Приходный кассовый ордер: как заполнять бланк в 2022 году

Когда формируют ПКО

Согласно закону, приходный ордер – это документальное подтверждение того, что в кассу фирмы поступила определенная сумма наличных. Его выписывают для следующих операций:

• получение дохода от реализации товаров, услуг;
• возврат остатка средств, ранее выданных подотчетникам;
• реализация ОС, находившихся в распоряжении компании;
• оплата долей в уставном капитале;
• снятие денег по чеку со счета в банке;
• передача средств из «обособок» организации в головное подразделение.

Причем не играет роли, каков источник наличных денег. На них всегда оформляют приходный кассовый ордер (можно по ссылке выше). Этот документ могут потребовать представители налоговой инспекции при проверке коммерческой структуры.

Компания может оформлять один ПКО по окончании рабочего дня на всю сумму принятых за этот период денежных средств, так и по своему усмотрению готовить квиток для каждой расчетной операции. Строгие законодательные правила на этот счет отсутствуют. Всё зависит от принятой в организации учетной политики.

Порядок оформления

Стандартизированная форма ПКО предполагает наличие 2-х частей:

1. непосредственно ордер (хранят в компании – получателе средств);
2. отрывного элемента – квитанции (возвращают вносителю наличных).

По действующим нормам квитанцию заверяют подписью главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица), визой и печатью кассира. Затем – передают вносителю денежных средств.

Печать проставляют только на квитанции. На самом ордере ее быть не должно.

Бытует мнение, что печать должна краем «заезжать» на тело документа. Данный подход многие используют на практике. Однако контролеры признают это нарушением существующих правил заполнения ПКО.

Законодательство обязывает кассира (или бухгалтера) начать оформление документа с заполнения самого ордера. Отрывную часть оформляют во вторую очередь.

Принимая приходный кассовый ордер (образец заполнения будет представлен ниже), ответственный работник должен:

• сверить подписи уполномоченных лиц с имеющимися у него образцами;
• уточнить, есть ли документы, подтверждающие правомерность сделки;
• проверить, соответствует ли сумма, прописанная в ПКО, фактически внесенному количеству денег.

Если поступившая в кассу компании сумма соответствует значению, прописанному на бланке ордера, кассир принимает документ и подтверждает всё это своей подписью и оттиском печати (штампом). Если же обнаружено расхождение, ПКО отправляют в бухгалтерию для переоформления.

Оформленный по всем правилам ордер остается в кассе предприятия. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о нем в журнал регистрации приходных документов (форма КО-3).

Как оформлять приходные и расходные кассовые ордера

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ оформляется в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте гражданину, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата счета № 123 от 2 апреля 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем организации (предпринимателем), кассиром. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого работника организации. Кандидатура уполномоченного работника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель (предприниматель) ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписываются им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять приходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ситуация: как правильно поставить печать (штамп) на приходный кассовый ордер?

Поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.» так, чтобы ее оттиск располагался и на квитанции.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Специальных правил по расположению оттиска печати (например, 60% оттиска на квитанции, а 40% на приходном ордере) в законодательстве нет. Поэтому поставьте печать в часть бланка, обозначенную буквами «М.П.». Учитывая, что этот реквизит расположен на квитанции, оттиск печати должен быть на ней. Такой вывод можно сделать на основании постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Состав реквизитов, которые должны быть размещены на печати (штампе) кассира, также не установлен. Ранее принимались нормативные акты, которые регулировали этот вопрос, но сейчас они отменены (см., например, распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ). В пункте 6 этого документа установлен перечень реквизитов, которые ранее были обязательными:

— полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы; местонахождение;

— основной государственный регистрационный номер.

Сейчас этот перечень отменен (постановление правительства Москвы от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП), но эту информацию целесообразно размещать на печати. Обычно кассир использует не основную печать организации, а печать для документов или кассы. Поэтому на таких печатях делают соответствующую надпись «Для документов», «Касса» или «Для кассовых документов» и т. п. (п. 6.2 распоряжения мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если оно подписано руководителем и в нем есть запись:

— о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;

— о сроке, на который выдаются наличные деньги;

— подпись руководителя;

— дата.

Такой порядок установлен пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».

По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 4.7 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.

Такие правила установлены пунктом 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не оформлять расходные кассовые ордера (абз. 2 п. 4.1 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.1– 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и включает следующие этапы.

1. Кассир проверяет:

— наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;

— соответствие суммы цифрами сумме прописью;

— наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

— соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.

2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю.

3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.

4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

Для контроля кассовых операций приходные и расходные кассовые ордера перед передачей их в кассу зарегистрируйте в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на выдачу зарплаты (других аналогичных платежей), зарегистрируйте в журнале, после того как были выданы деньги. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ситуация: на какой период открывается журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3)?

Никаких ограничений по сроку, в течение которого ведется журнал по форме № КО-3, в законодательстве не установлено.

Поэтому вопрос о том, на какой период заводить журнал, главный бухгалтер должен решить самостоятельно. Таким периодом может быть месяц, квартал или год. При принятии решения учитывайте количество кассовых операций.

Обязательные элементы

По закону образец приходного кассового ордера обязательно содержит следующие реквизиты:

• наименование принимающей организации в соответствии с уставной документацией;
• порядковый номер (согласно журналу регистрации, в котором нумерация идет с начала года);
• дата заполнения;
• сведения для отражения в бухучете (дебет и кредит счетов, целевое назначение и др.);
• сумма поступивших в кассу денег (с копейками);
• данные лица, которое внесло средства;
• основание приема денег с приложением подтверждающего документа (в случае необходимости);
• подписи ответственных сотрудников организации (директора, главного бухгалтера принимающей стороны и вносителя денег);
• отрывная часть документа (квитанция), которая доказывает факта приема наличности кассой;
• указание на наличие или отсутствие НДС.

Далее вашему вниманию представлен образец заполнения приходного кассового ордера в 2022 году.

Приходный кассовый ордер: образец заполнения-2022

ПКО можно заполнить от руки или на компьютере. Оформлять его несложно. Можете бесплатно скачать актуальный в 2022 образец приходного кассового ордера и просто подставить свои данные.

Скачать бесплатно образец приходного кассового ордера-2022

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк или образец
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Начинать оформление приходного кассового ордера нужно с первой части бланка. Туда надо вписать:

• Название организации с указанием ее организационно-правовой формы (ИП, ООО, ЗАО, ОАО).
• Структурное подразделение. Это поле надо заполнять, если деньги поступают от сотрудника организации, если от другого юрлица — ставьте прочерк.
• Код по ОКПО.
• Номер ордера и дату заполнения.

Во вторую часть впишите сведения о поступлении денежных средств:

• В графы «Дебет» и «Кредит» — номера счетов, по которым идет движение денежных средств.
• В поле «Сумма руб., коп» — сумму поступивших денег цифрами. Рубли и копейки разделите запятой (например, «100,50»).
• В ячейку «Код целевого назначения» — код назначения принятых денег, если он используется в компании.
• Полностью напишите ФИО человека, от которого поступили деньги.
• Укажите основание для поступления денег, например, возврат аванса, оплата по договору и т.д.
• В строку «Сумма» опять впишите сумму поступивших денег, но уже прописью, копейки — цифрами.

Поставьте прочерк в свободном месте этой строки после указания суммы прописью — тогда в документ нельзя будет ничего дописать.

• Если не работаете с НДС, в строке «В том числе» напишите «Без НДС». В противном случае — соответствующий размер налога.
• Укажите документы, на основании которых заполняли ПКО. Например, отчет кассира или авансовый.

Подписывает ПКО главный бухгалтер и кассир, принявший деньги. Печать ставить не обязательно. Мы подготовили нужный в 2022 образец заполнения приходного кассового ордера — в нем выделены все обязательные для заполнения графы и поля.

Кассир вправе составить общий РКО в конце дня на всю сумму. Главное — подтвердить ее кассовыми чеками или БСО. Например, подотчетник вернул долг за аванс. Чек в этом случае не выдается — значит, включить эти деньги в общий ПКО нельзя.

Кроме основной части приходного кассового ордера (формы КО-1), нужно оформить и квитанцию. Она заполняется аналогично. Квитанция к ПКО должна содержать:

• название компании,
• номер и дату,
• ФИО человека, который внес деньги в кассу,
• основание и сумму (прописью и цифрами).

После того как квитанцию подписали главбух и кассир, нужно оторвать ее по линии разреза и отдать тому, кто передал деньги.

Если приходный ордер оформили в электронном виде, кассир может отправить квитанцию по просьбе того, кто внес деньги, на его e-mail.

Рекомендуем вам заполнения приходного кассового ордера-2022, распечатать и отдать кассиру. Приложите к нему и инструкцию по заполнению. Тогда пример заполнения ПКО будет всегда перед глазами.

Ошибки, помарки и исправления допускать нельзя. Если это случилось — переоформите приходно-кассовый ордер. ПКО в word или excel можно здесь >>

Вы можете заполнить приходный кассовый ордер онлайн в МоемСкладе — это быстро, удобно, бесплатно и гарантирует отсутствие ошибок.

На заметку

Оформление бланка приходного кассового ордера в 2020 году – зона ответственности кассира и бухгалтера, принимающих денежные средства. Если уполномоченные сотрудники отсутствуют, бланк заполняет руководитель организации.

Также см. «Как оформить по бухгалтерии сдачу денег инкассатору».