Карточка по форме 1-НДФЛ в 2022 году (скачать бланк)

Бланк 1-НДФЛ

Бланк 1-НДФЛ не соответствует действующим положениям налогового законодательства РФ. Например, в ней отсутствуют сведения о датах выплаты дохода, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также сведения о доходах для учета по новой прогрессивной ставке.
Напомним! С 1 января 2022 года введена прогрессивная шкала НДФЛ, согласно которой доходы свыше 5 млн руб. в год должны облагаться налогом по ставке 15%. О нюансах отражения сведений о доходах, облагаемых по новой ставке в 6-НДФЛ читайте здесь.

Бланк 1-НДФЛ вполне можно доработать под себя и вести его как налоговый регистр по учету НДФЛ.

Наши эксперты выделили самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создали налоговый регистр.

1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).

Сведения из 1-НДФЛ нужны в основном для заполнения отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому сгруппировать данные нужно так, чтобы ими было удобно пользоваться при заполнении отчета.

Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.

Общая характеристика бланка как налогового регистра

Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.

Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:

• Датами проведения расчетных операций в течение месяца;
• Указанием на реквизиты документов, подтверждающих операции;
• Величинами дохода и вычетов, полученных в периоде от другого работодателя при трудоустройстве в течение года;
• Размерами и основаниями для предоставления социального и имущественного видов вычетов, предоставляемых работодателями сотрудникам по уведомлениям ИФНС.

Запись информации в бланк производит налоговый агент – лицо, начисляющее работнику заработную плату и иные выплаты. В качестве агента могут выступать российские организации, ИП, адвокаты и нотариусы, иностранные представительства, выплачивающие физическим лицам вознаграждения.

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

• ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
• код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
• наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Эти сведения используются при заполнении титульного листа формы 6-НДФЛ.

Напомним! С 2022 года используйте новый бланк 6-НДФЛ. Теперь в нем отражайте сведения, которые ранее подавались по форме справки 2-НДФЛ.

РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно … Как правильно заполнить расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Пошаговая инструкция заполнения формы 1-НДФЛ

Бланк содержит несколько разделов для внесения информации по разным видам назначения.

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

• ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
• Ф. И. О.;
• дата рождения;
• документ, удостоверяющий личность, и его код;
• гражданство с указанием кода страны;
• данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

Эти сведения нужны для заполнения раздела 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ.

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13%, 15% и 30% (13% — это основная ставка в РФ, 15% — прогрессивная ставка при доходе свыше 5 млн. руб., а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

• даты получения доходов;
• даты удержания налога;
• даты уплаты налога в бюджет;
• сведения о платежном документе на перечисление налога;
• сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
• разбить строку, в которой приводится налоговая база, на несколько строк, озаглавив их примерно так: — «Основная налоговая база (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
  — «Налоговая база, определяемая в отношении доходов налогового нерезидента РФ, указанных в абз. 3 — 7 п. 3 ст. 224 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;

  — «Налоговая база (с начала года) по доходам нерезидента РФ, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ»;

• привести строки для указания суммы налога, исчисленной с каждой из этих налоговых баз отдельно;
• сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
• сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Пример заполнения формы 1-НДФЛ при превышении дохода сотрудника 5 млн. руб. подготовили эксперты КонсультантПлюс. можно, получив пробный бесплатный демо-доступ к системе:

Порядок заполнения

При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.

В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.

Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.

Применяемые коды

При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:

• 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
• 2012 – оплата отпускных налогоплательщику;
• 2300 – оплата больничных листов;
• 2400 – полученные доходы от аренды, автомобилей, связанных с перевозками грузов, а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
• 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
• 2760 – выплаченная материальная помощь работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
• 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.

Подробнее можно посмотреть перечень кодов наиболее часто используемых при заполнении документов в приложении №1, пр. ФНС от 10 сентября 2015 года.

Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:

• Так называемые «детские» стандартные вычеты с номера 114 по 125 включительно;
• Имущественные: номера 311, 312;
• Социальные: №№ 320, 321,324;
• Профессиональные: №№ 403-405 включительно;
• Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.

Подробнее прочитать о кодах вычетов можно в Приложении №2, Приказ ФНС от 10 сентября 2015 г.

Пример заполнения

Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.

В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:

• Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
• ИНН компании и его КПП и ОГРН;
• Юридический адрес и телефон компании;
• Полное название организации.

Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или предприниматель уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.

Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:

• Сумма дохода;
• Величина начисленных налогов;
• Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
• Сумма начисленных и выплаченных налогов.

Далее:

• Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму полученных дивидендов и величину начисленного налога по ставке 9%.
• В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к выигрышам в лотереях и конкурсах.
• Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
• Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.

Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.

Бланк вы можете скачать здесь.

Образец заполнения 1-НДФЛ

Справка 1-НДФЛ, раздел 4

В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.

Рекомендуем внести в него следующие изменения:

1. дополнить новыми строками:

• код дохода;
• дата получения дохода;
• дата выплаты дохода;
• дата удержания налога;
• дата перечисления налога;
• реквизиты платежного документа на перечисление налога;

2. ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% и 15%.

Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ».

Справка 1-НДФЛ, раздел 5

В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.

Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.

Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.

Информация, не подлежащая включению в состав данных документа

В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:

• Выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу;
• Командировочные выплаты в виде суточных;
• Пайковые и компенсации за поднаем жилья;
• Иные выплаты в пределах норм, установленных региональным законодательством;
• Суммы компенсаций, предусмотренных внутренними актами.

Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.

Пример записи о выданных работнику подарка

Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:

1. Стоимостная величина полученного подарка в размере 8 500 рублей;
2. Код вычета 501 на необлагаемая НДФЛ в размере 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).

В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

• датой получения дохода;
• датой исчисления налога;
• датой удержания налога;
• сроком перечисления налога;
• датой фактического перечисления налога;
• КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».

Как сформировать справку о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в программах 1С?

C 01.01.2021 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-/753.

В этой статье мы расскажем как составить справку для сотрудника в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) и в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).

Формирование справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в программе «1С:ЗУП 3»

Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемых сотрудникам, предназначен документ «2-НДФЛ для сотрудников».

1. Раздел «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ»

2. Кнопка Создать.

3. В поле «Год» выберите год, за который формируются сведения.

4. В поле «Сотрудник» выберите сотрудника из справочника «Физические лица», которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога.

5. В поле «Формировать» выберите «Сводно», если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения. Выберите «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога», если необходимо составить справку в разрезе кодов ОКТМО/КПП указанных в поле ОКТМО/КПП и ставок налога.

6. В поле ОКТМО/КПП предлагаются только те ОКТМО/КПП, по которым есть зарегистрированные доходы физического лица, автоматически выбирается ОКТМО/КПП по последнему месту получения доходов. При формировании справки «сводно» этот список также дополняется регистрацией головной организации, даже если по ней не было дохода.

7. В поле ИФНС автоматически указывается код налогового органа, где зарегистрирована организация, обособленное подразделение или территория. Код ИФНС указывается также в справочнике «Регистрация в налоговом органе».

8. В поле «Дата» укажите дату составления справки.

9. На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части отображаются начисленные физическому лицу доходы, помесячно, облагаемые соответственно по ставкам налога 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% и предоставленные вычеты.

10. В другой табличной части отображаются предоставленные налоговые вычеты.

11. В разделах «Суммы дохода» и «Суммы налога» отображаются суммы дохода и налога по каждой закладке.

12. На закладке «Личные данные» отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о его доходах и сумма налога.

13. В нижней части формы документа по ссылке «Подписи» в полях «Подписал», «Должность», «Телефон» автоматически указываются Ф.И.О. и должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон.

14. Кнопка «Провести».

15. Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке «Проверить»

16. Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используйте кнопку «Справка о доходах» (2-НДФЛ)

Формирование справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в программе «1С:БП 3.0»

Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам, предназначен документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников».

1. Раздел «Зарплата и кадры» — «2-НДФЛ для сотрудников».

2. Кнопка «Создать».

3. В поле «Год» выберите год, за который формируются сведения.

4. В поле «Сотрудник» укажите сотрудника из справочника «Физические лица», которому необходимо сформировать справку о его доходах и суммах налога.

5. В поле «Формировать» выберите «Сводно», если необходимо составить единую справку по всем доходам сотрудника для представления, например, в банк или в другие организации и учреждения. Выберите «В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога», если справка составляется для указанной комбинации ОКТМО и КПП в поле ОКТМО/КПП и ставок налога.

6. В поле «ОКТМО/КПП» автоматически указывается ОКТМО/КПП выбранной организации.

7. В поле «ИФНС» автоматически указывается код налогового органа, где зарегистрирована организация или обособленное подразделение.

8. В поле «Дата» укажите дату составления справки.

9. На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части отображаются начисленные физическому лицу доходы, помесячно, облагаемые соответственно по ставкам налога 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% и предоставленные вычеты. Доход, облагаемый по ставкам 10% и 5% вводится вручную.

10. В другой табличной части отображаются предоставленные налоговые вычеты.

11. В разделах «Суммы дохода» и «Суммы налога» отображаются суммы дохода и налога по каждой закладке.

12. На закладке «Личные данные» отображаются данные о физическом лице, для которого составляется справка о доходах.

13. В нижней части формы документа по ссылке «Подписи» в полях «Подписал», «Должность», «Телефон» укажите Ф.И.О. и должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон.

14. Кнопка «Провести».

15. Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке «Проверить».

16. Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используйте кнопку «Справка о доходах» (2-НДФЛ)

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Форма регистра

Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.

В регистре должны быть следующие сведения:

1. Фамилия, имя, отчество работника;
2. Число, месяц и год рождения;
3. ИНН сотрудника;
4. Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
5. Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
6. Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
7. Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.

Регистр заполняется на каждого сотрудника отдельно. Некоторые предприятия имеющие небольшой штат работающих практикуют ведение общего регистра 1-НДФЛ. Это возможно, но, чтобы избежать лишних проблем при сдаче деклараций или при проверке контролирующими органами целесообразнее найти время и все-таки оформить регистры на каждого работника.