Как учитывать дебиторскую и кредиторскую задолженность в «1С:Бухгалтерии 8»

Настройка учетной политики

В программе 1С есть возможность отражать обособленно выданные авансы, которые раньше указывались по строке 1230 «Дебиторская задолженность» баланса (с релиза 3.0.88). Авансы показываются в балансе в разрезе видов активов, под покупку которых они оплачены (п. 45, 46 ФСБУ 5/2019, п. 23 ФСБУ 26/2020).

Сделайте настройку в разделе Главное — Учетная политика.

Укажите:

• Применять с — период, с которого применяется новый порядок отражения авансов (если нужно сформировать отчетность за 2022 год с учетом нового порядка, укажите Декабрь 2020 г.);
• Авансы, выданные поставщикам, отражаются в балансе — установите переключатель Отдельными строками по видам активов.

Настройка договора с поставщиком

В карточках договора с поставщиками укажите в разделе Отражение в финансовой отчетности один из вариантов (Справочники – Покупки и продажи – Договоры). Такую же настройку можно сделать с помощью ОСВ по счету 60.02.

Авансы, выданные по договору, отражаются в балансе как:

• Запасы — предоплата по договору, по которому предусмотрена поставка активов, относящихся к категории запасов (стр. 1260 «Прочие оборотные активы»);
• Основные средства — предоплата по договору поставки основных средств (стр. 1190 «Прочие внеоборотные активы»);
• Прочие активы — предоплата по договору поставки прочих активов, не относящихся к запасам и ОС (стр. 1260 «Прочие оборотные активы»);
• Дебиторская задолженность — предоплата по прочим договорам (например, услуг), установлена по умолчанию (стр. 1230 «Дебиторская задолженность»).

Настройку следует делать только для тех договоров, по которым на отчетную дату есть незакрытые авансы. Например, перед заполнением баланса за 2022 год анализируется сальдо по счету 60.02 на 31.12.2021. Заполнять информацию по авансам, которые закрылись внутри года, не надо.

Учет дебиторской задолженности контрагентов

Под дебиторской задолженностью понимается задолженность перед организацией:

• покупателей и заказчиков;
• поставщиков и подрядчиков по перечисленным им авансам;
• работников организации;
• бюджета и внебюджетных фондов;
• прочих дебиторов.

Соответственно, лица, имеющие обязательства перед организацией (в том числе и контрагенты организации), считаются ее дебиторами. Далее будем рассматривать только дебиторскую задолженность контрагентов.

Возникновение (увеличение) дебиторской задолженности всегда отражается по дебету счета учета расчетов с контрагентами, например:

Дебет 62.01 Кредит 90.01.1 — покупателю проданы товары (работы, услуги);

Дебет 60.02 Кредит 51 — поставщику перечислен аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

Дебет 58.03 Кредит 51 — контрагенту-заемщику предоставлен заем.

Погашение (уменьшение) дебиторской задолженности всегда отражается по кредиту счета учета расчетов, например:

Дебет 51 Кредит 62.01 — получена оплата от покупателя за реализованные товары (работы, услуги);

Дебет 60.01 Кредит 60.02 и Дебет 41.01 Кредит 60.01 — зачтен аванс поставщика при поступлении товаров;

Дебет 51 Кредит 58.03 — погашен заем.

В зависимости от учетных задач дебиторскую задолженность контрагентов можно классифицировать по различным признакам, например:

• по экономическому содержанию. Задолженность может быть связана с реализацией покупателю (заказчику) товаров, (работ, услуг) или нет. Данная классификация применяется при формировании резервов по сомнительным долгам в налоговом и бухгалтерском учете, а также для детализации показателей бухгалтерского баланса (письмо Минфина России от 27.01.2012 № 07-02-18/01);
• по ожидаемому сроку погашения обязательств после отчетной даты (краткосрочная и долгосрочная задолженность) — для отражения в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Напоминаем, что в бухгалтерском балансе активы и обязательства представляются как краткосрочные, если срок обращения (погашения) по ним:
• не более 12 месяцев после отчетной даты;
• или не более продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев.
• Все остальные активы и обязательства представляются как долгосрочные (п. 19 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н);
• по фактическим срокам исполнения обязательств по договору — нормальная (срочная) и просроченная задолженность. Просроченная задолженность, в свою очередь, может быть обеспеченной, сомнительной и безнадежной. Данная классификация используется при формировании резервов по сомнительным долгам, а также для отражения в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

Учет дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) зависит от совокупности настроек, таких как:

• ведение учета по договорам;
• установка сроков погашения задолженности покупателей;
• возможность управления зачетом авансов и погашением задолженности;
• формирование резервов по сомнительным долгам и т. д.

Рассмотрим подробнее эти настройки.

Примечание

Порядок формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности в данной статье не рассматривается.

Сроки погашения задолженности покупателей

Если организация ведет аналитический учет по договорам (в настройках функциональности на закладке Расчеты установлен флаг Учет по договорам), то срок исполнения обязательства по договору можно указать непосредственно в карточке договора с контрагентом. Для этого в группе реквизитов Расчеты следует установить флаг Установлен срок оплаты и указать срок оплаты в днях (рис. 1).

Рис. 1. Указание срока оплаты в карточке договора

Единый срок погашения задолженности для всех покупателей можно указать в поле Срок оплаты долга покупателями регистра Сроки оплаты покупателями (рис. 2). Доступ к регистру осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Продажи или из раздела Администрирование — Параметры учета.

Рис. 2. Сроки оплаты покупателями

Указанные в программе тем или иным образом сроки оплаты используются для автоматического выявления просроченной дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность контрагентов считается нормальной (срочной) в пределах срока оплаты, указанного в карточке договора, начиная с момента ее возникновения. Если по истечении срока оплаты дебиторская задолженность остается непогашенной, то она считается просроченной.

Если в карточке договора срок оплаты не установлен, то для договоров с покупателями просроченной считается дебиторская задолженность, которая не погашена в пределах Срока оплаты долга покупателями, указанного в настройках Параметров учета.

Таким образом, срок оплаты, установленный для конкретного договора, имеет приоритет для квалификации задолженности в качестве просроченной.

Если срок оплаты не указан ни в карточке договора, ни в целом по покупателям, то дебиторская задолженность считается просроченной с момента ее возникновения.

Просроченная дебиторская задолженность, выявленная в программе, влияет на учет расходов и доходов при формировании резервов по сомнительным долгам, а также на показатели бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) организация должна создавать резервы по сомнительным долгам в случае признания дебиторской задолженности сомнительной. Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена (с высокой степенью вероятности не будет погашена) в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Для целей формирования резервов в налоговом учете сомнительным долгом признается дебиторская задолженность контрагента в связи с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. Величину сомнительной дебиторской задолженности в отношении каждого контрагента следует определять за вычетом кредиторской задолженности перед этим контрагентом (п. 1 ст. 266 НК РФ).

При этом создание резерва по сомнительным долгам для целей налогообложения прибыли является правом, а не обязанностью налогоплательщика (п. 3 ст. 266 НК РФ), поэтому формирование резервов определяется учетной политикой для целей налогообложения.

По умолчанию формирование резервов по сомнительным долгам в «1С:Бухгалтерии 8» отключено. Чтобы включить автоматическое формирование резервов по сомнительным долгам в бухгалтерском учете, в форме Учетная политика (раздел Главное — Настройки — Учетная политика) следует установить флаг Формируются резервы по сомнительным долгам. Если резерв по сомнительным долгам создается в налоговом учете, то следует установить флаг Формировать резервы по сомнительным долгам в части Налог на прибыль формы Настройки налогов и отчетов (раздел Главное — Настройки — Налоги и отчеты).

В программе для целей автоматического формирования резерва и в бухгалтерском, и в налоговом учете сомнительной задолженностью считается любая просроченная задолженность, отраженная на счетах 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76.06 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками». Иначе говоря, автоматически рассчитываются резервы по сомнительным долгам только по задолженности, учитываемой в рублях, и только в отношении договоров с покупателями и заказчиками.

В этих случаях расчет резервов по сомнительным долгам выполняется одноименной регламентной операцией, входящей в состав обработки Закрытие месяца. Для начисления резервов по сомнительным долгам в отношении других видов задолженности (например, выданных поставщику авансов или по договорам с покупателями в условных единицах) следует использовать документ Операция.

Дебиторская задолженность, признанная безнадежной (нереальной к взысканию), подлежит списанию (п. 77 Положения, пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежные долги не могут определяться программой автоматически. Их выявляет бухгалтер, руководствуясь критериями, изложенными в пункте 2 статьи 266 НК РФ, и своим профессиональным суждением.

Сроки оплаты выставленных счетов

Реквизит Срок оплаты выставленных счетов, указанный в регистре Сроки оплаты покупателями (рис. 2), не влияет на бухгалтерский и налоговый учет дебиторской задолженности и служит исключительно для принятия управленческих решений. В частности, Срок оплаты выставленных счетов позволяет контролировать состояние счетов, выставленных покупателям, включая частичные оплаты.

Напоминаем, что документ Счет покупателю предназначен для подготовки и печати счетов покупателям, а также для контроля взаиморасчетов с покупателями. В Счете покупателю можно увидеть не только полную сумму счета, но и ее оплаченную и неоплаченную части.

Реквизит Статус оплаты документа Счет покупателю может принимать значения:

• Не оплачен;
• Оплачен;
• Оплачен частично;
• Отменен.

Проанализировать информацию о неоплаченных счетах на текущую дату можно с помощью отчета Счета, не оплаченные покупателями (раздел Руководителю). Помимо счетов со статусом Не оплачен, в отчет включаются также частично оплаченные счета. В отчете раскрывается полная сумма счета, оплаченная и неоплаченная части. На основании данных отчета можно отправлять контрагентам по электронной почте напоминания о необходимости оплаты счетов. Для отправки сообщений по электронной почте требуется настроенная учетная запись электронной почты.

Планирование платежей от покупателей

Чтобы пользователь «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 мог контролировать ожидаемые поступления от покупателей, в настройках функциональности программы (раздел Главное) на закладке Расчеты следует установить флаг Планирование платежей от покупателей (рис. 3). Данная функциональность служит для принятия управленческих решений и не влияет на бухгалтерский и налоговый учет.

Рис. 3. Функциональность программы, закладка «Расчеты»

При включенной функциональности Планирование платежей от покупателей появляется возможность указывать сроки оплаты в документах расчетов с покупателями (заказчиками):

• Реализация (акты, накладные);
• Оказание производственных услуг;
• Передача ОС;
• Передача НМА.

Реквизит Срок оплаты указывается в форме Расчеты, которая открывается из документа расчетов с покупателем по соответствующей ссылке (рис. 4) и заполняется автоматически на основании срока оплаты, указанного в карточке договора с покупателем, или на основании реквизита Срок оплаты долга покупателями.

Рис. 4. Срок оплаты в документе реализации

Если срок не указан ни в карточке договора, ни в целом по покупателям, то реквизит Срок оплаты будет соответствовать дате документа расчетов. Срок оплаты можно изменить вручную — это не повлияет на бухгалтерский и налоговый учет.

Функциональность Планирование платежей от покупателей предоставляет пользователю доступ к помощнику (специальной обработке) Ожидаемая оплата от покупателей (раздел Продажи — Расчеты с контрагентами). В форме помощника по выбранной организации отображаются как существующие задолженности покупателей, так и неоплаченные счета, выставленные покупателям (рис. 5).

Рис. 5. Ожидаемая оплата от покупателей

Обработка анализирует остатки по счетам расчетов с покупателями. По каждой задолженности (то есть для каждого документа расчетов) указывается срок планируемой оплаты. Дополнительно в обработку включена планируемая оплата по выставленным счетам, имеющим статус Не оплачен или Оплачен частично. Если имеется задолженность по документу расчетов, связанному с выставленным счетом, то он отображается вместе со счетом в одной строке. Весь список выводится в хронологическом порядке.

Помощник Ожидаемая оплата от покупателей позволяет изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделенных курсором. По команде Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в поле Срок оплаты. Выделив строку в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить.

Отражение авансов в балансе

В результате выполненных настроек выданные авансы попадают в соответствующие строки баланса (Отчеты – 1С –Отчетность – Регламентированные отчеты).

Суммы можно проверить в стандартном отчете. Например, в Оборотно-сальдовой ведомости по счету 60.­02 (Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Из ОСВ по 60.­02 также можно перейти в карточку договора и выполнить настройки для отражения авансов в финансовой отчетности. Для этого кликните мышкой по полю Договор: например, Договор поставки №154 от 01.03.2021.

Авансы по услугам не относятся к запасам, так как сами услуги запасы не формируют (только в составе НЗП или если являются расходами будущих периодов).

Авансы по услугам, которые не формируют запасов, а сразу признаются в расходах — это дебиторская задолженность (стр. 1230 баланса).

Для расшифровки выданных авансов в балансе за более ранние периоды рекомендуем выполнить аналогичные настройки для договоров, например, с 2022 года:

• внести информацию в договоры с авансами на конец отчетного периода по алгоритму выше;
• показатели прошлых периодов заполнятся в балансе автоматически в соответствии с настройками.

Рекомендуем такие операции проводить на копии базы по алгоритму:

• внести информацию в договоры с авансами на конец отчетного периода (по алгоритму выше) в копии базы;
• заполнить баланс за 2022 (2020) в копии базы;
• суммы из строки 1230 «Дебиторская задолженность» автоматически перенесутся в другие строки в соответствии с настройками в договоре с поставщиком. Эти данные перенесите в ручном режиме в соответствующие графы БФО за 2022 год. В комментарии оставьте пометку о внесенных правках.

Поменять УП в части выданных авансов можно за прошлые периоды и в рабочей базе. Затем заполнить в карточке договора необходимую информацию. Перепроводить документы за прошлые периоды из-за смены УП в 1С не понадобится. Авансы в балансе за прошлые годы расшифруются автоматически.

Если выбран такой вариант, важно не перезаполнять исходную бухотчетность, сданную в ИФНС за последние 3 года, — чтобы там не сбилась сумма по авансам выданным.

Для детализации можно в ручном режиме выделить сумму авансов в общей стоимости активов по строке в том числе.

Если выданные авансы включают НДС, то в балансе показывается отдельно:

• по стр. 1190, 1260 — сумма аванса за минусом НДС, учтенного на счете 76.ВА;
• по стр. 1230 — НДС, отраженный на счете 76.ВА.

Чтобы выданный аванс попал в баланс «очищенным» от НДС, в 1С должен быть зарегистрирован документ Счет-фактура полученный на аванс. Он формирует проводку Дт 68.02 Кт 76.ВА. На конец отчетного периода необходимо проконтролировать получение всех СФ на выданные авансы (если они с НДС) и зарегистрировать их в 1С.

Исчисление НДС с аванса

Авансовая система расчетов предусматривает перечисление определенной части от общей стоимости товаров, работ и услуг в счет их будущей поставки или выполнения. С авансовых траншей (АТ) приходится исчислять и уплачивать НДС. Сумму налога покупатель принимает в вычету либо отказывается от него. Это его полное право.
Для каждой ситуации характерны нюансы.

Как считают НДС с аванса

Покупателю не нужно рассчитывать входной налог с авансового платежа. За него это сделает продавец. Сумма налога выделяется в авансовом счете-фактуре. Но покупателю следует проверить, не допущена ли ошибка в расчетах.

Для проверки используйте формулу:

При обнаружении ошибке в расчете свяжитесь с продавцом и уточните детали. Арифметическую ошибку требуется исправить. Принять обязательства к вычету, рассчитанные неверно, нельзя.

В бухучете отражайте АТ на специальном счете 76. Для дополнительной аналитики предусмотрите субсчета 76 АВ — по полученным траншам и 76 ВА — по выданным суммам. Закрепите порядок отражения бухгалтерских операций в учетной политике. По данным 76 ВА в декларации НДС отражайте суммы выданных авансов.