решение для интернет-магазинов с точками выдачи и физическая касса. Универсальный подход лучше: он полностью закрывает все вопросы бизнеса. Вполне подойдет предложение от “ЕКАМ.Онлайн”.
4. Кассу можно купить или взять в аренду.
5. Кассу нужно зарегистрировать у налоговиков.
6. Для передачи данных надо воспользоваться услугами ОФД.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

• Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
• Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
• Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

• «приход» при обнаружении излишков
• «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники.

• Отсутствует сеть интернет. Отсутствие интернета не принесет серьезных проблем. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети. Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется.
• Отключение электроэнергии. Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае. Например, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.
• Обрыв чековой ленты. Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.
• Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой. В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине, т.е. визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки. Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит самостоятельно искать проблему, лучше вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

• Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
• Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Актуально ли применение кассовой книги и ордеров?

К традиционной категории документов, которые ведутся при работе с ККТ – кассовая книга, приходные и расходные ордера. Для того чтобы разобраться в вопросе актуальности их применения, можно обратиться к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

В этом утвержденном нормативном документе всем предприятиям, которые осуществляют кассовые операции, предписано пользоваться двумя видами ордеров и заносить всю информацию о движении денежных средств в кассовую книгу. Это необходимо делать при любых операциях, предусматривающих оборот наличности через кассу хозяйствующего субъекта. Правило обязательно соблюдать даже в том случае, если рабочее место кассира оснащено современным оборудованием, которое автоматически передает все данные по операциям в налоговую через оператора фискальных данных.

В организациях должны использоваться унифицированные формы ПКО, РКО и кассовой книги, который были утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В отличие от крупных компаний, индивидуальные предприниматели освобождены от этой обязанности и могут не заполнять кассовую книгу и соответствующие ордера. Однако они все же обязаны вести книгу учета доходов и расходов. Это аналог кассовой книги, в которой отражаются все операции по выдаче и приему наличности. Если ИП использует для ведения своей деятельности онлайн-кассу, то ему нужно заполнять книгу ежедневно, иначе – по мере поступления денежных средств.

Чаще всего на практике ПКО и РКО заполняются предпринимателями в конце рабочего дня. Кассир после закрытия смены заполняет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу по данным распечатанного Z-отчета.

Кассиру, который работает с онлайн-кассой, нужно помнить, что при заполнении приходного ордера следует:

• Оформлять такое количество ПКО, сколько разновидностей кассовых операций отражено в отчете, сформированном при закрытии смены. При этом следует обращать внимание на реквизиты «признак способа расчета» и «признак счета». Таким образом для операций, в которых отражена оплата полной стоимости товаров, нужно заполнять один ордер, а для авансов – другой.
• Если в течение смены был оформлен возврат товара и в фискальном документе отразился признак «возврат прихода», расходный ордер не заполняется. Однако возврат средств клиенту обязательно должен быть отражен в кассовых документах. Для этого составляется приходный ордер, уменьшенный на сумму возврата.

Приступая к работе с онлайн-кассой в крупной торговой организации, кассир должен помнить, что остаток наличности в кассе не должен превышать лимит, установленный руководством организации. В кассах небольших торговых точек и ИП может оставаться любая сумма наличных денежных средств.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм. Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

1. Отключение интернета.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства. Поэтому, при обнаружении сбоев в работе интернета кассиру будет не лишне сообщить об этом руководству или ответственным за работу сети сотрудникам.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года. И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества. Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

1. Форс-мажор.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Если вы не знаете как выполняется регистрация ККТ в налоговой, пошаговая инструкция поможет уяснить алгоритм этой процедуры.

Советуем прочитать статью о нюансах применения контрольно-кассовой техники индивидуальными предпринимателями на разных системах налогообложения.

Какие новшества были использованы в части расчета, оформления и уплаты ЕНВД.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Нужно ли вести учет в журнале кассира-операциониста?

Этот вопрос часто становится темой для дискуссий. До того, как в торговых точках появились инновационные онлайн-кассы ведение журнала кассира-операциониста было обязательным условием. В письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 представители Минфина сообщили, что применение кассовых аппаратов может осуществляться без обязательного заполнения журнала. Это связано с тем, что все операции по кассе отражаются в фискальных чеках, которые передаются в ОФД.

В то же время существует ряд формальных признаков применения такого журнала, подтверждающих то, что обязанность ведения учета в бумажной форме сохраняет юридическую силу. Согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н, инспекторы налоговой службы обязаны оказывать услугу по заверению журнала кассира-операциониста, который имеется у налогоплательщика. В типовых правилах пользования кассовыми аппаратами также отмечено, что такой журнал должен заверяться подписью сотрудника ФНС.

Ранее также было опубликовано Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/[email protected], которое на сегодняшний момент не утратило свою силу. В нем говорится, что представители налоговой вправе истребовать журнал у организации для заверения. Предприниматели могут использовать как унифицированную форму журнала, так и собственную.

Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод, что журнал кассира-операциониста – это традиционный документ для кассового учета, который есть у большинства современных торговых организаций. Однако внедрение многофункциональных онлайн-касс приводит к тому, что необходимость в нем отпадает.

Руководство торгового предприятия вправе обязать ответственного за кассу сотрудника вести журнал и отражать в нем всю необходимую информацию. Это может осуществляться для оценки эффективности работы кассира.

Подводим итоги

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет, заключивший с работодателем договор о материальной ответственности, прочитавший руководство по эксплуатации и нормативные документы. В обязанности кассира входит принимать от покупателей деньги, оформлять покупки, выдавать сдачу и чеки и не допускать нахождения возле прибора третьих лиц. Индивидуальный предприниматель может работать с кассой самостоятельно, не оформляя никаких дополнительных документов.

В начале дня кассовый аппарат следует включить, распечатав нулевой чек. Если заканчивается лента, необходимо остановить работу, снять старый рулон, опечатать и подписать его и установить новый. Онлайн-кассы — новое поколение устройств, непосредственно взаимодействующее с оператором фискальных данных и таким образом существенно ускоряющее и облегчающее работу продавца.

Купить кассу для офиса

Подготовка к работе

Перед тем, как пользоваться онлайн-кассой, кассиру необходимо осуществить ряд подготовительных процедур. А именно:

1. Ознакомиться с инструкцией по работе с онлайн-кассой для кассира и дополнительными устройствами, которые подключены к нему — эквайринговым терминалом, сканером для штрих-кодов, весами.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Меркурий 185Ф:

1. Изучить кассовое ПО, с помощью которого будет использоваться ККТ. Узнать, каким образом данное ПО применяется, в частности:

• для фискализации приема и выдачи денежных средств, корректировки чеков;
• для формирования различных отчетов по фискальным операциям;
• для настройки скидок и реализации прочих мер в целях стимулирования продаж.

1. Ознакомиться с правилами применения кассовой техники (либо применению альтернативных механизмов фискализации) в сложных ситуациях. Например:

• при отключении электричества, интернета;
• при программных сбоях в онлайн-кассе;
• при форс-мажорных ситуациях природного и техногенного характера;
• при сбоях в оборудовании, подключенном к кассе (например, если не проходит оплата по карте).

Видео — инструкция как работать с ККТ Смарт Терминал Эвотор 7.2:

Задача работодателя — заблаговременно разработать такие правила, инструкции и рекомендации. В них могут содержаться прочие предписания, связанные с эксплуатацией ККТ. Например:

• о профилактическом осмотре онлайн-касс перед работой (и о реагировании на выявленные неисправности);
• о порядке получения и сдачи разменных денежных средств;
• о порядке получения материалов, необходимых для обеспечения эксплуатации касс (прежде всего, это чековая лента);
• об организации доступа к онлайн-кассе теми или иными лицами;
• о порядке фискализации операций в начале и по окончании рабочего дня.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Орион 100Ф:

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. Рассмотрим, какие действия ему предстоит производить уже в ходе взаимодействия с посетителями.