Компенсация за задержку выплаты заработной платы по ТК РФ
В условиях кризиса многие российские компании, зачастую относящиеся к малому бизнесу, все чаще задерживают заработную плату (далее – ЗП) своим сотрудникам. В большинстве случаев это происходит не по вине фирмы: каждая из них является звеном в зависимой цепочке контрагентов. Следовательно, как только перебои с оплатой (оплата по договорам от заказчиков/покупателей не поступает в срок) возникают в одном звене, это автоматически отражается на всех последующих. В итоге это может привести к тому, что сотрудники одного, а может быть, и нескольких звеньев не получат ЗП в срок.
Если это произойдет и сотрудники не получат причитающийся им заработок в срок, то компания-работодатель обязана будет впоследствии выплатить сотрудникам не только их заработок, но еще и компенсацию (которая по своему содержанию представляет собой проценты за просрочку). Об этом говорится в ст. 236 ТК РФ.
ВАЖНО! Невыплата в срок заработной платы помимо прочего дает сотруднику право временно приостановить выполнение своих трудовых функций, а также обратиться за компенсацией морального вреда (ст. 142, 237 ТК РФ).
Компенсация за просрочку по ЗП начисляется со следующего за установленным сроком выплаты дня по день погашения работодателем задолженности перед сотрудниками включительно.
Пример 1
Если зарплата, к примеру, должна была быть выплачена 5-го числа, а была выплачена фактически 12-го, то компенсация будет рассчитываться за 7 дней (с 6-го по 12-е включительно).
Если просрочка все-таки имела место, фирма-работодатель будет должна выплатить сотруднику соответствующую компенсацию вне зависимости от того, виновата непосредственно она в задержке ЗП или нет.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сегодня особенно актуальна ситуация, когда из-за отзыва лицензии банк не осуществил перечисление ЗП сотрудникам организации — зарплатного клиента. Такое обстоятельство не снимает с работодателя риска попадания под действие ст. 236 ТК РФ, поскольку факт наличия вины не имеет значения. Поэтому, чтобы минимизировать данный риск, компании следует более тщательно выбирать банк для зарплатного проекта.
При этом если виноват в просрочке, к примеру, банк (в частности, не выполнил в срок платежное поручение организации-клиента на перечисление сотрудникам ЗП), то фирме следует помнить, что она вправе обратиться с регрессионным требованием к банку за то, что он несвоевременно перечислил сотрудникам ЗП, а значит, нарушил условия зарплатного проекта с фирмой. Однако сначала нужно будет все-таки выплатить компенсацию работникам.
Расчет денежной компенсации за задержку заработной платы
ТК РФ не устанавливает, в каком конкретном размере компания должна выплатить работникам компенсацию за просрочку по ЗП. Законодатель предоставил организациям право самостоятельно определять это в коллективном договоре.
Вместе с тем определена нижняя граница компенсации — не меньше 1/150 ключевой ставки за период задержки по ЗП в расчете на каждый день просрочки:
МРК = ЗПнач × Кл.Ст. / 150 × Дпр,
где: МРК — минимум, который работодатель обязан выплатить сотруднику за задержку ЗП;
ЗПнач — сумма заработной платы, которая должна была быть выплачена сотруднику в строго установленный день (за вычетом НДФЛ);
Кл.Ст. — ставка рефинансирования (ключевая ставка) ЦБ РФ на период просрочки;
Дпр — количество дней, на которые работодатель просрочил выплату сотрудникам ЗП.
В коллективном договоре компания может только увеличить размер компенсации за просрочку, установить ее в меньшем размере, чем по указанной выше формуле, организация не имеет права.
Пример 2
ЗП в компании выплачивается, согласно коллективному договору, 5-го (за вторую половину предыдущего месяца) и 20-го (за первую половину текущего месяца) числа ежемесячно. Специальных положений относительно компенсации за просрочку ЗП коллективный договор не содержит.
За первую половину февраля сотруднику была начислена ЗП в размере 30 000 руб. Однако фактически выплачена она была только 6 марта.
Ставка рефинансирования, действовавшая в рассматриваемый период (условно), составляла 7,5%.
При данных условиях организации следует выплатить сотруднику 6 марта помимо ЗП также компенсацию задержки за 15 календарных дней в минимальном размере:
МРК = 30 000 × (100% – 13%) × 7,5% / 150 × 15 = 195,75 (руб.)
Однако недостаточно просто корректно рассчитать размер компенсации за просрочку ЗП. Организации также важно четко знать, нужно ли удерживать с такой компенсации НДФЛ, следует ли начислять и уплачивать на такую сумму страховые взносы и как быть с расходами в целях налогообложения прибыли.
Формула расчета компенсации
Для расчета используются две формулы. Одна из них позволяет рассчитывать компенсацию по ставке рефинансирования ЦБ. Другая – по указанному в трудовом договоре коэффициенту.
Если используется ставка рефинансирования, формула выглядит следующим образом:
Компенсация = зарплата * 1/150 * ставка рефинансирования Центробанка * количество дней просрочки.
Если в договоре указан коэффициент (как правило он указывается в процентах), расчет осуществляется по такой формуле:
Компенсация = зарплата * коэффициент в % * количество дней просрочки.
НДФЛ с компенсации за несвоевременную выплату заработной платы
С одной стороны, НК РФ устанавливает, что не нужно платить в бюджет НДФЛ с компенсации, если она должна быть выплачена сотруднику по причине, в частности, выполнения им трудовых функций в фирме (п. 3 ст. 217 НК РФ).
С другой стороны, ТК РФ ограничивает простор для установления конкретного размера компенсации минимальной границей. Верхний предел не нормирован. Следовательно, работодатель может установить сколь угодно высокую компенсацию, зафиксировав ее в коллективном договоре.
Возникает вопрос: будет ли облагаться НДФЛ сумма компенсации (как в части минимума, так и в части превышения минимума по ТК РФ)?
В части минимального размера компенсации ответ прозрачен: облагаться НДФЛ она не будет. Это не раз подтверждали контролирующие органы в своих разъяснениях (письма ФНС РФ от 04.06.2013 № ЕД-4-3/[email protected], Минфина РФ от 28.02.2017 № 03-04-05/11096, 23.01.2013 № 03-04-05/4-54 и др.).
В случае с превышением минимально допустимого размера контролеры занимают аналогичную позицию: НДФЛ величина превышения не облагается, но только если такое превышение согласуется с трудовым или коллективным договором (письма Минфина РФ от 28.11.2008 № 03-04-05-01/450, от 06.08.2007 № 03-04-05-01/261).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если компания злоупотребит указанным освобождением и под видом компенсации выплатит, к примеру, сотрудникам саму ЗП, то это чревато спорами с проверяющими и доначислением сумм НДФЛ при проверке. При этом суд, скорее всего, встанет на сторону проверяющих, поскольку приоритет имеет содержание над формой: регулярные выплаты компенсации в размере, значительно превышающем сумму начисленной ЗП сотрудникам, доказывают, что фактически имела место выплата ЗП. А значит, необходимо уплатить НДФЛ (постановление ФАС Уральского округа от 30.11.2012 № Ф09-11655/12 по делу № А60-7589/2012).
Нужно ли начислять НДФЛ при выплате других компенсационных выплат, читайте в материалах рубрики «Компенсация и НДФЛ».
Нормативная база компенсаций по зарплате
Своевременно выплачивать сотрудникам заработную плату работодателей обязывает ст. 21 ТК и ст. 37 Конституции. В перечень обязательств входят:
- Начисление и выплата зарплаты дважды в месяц (со строгим соблюдением сроков).
- Выплата компенсации в случае задержки зарплаты.
- Компенсация задержки любых начислений, включая выходное пособие, отпускные и т.п.
- Информирование работников о размере компенсации.
Точный размер компенсации ТК не установлен. В нем зафиксирован лишь минимальный порог за день просрочки – 1/150 зарплаты * актуальную ставку рефинансирования ЦБ. Работодатель вправе выплачивать минимальную компенсацию, если иное не указано в трудовом договоре с сотрудником.
Страховые взносы при выплате компенсации за просрочку по заработной плате
Если НДФЛ компания выплачивает как налоговый агент, т. е. за счет средств сотрудника, то бремя страховых взносов напрямую ложится на организацию.
Итак, облагаются ли проценты за просрочку по ЗП страховыми взносами? По этому вопросу есть две точки зрения.
Одна заключается в том, что суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплат не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. К такому выводу пришли, например, судьи Арбитражного суда Дальневосточного округа от 21.12.2017 № Ф03-4860/2017 по делу № А73-2697/2017 (определением ВС РФ от 07.05.2018 № 303-КГ18-4287 отказано в передаче дела в судебную коллегию по экономическим спорам).
Мотивировали арбитры свое решение тем, что компенсация за несвоевременную выплату заработной платы является не оплатой труда, а видом материальной ответственности работодателя перед работником, которая выплачивается в силу закона физическому лицу в связи с выполнением им трудовых обязанностей, обеспечивая дополнительную защиту трудовых прав работника. По этой причине компенсация за несвоевременную выплату заработной платы не облагается страховыми взносами на основании подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ (с 01.01.2017 аналогичные положения приведены в п. 2 ст. 422 НК РФ).
См. также «Компенсация за невыплату зарплаты в срок: взносы».
Другая точка зрения заключается в том, что виды выплат, не облагаемых страховыми взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ. Компенсация за просрочку выплаты заработной платы в ст. 422 НК РФ не приведена, следовательно, с этой выплаты взносы начислить необходимо. Данной позиции придерживается Минфин РФ в письме от 21.03.2017 № 03-15-06/16239.
Как видим, вопрос этот спорный. И решать его только вам.
С чего начинается расчет компенсации?
Прежде чем рассчитывать компенсацию, необходимо выяснить, по чьей вине произошла задержка выплаты. Если виноват работодатель, компенсация начисляется и выплачивается. Если сам работник – нет. К последнему случаю относятся ситуации, когда работники несвоевременно предоставляют данные банковских карт, не являются в бухгалтерию (если в компании осуществляется наличный расчет).
Итак, виноват в задержке работодатель. Вводными для расчета компенсации будут:
- Точная дата выплаты заработной платы (от этой даты высчитывается просрочка).
- Количество дней просрочки.
- Ставка ЦБ для расчета компенсации либо коэффициент, указанный в договоре.
Еще один важный момент. Количество дней просрочки считается календарным методом (с учетом выходных дней).
Учет компенсации за просрочку по заработной плате в расходах по налогу на прибыль
В части налога на прибыль ситуация несколько сложнее. НК РФ не содержит каких-либо положений относительно того, можно ли учитывать такую компенсацию в составе расходов или нет.
В кодексе сказано только, что фирма может включать в состав расходов компенсации, выплата которых сотрудникам связана с какими-либо условиями труда (ст. 255 НК РФ).
Кроме того, п. 13 ст. 265 НК РФ позволяет учитывать в расходах санкции за нарушение договоров. При этом ограничения или состав санкций не установлены. Нет также и специальных условий по поводу того, применяется эта норма только к гражданско-правовым или и к трудовым договорам тоже.
Поэтому, с одной стороны, можно посчитать компенсацию за задержку ЗП санкцией и учесть в составе расходов. Ранее с этой логикой соглашались суды (постановления ФАС Поволжского округа от 30.08.2010 по делу № А55-35672/2009).
В то же время позднее контролирующие органы заняли позицию, согласно которой включать такую компенсацию в расходы нельзя, так как она не связана с условиями труда (не применяется ст. 255 НК РФ), а нормы ст. 265 НК РФ свое действие на данную компенсацию не распространяют (письмо Минфина РФ от 31.10.2011 № 03-03-06/2/164).
Поэтому на сегодняшний день учитывать компенсацию за просрочку по ЗП в расходах достаточно рискованно.
Эксперты КонсультантПлюс расмотрели три точки зрения по этому вопросу и привели аргументы чиновников и арбитров в защиту каждой. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн доступ бесплатно и переходите в Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
УСН
Если организация применяет упрощенку с объектом налогообложения доходы, компенсацию за задержку зарплаты при расчете единого налога не учитывайте (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).
Ситуация: можно ли учесть сумму компенсации за задержку выплаты зарплаты в составе расходов на оплату труда? Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами.
Нет, нельзя.
Организация может уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В расходы на оплату труда включаются в том числе компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства России, трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Компенсация за задержку выплаты зарплаты не связана с режимом работы и условиями труда (ст. 236 ТК РФ). Поэтому учесть компенсацию за задержку выплаты зарплаты в составе расходов на оплату труда нельзя. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС по г. Москве от 6 августа 2007 г. № 28-11/074572.
Такие же разъяснения приведены в письмах Минфина России от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164 и от 17 апреля 2008 г. № 03-03-05/38. Несмотря на то что разъяснения специалистов финансового ведомства адресованы плательщикам налога на прибыль, ими могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Совет: есть аргументы, позволяющие учесть сумму компенсации за задержку зарплаты в составе расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.
В расходы на оплату труда включаются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной форме, в том числе компенсационные начисления, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами (абз. 1, п. 3 ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Кроме того, перечень расходов на оплату труда, которые учитываются при налогообложении прибыли, открыт (п. 25 ст. 255, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому компенсацию за задержку зарплаты можно учесть в составе расходов на оплату труда при расчете единого налога при упрощенке.
Подтверждает такой вывод ФАС Московского округа в постановлении от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1267-09. Указанное постановление посвящено организациям на общей системе налогообложения. Однако выводами, сделанными в нем, могут руководствоваться и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Пример, как учесть компенсацию за задержку зарплаты. Организация применяет упрощенку («доходы минус расходы»)
ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами. В августе «Альфа» задержала выплату зарплаты сотрудникам. Сумма задолженности (за вычетом НДФЛ) – 300 000 руб. Сумма рассчитанной компенсации составила 1650 руб.
На сумму компенсации бухгалтер начислил взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Общая сумма страховых взносов составила 495 руб. (1650 руб. × 30%), в том числе:
- в ПФР– 363 руб. (1650 руб. × 22%);
- в ФСС России – 47,85 руб. (1650 руб. × 2,9%);
- в ФФОМС – 84,15 руб. (1650 руб. × 5,1%).
Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составляет 0,2 процента. Сумма начисленных взносов составила 3,30 руб. (1650 руб. × 0,2%).
В день выплаты задолженности в бухучете организации сделаны проводки:
Дебет 70 Кредит 50 – 300 000 руб. – выплачена зарплата сотрудникам;
Дебет 91-2 Кредит 73 – 1650 руб. – начислена компенсация за задержку зарплаты сотрудникам;
Дебет 73 Кредит 50 – 1650 руб. – выплачена сотрудникам компенсация за задержку зарплаты;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР» – 363 руб. – начислены пенсионные взносы;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» – 47,85 руб. – начислены страховые взносы в ФСС России;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» – 84,15 руб. – начислены страховые взносы в ФФОМС;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» – 3,30 руб. – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
При расчете единого налога компенсация за задержку зарплаты в расходах не учитывается. НДФЛ с суммы компенсации «Альфа» не удерживает.
Порядок выплаты компенсации за задержку заработной платы
Механизм документального оформления выплаты за задержку ЗП ТК РФ не установлен.
Поэтому компания может, к примеру, предусмотреть в локальном НПА, что при выплате компенсации издается приказ руководителя (по личному составу). Составляется он в произвольной форме. Однако в таком приказе следует указать, что компенсация выплачивается именно за задержку выплаты ЗП, а также указать период просрочки.
Такой приказ необходимо довести до сведения сотрудника под его личную подпись.
Образец приказа о выплате работнику денежной компенсации за задержку заработной платы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный онлайн доступ к К+ и переходите к документу.
В итоге заметим, что за задержку выплаты зарплаты работодатель несет административную и уголовную ответственность. Суммы штрафов и других видов наказаний приведены в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к изучению последствий.
Ответственность за задержку зарплаты
За задержку зарплаты предусмотрена административная ответственность:
- для организации – штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для предпринимателей – штраф в размере от 1000 до 5000 руб.
Повторное нарушение влечет:
- для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.;
- для должностных лиц (например, руководителя) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию сроком от одного года до трех лет;
- для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.
Таковы требования частей 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Кроме того, для должностных лиц предусмотрена уголовная (ст. 145.1 УК РФ) и дисциплинарная ответственность (ст. 192 ТК РФ).
Итоги
Расчет компенсации за задержку заработной платы не составляет сложной задачи для бухгалтера, поскольку формула расчета прямо предусмотрена в ТК РФ и не требует каких-либо комплексных данных и вычислений. Достаточно знать размер просроченной ЗП, а также действующую ставку рефинансирования. Сотрудникам следует понимать, что рассчитывать на такую компенсацию они могут в любом случае, даже если работодатель в просрочке не виноват. Компании же важно не забыть, что на сумму компенсации НДФЛ можно не начислять, а вот страховые взносы придется. В отношении налога на прибыль включить компенсацию в расходы, скорее всего, не получится.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
